FUNGSI ADMINISTRASI DIDALAM TATA KELOLA

MANAJEMEN PERKANTORAN

DISUSUN OLEH :
HAFNI MARATUR RIDHA (202110019)

DOSEN PEMBIMBING :

POLITEKNIK LP3I KAMPUS LANGSA

2021/2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat-
Nya sehingga makalah ini dapat tersusun sampai dengan selesai. Tidak
lupa kami mengucapkan terima kasih terhadap bantuan dari pihak yang
telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik pikiran maupun
materinya. Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca. Bahkan kami berharap lebih
jauh lagi, agar makalah ini bisa pembaca praktekkan dalam kehidupan
sehari-hari. Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak
kekurangan dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan
pengetahuan dan pengalaman Kami. Untuk itu kami sangat mengharapkan
kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan
makalah.

DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG

BAB II
PEMBAHASAN
Pengertian Administrasi
Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020), secara etimologis,
administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu. Administrasi adalah
seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan
bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang
atau/lebih.
Secara lebih spesifiknya, administrasi bisa dipahami dalam artian sempit dan luas:

Pengertian administrasi dalam arti sempit Mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer &
Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi
secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.
Pengertian administrasi dalam arti luas Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai aktivitas kerja sama
oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja, sesuai yang telah ditentukan dalam struktur,
dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan
juga sebagai tata usaha.
Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan juga sebagai tata usaha. Sedangkan dalam pengertian
luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting, yakni sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas,
terstruktur, kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta pemanfaatan berbagai sumber.
Ciri-ciri administrasi Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua
Sibarani, dkk,  dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah:
Ciri-ciri Administrasi tersebut adalah
1. Terdiri atas sekelompok orang
Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua
orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama.
Menjalin kerja sama Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya
tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut
2. Menjalin kerja sama
Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan
bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih mudah memahaminya berikut adalah beberapa pendapat dari beberapa ahli diantaranya yaitu:

1. Menurut George Terry

Menurut George Terry Pengertian administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan menjadi penggerak kepada mereka yang
menjalankannya supaya tujuan yang sudah ditetapkan itu bisa tercapai.

2. Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell, Pengertian Administrasi perkantoran adalah suatu turunan
dari ilmu dan seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor dengan secara tepat.

3. Menurut Suparjati
Menurut Suparjati, pengertian Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama di dalam lingkup kantor
dalam mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Menurut Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, pengertian Administrasi perkantoran mempunyai fungsi untuk melaksanakan komunikasi
pekerjaan kantor dengan tepat serta tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. Menurut William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu pemberian yang
tertuju pada seluruh aktivitas operasional seperti pengelolaan gudang, produksi, transportasi, marketing dan
manufacturing.

Unsur-unsur Administrasi perkantoran :

1. Unsur Pengorganisasian
Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari
organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai segala
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh
fasilitas kerja sehingga tujuan kerja sama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar tercapai.

3. Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan
warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerja sama.

4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga
kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama/dalam sebuah kantor.

5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan,
mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak
dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.

7. Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah
hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat
usaha/perusahaan.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari adanya administrator perkantoran yaitu agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan secara
efektif dan efisien serta bisa memenuhi dari sisi ekonomi yang mana harganya pantas atau sesuai dengan yang
seharusnya, psikologi yang mana memberikan kepuasan dan teknis yang mana memiliki manfaat dan daya guna.

Berikut ini adalah beberapa tujuan admunistrasi perkantoran secara lengkap, antara lain yaitu:

 Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam
berhubungan dengan manajemen
 Sebagai penyedia data dan informasi dengan secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan
dalam pelaksanaan tugas organisasi dengan secara efektif serta efisien
 Melakukan pengawasan pekerjaan kantor serta administrasi supaya bisa memastikan terlaksananya
prosedur, tenggat waktu dan standar kualitas yang tepat
 Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja agar dapat mengidentifikasi masalah, penyebabnya,
dan berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
 Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
 Melakukan evaluasi, pemantauan, dan verifikasi kerja dengan membuat suatu laporan terkait kegiatan
penggajian, produksi dan pengiriman.
 Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai pada memilih pegawai.
  Menafsirkan serta juga mengomunikasikan semua atau seluruh prosedur kerja serta kebijakan perusahaan
kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Sebagai seorang administrator yang mana bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengadaan
sara prasarana, pengawasan pegawai atau hal lainnya yang diperlukan.

Berikut adalah beberapa ruang lingkup administrator perkantoran antara lain yaitu:

1. Aktivitas Kantor
Dalam aktifitas kantor terdapat beberapa ruang lingkup diantaranya yaitu:

 Office planning (Perencanaan Perkantoran)

 Office organizing (Pengorganisasian Perkantoran)
 Office actuating (Pengarahan Perkantoran)
 Office controlling (Pengawasan Perkantoran)

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Berikut ini adalah beberapa sarana atau fasilitas kerja perkantoran meliputi:

 Lokasi kantor
 Gedung
 Peralatan
 Interior
 Mesin Kantor

Apa Fungsi Administrasi Perkantoran?

Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis,
interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan  uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.

1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan
penggandaan barang perusahaan

2. Fungsi Teknis
Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi
para administrator

3. Fungsi Analisis
Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu
keputusan secara cepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersonal
Fungsi keempat yaitu fungsi interpersonal yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar saat memutuskan sesuatu serta
keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain secara baik.

5. Fungsi Manajerial
Fungsi terakhir adalah fungsi manajerial yang memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan
motivasi kepada karyawan

Apa Saja Karakteristik Administrasi Perkantoran?

Ada tiga karakteristik administrasi perkantoran, yaitu:

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan di kantor mempunyai karakteristik bersifat pelayanan, karena fungsinya untuk membantu pekerjaan utama supaya bisa
terlaksana secara efektif dan efisien.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, apa artinya? Semua pelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja,
tak harus di dalam gedung sebagai acuannya.

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak

 BAB III
PENUTUP

A.Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan
kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan
yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan, tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat
tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,
menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan
organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.kompas.com/skola/read/2021/08/18/154901669/administrasi-pengertian-tujuan-ciri-ciri-fungsi-dan-
jenisnya

https://www.seputarpengetahuan.co.id/2020/03/administrasi-perkantoran.html

https://www.gramedia.com/literasi/administrasi-perkantoran/#:~:text=Apa%20Fungsi%20Administrasi
%20Perkantoran%3F,analisis%2C%20interpersonal%2C%20dan%20manajerial.

https://doc.lalacomputer.com/makalah-administrasi-perkantoran/