ADMINISTRASI INVENTARIS SARANA DAN PRASARANA

 “Administrasi inventaris sarana dan prasarana dengan aplikasi

komputerisasi”

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi.
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi
dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan
di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang
sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.
b.      Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.
d.      Memudahkan dalam pengawasan.
e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku
inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang
milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya 

Contoh daftar inventaris barang

No Kelompok Barang Jumlah sertifikat yang masih berlaku

Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki fungsi sebagai berikut:

a.       Mencatat, menghimpun data asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.
b.      Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan
pengelolaan asset perusahaan/organisasi.
c.       Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.
d.      Menyediakan informasi mengenai asset perusahaan/organisasi.
 Sasaran inventarisaasi barang adalah semua barang milik perusahaan/organisasi yang
dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris
harus dipelihara dan ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan
kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan
secara berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang inventaris merupakan kegiatan
untuk melakukan pengiriman barang dari gedung ke unit kerja.
Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan
pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja,
menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.
Penjelasan Materi.

Definisi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005) menyebutkan perencanaan berasal dari

kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan
dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005),
perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai
tujuan yang digariskan. Hal serupa juga diungkapkan oleh Sondang P. Siagian bahwa
perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-
hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan (Sondang P. Siagian). 

Berdasarkan definisi-definisi di atas, secara garis besar perencanaan dapat didefinisikan sebagai
kegiatan menggambarkan terlebih dahulu kegiatan dimasa mendatang atau memikirkan kegiatan di
masa mendatang pada masa sekarang. Perencanaan terkait dengan sarana dan prasarana dapat berupa
rancangan pembelian, pengadaan, perawatan, pendistribusian ataupun pembuatan dan perlengkapan
yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan disini mempertimbangkan berbagai faktor kebutuhan yang harus

dipenuhi. Dimana factor ini haruslah berdasarkan data real diantaranya jenis, jumlah, kondisi, distribusi,
dan komposisi, serta menyesuaikan dengan besaran anggaran yang disediakan. Sehingga perancangan
disini akan berhasil, tepat dan berdaya guna.

B.     Tujuan dan Manfaat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis
Pakai)

Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana,

diantaranya:

            1)      Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan,

            2)      Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya.

Ketika terjadi kekeliruan dalam penetapan perencanaan kebutuhan atau

menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang
kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan
dana yang tersedia dan tingkat kepentingan, akan menyebabkan tujuan sebuah
organisasi sulit bahkan tidak dapat tercapai maksimal.         

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana

dan prasarana, diantaranya:
            1)      Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (

            2)      Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,

            3)      Menghilangkan ketidakpastian, dan

   4) Dapat  dijadikan  sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan
pengawasan, 

               pengendalian  dan  bahkan  juga  penilaian  agar  nantinya kegiatan

dapat berjalan  

           secara efektif dan efisien.   

C.    Persyaratan Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis

Pakai)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :

1.   Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2.   Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3.  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4.  Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5.  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6.  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7.   Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa

persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;              

          1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus   

             dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar               
mengajar.    

         2.  Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat
              dilihat pada: 

         3. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan 

       biaya/harga keperluan pengadaan.

     b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

     c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.

     d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.

     e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.

   f.  Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya
rencana tersebut dapat dilaksanakan. 

3.      Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang

terlibat dalam perencanaan. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas
sesuai dengan skala prioritas.

  Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.

1. Mengikuti prosedur yang berlaku.

2. Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
3. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi
dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
4. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5
tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).

D.    Spesifikasi Kebutuhan Sarana Prasarana (Barang Habis Pakai)

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.   Barang habis pakai

     Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

     1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

   2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

     3) Menyusun rencana pengadaan barang

 b. Barang tak habis pakai

    1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada

    2)  Memperkirakan biaya perlengkapan

    3)  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

    4)  Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

    1) Tanah

        Perencanaan tanah sebagai berikut;

        a) Menyusun rencana pengadaan tanah

        b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

        c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

        d) Mengadakan survei harga dilokasi

        e)  Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat,
dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

   2) Bangunan

       Perencanaan bangunan meliputi:

       a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

       b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

       c) Menyusun rencana anggaran biaya

       d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara
teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala priorita

E.     Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)

Kebutuhan akan sarana dan prasarana idealnya harus direncanakan, baik perencanaan kebutuhan
sarana dan prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Imron dalam buku
 Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah
atau prosedur dalam perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu :

1.   Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan
atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

2.   Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu
semester atau satu tahun ajaran.

3.   Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

4.   Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang
tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap
semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan
yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar

5.   Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang
tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan
cara membuat skala prioritas.

6.   Menetapan rencana pengadaan akhir2222\\2.

C.    Persyaratan Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :

1.   Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2.   Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3.  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4.  Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5.  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6.  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7.    Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa

persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;              

          1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus   

              dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar         
mengajar.    

         2.  Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat

             dilihat pada: 

    3. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan
perkiraa5n 

             biaya/harga keperluan pengadaan.

     b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

     c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.

     d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.

     e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.

    f.  Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya
rencana tersebut dapat dilaksanakan. 

3.      Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang

terlibat dalam perencanaan. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas
sesuai dengan skala prioritas.

  Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.

1. Mengikuti prosedur yang berlaku.

2. Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
3. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan
situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
4. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun),
jangka panjang (10 – 15 tahun).

D.    Spesifikasi Kebutuhan Sarana Prasarana (Barang Habis Pakai)

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.   Barang habis pakai

     Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

      1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

     2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

     3) Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

    1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada

    2)  Memperkirakan biaya perlengkapan

    3)  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

    4)  Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

    1) Tanah

        Perencanaan tanah sebagai berikut;

        a) Menyusun rencana pengadaan tanah

        b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

        c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

        d) Mengadakan survei harga dilokasi

        e).  Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat,
dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

   2) Bangunan

       Perencanaan bangunan meliputi:

       a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

       b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

       c) Menyusun rencana anggaran biaya

       d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara
teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
E.     Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)

Kebutuhan akan sarana dan prasarana idealnya harus direncanakan, baik perencanaan kebutuhan
sarana dan prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Imron dalam buku
Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah
atau prosedur dalam perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu :

1.   Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan
atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

2.   Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu
semester atau satu tahun ajaran.

3.   Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

4.   Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang
tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap
semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan
yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar

5.   Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang
tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan
cara membuat skala prioritas.

6.   Menetapan rencana pengadaan akhir.