BAB I

MEMAHAMI RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SARANA

DAN SARANA

A. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai
sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai
kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem
pengelolaan yang efektif.
Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai
produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu.
Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting
dalam sebuah perusahaan.
Setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana
dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan
dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat
yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?
a. Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan
prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas
layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi
dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian
tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .
b. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah
perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana
adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana
pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan
yang termasuk prasarana antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman,
lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.
c. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala esuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya satu proses (usaha,
pembangunan, proyek).
Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya
saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk lebih memudahkan
dalam membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda
 yang bergerak seperti komputer dan mesin2,sedangkan prasarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang
dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang
sama dengan istilah perbekalan kantor.

B. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

Secara rinci ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi :
 Perencanaan pengadaan (planning programing)
 Prakualifikasi rekanan
 Pengadaan barang
 Penyimpanan
 Inventarisasi
 Penyaluran
 Pemeliharaan
 Rehabilitasi
 Penghapusan
 Pengendalian

C. Ruang lingkup Kegiatan dalam sarana prasarana kantor meliputi:

1. Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
2. Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan
tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik, elektik, dan mekanik.
3. Mesin komunikasi kantor (office communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
4. Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang
kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan
berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi
ataupun bahan lainnya yang tahan lama.
5. Penataan interior kantor (office arrangement)
 Interior kantor adalah suatu area atau tempat yang berada di dalam suatu ruangan yang
difungsikan sebagai kantor atau tempat administrasi. Bagian dalam gedung (ruang dan
sebagainya) atau tatanan perabot (hiasan dan sebagainya) di dalam ruang dalam gedung
dan sebagainya.
6. Tata ruang kantor (office layout)
Pengertian tata ruang kantor adalah pengaturan dan penataan yang seefisien mungkin letak
perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi

D. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Adapun tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:
1. Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam
keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga
yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana /
perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan
berkaitan dengan tindakan- tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan
perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.
3. Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke
unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas
setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan
pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik
secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional
maupun umur barang.
5. Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana /perbekalan dengan
pertimbangan- pertimbangan dan argumentasiargumentasi yang dapat
dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas,
serta mencegah tindakan pemborosan.
6. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan
dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan
antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun
penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran
biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung
kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
 7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga
setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara
optimal.
8. Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara
bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan
dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

E. Fungsi Administrasi Sarana Dan Prasarana

Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh
perhatian ialah: Fungsi Perencanaan, Fungsi Kebutuhan, dan Fungsi Penganggaran. Fungsi
Pengadaan, Fungsi Penyaluran, Fungsi Penggudangan Fungsi Perawatan/Pemeliharaan,
Fungsi Inventarisasi, Fungsi Penghapusan.
a. Fungsi Perencanaan.
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, penghitungan dan perumusan
tindakan-tindakan yang akan dilakukan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
operasional dalam pengelolaan sarana dan prasarana atau perbekalan, penggunaan, peng-
organisasian, maupun pengendalian perbekalan.
b. Fungsi Faktor Penentu Kebutuhan.
Berbagai Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan perlu mendapatkan perhatian
antara lain:
1) Faktor Yuridis, Pada dasarnya faktor ini meliputi tentang :
a) Peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasanbatasan terhadap
keamanan, desain, penyediaan barang,pengadaan dan sebagainya.
b) Prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan
2) Persyaratan-persyaratan Proyek. Faktor ini mencakup tujuan proyek dalam waktu
tertentu, kondisi lokasi manfaat jangka panjangnya.
3) Evaluasi Sosio Ekonomi.
Proses penentuan kebutuhan menurut pemikiran yang luas dan mendalam, terutama
dalam hal evaluasi untuk menentukan jenis-jenis teknologi yang akan digunakan, serta
manfaat jangka panjangnya apakah dapat memperkuat pertumbuhan ekonomi setempat
atau justru sebaliknya justru menimbulkan permasalahan baru.
4) Evaluasi Tekno-Ekonomi.
Dengan mempertimbangkan faktor tekno ekonomi ini dimaksudkan agar dalam
pemilihan teknologi diperhitungkan pula mengenai hal-hal sebagai berikut:
a) Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yang di butuhkan.
b) Pemilihan komposisi barabg atau alat yang dibutuhkan.
 c) Penggantian barang atau alat atau evaluasi tentang jangka waktu penggunaan
sesuatu barang.
d) Perkembangan teknologi.
5) Perkembangan Swadaya dan Swasembada.
Faktor ini mengadung pengertian, bahwa kebutuhan sesuatu proyek hendaknya
sejauhmungkin dapat dipenuhi sendiri tanpa tergantung pada bantuan pihak asing.
c. Fungsi Penganggaran.
Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatankegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan
perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan
jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku
terhadapnya.
d. Fungsi pemindahan/penyaluran secara fisik.
yaitu pemindahan hak dan tanggung jawab fisik barang secara penuh kepada pihak user
dalam internal organisasi. User atau pengguna barang, selanjutnya disebut consignee
pemakai, sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consigne bukan
pemakai.
e. Fungsi penggudangan
Merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan perbekalan mulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan
mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi secara keseluruhan.
f. Fungsi perawatan
sarana dan prasarana upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada
kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling),
seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”.
g. Fungsi inventarisasi
adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-
barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai dan diurus departemen, baik yang diadakan
melalui anggaran belanja pembangunan dan dana sumbangan pembinaan pendidikan
maupun sebagai hasil usaha pembuatan sendiri, hadiah ataupun hibah untuk
ditatausahakan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan
oleh pimpinan departemen.
 h. Penghapusan barang inventaris
adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan barang-
barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai
guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk
kepentingan dinas, misalnya rusak, susut, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau
dipelihara atau diperbaiki.

Tugas Individu
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!
1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana serta berikan contohnya!
2. Jelaskan ruang lingkup dari sarana dan prasarana serta berikan masing-masing 3
contoh!
3. Jelaskan tujuan dari administrasi sarana dan prasarana!
4. Jelaskan fungsi dari administrasi sarana dan prasarana!
5. Jelaskan mengapa sarana prasarana dapat menunjang pencapaian tujuan!
6. Jelaskan manfaat apakah yang didapatkah dengan adanya interior kantor!
7. Jelaskan mengapa sarana prasarana perlu dipelihara!
8. Jelaskan apakah yang tergolong dalam perlatan/perlengkapan kantor!
9. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan mesin kantor serta berikan 5 contohnya!

TUGAS KELOMPOK
Buatlah kelompok masing-masing beranggotakan 3 sampai 4 orang. Diskusikan dengan
kelompok kalian tentang :
1. Contoh dari sarana dan prasarana serta jelaskan kegunaannya.
2. Buatlah rencana kebutuhan sarana dan prasarana untuk ruang kelas baru. Hitunglah perkiraan
biaya yang diperlukan.
Hasil tugas dikumpulkan dan nanti dipresentasikan per kelompok.
 BAB II
MEMAHAMI REGULASI SARANA PRASARANA KANTOR

REGULASI SARANA DAN PRASARANA

1. Permen PAN-RB No. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor di
Lingkungan Kemen PAN-RB
2. Permendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
3. Permendagri No. 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah
Daerah

Pengertian Regulasi
Regulasi menurut KBBI, diartikan sebagai sebuah peraturan. Secara lebih
lengkap,regulasi merupakan cara untuk mengendalikan manusia,atau masyarakat dengan suatu
aturan atau pembantasan tertentu.
 Perbedaan Ruang Kantor dengan Ruang Penunjang Berdasarkan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Biokrasi RI No. 48 Tahun 2013
 Ruang Kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan dengan ukuran luas dan alat
alat pelengkapannya yang di sesuaikan dengan kebutuhan serta memenuhi persyaratan
estetika.
 contoh: Ruang kerja , ruang tamu, ruang rapat
 Ruang Penunjang adalah ruang yang berfungsi menjang pelaksanaa pekerjaan secara
tidak langsung
 contoh: Ruang ibadah , ruang pusat data , ruang arsip , ruang perpustakaan , ruang
penyimpanan barang , ruang pusat CCTV , Ruang polik klinik,dll
Maksud penyusunan standar sarana dan prasarana kantor Berdasarkan Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi RI No. 48 Tahun 2013 adalah
untuk
 Untuk kepastian ketentuan penggunaan kantor, alat perlangkapan kantor, dan kendaraan
dinas
 Keseragaman penggunaan ruangan kantor dan alat perlengkapan kantor
 Kelancara proses pekerjaan
 Kemudahan komunikasi dan hubungan kerja yang baik antar pejabat / pegawai
dilingkungan kementrian pendayagunaan Aparatur Negara dan reformasi birokrasi
 Kelancaran tugas pengawasan dan pengamanan
 Kemudahan pengamanan arsip dan dokumentasi
Tujuan penyusunan standar sarana dan prasarana kantor adalah untuk:
a. menciptakan keselamatan, keamanan, kesehatan kenyamanan kerja;
 b. mewujudkan penataan yang bernilai estetika;
c. menciptakan keleluasaan bergerak secara sehat dan teratur
d. mewujudkan sarana dan prasarana kantor sesuai standar.

 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI

No.48 Tahun 2013
Standar sarana dan prasarana kantor terdiri atas
> Ruang Kantor
> Ruang Penunjang
> Perlengkapan Ruang Kantor
> Perlengkapan Ruang Penunjang
> Kendaraan Dinas
1) Ruang kantor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, terdiri atas:
a. ruang kerja;
b. ruang tamu;
c. ruang rapat;
2) Ruang kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a, diperuntukkan bagi:
a. Menteri
b. Wakil Menteri
c. Pejabat eselon I;
d. Pejabat eselon II;
e. Pejabat eselon III;
f. Pejabat eselon IV; dan
g. Pejabat fungsional.
3) Ruang penunjang terdiri atas:
a. ruang ibadah;
b. lobi;
c. ruang pusat data (server);
d. ruang arsip;
e. ruang perpustakaan;
f. ruang penyimpanan barang;
g. ruang pusat cctv;
h. ruang poliklinik;
i. ruang sentral telepon;
j. ruang pos penjagaan keamanan;
k. ruang kantin pegawai;
l. ruang sumber tenaga diesel (Genset);
 m. ruang LPSE;
n. ruang pantry;
o. ruang media center;
p. toilet;
q. ruang istirahat;
r. ruang panel listrik.
s. ruang merokok (smoking room)
t. ruang menyusui (nursery room)
Pejabat Pejabat yang Berhak Memiliki Kendaraan Dinas Guna Kelancaran Tugasnya
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi RI No.48 Tahun 2013
> Kendaraan Dinas Menteri
> Kendaraan Dinas Wakil Menteri
> Kendaraan Dinas Pejabat Eselor I
> Kendaraan Dinas Pejabat Setara Eselo I
> Kendaraan Dinas Pejabat Eselon II
> Kendaraan Dinas Pejabat Setara Eselon II
> Kendaraan Dinas Operasional
 Standar Perlengkapan yang Ada Di Ruang Rapat Berdasarkan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI No.48 Tahun 2013
> Ruang Staff
> Ruang Tunggu Menteri
> Ruang Istirahat Menteri
> Ruang Toilet Menteri
> Ruang Tunggu VIP
> Dll.
 Standar Perlengkapan Yang Ada Di Ruang Kerja Menteri Dan Wakil Menteri
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi RI No.48 Tahun 2013
> Ruang Kerja Menteri:
1. Meja Kerja dengan Kelengkapannya
2. Kursi Kerja
3. Kursi Hadap
4. Meja Rapat
5. Meja Untuk Telepon
6. Komputer
7. Printer
 8. Lemari Kaca
9. Lemari Buku
10. Televisi
11. Dll.
> Ruang Kerja Wakil Menteri
1. Meja Biro Besar dengan Kelengkapannya
2. Kursi Kerja
3. Kursi Hadap
4. Komputer
5. Printer
6.Telepon
7. Lemari Buku
8. Buffet Kayu
9. Televisi
10. Lambang Negara
11. Dll.
 BAB III
MENERAPKAN K3 PERKANTORAN

A. Definisi K3
1. Keselamatan Kerja Keselamatan berasal dari bahasa Inggris yaitu kata ‘safety’ dan
biasanya selalu dikaitkan dengan keadaan terbebasnya seseorang dari peristiwa celaka
(accident) atau nyaris celaka (near-miss). Jadi pada hakikatnya keselamatan sebagai
suatu pendekatan keilmuaan maupun sebagai suatu pendekatan praktis mempelajari
faktor-faktor yang dapat menyebabkan terjadinya kecelakaan dan berupaya
mengembangkan berbagai cara dan pendekatan untuk memperkecil risiko terjadinya
kecelakaan (Syaaf, 2007).
Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 Bab III pasal 3 tentang keselamatan
kerja disebutkan syarat-syarat keselamatan kerja sebagai berikut:
a. Mencegah dan mengurangi kecelakaan
b. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran
c. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan
d. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diripada waktu kebakaran atau
kejadian-kejadian lain yang berbahaya
e. Memberi pertolongan pada kecelakaan
f. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja
g. Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu, kelembapan,
debu, kotoran asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca, sinar atau radiasi, suara dan
getaran h. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja baik fisik
maupun psikis, peracunan, infeksi dan penularan i. Memperoleh penerangan yang
cukup dan sesuai j. Menyelenggarakan suhu dan lembab udara yang baik k.
Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup l. Memelihara kebersihan,
kesehatan, dan ketertiban m. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja,
lingkungan, cara dan proses kerjanya.
2. Kesehatan Kerja
Kesehatan berasal dari bahasa Inggris „health’, yang dewasa ini tidak hanya berarti
terbebasnya seseorang dari penyakit, tetapi pengertian sehat mempunyai makna sehat
sevara fisik, mental dan juga sehat sevara sosial. Menurut Organisasi Kesehatan Dunia
(WHO) tahun 1948 menyebutkan bahwa pengertian kesehatan adalah sebagai “suatu
keadaan fisik, mental, dan sosial kesejahteraan dan bukan hanya ketiadaan penyakit atau
kelemahan”.
3. Keselamatan dan kesehatan kerja
Undang-Undang yang mengatur tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah
Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan khususnya Paragraf 5
Tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja, pasal 86 dan 87.
Pasal 86 ayat 1 berbunyi: “Setiap pekerja/buruh mempunyai hak untuk memperolah
perlindungan atas Keselamatan dan Kesehatan Kerja”.
Pasal 86 ayat 2: “Untuk melindungi keselamatan pekerja/buruh guna mewujudkan
produktivitas kerja yang optimal diselenggarakan upaya Keselamatan dan Kesehatan
Kerja”.
Pasal 87: “Setiap perusahaan wajib menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja yang terintegrasi dengan Sistem Manajemen Perusahaan”.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2016
Tentang Standar Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Perkantoran, pasal Keselamatan dan
Kesehatan Kerja yang selanjutnya disingkat K3 adalah segala kegiatan untuk menjamin
dan melindungi keselamatan dan kesehatan karyawan melalui upaya pencegahan
kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.
Widodo (2015), “Kesehatan dan keselamatan kerja (K3) adalah bidang yang terkait
dengan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan manusia yang bekerja di sebuah
institusi maupun lokasi proyek.
Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) menurut Ramli (2013:62) adalah kondisi atau
faktor yang mempengaruhi atau dapat mempengaruhi kesehatan dan keselamatan pekerja
atau pekerja lain (termasuk pekerja sementara dan kontraktor), pengunjung, atau setiap
orang di tempat kerja.
Sedangkan Menurut Rivai dan Sagala (2009: 792), “Keselamatan dan kesehatan kerja
menunjuk kepada kondisi-kondisi fisiologis-fisikal dan psikologis tenaga kerja yang
diakibatkan oleh lingkungan kerja yang disediakan oleh perusahaan.
Nasution dalam Sayuti (2013:196) mengemukakan bahwa kesehatan dan keselamatan
kerja adalah segala yang menyangkut halhal berikut ini:
a. Pembuatan, percobaan, segala jenis produk yang mempergunakan mesin-mesin atau
perlatan,
b. Segala perawatan, perbaikan perlatan produksi,
c. Segala pembersihan pembangunan limbah dalam produksi.
Hasibuan (2003: 188), mengatakan bahwa Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) akan
dapat menciptakan terwujudnya pemeliharaan karyawan yang lebih baik. Keselamatan
dan Kesehatan Kerja (K3) Dalam pelaksanaannya K3 adalah salah satu bentuk upaya
untuk menciptakan tempat kerja yang aman, sehat dan bebas dari pencemaran
 lingkungan, sehingga dapat mengurangi dan atau bebas dari kecelakaan dan PAK yang
pada akhirnya dapat meningkatkan sistem dan produktifitas kerja.
Secara teoritis istilah-istilah bahaya yang sering ditemui dalam lingkungan kerja meliputi
beberapa hal sebagai berikut :
 HAZARD (Sumber Bahaya), Suatu keadaan yang memungkinkan / dapat
menimbulkan kecelakaan, penyakit, kerusakan atau menghambat kemampuan
pekerja yang ada.
 DANGER (Tingkat Bahaya), Peluang bahaya sudah tampak (kondisi bahaya sudah
ada tetapi dapat dicegah dengan berbagai tindakan prventif.
 RISK, prediksi tingkat keparahan bila terjadi bahaya dalam siklus tertentu
 INCIDENT, Munculnya kejadian yang bahaya (kejadian yang tidak diinginkan,
yang dapat/telah mengadakan kontak dengan sumber energi yang melebihi ambang
batas badan/struktur
 ACCIDENT, Kejadian bahaya yang disertai adanya korban dan atau kerugian
(manusia/benda

B. Tujuan K3
Berdasarkan Undang-Undang No 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja. Di dalamnya
terdapat 3 (tiga) tujuan utama dalam Penerapan K3 berdasarkan Undang-Undang No 1
Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja yaitu antara lain :
 Melindungi dan menjamin keselamatan setiap tenaga kerja dan orang lain di
tempat kerja.
 Menjamin setiap sumber produksi dapat digunakan secara aman dan efisien.
 Meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas Nasional.
Menurut Mangkunegara (2002: 162) bahwa tujuan dari keselamatan dan kesehatan kerja
adalah sebagai berikut:
1. Agar setiap pegawai mendapat jaminan keselamatan dan kesehatan kerja
baik secara fisik, sosial, dan psikologis.
2. Agar setiap perlengkapan dan peralatan kerja digunakan sebaikbaiknya
selektif mungkin.
3. Agar semua hasil produksi dipelihara keamanannya.
4. Agar adanya jaminan atas pemeliharaan dan peningkatan kesehatan gizi
pegawai.
5. Agar meningkatkan kegairahan, keserasian kerja, dan partisipasi
kerja.
6. Agar terhindar dari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh
lingkungan atau kondisi kerja.
 7. Agar setiap pegawai merasa aman dan terlindungi dalam bekerja

C. Pengertian Kecelakaan
Kejadian yang tidak terduga (tidak ada unsur kesengajaan) dan tidak diharapkan karena
mengakibatkan kerugian, baik material maupun penderitaan bagi yang mengalaminya.
Sabotase atau kriminal merupakan tindakan di luar lingkup kecelakaan yang sebenarnya
Kerugian Akibat Kecelakaan Kerja (5 K)
1. Kerusakan
2. Kekacauan Organisasi
3. Keluhan dan Kesedihan
4. Kelaianan dan Cacat
5. Kematian

D. Klasifikasi Kecelakaan
1. Menurut jenis kecelakaan
 Terjatuh
 Tertimpa benda jatuh
 Tertumbuk atau terkena benda
 Terjepit oleh benda
 Gerakan yang melebihi kemampuan
 Pengaruh suhu tinggi
 Terkena sengatan arus listrik
 Tersambar petir
 Kontak dengan bahan-bahan berbahaya
 Lain-lain

2. Menurut sumber atau Penyebab Kecelakaan

a. Dari mesin
b. Alat angkut dan alat angkat
c. Bahan/zat erbahaya dan radiasi
d. Lingkungan kerja

3. Menurut Sifat Luka atau Kelainan

Patah tulang, memar, gegar otak, luka bakar, keracunan mendadak, akibat cuaca, dsb
E. IDENTIFIKASI BAHAYA DAN KECELAKAAN
Pencegahan Kecelakaan
Kecelakaan dapat dihindari dengan:
1. Menerapkan peraturan perundangan dengan penuh disiplin
2. Menerapkan standarisasi kerja yang telah digunakan secara resmi
3. Melakukan pengawasan dengan baik
4. Memasang tanda-tanda peringatan
5. Melakukan pendidikan dan penyuluhan kepada masyarakat

Penanggulangan Kecelakaan
1. Penanggulangan Kebakaran
Jangan membuang puntung rokok yang masih menyala di tempat yang engandung
bahan yang mudah terbakar Hindarkan sumber-sumber menyala di tempat terbuka
Hindari awan debu yang mudah meledak
2. Perlengkapan pemadam kebakaran
Alat-alat pemadam kebakaran dan penanggulangan kebakaran terdiri dari dua jenis:
1)Terpasang tetap di tempat
1. Pemancar air otomatis
2. Pompa air
3. Pipa-pipa dan slang untuk aliran air
4. Alat pemadam kebakaran dengan bahan kering CO2 atau busa
Alat-alat pemadam kebakaran jenis 1-3 digunakan untuk penanggulangan kebakaran
yang relatif kecil, terdapat sumber air di lokasi kebakaran dan lokasi dapat dijangkau
oleh peralatan tersebut. Sedangkan alat jenis ke-4 digunakan jika kebakaran relatif
besar, lokasi kebakaran sulit dijangkau alat pemadam, atau tidak terdapat sumber air
yang cukup, atau terdapat instalasi atau peralatan listrik, dan atau terdapat tempat
penyimpanan cairan yang mudah terbakar.
 Gambar (a) menunjukkan rumah (almari) tempat penyimpanan peralatan
pemadam kebakaran. Disebelah kiri adalah tempat gulungan pipa
untuk aliran air, sedangkan di sebelah kanan berisi alat pemadam
kebakaran yang dapat dibawa. Alat jenis ini bisa berisi bahan
pemadam kering atau busa.
Gambar (b) adalah alat pemadam kebakaran jenis pompa air. Alat ini
biasanya dipasang di pinggir jalan dan gang antar rumah di suatu
komplek perumahan. Jika terjadi kebakaran di sekitar tempat tersebut,
mobil kebakaran akan mengambil air dari alat ini. Air akan
disemprotkan ke lokasi kebakaran melalui mobil pemadam
kebakaran.
Gambar (c) adalah alat pemadam kebakaran jenis pemancar air otomatis.
Alat ini biasanya dipasang di dalam ruangan. Elemen berwarna merah
sebagai penyumbat air yang dilapisi kaca khusus. Jika terjadi
kebakaran di sekitar atau di dalam ruangan, maka suhu ruangan akan
naik. Jika suhu udara
di sekitar alat tersebut telah mencapai tingkat tertentu (800) kaca
elindung elemen penyumbat akan pecah dan secara otomatis air
akan terpancar dari alat tersebut.

2)Dapat bergerak atau dibawa

Alat ini seharusnya tetap tersedia di setiap kantor bahkan rumah tangga.
Pemasangan alat hendaknya di tempat yang paling mungkin terjadi kebakaran, tetapi
tidak terlalu dekat dengan tempat kebakaran dan mudah dijangkau saat terjadi
kebakaran.
Cara menggunakan alat-alat pemadam kebakaran tersebut dapat dilihat pada label
yang terdapat pada setiap jenis alat. Setiap produk mempunyai urutan cara
penggunaan yang berbeda-beda. Jika terjadi kebakaran di sekitar anda, segera lapor
ke Dinas Kebakaran atau kantor Polisi terdekat Bantulah petugas pemadam
kebakaran dan polisi dengan membebaskan jalan sekitar lokasi kebakaran dari
kerumunan orang atau kendaraan lais selain kendaraan petugas kebakaran dan atau
polisi.

3. Penanggulangan Kebakaran Akibat Instalasi Listrik dan Petir

Buat instalasi listrik sesuai dengan aturan yang berlaku Gunakan sekering/MCB
sesuai dengan ukuran yang diperlukan Gunakan kabel yang berstandar keamanan yang
baik Ganti kabel yang telah usang atau acat pada instalasi atau peralatan listrik lain
 Hindari percabangan sambungan antar rumah Lakukan pengukuran kontinuitas
penghantar, tahanan isolasi, dan tahanan pentanahan secara berkala. Gunakan instalasi
penyalur petir sesuai standar

4. Penanggulangan Kecelakaan di dalam Lift

Pasang rambu-rambu dan petunjuk yang mudah dibaca oleh pengguna jika terjadi
keadaan darurat Jangan memberi muatan lift melebihi kapasitasnya Jangan
membawa sumber api terbuka di dalam lift Jangan merokok dan membuang puntung
rokok di dalam lift Jika terjadi pemutusan aliran listrik, maka lift akan berhenti di lantai
terdekat dan pintu lift segera terbuka sesaat setelah berhenti. Segera keluar dari lift
dengan hati-hati

5. Penanggulangan Kecelakaan terhadap Zat Berbahaya

Zat berbahaya adalah bahan-bahan yang selama pembuatannya, pengolahannya,
pengangkutannya, penyimpanannya dan penggunaannya menimbulkan iritasi,
kebakaran, ledakan, korosi, matilemas,keracunan dan bahaya-bahaya lainnya terhadap
gangguan kesehatan orang yang bersangkutan dengannya atau menyebabkan
kerusakan benda atau harta kekayaan.
1). Bahan- bahan eksplosif Adalah bahan yang mudah meledak.
Ini merupakan bahan yang paling berbahaya. Bahan ini bukan hanya bahan peledak,
tetapi juga semua bahan yang secara sendiri atau dalam ampuran tertentu jika
mengalami pemanasan, kekerasan atau gesekan akan mengakbatkan ledakan yang
biasanya diikuti dengan kebakaran.
Contoh: garam logam yang dapat meledak karena oksidasi diri, tanpa pengaruh
tertentu dari luar
2). Bahan-bahan yang mengoksidasi Bahan ini kaya ksigen, sehingga resiko kebakaran
sangat tinggi.
3). Bahan-bahan yang mudah terbakar Tingkat bahaya bahan-bahan ini ditentukan oleh
titik bakarnya. Makin rendah titik bakarnya makin berbahaya
4). bahan-bahan beracun
bahan ini bisa berupa cair, bubuk, gas, uap, awan, bisa berbau dan tidak berbau.
Proses keracunan bisa terjadi karena tertelan, terhirup, kontak dengan kulit, mata dan
sebagainya.
Contoh:NaCl bahan yang digunakan dalam proses pembuatan PCB. Bahan ini
seringkali akan menimbulkan gatal-gatal bahkan iritasi jika tersentuh kulit
5). bahan korosif
 Bahan ini meliputi asam-asam, alkali-alkali, atau bahan-bahan kuat lainnya
yang dapat menyebabkan kebakaran pada kulit yang tersentuh
6). bahan-bahan radioaktif
Bahan ini meliputi isotop-isotop radioaktif dan semua persenyawaan yang
mengandung bahan radioaktif. Contoh: cat bersinar

Tindakan Pencegahan
 Pemasangan label dan tanda peringatan
 Pengolahan, pengangkutan dan penyimpanan harus sesuai dengan
ketentuan dan aturan yang ada
 Simpanlah bahan-bahan berbahaya di tempat yang memenuhi syarat
keamanan bagi penyimpananbahan tersebut
Simbol-Simbol Tanda Bahaya
a. Bahaya Ledakan
b. Bahaya Oksidasi
c. Bahaya Kebakaran
d. Bahaya beracun
e. Bahaya korosi
f. Bahaya Pencemaran Lingkungan
g. Bahaya Iritasi
h. Bahaya Radiasi Ion

F. Pendekatan Keselamatan Lain

a. Perencanaan
Keselamatan kerja hendaknya sudah diperhitungkan sejak tahap erencanaan berdirinya
organisasi (sekolah, kantor, industri, perusahaan). Hal-hal yang perlu diperhitungkan
 antara lain: lokasi, fasilitas. penyimpanan, tempat pengolahan, pembuangan limbah,
penerangan dan sebagainya

b. Ketatarumahtanggaan yang baik dan teratur:

Menempatkan barang-barang di tempat yang semestinya, tidak menempatkan barang di
tempat yang digunakan untuk lalu lintas orang dan jalur-jalur yang digunakan untuk
penyelamatan darurat Menjaga kebersihan lingkungan dari bahan berbahaya, misalnya
hindari tumpahan oli pada lantai atau jalur lalu lintas pejalan kaki
c. Pakaian Kerja
Hindari pakaian yang terlalu longgar, banyak tali, baju berdasi, baju sobek, kunci/
gelang berantai, jika anda bekerja dengan barabg-barang yang berputar atau mesin-
mesin yang bergerak misalnya mesin penggiling, mesin pintal Hindari pakaian dari
bahan seluloid jika anda bekerja dengan bahan-bahan yang mudah meledak atau mudah
terbakar Hindari membawa atau menyimpan di kantong baju barang-barang yang
runcing, benda tajam, bahan yang mudah meledak, dan atau cairan yang mudah terbakar
d. Peralatan Perlindungan Diri
 Kacamata
Gunakan kacamata yang sesuai dengan pekerjaan yang anda tangani, misalnya untuk
pekerjaan las diperlukan kacamata dengan kaca yang dapat menyaring sinar las,
kacamata renang digunakan untuk melindungi mata dari air dan zat berbahaya yang
terkandung di dalam air
 Sepatu
Gunakan sepatu yang dapat melindungi kaki dari berat yang menimpa kaki,
paku atau benda tajamlain, benda pijar, dan asam yang mungkin terinjak.
Sepatu untuk pekerja kistrik harus berbahan non-konduktor, tanpa paku
logam
 Sarung Tangan
Gunakan sarung tangan yang tidak menghalangi gerak jari dan tangan.Pillih
sarung tangan dengan bahan yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang
ditangani, misalnya sarung tangan untuk melindungi diri dari tusukan atau
sayata, bahan kimia berbahaya, panas, sengatan listrik atau radiasi tertentu,
berbeda bahannya
 Helm Pengaman
Gunakan topi yang dapat melindungi kepala dar tertimpa benda jatuh atau
benda lain yang bergerak, tetapi tetap ringan

G. Tanda-Tanda Keselamatan Di Tempat kerja

 a. Tanda Bahaya
b. Tanda Anjuran
c. Tanda Perlindungan terhadap Kebakaran
d. Tanda Darurat
e. Tanda rumah sakit atau klinik kesehatan
f. Tanda larangan
g. Tanda Peringatan terhadap bahaya Tegangan Listrik
h. Tanda peringatan untuk tidak meng-ON-kan Saklar

Bentuk dan Warna untuk Simbol Keselamatan

H. Organisasi Keselamatan Kerja

Tujuan utama dibentuknya organisasi keselamatan kerja ialah untuk mengurangi
tingkat kecelakaan, sakit, cacat dan kematian akibat kerja, dengan lingkungan kerja yang
sehat, bersih, aman dan nyaman Organisasi bisa dibentuk di tingkat pemerintah, perusahaan
atau oleh kelompok atau serikat pekerja. Di Amerika, organisasi keselamatan kerja bagi
pekerja swasta dibentuk dibawah OSHA (Occupational Safety and Healthy Administration)
OSHA membuat peraturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.
Organisasi ini terdiri dari 4 bagian: Bagian Perencanaan, Operasi, Logistik dan bagian
keuangan. Personal organisasi bisa terdiri dari pemerintah, kepolisian, dokter, psikolog,
tenaga ahli teknik, ahli jiwa, dsb.
 Di Indonesia, organisasi pemerintah yang menangani masalah keselamatan
kerja di tingkat pusat dibentuk di bawah Direktorat Pembinaan Norma Keselamatan
dan Kesehatan Kerja. Di samping itu organisasi macam ini juga dibentuk di
perusahaan perusahaan dan ikatan ahli tertentu.

I.STANDAR K3 PERKANTORAN
Standar K3 Perkantoran ditujukan untuk mencegah dan mengurangi penyakit akibat
kerja dan penyakit lain, serta kecelakaan kerja pada karyawan, dan menciptakan
perkantoran yang aman, nyaman dan efisien untuk mendorong produktifitas kerja.
Penerapan Standar K3 Perkantoran sendiri mencakup beberapa hal yaitu:
 Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah segala kegiatan untuk menjamin dan
melindungi keselamatan dan kesehatan karyawan melalu upaya pencegahan
kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.
 Perkantoran merupakan bangunan yang berfungsi sebagai tempat karyawan
melakukan kegiatan perkantoran baik yang bertingkat maupun tidak bertingkat.
 Definisi dari ergonomi adalah ilmu yang mempelajari interaksi kompleks antara
aspek pekerjaan yang meliputi peralatan kerja, tata cara kerja, proses atau sistem
kerja dan lingkungan kerja dengan kondisi fisik, fisiologis, dan psikis karyawan
untuk menyesuaikan aspek pekerjaan dengan kondisi karyawan dapat bekerja
dengan aman, nyaman, efisien dan lebih produktif.
(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2016 tentang
Standar Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Perkantoran)
Di era golbalisasi menuntut pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja
(K3) di setiap tempat kerja termasuk di sektor kesehatan. Untuk itu kita perlu
mengembangkan dan meningkatkan K3 disektor kesehatan dalam rangka
menekan serendah mungkin risiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat
hubungan kerja, serta meningkatkan produktivitas dan efesiensi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan/pekerja di sektor
kesehatan tidak terkecuali di Rumah Sakit maupun perkantoran, akan terpajan
dengan resiko bahaya di tempat kerjanya. Resiko ini bervariasi mulai dari yang
paling ringan sampai yang paling berat tergantung jenis pekerjaannya.
Dari hasil penelitian di sarana kesehatan Rumah Sakit, sekitar 1.505 tenaga kerja
wanita di Rumah Sakit Paris mengalami gangguan muskuloskeletal (16%) di mana
47% dari gangguan tersebut berupa nyeri di daerah tulang punggung dan pinggang.
Dan dilaporkan juga pada 5.057 perawat wanita di 18 Rumah Sakit didapatkan 566
perawat wanita adanya hubungan kausal antara pemajanan gas anestesi dengan
gejala neoropsikologi antara lain berupa mual, kelelahan, kesemutan, keram pada
lengan dan tangan.
Di perkantoran, sebuah studi mengenai bangunan kantor modern di Singapura
dilaporkan bahwa 312 responden ditemukan 33% mengalami gejala Sick Building
Syndrome (SBS). Keluhan mereka umumnya cepat lelah 45%, hidung mampat 40%,
sakit kepala 46%, kulit kemerahan 16%, tenggorokan kering 43%, iritasi mata 37%,
lemah 31%.
1. Aturan K3
Dalam Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, pasal 23
mengenai kesehatan kerja disebutkan bahwa upaya kesehatan kerja wajib
diseleng-garakan pada setiap tempat kerja, khususnya tempat kerja yang
mempunyai resiko bahaya kesehatan yang besar bagi pekerja agar dapat bekerja
secara sehat tanpa membahayakan diri sendiri dan masyarakat sekelilingnya,
untuk memperoleh produktivitas kerja yang optimal, sejalan dengan program
perlindungan tenaga kerja.
2. Hal-Hal Yang Berhubungan Pelaksanaan K3 Perkantoran
Ada beberapa hal penting yang harus mendapatkan perhatian sehubungan
dengan pelaksanaan K3 perkantoran, yang pada dasarnya harus memperhatikan
2 (dua) hal yaitu indoor dan outdoor, yang kalau diurai seperti dibawah ini :
 Konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya
terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanaannya.
 Jaringan elektrik dan komunikasi.
 Kualitas udara.
 Kualitas pencahayaan.
 Kebisingan.
 Display unit (tata ruang dan alat).
 Hygiene dan sanitasi.
 Psikososial.
 Pemeliharaan.
 penggunaan Komputer.
3. Permasalahan K3 Perkantoran Dan Rekomendasi Konstruksi gedung :
 Disain arsitektur (aspek K3 diperhatikan mulai dari tahap perencanaan).
 Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan
seperti asbes dll.
 Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan
warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.
 Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting
seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll.
(peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis
misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).
4. Kualitas Udara :
 Kontrol terhadap temperatur ruang dengan memasang termometer ruangan.
 Kontrol terhadap polusi
Pemasangan “Exhaust Fan” (perlindungan terhadap kelembaban udara).
Pemasangan stiker, poster “dilarang merokok”.
 Sistim ventilasi dan pengaturan suhu udara dalam ruang (lokasi udara masuk,
ekstraksi udara, filtrasi, pembersihan dan pemeliharaan secara berkala filter
AC) minimal setahun sekali, kontrol mikrobiologi serta distribusi udara
untuk pencegahan penyakit “Legionairre Diseases “.
Kontrol terhadap linkungan (kontrol di dalam/diluar kantor).
Misalnya untuk indoor: penumpukan barang-barang bekas yang
menimbulkan debu, bau dll.
Outdoor: disain dan konstruksi tempat sampah yang memenuhi syarat
kesehatan dan keselamatan, dll.
Perencanaan jendela sehubungan dengan pergantian udara jika AC mati.
Pemasangan fan di dalam lift.
5. Kualitas Pencahayaan (penting mengenali jenis cahaya) :
 Mengembangkan sistim pencahayaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan
untuk membantu menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman.
(secara berkala diukur dengan Luxs Meter)
 Membantu penampilan visual melalui kesesuaian warna, dekorasi dll.
 Menegembangkan lingkungan visual yang tepat untuk kerja dengan kombinasi
cahaya (agar tidak terlalu cepat terjadinya kelelahan mata).
 Perencanaan jendela sehubungan dengan pencahayaan dalam ruang.
 Penggunaan tirai untuk pengaturan cahaya dengan memperhatikan warna yang
digunakan.
 Penggunaan lampu emergensi (emergency lamp) di setiap tangga.
6. Jaringan elektrik dan komunikasi (penting agar bahaya dapat dikenali) :
Internal
* Over voltage
* Hubungan pendek
* Induksi
* Arus berlebih
* Korosif kabel
* Kebocoran instalasi
* Campuran gas eksplosif

Eksternal
* Faktor mekanik.
* Faktor fisik dan kimia.
* Angin dan pencahayaan (cuaca)
* Binatang pengerat bisa menyebabkan kerusakan sehingga terjadi hubungan pendek.
* Manusia yang lengah terhadap risiko dan SOP.
* Bencana alam atau buatan manusia.
7. Rekomendasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran
 Penggunaan central stabilizer untuk menghindari over/under voltage.
  Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal
ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.
 Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai
dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.
 Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.
8. Kontrol terhadap kebisingan :
 Idealnya ruang rapat dilengkapi dengan dinding kedap suara.
 Di depan pintu ruang rapat diberi tanda ” harap tenang, ada rapat “.
 Dinding isolator khusus untuk ruang genset.
 Hak-hal lainnya sudah termasuk dalam perencanaan konstruksi gedung dan tata
ruang.
9. Display unit (tata ruang dan letak) :
 Petunjuk disain interior supaya dapat bekerja fleksibel, fit, luas untuk
perubahan posisi, pemeliharaan dan adaptasi.
 Konsep disain dan dan letak furniture (1 orang/2 m?).
 Ratio ruang pekerja dan alat kerja mulai dari tahap perencanaan.
 Perhatikan adanya bahaya radiasi, daerah gelombang elektromagnetik.
 Ergonomik aspek antara manusia dengan lingkungan kerjanya.
 Tempat untuk istirahat dan shalat.
 Pantry dilengkapi dengan lemari dapur.
 Ruang tempat penampungan arsip sementara.
 Workshop station (bengkel kerja).

Hygiene dan Sanitasi :

Ruang kerja
 Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.
 Secara periodik peralatan/penunjang kerja perlu di up grade.

10. Toilet/Kamar mandi

 Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.
 Membuat petunjuk-petunjuk mengenai penggunaan closet duduk, larangan
berupa gambar dll.
 Penyediaan bak sampah yang tertutup.
 Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.
11. Kantin
 Memperhatikan personal hygiene bagi pramusaji (penggunaan tutup kepala,
celemek, sarung tangan dll).
  Penyediaan air mengalir dan sabun cair.
 Lantai tetap terpelihara.
 Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang.
Pengolahannya tidak menggunakan minyak goreng secara berulang.
 Penyediaan bak sampah yang tertutup.
 Secara umum di setiap unit kerja dibuat poster yang berhubungan dengan
pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.
12. Psikososial
 Petugas keamanan ditiap lantai.
 Reporting system (komunikasi) ke satuan pengamanan.
 Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh :
1) Budaya nrimo.
2) Sistem pelaporan macet.
3) Ketakutan melaporkan.
4) Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.
 Semua hal diatas dapat diatasi melalui pembinaan mental dan spiritual secara
berkala minimal sebulan sekali.
 Penegakan disiplin ditempat kerja.
 Olah raga di tempat kerja, sebelum memulai kerja.
 Menggalakkan olah raga setiap jumat.

13. Pemeliharaan
 Melakukan walk through survey tiap bulan/triwulan atau semester, dengan
memperhitungkan risiko berdasarkan faktor-faktor konsekuensi, pajanan dan
kemungkinan terjadinya.
 Melakukan corrective action apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan
ketentuan.
 Pelatihan tanggap darurat secara periodik bagi pegawai.
 Pelatihan investigasi terhadap kemungkinan bahaya bom/kebakaran/demostrasi/
bencana alam serta Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) bagi satuan
pengaman.

14. Aspek K3 perkantoran (tentang penggunaan komputer)

 Pergunakan komputer secara sehat, benar dan nyaman :
 Hal-hal yang harus diperhatikan :
 Memanfaatkan kesepuluh jari.
 Istirahatkan mata dengan melihat kejauhan setiap 15-20 menit.
 Istirahat 5-10 menit tiap satu jam kerja.
 Lakukan peregangan.
 Sudut lampu 45 derajat.
 Hindari cahaya yang menyilaukan, cahaya datang harus dari belakang.
 Sudut pandang 15 derajat, jarak layar dengan mata 30 – 50 cm.
  Kursi ergonomis (adjusted chair).
 Jarak meja dengan paha 20 cm
 Senam waktu istirahat.
15. Rekomendasi untuk Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran
 Perlu membuat leaflet/poster yang berhubungan dengan penggunaan komputer
disetiap unit kerja.
 Mengusulkan pada Pusat Promosi Kesehatan untuk membuat poster/leaflet.
 Penggunaan komputer yang bebas radiasi (Liquor Crystal Display).
16. Beberapa tips yang bisa diterapkan dalam penerapan budaya K3 di perusahaan:
1) Pembuatan kebijakan tertulis;
Kebijakan tertulis ini berupa penerapan kebijakan K3 berupa penyusunan
petunjuk pelaksanaan program untuk mencegah kecelakaan kerja di lapangan,
baik berupa pelatihan, cek kesehatan, maupun pelaporan; serta adanya
pengukuran kinerja terhadap pelaksanaan program-program K3 dari manajemen
2) Komunikasikan kepada karyawan
Visi misi yang mencakup K3 harus dikomunikasikan ke semua karyawan,
bahkan ke mitra kerja. Aturan serta SOP harus disosialisasikan dan dipastikan
semua karyawan paham benar apa yang menjadi tanggung jawab, kewajiban,
serta haknya dalam keselamatan kerja.

3) Pelaporan Inseden dan kecelakaan

Tekankan kepada karyawan bahwa pelaporan insiden kerja atau keceleakaan
sangat penting dilakukan, bahkan yang belum terjadi atau hampir celaka (near
miss). Hal ini sebagai bahan untuk antisipasi adanya insiden kedepannya.

4) Sediakan wadah komunikasi untuk pelaporan insiden kecelakaan

Jika perusahaan anda adalah perusahaan besar dengan ratusan karyawan, tentu
dibutuhkan sebuah wadah untuk menampung keluhan dan pelaporan insiden K3
yang terjadi di perusahaan. Pemanfaatan teknologi mobile kini bisa diterapkan
untuk mewadahi pelaporan segala insiden kecelakaan di perusahaan, dengan
aplikasi Cared dari Gamatechno. Aplikasi ini merupakan sistem informasi yang
dikembangkan khusus guna mempermudah pemantauan keselamatan publik
hingga mengidentifikasi lokasi bencana berdasarkan data geospasial yang dikirim
oleh penggunanya melalui perangkat mobile. Sistem cared memungkinkan
pemilik sistem dalam hal ini perusahaan untuk menentukan strategi mitigasi
maupun aksi tanggap darurat.
Perangkat mobile yang diakses setiap hari oleh karyawan bisa dimanfaatkan
menjadi alat untuk pelaporan insiden maupun kecelakaan yang terjadi. Tim
manajemen juga dimudahkan dalam mengevaluasi laporan-laporan yang masuk
melalui dashboard yang disediakan, sehingga bisa mempercepat proses
pengambilan keputusan terkait keamanan dan keselamatan kerja karyawan.
J. Ergonomi di Perkantoran
Ergonomi berasal dari dua kata, yaitu ergos yang berarti “kerja” dan nomos yang berarti
”aturan”. Jika kedua kata tersebut digabungkan menjadi ergonomi, berarti ilmu yang
mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan.
Ergonomi adalah ilmu yang memelajari mengenai sifat dan keterbatasan manusia yang
digunakan untuk merancang sistem kerja, sehingga sistem tersebut dapat bekerja dengan
baik. Dapat pula dikatakan bahwa aplikasi ilmu ergonomi adalah membentuk kondisi yang
EASNE yaitu efektif, aman, sehat, nyaman dan efisien
Sesuai dengan prinsip ergonomi manusia dalam bekerja akan selalu berinteraksi dengan
peralatan dan lingkungannya. Karena itu, bidang ergonomi mencakup berbagai disiplin
ilmu, seperti biomekanik, anatomi, antropologi, rekayasa, desain, organisasi, juga
komunikasi.
Dalam hal komunikasi di kantor misalnya, perlu diperhatikan tidak hanya komunikasi
orang dengan orang, melainkan juga komunikasi orang dengan peralatan kerja. Sudah
menjadi keharusan, setiap pegawai baru diperkenalkan dengan lingkungan sekitarnya baik
itu atasan, rekan kerja, maupun bawahnnya.
Disamping itu, jangan lupa pula untuk memberitahu cara menggunakan peralatan kerja
seperti komputer, telepon, mesin faksimile, dan lain-lain sebagai bentuk perkenalan orang
dengan peralatan. Termasuk denah ruangan kerja dan gedung perkantoran secara
keseluruhan.
Lebih lengkap tentang pengertian Ergonomi dapat dilihat sebagai berikut.
 Menurut Eko Nurmanto, ergonomi adalah studi tentang aspek-aspek manusia
dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi,
enginering, managemen, dan desain/perancangan.
 Menurut Manuaba, ergonomi adalah salah satu upaya dalam bentuk ilmu,
teknologi dan seni untuk menyerasikan peralatan, sistem, organisasi, dan
lingkungan, keahlian dan keterbatasan manusia sehingga tercapai suatu kondisi
dan lingkungan yang sehat, aman, nyaman, dan efisien dan produktif melalui
pemanfaatan fungsional tubuh manusia secara optimal dan maksimal.
 Menurut ILO (International Labour Organization), ergonomi adalah penerapan ilmu
biologi manusia sejalan dengan ilmu rekayasa untuk mencapai penyesuaian
bersama-sama antara pekerjaan manusia secara optimal dengan tujuan agar
bermanfaat demi efisiensi dan kesejahteraan.
 Menurut Dr. Anies M. Kes., ergonomi adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari
masalah manusia dalam kaitan dengan pekerjaannya atau satu upaya dalam
bentuk ilmu, teknologi dan seni untuk menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan,
sistem organisasi dan lingkungan dengan kemampuan, keahlian serta keterbatasan
manusia sehingga tercapai satu kondisi dan lingkungan yang aman, nyaman,
efisiensi dan produktif melalui pemanfaatan fungsional tubuh manusia secara
optimal dan maksimal.
Secara garis besar tujuan ergonomi antara lain adalah.
1. Meningkatkan keselamatan kerja dari bahaya cidera dan penyakit akibat kerja.
2. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental dengan adanya kenyamanan dan
kondisi lingkungan kerja.
3. Menambah keseimbangan antara aspek teknis, antropologis, dan ekonomis dari
sistem budaya kerja sehingga tercapai kualitas kerja yang produktif.
4. Meningkatkan kualitas kerja yang efektif dan efisien.
5. Menciptakan dan membudayakan jaminan sosial selama masa kerja produktif.

Manajemen ergonomi dapat diterapkan pada perkantoran untuk mencegah terjadinya

berbagai keluhan kesehatan. Keluhan-keluhan yang sering muncul berkaitan dengan
posisi kerja di kantor yang tidak ergonomi antara lain :
1. Sakit kepala
2. Mata kering dan terasa pegal (Dry eyes, asthenopia)
3. Nyeri leher, neck stiffnes
4. Spasme otot bahu, frozen shoulder
5. Carpal Tunnel Syndrome; kesemutan, baal atau nyeri pada pergelangan tangan
sampai dengan jari-jari tangan
6. Sakit pinggang dan punggung bawah; Low back pain
Diharapkan dengan memberlakukan ergonomi di tempat kerja (perkantoran) dapat
menghindarkan pegawainya dari kecelakaan yang dapat terjadi di suatu kantor. Untuk
itu ada setidaknya ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang pegawai pada saat
akan bekerja yakni:
1. Cara Duduk yang Benar
Ada beberapa prinsip yang berhubungan dengan cara duduk yang baik, diantaranya
yaitu.
1)Posisi duduk pada otot rangka,
2)posisi duduk pada tulang belakang, dan posisi duduk pada pinggang hendaknya harus
dapat ditahan oleh sandaran kursi agar terhindar dari nyeri dan cepat lelah.
3)Posisi kaki harus berada pada alas kaki yang dapat bebas bergerak dan fleksibel.
4)Posisi duduk harus relaksasi sehingga tekanan tulang belakang tidak meningkat dan tidak
menjadi kaku.

cara duduk yang benar

 Contoh pekerja yang lebih dominan bekerja dengan posisi duduk adalah: sekretaris,
operator telepon, pilot pesawat terbang, penulis/pengarang buku, pembatik, dan
lain-lain.

2. Cara Berdiri
Bekerja dengan posisi berdiri terus-menerus akan mengakibatkan penumpukan darah
dan berbagai cairan tubuh pada kaki, hal ini akan bertambah parah bila berbagai bentuk
dan ukuran sepatu yang tidak sesuai dengan ukuran kaki. Seperti pramuniaga, dokter
gigi, atau penjaga tiket, pasti memerlukan sepatu ketika bekerja, apabila sepatu tidak pas
(sempit) maka jari kaki, mata kaki dan bagian telapak kaki akan bengkak.
Untuk itu diperlukan sepatu ergonomis. Sepatu yang baik adalah sepatu yang dapat
menahan kaki, bukan kaki yang direpotkan untuk menahan sepatu. Ukuran sepatu harus
lebih longgar dari ukuran telapak kaki demi menghindari kaki cepat lelah.

duduk dan berdiri yang benar

3. Cara Mengetik yang benar
Mengetik merupakan aktifitas yang paling sering dilakukan oleh seorang
pegawai administrasi kantor/sekretaris, namun tidak semua pegawai administrasi kantor
dapat mengetik dengan benar dan cepat, karena untuk mengetik dengan cepat dan benar
memerlukan latihan dan pengetahuan tentang komputer itu sendiri.
Mengetik sistem buta (blind system) atau mengetik 10 jari tentu saja lebih cepat
dibanding dengan mengetik 2 jari, adapun mengetik dengan blind system ini akan
mudah di kuasai jika seorang sekretaris sering mempraktekannya, adapun cara
mengetiknya adalah sebagai berikut.

Perhatikan denah KEYBOARD beserta tugas setiap masing-masing jari:

Setelah jari-jemari anda diletakan pada key board diatas maka fungsi jari-jari
tersebut dapat kamu lihat sebagai berikut.
 Kelingking kiri berfungsi untuk menekan tombol Q, A, Z
 Jari manis kiri berfungsi untuk menekan tombol W, S, X
 Jari tengah kiri berfungsi untuk menekan tombol E, D, C
 Jari telunjuk berfungsi untuk menekan tombol R, F, V dan T, G, B
 Ibu Jari berfungsi untuk menekan tombol Spasi
 Kelingking kanan berfungsi untuk menekan tombol P, : , ; , ? , /
 Jari manis kanan berfungsi untuk menekan tombol O,L, (.)
 Jari tengah berfungsi untuk menekan tombol I, K, (,)
 Jari telunjuk berfungsi untuk menekan tombol U, J, M
 Ibu Jari berfungsi untuk menekan tombol spasi

Akibat Yang Timbul Karena Tidak Menerapkan Ergonomi

Lalu bagaimana jika suatu kantor tidak menerapkan fungsi Ergonomi yang baik,
maka akan menimbulkan beberapa akibat negatif bagi para pegawai yang bekerja di
suatu perusahaan, jika pegawai merasa tidak nyaman bekerja di perusahaan maka
hasilnya kinerja perusahaan secara menyeluruh juga akan terkena imbasnya. Berikut ini
beberapa efek negatif bagi karyawan yang tidak menerapkan ergonomi diperusahaan:
1) Kelelahan, pegawai yang bekerja secara terus menerus dan tidak mengabaikan waktu
istirahat, mengabaikan cara mengetik yang baik, duduk sembarangan akan rentan
 mengalami kelelahan. Tata letak kursi yang terlalu pendek atau terlalu tinggi akan
membuat mengetik menjadi tidak nyaman.
2) Kejenuhan, selain lelah hal lain yang sering terjadi pada pegawai karena tidak
mengindahkan ergonomi pada saat bekerja adalah perasaan jenuh. Perasaan ini
dapat membuat pegawai mengalami penurunan kinerja. Rasa jenuh dapat terjadi
karena pengaturan ruangan selalu sama setiap waktu.
3) Penyakit, penyakit dapat timbul karena lelah yang terus menerus tanpa ada
pengobatan. Melihat layar komputer secara terus menerus awalnya akan membuat
mata lelah, jika kelelahan itu dibiarkan terus menerus maka dapat menimbulkan
kerusakan pada mata. Hal tersebut dapat terjadi pada bagian tubuh yang lain, baik
itu pinggang, kaki, leher, maupun kepala.
4) Kematian, kematian merupakan tingkat paling ekstrim akibat tidak menerapkan
ergonomi di
perusahaan. Penggunaan peralatan beresiko tinggi secara tidak benar dapat
mengakibatkan resiko fatal bagi pekerja. Misalnya jika penggunaan mesin-
mesin produksi di pabrik tidak sesuai prosedur perusahaan, hal ini akan
membahayakan operator mesin pabrik.

Ergonomi berasal dari kata Yunani, Ergos berarti kerja dan Nomos yang berarti aturan.
Jadi ergonomi adalah suatu aturan atau norma yang terdapat dalam sistem kerja.
Ergonomi diperlukan karena setiap aktivitas atau pekerjaan yang tidak dilakukan secara
ergonomi akan berakibat tidak nyaman, biaya operasional tinggi, kecelakaan kerja dan
penyakit akibat kerja meningkat. Akibatnya perfomansi kerja menurun sehingga
menyebabkan penurunan efisiensi dan daya kerja.
4. Panduan bekerja di kantor secara ergonomi:
a. Posisi ergonomi menggunakan keyboard
 Pekerja kantor yang menggunakan keyboard harus menjaga pergelangan
tangan pada posisi yang benar, yaitu, antara tangan dengan bahu harus
lurus.
 Tangan boleh lebih rendah daripada bahu, pergelangan tangan tidak boleh
menggantung, keyboard harus diletakkan lebih rendah, serta tangan dijaga
supaya lebih rendah dari siku.
 Lebih baik mempergunakan penyangga pergelangan tangan untuk menopang
pergelangan tangan.

1.1 GAMBAR POSISI TANGAN YANG BENAR PADA KEYBOARD

 Beristirahat secara teratur setiap 15-20 menit dengan menekuk dan

meluruskan pergelangan tangan
 Gunakan penyangga mouse dan atau keyboard untuk kenyamanan pergelangan
tangan
 Jangan menempatkan keyboard pada posisi lebih tinggi atau lebih rendah
daripada siku tangan
 Duduklah dengan tegak
 Jagalah agar tangan selalu hangat

b. Ergonomi tubuh yang tepat dalam mengoperasikan computer

Cara duduk yang benar dan baik serta posisi tangan pada saat menggunakan
keyboard atau mouse harus sesuai.
 Jarak Pandang antara mata dengan komputer minimal 60 cm
 Pandangan antara mata ke monitor harus mengarah sedikit ke bawah atau
sekitar 5-15° lebih rendah dari posisi horizontal pandangan mata
 Usahakan menghindari pantulan lampu atau cahaya yang masuk ke monitor

 Posisi tangan di atas keyboard harus membentuk sudut 90 derajat begitu juga kaki
 Atur bangku sehingga posisi tangan menjadi sejajar dengan meja ketika
menggunakan keyboard
 Jangan menggunakan komputer tanpa henti lebih dari 2 jam. Usahakan untuk
berdiri, dan melakukan peregangan pada bagian leher, bahu, tangan dan
punggung. Berjalanlah sebentar secara periodik sebelum melanjutkan pekerjaan
 Gunakan penyangga kaki bila diperlukan
 Gunakan kursi yang dapat menyangga posisi punggung
 Luangkan waktu setiap 20 menit untuk mengalihkan pandangan dari monitor
dan melihat jauh, bisa melihat pepohonan atau lingkungan luar, atau beranjak
dari tempat anda menggunakan komputer

Tugas Individu :
Jelaskan Kembali Materi tentang K3 secara lisan!
 BAB IV
MENGANALISIS PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE
SUPLIES)

A. Pengertian Peralatan/Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
Perbekalan kantor (office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya
sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan
biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa
masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
 Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;
 Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
 Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
 Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. Jenis Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

1. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :
1) Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS,
kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik
transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
2) Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas
lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting,
pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
3) Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
a. Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
b. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan
dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
c. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke
perusahaan.
d. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
2. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :
1) Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya
satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama.
 Contoh :
No Nama No Nama
1 Ordner 13 Stabillo
2 Stopmap 14 Spidol
3 Snelheckter 15 Staples
4 HVS/ Hout vrfy schrief 16 Tinta
5 Kertas tembusan 17 Lem
6 NCR paper 18 Isolasi
7 Kertas linen 19 Correction pen
8 Formulir/blangko 20 Pen sheet/stylus
9 Pulpen 21 Tippe ex
10 Pensil 22 Cap tanggal
11 Peraut pensil 23 Buku alamat
12 Penghapus 24 Buku telepon

2) Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.
Contoh :
No Nama No Nama
1 Stapler 6 Perpurator
2 Stapler Remover 7 Letter opener
3 Penggaris 8 Timbangan Surat
4 Paperclip 9 Speindel file
5 Binderclip 10 Gunrting

Macam-macan kegunaan kertas yang sering digunakan di kantor

No. Nama Kertas Kegunaan Untuk Ciri-ciri khusus

1 Kertas HVS Mengetik 1-3 lembar Tebal, agak mengkilat
2 Kertas Doorslag Mengetik lebih 6 lembar Tipis
3 Kertas Koran Stensil, Koran, pembungkus Agak kasar
4 Kertas Minyak Membungkus barang Tipis, kuat, mengkilat
berminyak
5 Kertas copy Fotocopy Tebal, agak mengkilat
6 Kertas Kaca Amplop berjendela Tipi mengkilat tembus cahaya
7 Kertas linen Amplop Kuat, mengkilat
8 Kertas buffalo skin Amplop undangan Kuat, warna abu-abu
Cover buku, map,
9 Karton manila folder,Stofmap, Kuat tebal
Snelhechter
10 Kertas telstrook Mesin hitung Agak kasar
Halus mengandung minyak,
11 Kertas kalkir Gambar tembus pandang
 Ukuran dan berat kertas yang dipakai di kantor-kantor :
1. Folio berukuran 215,9 x 330 mm
2. Kuarto berukuran 215,9 x 279,4 mm
3. Memo berukuran 215,9 x 165 mm
4. A4 berukuran 210 x 297 mm
5. A5 berukuran 148 x 210 mm
6. A6 berukuran 105 x 148 mm
7. A7 berukuran 74 mm x 105 mm
8. Dalam menyebut kualitas kertas digunakan istilah HVS 60 garam, Koran 40 dan lain-lain artinya
bahwa 1 lembar plano (65 x 100 cm), beratnya perlembar 60 gram, tidak berarti perlembar kertas
HVS beratnya 60 gram.
9. Sampul resmi /amplop persegi panjang (kabinet) ukuran 22 x 10 cm untuk surat yang diketik pada
kertas ukuran folio dan kuarto
10. Sampul surat persegi pendek, ukuran 15 x 12 cm, digunakan untuk surat memo atau nota dinas

C. Tata Cara Pemilihan Paralatan/Perlengkapan Kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni :
1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat
dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga
bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak
perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling
efektif.
2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan
Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga
penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting
terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.
3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya
Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting
dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam
keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini
biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa
diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik.
Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung
pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas
kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar
menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk
pekerjaan kantor yang produktif lainnya.
4. Fleksibilitas Penggunaannya
Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai
penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari
 mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan
dalam kantor. Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari
peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara
efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan Penanaman Modal
Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting.
Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan
dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan. Artinya,
pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan
atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok.
6. Kemampuan Kesatuan
Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu
untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien.
7. Nilai Keindahan
Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih
perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor
pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan
dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data
yang bisa dihitung secara matematis.
Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh
dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat
mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para
pegawai -pegawainya.
Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai
alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong
rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan
para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara
efiesien.
8. Preferensi Pegawai
Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan
kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat
menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan.
9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai
Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini
mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai
jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah - masalah
terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan
dan mesin kantor yang ada.
10. Ramalan Mengenai Beban Pekerjaan
Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai
kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat
memenuhi kebutuhan yang akan datang.
 Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula
diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali
sangat sulit dilakukan.
11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha
Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa
mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor.
Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan,
maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar.
Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih
sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan
sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan
menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan.
12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik
Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang
lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah
ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan
tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan
kegiatan manajemen.
Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -
salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi
semakin tidak efisien.

D. Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :
1) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang
dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
2) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar- benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta
ada dalam gudang).
3) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan
persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit
pemakai.
5) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik
secara administrasi maupun secara fisik.
7) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara
yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
E. Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.
Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri.
Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang
terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor
tentang apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling
penting adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik
Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk
dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan
pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga. Yang
pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan perlahan
dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang
terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara
tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.
Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik.
Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang
mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik
untuk alat tulis kantor terbaik. Dalam melakukan pembelian dan pemilihan peralatan kantor
hendaknya memperhatikan:
a. perhatikan Harga
b. kebutuhan kantor
c. efektifitas peralatan
d. Multifungsi dan fleksibel
e. Kebersihan peralatan

F. Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1. Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli
Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah
namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya
banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut
benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa
yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.

No Kode Nama Barang Tipe Spesifikasi merk Jumlah

1 02-03-17-02-23-00 Amplop coklat 27,5 x 43 cm JAYA 2 box
2 02-04-44-00-72-32 Bateray Calkulator fx-992 Casio 10 buah

2. Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss
ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah
 disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan
printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak
diperlukan untuk dibeli.
3. Pilihlah teman berbelanja anda
Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja
seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya
akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak,
anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.
4. Perhatikan timing dalam membeli alat kantor
Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik,
sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.
5. Mencari toko alat kantor
Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada
didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar
nama-nama toko alat kantor tujuan anda.
6. Perhatikan penawaran dari supplier sendiri
Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk
alat kantor tersebut karena ada jaminannya. Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli
alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-
sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya.
Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat
anda bekerja.
Jenis Prosedur Pengadaan Peralatan/Perlengkapan kantor : Prosedur pelelangan umum,
Prosedur pembelian tunai dan Prosedur pembelian dengan pemilihan langsung

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor

Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai,
seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat
menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli
perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus
diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni :
 Harus dapat menghemat ruang lantai
 Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
 Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan
 Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa
dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah kesehatan.
 Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu
Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar
daripada perabot yang terbuat dari logam.

TUGAS PRAKTIK
Anda adalah seorang Kepala Gudang yang bekerja di PT. Jaya Perkasa. Pada hari ini Anda
diminta untuk membuat Daftar Permintaan barang, dengan jenis barang-barang sebagai berikut :
Kebutuhan Jumlah
Ballpoint boxy hitam 2 ½ lusin
Catridge HP Laser Jet 2000 1 unit
Block Note A5 bergaris 28 buah
Map Karton 28 buah
Karet penghapus Staedler 28 buah
Kertas HVS 2 rim
Lem Kertas Glukol 500 gr 1 box
Kertas Bergaris double folio 1 rim
Pensil Staedler 2b 1 pak
OHP Pen Fine 4 warna 1 set
OHP Transparan 3M 1 box
Stapler 1 box
Staples 1box

Buatlah seperti format dibawah ini

KOP
DAFTAR PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
KANTOR
No : …..
Harap diberikan seperti tersebut didalam daftar berikut ini
untuk kepentingan : Membuat laporan Kegiatan Tata Usaha

BAB V
MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR
(OFFICE MACHINE)

A. Definisi Mesin-Mesin Kantor

Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih
dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa
dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor,
sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.
Kantor mempunyai empat pengertian yaitu:
1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas
usaha pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris "office" bisa berarti:
1. Kewajiban, tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas
usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.
Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang
Indonesia bila mengatakan kantor adalah:
1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan
2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
4. Jabatan, dinas
5. pusat atau tempat usaha.
Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat
disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat,
personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work
merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu
pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry,
pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control pinpinan.
Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah
pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis
karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas
karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas.
Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke
dalam bahasa Indinesia denga satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan
sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang
informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai
berikut:
1. Menghimpun
Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang
dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke
dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan
video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat,
dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.
3. Mengolah
Mengolah adalah kegiata untuk mengubah inforasi atau data ke dalam bentuk yang
mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi
kepentingan lembaga.
4. Menggandakan
Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah
berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu
lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai
pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun
dengan alat-alat komunikasi lainnya.
6. Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan
berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris,
elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga
mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah
computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.
B. Alasan Penggunaan mesin kantor
Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1) Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2) Jenis mesin hendaknya praktis.
3) Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4) Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5) Mutu mesin harus baik.
6) Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7) Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8) Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9) Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10) Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.
Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat
dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut :
a. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam
bentuk serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah)
membosankan orang yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulir-
formulir dengan mesin stensil.
b. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat
besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.
c. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya pembuatan
surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga
pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan
mesin cetak.
d. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.
e. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak
manusia bisa terjadi kesalahan.
Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi
pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung,
menjumlahkan, mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data.
Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah :
a. Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
b. Pekerjaan yang berat bagi manusia
c. Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
d. Hasil pekerjaan yang berformat rapi
e. Pekerjaan yang harus teliti
Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui
tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.
Keuntungan penggunaan mesin kantor:
1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2) Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3) Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
4) Memudahkan pengawasan.
5) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
6) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
7) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
8) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugian penggunaan mesin kantor:
1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi
2) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.
5) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

C. Dampak Perkembangan Mesin-Mesin Kantor

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan
ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :
1. Elektronis
2. Multifungsi
3. Pengoperasiannya mudah dan simpel
4. Tenaga listrik yang digunakan kecil
5. Harga relatif murah
6. Ukuran fisik semakin kecil
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi
8. Cara kerjanya otomatis
Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak positif
terhadap:
1. Tenaga Kerja
 Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat
 Kedisiplin dan gairah kerja meningkat
 Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan
 Pendapatan tenaga kerja meningkat
2. Prosedur Kerja
 Semakin mudah
 Semakin lancar
 Semakin sederhana
 Semakin efisien
 3. Hasil Kerja
a) Kualitas kerja meningkat
b) Standar mutu tertentu dapat terpenuhi
c) Keseragaman dan keragaman bentuk, jenis, ukuran produk sangat akurat
d) Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran pada umumnya dirasakan sekali
terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut
1) Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada
2) Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit
3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan
4) Menambah suara gaduh sehingga menggangu pegawai lainnya.
5) Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
6) Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan
biaya.
Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan
pengadaan pelatihan tenaga kerja.

D. Klasifikasi Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat
diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor
1. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau
tenaga murni.
b. Mesin Listrik
Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada
eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan
dengan tenaga listrik.
b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau
menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
3. Fungsi
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:
a. Mesin penghimpun data atau informasi
 Mesin penjilid (binding machine)
 Stapler (hect machine)
b. Mesin pemisah
 1) Mesin pembuka surat (letter opener)
2) Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
3) Mesin pelubang kertas (punch card machine)
4) Mesin penghancur dokumen (shredder)
5) Asahan pensil (pencil sharpener)
c. Mesin pencatat data atau informasi
1) Mesin dikte (dictating machine)
2) Mesin tik (typewriter)
3) Mesin penomor (numbering machine)
4) Mesin pencetak perangko (franking machine)
5) Stampel (time dan date stamps)
6) Pencatat uang kas (cash register)
7) mikrofilm
d. Mesin pengolah data
1) Mesin jumlah (adding machine)
2) Mesin hitung (calculating machine)
3) Komputer
e. Mesin pengganda
1) Mesinstensil (stencil duplicator)
2) Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
3) Mesin fotokopi
4) Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
5) Mesin offset
f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
1) Telepon
2) Telex
3) Faksimile
4) Modem
5) Intercom
6) Radio paging
7) Teleprinter
8) Telefoto
9) Telecopier
10) Handy talky (HT)
11) PBMX / PABX (switch board)
g. Mesin untuk menyimpan
1) Mikrofilm
2) Mesin penghancur kertas
3) Pelubang ketas (perforator)
4) Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
5) Mobile Filling System
6) Flopy disk
7) Hard disk
8) Compact disk
9) Flash disk
10) Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin
penyaman, sebagai berikut:
a. Mesin Pengaman
CCTV (Close Circuit Television)
Pengaman data
Mesin penyimpan uang (brankas)
Peti uang (Cash box)
Micro film
Mesin laminating Alarm
ATM
b. Mesin Penyaman
Kipas angin (FAN)
Air Conditioner (AC)
Loudspeaker
Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
Air Curtain (Tirai Udara)
Vacum Cleaner
 PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR

A. MESIN PENGHIMPUN DAN PEMISAH

1. Mesin Jilid (Binding Machine)
Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. Berdasarkan
jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:
1. Mesin penjilid buku
2. Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)
Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:
1. Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)
2. Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)
2. Stapler (Hecht Machine Stapler)
Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler.
Berdasarkan bentuk dan kemampuannya, penjepret kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal bisa menjepret kertas 10 lembar)
2. Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20 lembar)
3. Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150 lembar)
3. Pembuka Isi Stapler (Stapler Remover)
Pembuka isi stapler ada dua jenis, yaitu model tarik dan model tekan
4. Pembuka Surat (Letter Oppener)
Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul.
Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua :
a. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.
b. Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)
Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis.
5. Pelubang Kertas (Punched Card Machine/Perforator)
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga.
a. Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu
perpustakaan dan lain-lain.
b. Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelhechter.
c. Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukkan dalam binders ring.
6. Mesin Pemotong Kertas (Paper Cuter/Guillotine)
Ada dua jenis pemotong kertas yang masing-masing dibedakan berdasarkan ketebalannya.
 a. Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan paper cutter dan berfungsi untuk memotong rata
pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm.
Paper cutter, ukurannua lebih kecil dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15
lembar, plastic sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.
7. Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam
yaitu:
1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa
kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
dalam bentuk microfilm.

B. MESIN PENGOLAH DATA

1. Mesin Jumlah
Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -, x) sederhana. Dari
segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin jumlah manual dan mesin
jumlah listrik.
1) Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer) dan engkol (handle).
2) Mesin jumlah listrik memiliki ciri-ciri
a. komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis
b. tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
c. kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm
d. tanpa tombol on of
e. pada monitor hanya tampak jumlah digit.
Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan pencetak (printer).
2. Mesin Hitung
Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu mesin hitung
manual (manual calculating machine), mesin hitung listrik (electric calculating machine), dan
mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine).
1) Mesin hitung manual digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi
hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.
Ciri-ciri mesin hitung manual:
a. Digerakkan oleh tangan manusia dengan menggunakan engkol (handle)
b. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis
c. Operasi hitung ditampilkan pada 3 register
d. Tidak mencetak hasil perhitungan
2) Mesin hitung listrik hanya bisa melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian
dan pembagian
Ciri-ciri mesin hitung listrik:
 a. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
b. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
c. Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm
d. Tanpa tombol on off
e. Indicator berfungsi untuk menunjukkan banyaknya digit dan sisa pengurangan
f. Tombol memori, pencetek subtotal dan total otomatis
g. Tombol khusus yang berfungsi untuk perkalian berantai dan perkalian dengan bilangan
negatif.
3) Mesin hitung elektronik memiliki fungsi sama dengan mesi hitung manual dan elektrik.
Kelebihan mesin ini dapat melakukan perhitungan lain (khusus) dalam bidang matematika,
statistic maupun perhitungan-perhitungan bisnis.
Ciri-ciri mesin hitung elektronik:
a. Tenaga penggeraknya menggunakan sinar matahari, baterai maupun listrik
b. Komponen dan cara kerja mesinnya bersifat elektronis
c. Hasil perhitungan (output) tapak pada display maupun pada kertas hitung
d. Hasil perhitungan cepat dan mudah dilakukan
e. Bentuknya kecil dan ringan.
3. Komputer
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan
menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan
perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media
komunikasi. Komputer dapat digolongkan menjadi tiga segi, yaitu:
1) Segi pegolahan data
a. Komputer analog, dibuat untuk mengolah data kualitatif, isalnua untuk pengukuran berat,
letak tempat, perhitungan kecepatan suara dan lain-lain.
b. Komputer digital, dibuat untuk mengolah data kuantitatif, biasanya berupa angka (numerik),
huruf (alphabetic) dan keduanya (alphanumeric), biasa digunakan untuk bisnis dan ilmu
pengetahuan
c. Komputer hibrid, digunakan untuk mengilah data baik kualitatif maupun kuantitatif.
2) Segi penggunaan
a. Special purpose, secara khusus digunakan untuk masalah tertantu dan tidak dpat digunakan
untuk memecahkan masalah lainnya
b. General purpose, digunakan untuk seluruh masalah umum
3) Segi kemampuan
Dari segi kemampuan komputer dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:
a. Komputer ukuran kecil, 16 k byte-1mega byte (micro komputer/personal komputer)
b. Komputer ukuran sedang, 128 k byte-8mega byte (mini komputer)
c. Komputer ukuran besar, 256 k byte-16 mega byte (main frame)
Komputer memiliki keunggulan dari segi kecepatan, keandalan dan ketelitian. Dikatakan
 cepat karena bisa memproses pengolahan data sampai seperseribu detik (mili detik) bahkan lebih
cepat lagi untuk komputer terbaru, dikatakan andal karena tidak mengenal lelah walaupun
digunakan setiap waktu, dan dikatakan teliti karena mempunyai ketahanan lebihj baik dari
manusia, maka komputer memiliki ketelitian yang sangat tinggi.
Selain itu komputer juga memiliki kelemahan yaitu:
1) Adanya radiasi computer
2) Memerlukan pemakai yang andal
3) Memerlukan daya listrik cukup besar
4) Memerlukan perawatan rutin.
Secara garis besar, komputer memiliki komponen-komponen yaitu monitor, CPU (central
processing unit) Flopy disk, keyboard, switch on off dan lampu kontrol.

C. MESIN PENCATAT DATA

1. Mesin Penomor (Numbering Machine)
Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir,
dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:
1) Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam
digit.
2) Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.
2. Mesin Tik (Type Writer)
Mesin tik dapat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut:
a. Berdasarkan mekanisme (cara kerja)
1) Manual, cara kerja mesin tik masih menggunakan tenaga tangan manusia
2) Mesin tik elektris(listrik), cara kerja mesin menggunakan tenaga listrik
untuk mengoperasikannya
3) Mesin tik elektronis, pengoperasiannya dengan menggunakan tenaga listrik dan
komponen elektronis yang lain
b. Berdasarkan ukuran body
1) Mesin tik ukuran standar, mempunyai gandaran panjangnya lebih dari 13 inci dan
dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran double folio.
2) Mesin tik ukuran semi standar, panjang gandarannya sekitar 13 inci dan dapat digunakan
untuk mengetik kertas yang berukuran 1.5 folio.
3) Mesin tik ukuran portable, panjang gandarannya sekitar 10 inci dan hanya dapat
digunakan untuk mengetik kertas ukuran folio.
c. Berdasarkan pencetak huruf (typing element)
1) Batang huruf (type block), pencetak huruf pada mesin ini berbentuk batang yang diberi
balok pada ujungnya. Biasanya tipe ini digunakan dalam mesin tik manual.
2) Bola huruf (font ball), pencetak huruf mesin ini berbentuk bola. Biasanya pencetak tipe
ini digunakan untuk mesin tik listrik (elektrik typewriter)
 3) Roda huruf (daisy shell), pencetak huruf ini berbentuk roda huruf. Biasanya digunakan
dalam mesin tik elektronik (electroniv typewriter)
d. Berdasarkan susunan tuts
1) Mesin tik ideal, mesin tik ini dibuat berdasarkan bentuk, pola dan cara menulis huruf di
negara- negara yang menggunakannya. Misalnya mesin tik Arab dan mesin tik Jepang.
2) Mesin tik universal, mesin tik ini dibuat menurut ketentuan internasional sehingga mesin
tik ini dapat digunakan di seluruh dunia.
e. Berdasarkan gandaran (carriage)
1) Mesin tik menggunakan kait, perpindahan baris dapat dilakukan dengan cara menekan kait
yang ada di sebelah kiri gandaran.
2) Mesin tik non carriage (tidak menggunakan gandaran), biasanya digunakan pada mesin
tik elektronik. Perpindahan baris dilakukan secara otomatis hanya dengan menekan
tombol.
f. Berdasarkan ukuran huruf
1) Pica, setiap inci memuat 10 huruf, angka maupun tanda baca
2) Elite, setiap inci memuat 12 huruf, angka maupun tanda baca
3) Micro, setiap inci memuat 15 huruf, angka maupun tanda baca
4) PS (Propotional Spacing), setiap inci memuat 20 huruf, angka maupun tanda baca
3. Mesin Pencetak Perangko (Franking Machine)
Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya yaitu:
a. Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat (dalam negeri maupun
luar negeri)
b. Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi kerana hilang atau rusak
c. Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membasahi, menempel serta tanpa
cap di kantor pos
d. Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan promosi yang
bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya.
4. Pencatat Uang Kertas (Cash Register)
Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu cash register
listrik dan cash register elektronik.

D. MESIN PENGGANDA
Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi.
Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan
tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik)
1. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas
seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:
 1)Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
2)Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3)Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4)sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5)ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)
Komponen mesin stensil manual:
1) Silinder tinta (ink cylinder)
2) Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)
3) Kain penyaring tinta (ink screen)
4) Plat baja (steel band)
Kerangka mesin
a. Pintu tinta (inker door)
b.Pompa tinta (ink pump)
c. Alat penghitung (counter)
d.Pengatur tinta (ink control)
e. Engkol (handle)
f. Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
g.Pengungkit pencetak (print lever)
h.Pengatur pemasukan kertas (feed contril)
Penutup mesin
a. papan kertas (feed bord)
b.penahan kertas (back guide)
c. papan penerima (receiving board)
d.penuntun kertas (paper guide)

2. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau
ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).
Ciri-ciri mesin stensil spiritus:
1)Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2)Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3)Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelican
b.Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4)Penggandaan menggunakan kertas folio
5)Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.
Komponen mesin stensil sepiritus:
1)Tabung berisi cairan (fluid tank)
 2)Alat penghitung (counter)
3)Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4)Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5)Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6)Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7)Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8)Engkol (handle)
9)Tutup atas (top cover)
10) Silinder logam (metal cylinder)
11) tempat hasil gandaan (receiving tray)

3. Mesin Fotokopi
Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di
atas kertas dengan proses penyinaran.

E. PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN-MESIN KANTOR

1. Penggunaan Interkom/Aiphone
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di
dalam. Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
 Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke
pihak lainnya
 Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
 Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
 Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri,
sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
 Sebagai media informasi
 Sebagai media pengetahuan
 Sebagai media hiburan
Cara mengoperasikan intercom
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Intercom yang digunakan di kantor-kantor
 Angkat gagang telepon
 Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut- tuut
 Lakukan pembicaraan
Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
 Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
 Pilih atau cari saluran yang kita tuju
  Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

2. Penggunaan Telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Macam-macam pesawat telepon
 Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
 PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator
 PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator
Cara penggunaan telepon
 Penggunaan telepon untuk percakapan local
 Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

3. Penggunaan Handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan
maupun tulisan.
1) Macam-macam merk handphone
 Sony ericsson
 Nokia
 Motorola
 Samsung
 LG
2) Cara menggunakan handphone
Cara mengirim berita
 Tekan tombol yang dituju
 Mulailah pembicaraan
 Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
Cara menerima berita
 Tekan tombol yes
 Dengarkan pembicaraan
 Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
Cara pengisian pulsa
 Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:
 Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar
— Dengan electronic
1.1.1.1.1 4. PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1. Pengertian switchboard
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat
sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat
yang satu ke tempat yang lain.

2. Macam-macam switchboard
— Switchboard dengan system telepon kunci
— Switchboard dengan system perburuan

3. Keuntungan dan kelemahan switchboard

Keuntungannya
— Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
— Menghemat waktu, tenaga dan biaya
— Dapat berhubungan dengan pihak luar
Kelemahannya
— Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
— Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada
perusahaan tersebut

PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1. Pengertian penjawab telepon
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya
adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan
secara efektif dan efisien
2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon
Keuntungannya
— Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
— Dapat merekam dari dua arah
— Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
— Dapat memanggil di mana saja kita berada
Kelemahannya
— Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

1.1.1.1.2 5. PENGGUNAAN TELEX

1. Pengertian telex
 Adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya
untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar
negeri.
2. Bagian-bagian dan fungsi telex
— Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.
— Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.
— Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan
3. Cara menggunakan telex
Kegiatan merekam
— Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
— Ketik naskah yang akan dikirim
— Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
— Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak
berlubang.
— Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek
Kegiatan mengirim
— Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
— dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang
berkode “0”
— Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
— Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
— Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

1.1.1.1.3 5. PENGGUNAAN FAXCIMILE

1. Pengertian facsimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya
serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2. Fungsi facsimile
— Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
— Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
— Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile
dapat difungsikan untuk:
— Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
— Mencetak sampai beberapa lembar kopi
— Menyimpan berbagai alamat
3. Keuntungan facsimile
— Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
— Waktu yang lebih cepat
— Data yang akurat
— Hemat tenaga dan biaya
— Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
4. Cara pengoperasian facsimile
— Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
— Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
— Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
— Tekan tombol YES
— Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
— Lalukan pengkopian

1.1.1.1.4 6. PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1. Pengertian mesin dikte
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin
kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan
secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
2. Fungsi mesin dikte
— Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang
diberikan pimpinan kepada bawahan
— Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai
3. Cara menggunakannya
Untuk printer
 — Tekan tombol power
— Tekan tombol printer
Untuk facsimile
— Tekan tombol power
— Tekan nomor facsimile yang dituju
— Tunggu jawaban
Untuk scanner
— Tekan tombol power
— Tekan perintah scanner

1.1.1.1.5 7. PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1. Pengertian mesin microfilm
Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8
atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya
akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
2. Bentuk-bentuk
microfilm Microfilm
roll
— Roll film ukuran 16 mm x 100 feet
— Roll film ukuran 35 mm x 100
feet Microfilm jaket
— Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x
6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
Microfiche
— Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor
— Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm
jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator
Microfilm aparatur card
— Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.
— Microfilm cartridge
— Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100
feet.
3. Macam-macam peralatan microfilm
— Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film
— Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip
sebagai hasil kerjaan kamera
— Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film
— Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise
— Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali
microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

8. PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER

Transparancy ada dua jenis yaitu:
— Intra red dengan ciri-ciri:
— Salah satu sudutnya terpotong
— Warna transparansi tidak bening (agak buram)
— Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus
— Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar
Write on dengan ciri-ciri:
— Transparansi warnanya bersih atau bening
— Lembar transparansi bisa langsung ditulisi
— Dapat dihapus
Cara menggunakan transparency maker adalah:
— Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan
batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
— Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya
— Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan
di kanan atas
— Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
— Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

9. PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)

Keunggulan OHP antara lain:
— Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya
— Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan
— Refleksi lensa dapat diatur
— Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:

— Mudah penggunaannya
— Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta
— Menghemat waktu
— Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah
melakukan pencatatan

10. PENGGUNAAN MESIN-MESIN

PENGGANDAAN 10.1.Penggunaan Mesin Stensil

1. Mesin stensil manual
Memiliki ciri-ciri
yaitu:
— Digerakkan dengan tenaga manusia
— Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
— Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
— Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai
sheet master A
— Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
2. Mesin stensil listrik
Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:
— Hasil penggandaan tampak lebih bagus
— Pengoperasian mesin lebih mudah
— Tinta yang diperlukan lebih irit
— Tenaga yang diperlukan lebih ringan

10.2. Penggunaan Mesin Perekam Stensil Sheet Atau Scanner

1. Bagian-bagian mesin scanner
Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455
— Rol pemasang sheet
— Rol pemasang warkat yang akan disalin
— Jarum scanner atau jarum percikan api
— Tempat memasang jarum
— Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)
— Tombol untuk mematikan mesin (OFF)
— Tombol pengatur panasnya sinar
— Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5.
— Tombol pengatur pemutar warkat
2. Cara kerja mesin scanner
Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin
scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan
disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di
sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula
sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-
lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat
itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai
dengan tulisan aslinya.
 10.3. PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR
Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan
kebutuhan yang dibutuhkan.
Langkah-langkah operasional:
— Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative)
berada di luar
— Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya
— Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya
— Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang
— Buatlah kopi sebagai percobaan
— Atur letak kertas dengan tepat
— Putarlah sekian kali menurut kebutuhan
— Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya
— Tutuplah mesin dengan rapi

1.1.1.1.6 10,4,PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat
menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction,
system fullsize, dan system document feeder
— System zoom
Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya
— System reduction
Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya
— System fullsize
Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya
— System document feeder
Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen
hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman

10.5. FRIPORT ATAU RISOGRAPH

Keunggulannya yaitu:
— Berkemampuan sampai 120 lembar per menit
— Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal
(210 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga
secara elektronik
— Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat
diganti warna menurut selera
— Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan
kurang dari 500 watt

10.6. TERMOCOPIER
Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:
— Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit
— Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film
— Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film

1.1.1.1.7 OFFSET
Macam-macam mesin offset:
— Offset kecil
— Offset sedang
— Offset besar .
Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -,
x) sederhana. Dari segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu
mesin jumlah manual dan mesin jumlah listrik.
1. Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer) dan
engkol (handle).
2. Mesin jumlah listrik memiliki cirri-ciri
a. komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis
b. tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
c. kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm
d. tanpa tombol on of
e. pada monitor hanya tampak jumlah digit.
Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan
pencetak (printer)
2. MESIN HITUNG
Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi
tiga yaitu mesin hitung manual (manual calculating machine), mesin hitung
listrik (electric calculating machine), dan mesin hitung elektronik
(electronic calculatiang machine).
1. Mesin hitung manual digerakkan dengan tenaga tangan manusia.
Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan,
perkalian dan pembagian.
Ciri-ciri mesin hitung manual:
a. Digerakkan oleh tangan manusia dengan menggunakan engkol (handle)
b. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis
c. Operasi hitung ditampilkan pada 3 register
d. Tida mencetak hasil perhitungan
2. Mesin hitung listrik hanya bisa melakukan operasi penjumlahan,
pengurangan, perkalian dan pembagian
Cirri-ciri mesin hitung listrik:
a. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
b. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
c. Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm
d. Tanpa tombol on off
e. Indicator berfungsi untuk menunjukkan banyaknya digit dan sisa
pengurangan
f. Tombol memori, pencetek subtotal dan total otomatis
g. Tombol khusus yang berfungsi untuk perkalian berantai dan perkalian dengan
bilangan negatif.
3. Mesin hitung elektronik memiliki fungsi sama dengan mesi hitung
manual dan elektrik. Kelebihan mesin ini dapat melakukan perhitungan
lain (khusus) dalam bidang matematika, statistic maupun perhitungan-
perhitungan bisnis
 Ciri-ciri mesin hitung elektronik:
a. Tenaga penggeraknya menggunakan sinar matahari, baterai maupun listrik
b. Komponen dan cara kerja mesinnya bersifat elektronis
c. Hasil perhitungan (output) tapak pada display maupun pada kertas hitung
d. Hasil perhitungan cepat dan mudah dilakukan
e. Bentuknya kecil dan ringan.

3. KOMPUTER

Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah

data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data,
menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media
komunikasi. Komputer dapat digolongkan menjadi tiga segi, yaitu:
1. Segi pegolahan data
a. Komputer analog, dibuat untuk mengolah data kualitatif, isalnua
untuk pengukuran berat, letak tempat, perhitungan kecepatan suara
dan lain-lain.
b. Komputer digital, dibuat untuk mengolah data kuantitatif, biasanya
berupa angka (numerik), huruf (alphabetic) dan keduanya
(alphanumeric), biasa digunakan untuk bisnis dan ilmu pengetahuan
c. Komputer hibrid, digunakan untuk mengilah data baik kualitatif maupun
kuantitatif.
2. Segi penggunaan
a. Special purpose, secara khusus digunakan untuk masalah tertantu dan
tidak dpat digunakan untuk memecahkan masalah lainnya
b. General purpose, digunakan untuk seluruh masalah umum
3. Segi kemampuan
Dari segi kemampuan komputer dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:
a. Komputer ukuran kecil, 16 k byte-1mega byte (micro komputer/personal
komputer)
b. Komputer ukuran sedang, 128 k byte-8mega byte (mini komputer)
c. Komputer ukuran besar, 256 k byte-16 mega byte (main frame)

Komputer memiliki keunggulan dari segi kecepatan, keandalan

dan ketelitian. Dikatakan cepat karena bisa memproses pengolahan data
sampai seperseribu detik (mili detik) bahkan lebih cepat lagi untuk
komputer terbaru, dikatakan andal karena tidak mengenal lelah walaupun
digunakan
 setiap waktu, dan dikatakan teliti karena mempunyai ketahanan lebihj
baik dari manusia, maka komputer memiliki ketelitian yang sangat tinggi.
Selain itu komputer juga memiliki kelemahan yaitu:
1. Adanya radiasi komputer
2. Memerlukan pemakai yang andal
3. Memerlukan daya listrik cukup besar
4. Memerlukan perawatan rutin.
Secara garis besar, komputer memiliki komponen-komponen yaitu monitor,
CPU (central processing unit) Flopy disk, keyboard, switch on off dan lampu
kontrol.

B.2. MESIN PENCATAT DATA

1. Mesin Penomor (Numbering Machine)

Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur,
formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat
dibedakan menjadi dua:
1. Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat
sampai enam digit.
2. Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.

2. Mesin Tik (Type Writer)

Mesin tik dapat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut:
1. Berdasarkan mekanisme (cara kerja)
a. Manual, cara kerja mesin tik masih menggunakan tenaga tangan manusia
b. Mesin tik elektris (listrik), cara kerja mesin menggunakan
tenaga listrik untuk mengoperasikannya
c. Mesin tik elektronis, pengoperasiannya dengan menggunakan
tenaga listrik dan komponen elektronis yang lain
2. Berdasarkan ukuran body
a. Mesin tik ukuran standar, mempunyai gandaran panjangnya lebih
dari 13 inci dan dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran
double folio.
b. Mesin tik ukuran semi standar, panjang gandarannya sekitar 13 inci
dan dapat digunakan untuk mengetik kertas yang berukuran 1.5
folio.
c. Mesin tik ukuran portable, panjang gandarannya sekitar 10 inci dan
hanya dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran folio.
3. Berdasarkan pencetak huruf (typing element)
a. Batang huruf (type block), pencetak huruf pada mesin ini berbentuk
 batang yang diberi balok pada ujungnya. Biasanya tipe ini
digunakan dalam mesin tik manual.
b. Bola huruf (font ball), pencetak huruf mesin ini berbentuk bola.
Biasanya pencetak tipe ini digunakan untuk mesin tik listrik
(elektrik typewriter)
c. Roda huruf (daisy shell), pencetak huruf ini berbentuk roda huruf.
Biasanya digunakan dalam mesin tik elektronik (electroniv
typewriter)
4. Berdasarkan susunan tuts
a. Mesin tik ideal, mesin tik ini dibuat berdasarkan bentuk, pola dan cara
menulis huruf di negara- negara yang menggunakannya. Misalnya
mesin tik Arab dan mesin tik Jepang.
b. Mesin tik universal, mesin tik ini dibuat menurut ketentuan
internasional sehingga mesin tik ini dapat digunakan di seluruh
dunia.
5. Berdasarkan gandaran (carriage)
a. Mesin tik menggunakan kait, perpindahan baris dapat dilakukan
dengan cara menekan kait yang ada di sebelah kiri gandaran.
b. Mesin tik non carriage (tidak menggunakan gandaran), biasanya
digunakan pada mesin tik elektronik. Perpindahan baris dilakukan
secara otomatis hanya dengan menekan tombol.
6. Berdasarkan ukuran huruf
a. Pica, setiap inci memuat 10 huruf, angka maupun tanda baca
b. Elite, setiap inci memuat 12 huruf, angka maupun tanda baca
c. Micro, setiap inci memuat 15 huruf, angka maupun tanda baca
d. PS (Propotional Spacing), setiap inci memuat 20 huruf, angka maupun tanda
baca

3. Mesin Pencetak Perangko (Franking Machine)

Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya
yaitu:
1. Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat
(dalam negeri maupun luar negeri)
 2. Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi kerana hilang
atau rusak
3. Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membasahi,
menempel serta tanpa cap di kantor pos
4. Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan
promosi yang bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya.

4. Pencatat Uang Kertas (Cash Register)

Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu
cash register listrik dan cash register elektronik.

1.1.2 B4. MESIN PENGGANDA

Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin
fotokopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual
(mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik
(mesin yang digerakkan dengan arus listrik)
1. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat
dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:
1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai
sheet master
5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13
inci atau 21,5 x 33 cm) Komponen mesin stensil
manual:
1. Silinder tinta (ink cylinder)
a. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)
b. Kain penyaring tinta (ink screen)
c. Plat baja (steel band)
2. Kerangka mesin
a. Pintu tinta (inker door)
b. Pompa tinta (ink pump)
c. Alat penghitung (counter)
d. Pengatur tinta (ink control)
e. Engkol (handle)

f. Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

g. Pengungkit pencetak (print lever)
h. Pengatur pemasukan kertas (feed contril)
 3. Penutup mesin
a. papan kertas (feed bord)
b. penahan kertas (back guide)
c. papan penerima (receiving board)
d. penuntun kertas (paper guide)

2. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung
(direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda
cairan (liquide duplicator)
Ciri-ciri mesin stensil spiritus:
1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan
cairan pelarut alkohol.
Komponen mesin stensil
sepiritus:
1. Tabung berisi cairan (fluid tank)
2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)

9. Tutup atas (top cover)

 10. Silinder logam (metal cylinder)
11. tempat hasil gandaan (receiving tray)

3. Mesin Fotokopi
Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah
dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran

C. PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN-MESIN KANTOR

1.1.2.1.1 1. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1. Pengertian intercom/aiphone
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang
mempunyai arti hubungan di dalam.
2. Fungsi intercom
Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
— Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif
dari satu pihak ke pihak lainnya
— Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
— Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
— Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di
lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas
kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
— Sebagai media informasi
— Sebagai media pengetahuan
— Sebagai media hiburan
3. Cara mengoperasikannya
Langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut: Intercom
yang digunakan di kantor-
kantor
— Angkat gagang telepon
— Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
— Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar
nada panggil tuut- tuut
— Lakukan pembicaraan
Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
— Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
— Pilih atau cari saluran yang kita tuju
 — Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

1.1.2.1.2 2. Penggunaan Telepon

1. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi
dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan
sendiri maupun ke luar kantor.
2. Macam-macam pesawat telepon
— Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
— PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya melalui operator
— \PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
3. Cara penggunaan telepon
— Penggunaan telepon untuk percakapan local
— Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

1.1.2.1.3 3. PENGGUNAAN HANDPHONE

1. Pengertian handphone
 Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa
komunikasi lisan maupun tulisan.
2. Macam-macam merk handphone
— Sony ericsson
— Nokia
— Motorola
— Samsung
— LG
3. Cara
menggunakan
handphone
Cara
mengirim
berita
— Tekan tombol yang dituju
— Mulailah pembicaraan
— Sudah selesai pembicaraan
tekan tombol No Cara
menerima berita
— Tekan tombol yes
— Dengarkan pembicaraan
— Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
4. Cara pengisian pulsa
— Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:
— Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar
— Dengan electronic

1.1.2.1.4 4. PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1. Pengertian switchboard
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di
dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk
menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

2. Macam-macam switchboard
— Switchboard dengan system telepon kunci
— Switchboard dengan system perburuan

3. Keuntungan dan
kelemahan
switchboard
Keuntungannya
 — Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
— Menghemat waktu, tenaga dan biaya
— Dapat berhubungan
dengan pihak luar
Kelemahannya
— Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
— Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor
telepon yang ada pada perusahaan tersebut

PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1. Pengertian penjawab telepon
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang
masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan
sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien
2. Keuntungan dan kelemahan mesin
penjawab telepon Keuntungannya
— Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
— Dapat merekam dari dua arah
— Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
— Dapat memanggil di
mana saja kita berada
Kelemahannya
— Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

1.1.2.1.5 5. PENGGUNAAN TELEX

1. Pengertian telex
 Adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim
berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke
tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.
2. Bagian-bagian dan fungsi telex
— Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.
— Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.
— Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah
ditentukan
3. Cara
mengg
unakan
telex
Kegiat
an
mereka
m
— Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
— Ketik naskah yang akan dikirim
— Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
— Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas
rekaman yang tidak berlubang.
— Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita
rekaman disobek Kegiatan mengirim
— Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
— dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri
tekan tombol yang berkode “0”
— Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
— Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
— Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

1.1.2.1.6 5. PENGGUNAAN FAXCIMILE

1. Pengertian facsimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin
atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto
kopi jarak jauh.
2. Fungsi facsimile
— Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
— Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
— Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori
maka facsimile dapat difungsikan untuk:
— Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
 — Mencetak sampai beberapa lembar kopi
— Menyimpan berbagai alamat
3. Keuntungan facsimile
— Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
— Waktu yang lebih cepat
— Data yang akurat
— Hemat tenaga dan biaya
— Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
4. Cara pengoperasian facsimile
— Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke
bawah
— Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
— Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
— Tekan tombol YES
— Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
— Lalukan pengkopian

1.1.2.1.7 6. PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1. Pengertian mesin dikte
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte
merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata
demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat
dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
2. Fungsi mesin dikte
— Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan
penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan
— Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang
pegawai
3. Cara
meng
guna
kann
ya
Untu
k
print
er
 — Tekan tombol power
— Tek
an
tombol
printer
Untuk
facsimi
le
— Tekan tombol power
— Tekan nomor facsimile yang dituju
— Tunggu jawaban Untuk scanner
— Tekan tombol power
— Tekan perintah scanner

1.1.2.1.8 7. PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1. Pengertian mesin microfilm
Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu
film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan
warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama
apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
2. Bentuk
-
bentu
k
micro
film
Micro
film
roll
— Roll film ukuran 16 mm x 100 feet
— Roll film ukuran
35 mm x
100 feet
Microfil
m jaket
— Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong
plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
Microfiche
— Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor
— Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan
menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan
microfilm duplicator
 Microfilm aparatur card
— Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.
— Microfilm cartridge
— Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film
berukuran 16 mm x 100 feet.
3. Macam-macam peralatan microfilm
— Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film
— Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang
sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera
— Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film
— Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar
televise
— Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk
mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan
berbagai ukuran

8. PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER

Transparancy ada dua jenis yaitu:
— Intra red dengan ciri-ciri:
— Salah satu sudutnya terpotong
— Warna transparansi tidak bening (agak buram)
— Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus
— Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis
atau menggambar Write on dengan ciri-ciri:
— Transparansi warnanya bersih atau bening
— Lembar transparansi bisa langsung ditulisi
— Dapat dihapus
Cara menggunakan transparency maker adalah:
— Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS
ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
— Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya
— Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong
sudutnya diletakkan di kanan atas
— Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
— Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke
dalam

9. PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)

Keunggulan OHP antara lain:
— Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari
aslinya
— Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan
— Refleksi lensa dapat diatur
— Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:

— Mudah penggunaannya
— Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta
— Menghemat waktu
— Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan
sehingga peserta mudah melakukan pencatatan
10. PENGGUNAAN MESIN-MESIN
PENGGANDAAN 10.1.Penggunaan
Mesin Stensil
1. Mes
in
sten
sil
man
ual
Me
mili
ki
ciri-
ciri
yait
u:
— Digerakkan dengan tenaga manusia
— Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
— Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
— Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau
stencil cutter sebagai sheet master A
— Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
2. Mesin stensil listrik
Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil
manual adalah:
— Hasil penggandaan tampak lebih bagus
— Pengoperasian mesin lebih mudah
— Tinta yang diperlukan lebih irit
— Tenaga yang diperlukan lebih ringan
 10.2. Penggunaan Mesin Perekam Stensil Sheet Atau Scanner
1. Bagian-bagian mesin scanner
Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner
tipe 455
— Rol pemasang sheet
— Rol pemasang warkat yang akan disalin
— Jarum scanner atau jarum percikan api
— Tempat memasang jarum
— Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)
— Tombol untuk mematikan mesin (OFF)
— Tombol pengatur panasnya sinar
— Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu
0-5.
— Tombol pengatur pemutar warkat
2. Cara kerja mesin scanner
Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada
silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di
sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik
yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri
meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula
sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil
berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada
naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap
panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan
aslinya.

10.3. PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR

Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang
banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan.
Langkah-langkah operasional:
— Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang
terbalik (negative) berada di luar
— Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya
— Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya
 — Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang
— Buatlah kopi sebagai percobaan
— Atur letak kertas dengan tepat
— Putarlah sekian kali menurut kebutuhan
— Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya
— Tutuplah mesin dengan rapi

1.1.2.1.9 10,4,PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai
kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi
terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system
document feeder
— System zoom
Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya
— System reduction
Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari
aslinya
— System fullsize
Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan
aslinya
— System document feeder
Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan
mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang
berbeda berdasarkan nomor urut halaman

10.5. FRIPORT ATAU RISOGRAPH

Keunggulannya yaitu:
— Berkemampuan sampai 120 lembar per menit
— Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram)
hingga kertas tebal (210 gram) dengan menggunakan master
khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik
— Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original
dan tintanya dapat diganti warna menurut selera
— Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik
yang diperlukan kurang dari 500 watt

10.6. TERMOCOPIER
Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:
— Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit
— Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency
film
 — Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film

1.1.2.1.10 OFFSET
Macam-macam mesin offset:
— Offset kecil
— Offset sedang
— Offset besar .