Journal

Management of Office Facilities and Infrastructure

Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

By:
Aminah Fithriyah Syahnaz
NIM 175311036
2B

Program Studi D-3 Bahasa Inggris

Jurusan Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung
2019
 Abstrak

Jurnal yang saya tulis bertujuan untuk memberikan pengetahuan serta

pemahaman mengenai pengelolaan sarana dan prasarana di kantor. Kegiatan tersebut
adalah serangkaian akivitas-aktivitas koordinasi yang mencakup perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, penempatan serta pengambilan keputusan
untuk menghasilkan suatu produk dan jasa yang efekif dan efisien. Pengelolaan
tentunya sangat bermanfaat bagi administrasi kantor. Adanya pengelolaan yang baik
dan susuai prosedur terhadap sarana dan prasarana di kantor dapat mempermudah
kegiatan administrasi kantor. Jurnal ini membahas definisi, tujuan, fungsi serta jenis
pengelolaan terhadap sarana dan prasarana kantor. Hasil dari penglolaan sarana dan
prasarana di kantor diantaranya membantu karyawan untuk melakukan aktivitas
kantordengan nyaman dan mudah.

Kata kunci : Pengelolaan, Sarana, Prasarana, Kantor.

 Abstract

The journal I wrote aims to provide knowledge and understanding of the

importance of managing facilities and infrastructure in the office. It is a series of
coordinating activities which include planning, organizing, directing, controlling,
placing and making decisions to produce an effective and efficient product and service.
Management is certainly very useful for office administration. The existence of good
management and procedures for facilities and infrastructure in the office can facilitate
office administration activities. Moreover, this journal discusses the definition, purpose,
function and type of management of office facilities and infrastructure. Finally, the
results of managing facilities and infrastructure in the office include helping employees
to do office activities conveniently and easily.
Keywords: Management, Facilities, Infrastructure, Offices
1. Pendahuluan

Dalam suatu perkantoran atau perusahaan tentunya memiliki suatu tujuan.

Tujuan tersebut diwujudkan dengan adanya kerjasama antar sumber daya manusia yang
bekerja di kantor. Upaya untuk mencapai tujuan juga memerlukan sumber daya yang
lain seperti sarana, prasarana, dan modal yang berupa materi maupun non-materi.
Aspek-aspek tersebut menjadi kesatuan utuk menunjang sumber daya manusia untuk
mecapai tujuan kantor.
Terwujudnya tujuan kantor juga ditunjang oleh sarana dan prasarana kantor yang
memiliki fungsi dan kualitas yang baik, sehingga hasil pekerjaan karyawanpun sesuai
dengan harapan. Tanpa tersedianya sarana dan prasarana kantor yang berkualitas, tujuan
kantor mungkin tidak akan tercapai seirin dengan penurunan kinerja karyawan.
Alangkah baiknya jika dalam dunia perkantoran sarana dan prasarana terjaga dengan
baik kualitas dan fungsinya agar kegiatan administrasi kantor dapat berjalan dengan
lancar.
Kelancaran pelaksanaan administrasi kantor dapat terjamin salah satunya dengan
terpenuhinya sarana dan prasarana kantor yang optimal. Mengetahui pentingnya peran
sarana dan prasarana kantor untuk menunjang kinerja karyawan dan memperlancar
kegiatan perkantoran, otomatis dibutuhkan pengelolaan terhadap sarana prasarana
kantor. Pengelolaan juga harus dilakukan sesuai prosedur dan berkala agar kondisi
sarana dan prasaranan tetap terjaga.
Meski peran sarana prasarana kantor begitu penting, masih ada saja kantor yang
tidak mengelola sarana dan prasarana dengan semestinya, sehingga yang sering terjadi
adalah kerusakan, kehilangan, dan kecacatan sarana prasarana. Beberapa hal tersebut
terjadi karena tidak adanya pengelolaan yang baik dan dan berkala. Rendahnya
kesadaran pegawai terhadap pengelolaan sarana dan prasarana kantor juga dapat
menjadi penyebab hal tersebut.

Berdasarkan uraian diatas, perlu adanya jurnal mengenai pengelolaan sarana

prasarana kantor untuk memberikan pengetahuan akan pentingnya mengelola sarana
prasarana kantor serta pengelolaan sarana prasarana di kantor berjalan dengan baik,
berkala dan sesuai dengan prosedur.
2. Tinjauan Literatur

2.1 Pengertian Pengelolaan Menurut Ahli

2.2.1 Prajudi Atmo Sudirjo (1982)

Definisi pengelolaan yaitu berupa kegiatan pemanfaatan dan pengendalian atas
semua sumber daya yang diperlukan untuk mencapai ataupun menyelesaikan tujuan
tertentu.

2.1.2 Sondang P. Siagian (1997)

Arti pengelolaan adalahadalah soft skill atauketerampilan untuk mencapai suatu
hasil tertentu dengan menggunakan tenaga atau bantuan orang lain.

2.1.3 George R. Terry

Pengertian pengelolaan yaitu merupakan satu bentuk pemanfaatan sumber daya
manusia ataupun sumber daya lainnya yang dapat diwujudkan dalam kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.

2.1.4 Andrew F Sikul

Pengelolaan adalah serangkaian akivitas-aktivitas koordinasi yang mencakup
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, penempatan serta
pengambilan keputusan untuk menghasilkan suatu produk dan jasa yang efekif dan
efisien.

2.2 Pengertian Sarana dan Prasarana Menurut Para Ahli

2.2.1 Hamalik (1980)

Sarana dan prasarana adalah semua bentuk perantara yang dipakai orang untuk
meyebar ide, sehingga ide tersebut bisa sampai pada penerima.
2.2.2 Moenir (1992)
Sarana dan prasarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan
fasilitas yang berfungsi sebagaialat utama atau pembantu dalam pelaksanaan
pekerjaan,dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan denagan
organisasi kerja.
3. Pembahasan

3.1 Definisi Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengelolaan sarana dan prasarana kantor berarti susunan kegiatan yang
melibatkan semua karyawan kantor yang meliputi pengorganisasian, perencanaan,
pengarahan dan pengendalian sarana dan prasarana inventaris kantor.
Selain definisi diatas, pengelolaan sarana dan prasarana kantor juga dapat
diartikan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang dapat diwujudkan
dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian juga pengawasan untuk menjaga
kualitas dan fungsi sarana dan prasarana agar tetap baik dengan adanya kerjasama
antar karyawan kantor.

3.2 Tujuan Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pada dasarnya tujuan dilaksanakan pengelolaan sarana dan prasarana di kantor

bertujuan agar semua sarana dan prasarana yang ada berfungsi baik dalam kurun
waktu semestinya. Hal ini juga berguna untuk membantu kegiatan kantor
berlangsung dengan nyaman.

Tujuan lain dari dilaksanakannya pengelolaan sarana dan prasarana kantor

yaitu:
a. Mengefektifkan pengeluaran untuk sarana dan pra sarana.
b. Mengevaluasi kebermanfaatan sarana dan prasarana kantor.
c. Mempermudah pencatatan inventaris kantor.

3.3 Manfaat Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

3.3.1 Manfaat Bagi Kantor

Pada dasarnya manfaat pengelolaan sarana dan prasarana semuanya bermanfaat
bagi kantor. Manfaat utama yang akan kantor dapatkan dari pengelolaan sarana dan
prasarana yang berlaka yaitu menghemat pengeluaran kantor dan membantu kantor
mencapai tujuannya.

3.3.2 Manfaat Bagi Karyawan

Bagi para karyawan kantor, manfaat pengeolaan sarana dan prasarana yaitu
pengaruh terhadap kinerja kerja. Dengan terawatnya sarana dan prasarana kantor ,
karyawan pun akan merasa nyaman bekerja. Selain hal tersebut, sarana dan
prasarana kantor yang bersih juga membuat karyawan terjaga kesehatannya.

3.4 Rangkaian Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

 Pengelolaan kantor dapat dilakukan dengan beberapa rangkaian kegiatan.
Kegiatan tersebut diantaranya adalah:
a. Pengadaan

Menyediakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk

menjalankan tugas kantor disebut juga dengan pengadaan. Pengadaan harus
menyesuaikan dengan keperluan dan prsedur yang kantor miliki. Pengadaan akan
lebih efekif jika sebelumnya disusun rencana terlebih dahulu.hal tersebut
bermaksud untuk menghitungg berapa dana atau modal yang perlu kantor
keluarkan untuk memenuhi kebutuhan kantor.

b. Penyimpanan

Penyimpanan yakni aktivitas yang dikerjakan oleh seluruh satuan kerja atau
petugas logistic kantor untuk menyimpan sarana dan pra sarana hasil pengadaan
kantor. Selain dari sarana dan prasarana hasil dari pengadaan kantor, kegiatan
penyimpanan perlu dilakukan juga pada pengadaan dari sarana dan prasarana
kantor lain.

c. Pemeliharaan

Pemeliharaan yaitu kegiatan merawat atau menjaga perbekalan kantor yang ada
agar tetap berfungsi baik dan mempunyai bentuk fisik yang utuh. Pemeliharaan
kantor harus dilaksanakan secara berkala dan sesuai dengan prosedur yang ada.
Cara pemeliharaan juga harus sesuai dengan jenis peralatan kantor atau fasilitas
kantor yang ada.

d. Inventarisasi

Pelaksanaan kegiatan inventaris di setiap kantor umumnya berbeda-beda

prosedurnya. Inventarisasi merupakan seluruh aktivitas dan usaha untuk
mendapatkan data mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki kantor secara sah
dari pengadaan sarana dan prasaraa. Data yang telah diperoleh berupa laporan
kondisi, jumlah dan fungsi sarana dan prasarana wajib diperbaharui dalam jangka
waktu yang ditentukan. Inventarispun biasanya dilakukan oleh bagian logistik
kantor setiap bulannya.
4. Kesimpulan

Sarana dan prasarana kantor merupakan aspek utama dalam menjalankan

kegiatan kantor. Mulai dari gedung atau suatu ruangan yang menjadi saranan utama
kantor, membuktikan bahwa hal tersebut sangat penting bagi keberlangsungan segala
kegiatan kantor. Semua kegiatan kantor tersebut merupakan upaya untuk mencapai
tujuan kantor. Oleh karena itu, untuk menjalankan kegiatan kantor dan mencapai tujuan
kantor, segala sarana prasarana kantor harus dirawat dengan baik. Cara yang paling baik
adalah melakukan pengelolaan sarana dan prasarana secara berkala dan sesuai dengan
ketentuan yang dietapkan di kantor. Untuk mengelola dengan baik umumnya
dilaksanakan pengadaan, menyimpanan, pemeliharaan, dan inventaris sarana dan
prasarana kantor secara berkala.

Adanya pengelolaan yang baik selain berpengaruh pada dan bermanfaat untuk
kantor, hal tersebut juga dapat berpengeruh baik terhadap karyawan dan staf kantor
yang bekerja. Dengan adanya pengelolaan terhadap perbekalan kantor, pekerja kantor
juga merasa nyaman bekerja dengan keadaan peralatan kantor dan tempat kerja yang
bersih dan terawat.
 Daftar Pustaka

Edie, K. 2018. ‘’Pengertian Pengelolaan Menurut Para Ahli’, [Online], Available at:
https://www.pengerti anmenurutparaahli.net/pengertian-pengelolaan-menurut-para-ahli/.

Sharekuy . 2015. ‘Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor, Sekolah, Transportasi, Olahraga lengkap
dengan Contohnya’, [Online, Available at: https://sharekuy.com/pengertian-sarana-dan-prasarana/.
 Lampiran

Gambar hasil check plagiarism 1

Gambar haasil check plariarism 2