MAKALAH

KEGIATAN DAN ASPEK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran

Dosen Pengampu :

Husen Saeful Anwar S, Sos. M,Si.

Disusun Oleh:
Kelompok 2
Irfan Maulana 1208010098
Isni Nurul Insiyah 1208010104
Muhamad Rhizal N.A 1208010121
Muhammad Raihan Alwan Firdaus 1208010130

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI
2023
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami
panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta
inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini yang
berjudul “Kegiatan Dan Aspek Administrasi Perkantoran” sesuai dengan rencana dan waktu
yang ditargetkan.

Shalawat serta salam semoga tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, serta
kepada keluarganya, sahabatnya, tabiin dan tabiatnya, hingga kepada kita semua selaku
pengikutnya. Dan semoga kita tersemasuk kedalam golongan yang senantiasa berpegah teguh
kepada ajaannya dan senantiasa mencintainya hingga yaumil qiyamah, Aamiin.

Makalah ini kami ajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi
Perkantoran. Dan tak lupa, kami mengucapkan terimakasih kepada dosen mata kuliah
Administrasi Perkantoran, Husen Saeful Anwar S, Sos. M,Si. yang telah membimbing kami
dalam pembelajaran dan penyelesaian tugas makalah ini dengan tepat waktu.

Kami menyadari bahwa makalah yang kami buat ini masih jauh dari kata sempurna,
baik dari segi penyusunan, bahasa, maupun penulisan. Oleh karena itu, kami sangat
mengharapkan kritik dan saran dari semua pembaca makalah ini. Hal ini bertujuan agar kami
dapat memperbaiki kesalahan dan kekurangan yang terdapat dalam makalah ini. Akhir kata
kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan aspirasi bagi pembaca

Bandung,17 Maret 2023

Penyusun,

Kelompok 2
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Hakikat Pekerjaan Kantor
2. Bagaimana Fungsi Perencanaan Kantor
3. Bagaimana Fungsi Staffing dalam Kantor

1.3 Tujuan Masalah

1. Diharapkan pembaca dapat mengetahui dan memahami apa yang dimaksud dengan
Hakikat Pekerjaan Kantor
2. Diharapkan pembaca dapat mengetahui dan memahami bagaimana Fungsi
Perencanaan Kantor
3. Diharapkan pembaca dapat mengetahui dan memahami bagaimana Fungsi Staffing
dalam Kantor
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Hakikat Pekerjaan Kantor
2.1.1 Pengertian Hakikat
Hakikat merupakan suatu kata benda yang berasal dari bahasa Arab “Al-Haqq” yang
di dalam bahasa Indonesia yaitu “hak” dengan artian memilik atau ke-punyaan, kebenaran,
atau juga yang benar-benar ada. Secara etimologi kata hakikat sendiri berarti inti sesuatu,
puncak atau juga sumber dari segala sesuatu. Hakikat di dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia KBBI memiliki dua definisi yakni: Definisi berarti : intisari atau dasar.

2.1.2 Pengertian Kantor

Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai
tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja,
pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat
dalam organisasi tersebut. Di samping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula
kaitan kerja sama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi
para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Guna mencapai hal
tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memimpin kelompok orang-orang yang
tergabung dalam organisasi agar tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu, gerak dan
dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain
serta lingkungannya. Oleh sebab itu, salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi. Pada hakikatnya, setiap manusia
selalu memerlukan informasi dalam kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi
yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu karena tidak
ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di
dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah
maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara keseluruhan akan
memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak
kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang
mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan oleh pimpinan
dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang
lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan maka akan sulit bagi pimpinan
dalam menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa
informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap dan menyeluruh sangat diperlukan untuk
segera disiapkan dan ditindaklanjuti. Dewasa ini, kedudukan, dan peranan kantor
berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam
rangka mencapai tujuannya. Demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan
dalam suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat di mana dilakukan
berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan
tetapi, dengan perkembangan dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai
tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran
pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Berdasarkan hal tersebut maka kantor dapat disimpulkan sebagai:

a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

b. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

2.1.3 Fungsi Kantor

Menurut J.C Denyer dalam bukunya Office Administration, fungsi kantor adalah
untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah:

a. To receive information (e.g. letters, price, quotation, etc.).

b. To record information (e.g. stock, price and personnel records).
c. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc.).
d. To give information (e.g. sales invoices, estimates, etc.).
e. To saveguard assets (e.g. care of cash, stock, etc.).

atau dapat diartikan sebagai berikut:

a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan

sebagainya).
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatancatatan
kepegawaian).
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan
sebagainya).
 d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-
perkiraan dan sebagainya).
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan
dan sebagainya).

2.1.4 Hakikat pekerjaan kantor

Menurut George R Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara
lisan, pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai suatu cara guna
meringkas berbagai hal dengan cepat, serta untuk menyediakan suatu landasan faktabagi
tindakan pengawasan pimpinan. Sedangkan menurut Geoffrey Mills dan Oliver
Standingford, mengemukakan bahwa pekerjaan kantor merupakan suatu hal yang
menekankan pada fungsi kantor, diantaranya penyediaan suatu pelayanan menganai
komunikasi dan warkat, seperti dalam hal penerimaan, pencatatan, pengolahan,
pemberian keterangan, dan perlindungan terhadap harta kekayaan.

Secara umum kantor dapat diartikan sebagai tempat dilakukannya berbagai

kegiatan organisasi. Namun seiring dengan perkembangan zaman, kantor tidak hanya
diartikan sebagai suatu tempat tetapi juga pusat kegiatan penyimpanan informasi guna
menunjang kelencaran pelaksanaan kegiatan organisasi dalam segala aspek. Berbicara
mengenai kantor, maka tidak asing lagi dengan yang namanya pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor sering disebut dengan istilah offic work (pekerjaan kantor) atau clerical work
(pekerjaan tulis-menulis) yang diartikan sebagai pekerjaan penataan agar setiap pekerjaan
dapat berjalan dengan baik.

Setiap organisasi memiliki tujuan yang ingin dicapai, tujuan organisasi tersebut
menjadi dasar luasnya pekerjaan yang akan dilaksanakan, segenap pekerjaan yang
dilaksanakan dengan tertib akan menjadi fungsi. Fungsi akan mendorong adanya
tugas yang harus diselesaikan disertai dengan pendelegasian wewenang kepada
setiap anggota untuk menyelesaikan tugas tersebut. Secara lebih, Menurut
Sedarmayanti (2009: 4), hakekat pekerjaan kantor dibagi menjadi enam bagian,
diantaranya:

a. Mengumpulkan atau menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan

mengusahakantersedianya segala keterangan yang tadinya berserakan di mana-mana
menjadi keteranganyang siap digunakan.
 b. Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai
macamperalatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan, keterangantersebut dibuat dalam wujud yang lebih berguna sehingga siap
pakai.
c. Mengolah keterangan, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan sehingga dapat
disajikandalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak, menyalin, meng-
copyberbagai keterangan menggunakan cara dan alat tertentu sebanyak
jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai alat
dancara dari satu pihak ke pihak lain.
f. Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan
denganberbagai cara dan alat di tempat yang aman sehingga lebih rapih, teratur, dan
sistematis.
Pekerjaan kantor memiliki peranan penting yaitu untuk menyediakan
keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan
yang tepat sertamelancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara kesuluruhan
yaitu sebagai pusatkegiatan, pusat ingatan, dan sumber dokumen. Pekerjaan kantor tidak
hanya terpaku padasatu bidang pekerjaan, jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam
pekerjaan kantor meliputi pengolahan arsip dan inventarisasi, komunikasi internal dan
eksternal, tata usahaperlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian, dan
penataan ruang kantor. (Rasyid dan Putra, hlm.19)

Dalam implementasinya, pekerjaan kantor memiliki ciri khas yang membedakan

dengan pekerjaan lainnya, yaitu sebagai berikut.

1. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pekerjaan
pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan efektif dan efisien. Melalui
pekerjaan kantorberbgai keterangan dapat tersedia secara lengkap dan tepat sehingga
dapat menunjangkeberhasilan perusahaan atau organisasi dalam mencapai kinerja
secara optimal.
2. Bersifat terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimanpun, tidak terbatas hanya dilaksanakan di
kantortetapi dapat dilakukan di luar kantor.
 3. Dilaksanakan oleh semua pihak organisasi
Pekerjaan kantor dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi, mulai dari
pimpinantertinggi hingga karyawan paling bawah sekalipun.
Selain itu, pekerjaan kantor memiliki peranan penting bagi pimpinan
organisasidiantaranya:
1) melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaanpekerjaan
pokok untuk mencapai tujuan organisasi;
2) menyediakan keterangan bagipimpinan organisasi untuk mengambil keputusan
atau tindakan; dan
3) membantumelancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi.

2.2 Fungsi Perencanaan Kantor

Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan
dilakukan. Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas yaitu(a)
selalu berdimensi waktu yang akan datang atau ke masa depan, (b) selalu
mengandung kegiatan-kegiatan dan memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai, (c) memiliki
alasan, sebab atau landasan baik secara personal maupun organisasional maupun
keduanya.Perencanaan pekerjaan kantor adalah proses menentukan pekerjaan kantor apa
(what) yang akan dilakukan, siapa yang melakukan (who), di mana dilakukan
(where), kapan dilakukan (when), mengapa dilakukan (why), dan bagaimana
melakukan pekerjaan kantor (how).
Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan dilakukan.
Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas yaitu

a. selalu berdimensi waktu yang akan dating atau ke masa depan,

b. selalu mengandung kegiatan-kegiatan dan memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai,
c. memiliki alasan, sebab atau landasan baik secara personal maupun organisasional
maupun keduanya.

Perencanaan pekerjaan kantor adalah proses menentukan pekerjaan kantor apa (what)
yang akan dilakukan, siapa yang melakukan (who), di mana dilakukan (where), kapan
dilakukan (when), mengapa dilakukan (why), dan bagaimana melakukan pekerjaan kantor
(how).

Dengan 5W dan 1H, maka perencanaan pekerjaan kantor akan dapat dilakukan
dengan baik dalam rangka mencapai tujuan manajemen perkantoran yaitu menyediakan data
dan informasi yang cepat, tepat, akurat, akuntabel dan terpercaya. Perencanaan pekerjaan
kantor dapat dilakukan dalam jangka pendek yaitu 1 tahun, menengah 5 tahun, dan jangka
Panjang yaitu 20 tahun. Menurut Giyanti (2015), perencanaan pekerjaan kantor meliputi
pekerjaan yaitu:

1. menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
2. Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan perubahan-perubahan yang
mengarah pada perkembangan, kemajuan serta efisiensi kerja.
3. Menganalisis sarana dan sumber daya yang dibutuhkan untuk layanan kantor.
4. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
5. Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.
6. Mengevaluasi metode dan prosedur kerja untuk menetapkan yang terbaik.

Selajutnya Giyanti (2015) menambahkan bahwa tujuan fungsi perencanaan adalah

mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan
dating, memusatkan perhatian kepada sasaran, mendapatkan/menjamin proses pencapaian
tujuan terlaksana secara ekonomis, dan memudahkan pengawasan.

2.3 Fungsi Staffing dalam Kantor

Staffing adalah suatu proses yang berhubungan dengan rekrutmen, seleksi, dan
orientasi atau sosialisasi serta penempatan pegawai baru melalui mana organisasi tersebut
memenuhi atau mengisi sumber daya manusia dari tingkat manajer hingga karyawan
(Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 98). Dengan kata lain, staffing merupakan proses
seleksi dan rekrutmen serta pelatihan dan pengelolaan untuk mengisi tugas atau jabatan
tertentu dalam suatu organisasi. Sementara itu, menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 63) staffing
adalah proses yang dilakukan para manajer untuk merekrut, memilih, menempatkan, promosi,
menilai, memberi imbalan, mempromosikan, melatih dan mengembangkan tenaga kerja.
Definisi ini juga tidak memiliki perbedaan jauh dari pendapat ahli sebelumnya. Dapat
disimpulkan bahwa staffing adalah kegiatan pokok organisasi maupun lembaga yang hendak
mengadakan penerimaan dan penunjukan wewenang dan tugas anggota organisasi yang
meliputi proses rekrutmen, seleksi, menempatkan, promosi, penilaian, imbalan, hingga
pelatihan dan pengelolaan sumber daya manusia umum lainnya.

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha
agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Di dalam
menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-baiknya dan memberi
wewenang yang tepat, namun demikian yang lebih penting lagi ialah menempatkan orang
secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur organisasi yang telag ditetapkan. Perlu
disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi.

Menurut Terry (1961:112) menyebutkan bahwa staffing merupakan kegiatan merekrut,

memilih, mempromosikan, memindahkan dan pengunduran diri dari para staf organisasi. Dan
sumber daya manusia Indonesia (termasuk aparatur pemerintahan) yang dibuthkan menurut
Tangkilisan (2005:189) harus memiliki tiga kualifikasi, yaitu pertama, melekat sifat-sifat
loyalitas, dedikasi, dan motivasi kerja dalam mengemban tugas-tugasnya. Kedua, dimilikinya
kemampuan dan keahlian professional. Ketiga, dilaksanakannya sikap-sikap mental yang
berorientasi pada etos kerja yang tertib, jujur, disiplin, produktif, dan bekerja tanpa pamrih.

2.3.1 Tujuan Penyusunan Personalia/Staffing

Menurut Janet B.Parks (2007:338) tujuan penyusunan personalia yaitu :

 Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya.

 Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu.
 Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan
tugasnya dengan baik.
 Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi
organisasi.

2.3.2 Langkah-Langkah Penyusunan Personalia/Staffing

Menurut T.Hani Handoko (2000:230) langkah-langkah dalam proses staffing meliputi
beberapa aspek yaitu:

 Perencanaan sumber daya manusia

 Penarikan
 Seleksi
 Pengenalan dan orientasi
 Lahitan dan pengembangan
 Penilaian pelaksanaan kerja
 Pemberian jasa dan penghargaan
 Perencanaan dan pengembangan karir
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
Penyusun sadar akan kekurangan makalah ini, oleh karena itu, penyusun berharap
bisa memperbaiki dan menyempurnakan makalah ini di masa depan. Oleh karena itu kami
mengharapkan adanya saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini.
 DAFTAR PUSTAKA

Studinews, 2022, Pengertian Hakikat dan Definisinya (Pembahasan Terlengkap),

https://www.studinews.co.id/pengertian-hakikat/ , diakses tgl 17 Maret 2023

The Liang Gie. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty dan Yayasan
Studi Ilmu dan Teknologi.

William H., Leffingwell and Edwin M. Robinson. (1950). Textbook of Office Management, 3
rd Ed.

Winardi. (1982). Organisasi Perkantoran dan Motivasi. Bandung: Alumni.

Littlefield, C.L. & Frank Rachel. (1964). Office and Administrative Management : Systems
Analysis, Data Processing and Office Service, Englewood Cliffs, N.J: Prentice Hall 2
nd ed.

______________. (1990). Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar

Maju.

Halimah, M. (2018). Konsep dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran. Administrasi

perkantoran, 1-43.
http://reository.ut.ac.id/3972/1/ADPU4331-M1.pdf50Ahttp://repository.ut.ac.id/3972/

Management, O. 9n.d). I ii.

Li, B. A. B., & Manajemen, A. (2002). Informationa;/Technological. 9-63.

Li, B. A. B., & Pustaka, T.(2007). Memberi Dorongan (.10-32.

Thabroni Gamal, 2022, Staffing dan Actuating dalam Manajemen. https://serupa.id/staffing-

dan-actuating-dalam-manajemen/ Di akses tgl 17 Maret 2023