MODUL

BAHAN AJAR
KD 3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor
KD 4.10 Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

MATA PELAJARAN
OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA
KELAS XII

Disusun Oleh:

HILMA SELVIANTI, S.Pd.

NIP. 199309222022212010

PROGRAM KEAHLIAN
OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK
KELAS

XII MANAJEMEN PERKANTORAN

 TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:

1. Siswa mampu memahami cara kegiatan penerimaan sarana dan prasarana
2. Siswa mampu menjelaskan cara menyimpan sarana dan prasarana
3. Siswa mampu menjelaskan cara kegiatan penyaluran sarana dan prasarana
4. Siswa mampu mempraktikkan cara membuat laporan penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran
sarana dan prasarana

MATERI PEMBELAJARAN

A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara
matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian).
Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah
proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-
sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan
kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan
datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian,
pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai
dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan
secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan
suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan
beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas)
sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk
disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perencanaan kebutuhan sarana
dan prasarana merupakan proses mempersiapkan langkah-langkah yang tepat untuk mencapai
tujuan dengan memanfaatkan sumber daya secara tepat guna dan memaksimalkan setiap
rangkaian proses pencapaian tujuan dalam sebuah kantor.
Untuk mendapatkan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana yang tepat guna,
perencanaan tersebut harus memperhatikan hal-hal berikut:
a. Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan
menjadi sumber pemborosan
b. Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan
c. Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
d. Jenis alat atau barang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatan efisiensi kerja
Perencanaan sarana dan prasarana pada perkantoran bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
sarana dan prasarana agar tepat guna dan ideal dalam mendukung proses kegiatan yang ada
dalam kantor.
Selain itu, perencanaan sarana dan prasarana perkantoran harus didasari kondisi nyata
lingkungan sebuah kantor, kebutuhan kantor, kemampuan anggaran, kepastian terperinci sarana
 dan prasarana yang akan diadakan, dan didasari oleh analisis kebutuhan melalui studi yang
komprehensif. Dengan demikian, dalam pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dapat
dilakukan dengan efektif dan efisien serta kebermanfaatannya optimal untuk kurun waktu ke
depan.
2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana harus memiliki prosedur yang tepat
agar perencanaan tersebut dapat berjalan dengan baik, efisien, dan seefektif mungkin. Berikut
ini beberapa prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana di Kantor:
a. Menganalisis kebutuhan
b. Menginventarisasi saran dan prasarana yang ada
c. Mengadakan seleksi
d. Menyediakan dana
e. Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana
Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, persyaratan perencanaan sarana dan prasarana
juga harus diperhatikan. Djati Juliatriarsa dalam bukunya Manajemen Umum, menyebutkan
lima syarat perencanaan yang baik, diantaranya yaitu:
a. Berdasarkan alternatif
Ketika menerapkan suatu perencanaan, sebaiknya ada alternatif perencanaan untuk
mempertimbangkan untung dan ruginya (cost & benefit) sehingga ada alternatif perencanaan
terbaik.
b. Realistis
Perencaanaan tidak hanya tertulis dilaporan, tetapi harus dapat dilaksanakan. Rencana-
rencana realistis bisa saja terjadi karena para pembuat rencana tidak memperkirakan adanya
kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batas-batasan yang dimiliki oleh organisasi yang
bersangkutan.
c. Ekonomi
Apabila dalam pembuatan rencana tidak ada pertimbangan faktor ekonomis, kemungkinan
saat pelaksanaan perencanaan tersebut akan timbul pemborosan-pemborosan, baik dari segi
tenaga, waktu maupun sumber daya.
d. Fleksibel/luwes
Perencanaan yang sudah dibuat hendaknya dapat dievaluasi setiap waktu yang dapat
disesuaikan dengan perkembangan organisasi/perusahaan ataupun situasi dan kondisi pada
waktu tersebut.
e. Rencana harus dilandasi partisipasi
Ketika anda membuat perencanaan, hendaknya anda melibatkan berbagai pihak pada
organisasi/perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa syarat-syarat perencanaan yang baik
adalah rencana yang didasarkan pada kondisi nyata kantor terkait, perencanaan yang mudah
dipahami, transparan, dan memperhitungkan berbagai kemungkinan yang mungkin terjadi di
masa yang akan datang.

B. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana bagi dunia perkantoran merupakan aktivitas yang
sangat berguna dan bermanfaat karena dengan melakukan analisis, manajemen kantor akan
mendapatkan perincian yang lengkap mengenai kebutuhan sarana dan prasarana. Sarana dan
prasarana yang tidak digunakan merupakan suatu pemborosan dan kerugian bagi kantor tersebut
dank arena itu harus dihindari. Proses kegiatan analisis kebutuhan sarana dan prasarana dapat
disesuaikan dengan kemampuan kantor.
 Manajemen di perkantoran perlu menentukan jenis, spesifikasi, dan jumlah alat yang
dibutuhkan dengan menggunakan rumus berikut:

JAD
JK= x FGA
JAS
Keterangan:
JKA : Jumlah Kebutuhan Alat
JAD : Jumlah Alat yang Dibutuhkan
JAS : Jumlah Alat yang Disediakan
FGA : Faktor Guna Alat

Pada rumus tersebut, analisis sarana dan prasarana dapat disetarakan dengan analisis sarana dan
prasarana pada instansi lain, seperti perkantoran, pabrik, dan sebagainya.
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana ini adalah suatu kegiatan mengamati dan mempelajari
tentang apa saja yang menjadi kebutuhan sebuah instansi atau kantor pada masa sekarang dan di
masa mendatang. Oleh karena itu, analisis kebutuhan perlu dilaksanakan agar pihak manajemen
suatu kantor dapat menilai dan memberikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh kantor
tersebut sehingga dapat menunjang kegiatan yang ada dan menghasilkan output yang berkualitas.

C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

Arah pengembangan pada segi pengusulan sarana dan prasarana tentu sejalan dengan proyeksi
kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana di
masa yang akan datang, data tentang perkembangan seluruh elemen penunjang kegiatan pada suatu
kantor, data tentang kebutuhan layanan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam
ruangan baik untuk teori maupun praktik, harus dapat diidentifikasi.
Menurut Ali Imron dalam buku Perspektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah, ada
sejumlah langkah penetapan usulan sarana dan prasarana sebelum dilakukan pengadaan barang,
diantaranya sebagai berikut:
1. Menampung semua usulan kebutuhan sarana dan prasarana yang diajukan oleh setiap unit kerja
dan atau menginventarisasi kekurangan sarana dan prasarana.
2. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana untuk periode tertentu, misalnya untuk satu
atau dua tahun.
3. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana yang telah disusun dengan perlengkapan
yang tersedia sebelumnya.
4. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan dana atau anggaran yang tersedia.
Apabila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, perlu
dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan
melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen harus
segera didaftar.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran
yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, perlu dilakukan seleksi
lagi dengan cara membuat skala prioritas.
6. Menetapkan rencana pengadaan akhir.

D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Proses pengusulan alat atau sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh tiap-tiap unit kantor
harus didukung dengan data yang lengkap dan detail serta ditulis dengan format yang baku demi
memudahkan bagian pengadaan dalam melakukan proses pembelian sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
1. Formulir Model Golongan A
Formulir model (A)
Satuan Kerja/Unit :
Provinsi :
Kabupaten/Kota :
Tahun Anggaran :
Macam Barang : Barang yang diinginkan
Spesifikasi Teknis
No Merek Jumlah
Jenis Model Ukuran Huruf Volt
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
n

Formulir ini digunakan untuk mengadakan barang Jakarta, ……………..20…..

yang nantinya akan tersertifikasi secara terperinci
Unit Layanan Pengadaan,
agar tidak terjadi kesalahan dalam pembelian.

Nama: ……………………..

2. Formulir Model Golongan B

Formulir model (B)
Satuan Kerja/Unit :
Provinsi :
Kabupaten/Kota :
Tahun Anggaran :
Macam Barang : Biasanya diisi dengan jenis kendaraan yang dibutuhkan oleh perusahaan
Peruntukan
No Jenis Kendaraan Merek Jumlah Keterangan
Kendaraan
1 2 3 4 5 6
1
2
3
n

Jakarta, ……………..20…..
Formulir ini biasanya digunakan untuk mengisi
jenis kendaraan yang dibutuhkan perusahaan. Unit Layanan Pengadaan,

Nama: ……………………..

3. Formulir Model Golongan C

Formulir model (C)
Satuan Kerja/Unit :
Provinsi :
Kabupaten/Kota :
Tahun Anggaran :
Macam Barang : Biasanya diisinya tentang kebutuhan tanah atau lahan
 Jumlah yang Diperuntukan
No Jenis Tanah Luas Keterangan
Dibutuhkan bagi
1 2 3 4 5 6
1
2
n

Jakarta, ……………..20…..
Formulir ini biasanya digunakan untuk mengisi
tentang penambahan lahan yang dibutuhkan Unit Layanan Pengadaan,
sebuah organisasi.
Nama: ……………………..

4. Formulir Model Golongan D

Formulir model (D)
Satuan Kerja/Unit :
Provinsi :
Kabupaten/Kota :
Tahun Anggaran :
Macam Barang : Biasanya diisi oleh pegawai untuk merencanakan peralatan atau sarana
yang dibutuhkan unitnya
Banyaknya Pegawai (Pemakai
Sarana/Prasarana)
No Unit Kerja Sarana/ Usulan Keterangan
Prasarana yang Rencana
Tersedia
1 2 3 4 5 6
1
2
n

Formulir ini biasanya digunakan oleh pegawai Jakarta, ……………..20…..

untuk merencanakan secara terperinci jenis
barang atau sarana yang dibutuhkan agar dapat Unit Layanan Pengadaan,
menunjang pekerjaan di dalam unitnya.
Nama: ……………………..

5. Formulir Model Golongan E

Formulir model (D)
Satuan Kerja/Unit :
Provinsi :
Kabupaten/Kota :
Tahun Anggaran :
Macam Barang : Biasanya diisi dengan jenis barang yang akan diajukan
Banyaknya Alat/Sarana
Alat/Sarana
No Jenis Barang Satuan Keterangan
yang Rencana Usulan
Tersedia
1 2 3 4 5 6 7
1
2
 n

Formulir ini biasanya digunakan dan diisi untuk Jakarta, ……………..20…..

mengetahui tentang ketersediaan alat/sarana
dengan kebutuhan alat/sarana yang nantinya akan Unit Layanan Pengadaan,
diusulkan.
Nama: ……………………..

E. Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian dari fungsi perencanaan yang mempertimbangkan
suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan, diperlukan beberapa
data, diantaranya distribusi, komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil
guna, tepat guna, dan berdaya guna. Selanjutnya, kebutuhan dikaji untuk disesuaikan dengan
besaran pembiayaan dari dana yang tersedia oleh perusahaan yang bersangkutan. Dari hal tersebut,
akan timbul pertanyaan, antara lain sebagai berikut:
1. Apa yang dibutuhkan?
Logistik yang dibutuhkan harus dapat menjamin semua penyelenggara perusahaan menjadi
lebih baik.
a. Fungsi Utama
Fungsi utama adalah keseluruhan aktivitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya
tujuan.
b. Fungsi Penunjang
Fungsi penunjang adalah berbagai usaha atau upaya yang mendukung pelaksanaan fungsi
utama
c. Fungsi Periferal
Fungsi periferal berkaitan dengan kegiatan yang bersifat kegiatan sosial, kegiatan informal,
dan kegiatan seremonial.
2. Bagian mana yang membutuhkan?
Bagian ini menyangkut lokasi atau tempat penyelenggaraan kegiatan. Lokasi tersebut dapat
terbatas pada suatu tempat tertentu (divisi atau biro A) atau tersebar di seluruh kegiatan yang
diselenggarakan. Bentuk serta jenis sarana dan prasarana yang diperlukan untuk
menyelenggarakan fungsi tertentu dipengaruhi oleh lokasi kegiatan.
3. Kapan dibutuhkan?
Ketepatan waktu (timming) untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu sangat penting
dalam menentukan berbagai maksud seperti menjaga mutu hasil pekerjaan, mencegah
terjadinya penumpukan bahan di gudang yang memerlukan biaya pemeliharaan, efisiensi
pemanfaatan tenaga kerja, dan tidak tertinggalnya tipe model peralatan produksi.
4. Siapa yang membutuhkan?
Pegawai merupakan unsur terpenting dalam seluruh proses administrasi. Mutu perencanaan
yang dihasilkan sangat bergantung pada tingkat kemampuan para perencana yang melakukan
analisis terhadap kebutuhan organisasi akan sarana dan prasarana tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor,
antara lain sebagai berikut:
a. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
b. Tentukan jenis, kuantitas, serta kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
d. Sediakan serta gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
 EVALUASI PEMBELAJARAN

A. Penilaian Pengetahuan
1. Jelaskan definisi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana menurut Anda!
2. Apa yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana?
3. Jelaskan karakteristik perencanaan sarana dan prasarana!
4. Tuliskan beberapa prosedur perencanaan sarana dan prasarana dalam sebuah instansi!
5. Tuliskan 5 syarat perencanaan yang baik menurut Djati Juliatriarsa!
6. Tuliskan langkah-langkah penetapan usulan sarana dan prasarana sebelum dilakukan
pengadaan barang!
7. Tuliskan dan jelaskan analisis kebutuhan dan perencanaan pengadaan alat!
8. Tuliskan dan jelaskan rumus untuk menghitung spesifikasi dan jumlah alat yang dibutuhkan
pada perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana!
9. Tuliskan dan jelaskan pertanyaan yang akan sering muncul dalam perencanaan kebutuhan
sarana dan prasarana!
10. Tuliskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana!

B. Penilaian Keterampilan
 Analisislah faktor-faktor yang mempengaruhi sarana dan prasarana di lingkungan kantor
tempat Anda PKL.
 Buatlah sebuah laporan dari hasil analisis Anda.
 Kumpulkan hasil laporan Anda untuk dinilai.