BAB I

PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam
organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang
bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang
berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya
adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata
usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi
perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor,
dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui
keterampilannya.
Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi
(pelayanan) dan pusat data serta informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran
berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujjuan organisasi. Untuk itu penjelasan
di dalam makalah ini akan membantu setiap mahasisa agar dapat memahami materi mengenai
administrasi perkantoran.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang di atas dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang perlu
dijelaskan dalam makalah ini adalah :
1. Apa pengertian administrasi perkantoran?
2. Apa ruang lingkup dari administrasi perkantoran?
3. Apa fungsi dari administrasi perkantoran?
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Kata "administrasi" berasal dari bahasa Yunani administrare yang berarti pengabdian
atau service, pelayanan. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan
dalam satu hubungan satu sama lain. Pengertian administrasi dalam arti luas adalah
kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja
sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi
perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi
perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut
pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua
kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
-Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
1. Soewarno Handayaningrat
Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari
berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya
dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang
sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat
menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
2. W.H.Evans
Administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan
segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi
dan juga ingatan organisasi.
3. Ulbert
Menurutnya administrasi ini merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian
penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal atau eksternal
dengan tujuan menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperoleh data baik
sebagian maupun secara menyeluruh.
4. George Terry
Mengemukakan bahwa administrasi merupakan sebuah proses perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakkan kepada orang-orang yang
melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
5. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang mengenai pelaksanaan
pekerjaan kantoran secara efesien, dimana dan kapan pekerjaannya harus dilaksanakan.
6. Arthur Grager
Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi dan
pelayanan dalam sebuah organisasi.
7. Sondang Siagian
 Administrasi ialah keseluruhan rangkaian dari proses kerjasama antara beberapa orang
yang didasarkan pada asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
8. The Liang Gie
Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan suatu kelompok
berkenaan dengan hubungan kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

2.2 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan
fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana
semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain
sebagai berikut.
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari :

1). Perencanaan gedung

2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi

organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :
 Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
 Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan
yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.
 Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
 Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
 Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
 Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
 Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara
atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
 Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
 d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan
yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang
ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari :
 Penggunaan peralatan dan perabot kantor
 Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
 Kualitas pekerjaan kantor
 Pelayanan kantor
 Waktu
 Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang
terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya.
Perkantoran terikat dengan prasarana seperti :

a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..
 Keamanan
 Lingkungan
 Harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..
 Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
 Gedung memiliki fasilitas yang memadai
 Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang
terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam
kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan
peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan
sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

2.3 FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan
merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan
 kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat
operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi
perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan
dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai
sasaran organisasi. (Daft, 2006:8)
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam
departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen.
(Daft, 2006:9)
3. Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk
memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan,
menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila
diperlukan. (Daft, 2006 :11)
Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support
functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu :
1. Fungsi Rutin
Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf
administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari.
2. Fungsi teknis
Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang
memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf
admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk
mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat
keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang
bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan.
4. Fungsi Interpersonal
Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim
proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum
naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan
pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya
fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasI.
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.

3.2 SARAN
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan
yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan
yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih
baik