Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan

pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang
fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan
tersebut. Pan engadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku,
kendaraan, dan sebagainya.

Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli,
membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor
melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi
pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup
dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan
agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus
didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.

Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan/organisasi biasanya dilakukan

melalui langkah-langkah berikut.

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang menliti baik keluar (apakah permintaan tersebut benar-benar
harus dipenuhi) maupun kedalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaanya memenuhi syarat, selanjutnya akan disetujui dan persetujuan
tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bresama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan
keadaan sebenarnya.
8. Pihak gudang selanjutnya melaporkan kepada pimpinan/bendaharawan.

Berikut ini contoh BON PERMINTAAN PERALATAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing
perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya
perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal,
antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga
perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara
berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh
barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.
Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis
kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana
kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
 Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana

kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian
menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a.   Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan
efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan
pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor.
Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan
penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi
lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin
panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik
karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.
 .    Pengertian Pengadaan
Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah
segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan
pelaksanaan tugas.   
            Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat
tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang
dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan  sejumlah dana,
komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya
perencanaan yang lengkap.
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan
Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni
menyatakan  “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang
dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia
barang/jasa”.

1.     Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan sarana prasarana
pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai
dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di
hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan
pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang.
Pengadaan perlengkapan pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua
pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di sekolah.

2.     Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai manajer pendidikan,
kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan prasarana untuk jangka panjang,
jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan akan sarana dan prasana sekolah dibuat dengan
mempertimbangkan dua aspek, ialah kebutuhan aspek pendidikan di satu pihak dan kemampuan
sekolah di pihak lain.
Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya, agar dapat
diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu sejalan dengan proyeksi
kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah
di masa yang akan datang, data tentang perkembangan peserta didik, data tentang kebutuhan
layanan pendidikan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk
teori maupun praktik, haruslah dapat di identifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi
kebutuhan 5 tahun, 10 tahun dan 25 tahun kedepan akan dibuat.

Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa
ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah sebagai berikut
:
o    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan
atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
o    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu
semester atau satu tahun ajaran.
o    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
o    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang
tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi
terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap
perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
o    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang
tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi
dengan cara membuat skala prioritas.
o    Menetapan rencana pengadaan akhir.

Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana
sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:
a.     Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi
sumber pemborosan.
b.     Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.
c.     Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
d.     Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja

Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas perencana
dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.

3.     Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan bahwa
perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan
pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya memikirkan perlengkapan
yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan
teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk
sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana yang tersedia, dan
harga pasar.
Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum
sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu
sebagai berikut :
o    Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
o    Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana
pendidikan yang di butuhkan sekolah.
o    Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan
perlengkapan sekolah.

B. Prinsip- Prinsip Pengadaan

Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan sekolah
sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau kepala sekolah.
Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk mengetahui bukan saja ilmu yang berkenaan dengan
prinsip-prinsip gedung serta mempunyai ilmu yang cukup banyak berkenaan dengan alat-alat atau
perkakas kantor baik itu kursi, meja, bangku dan lain sebagainya. Menyangkut akan adanya prinsip
dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin pendidikan serta dijadikan pedoman yakni
sebagai berikut :
1.     Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut haruslah
dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).
2.     Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak. Peralatan
tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.
3.     Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini dalam rangka pengadaan
peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat disesuaikan dengan peradabaan
besar kecilnya anak.
4.     Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga lebih
menarik  dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan kelas tersebut.
5.     Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda tingkatnya
maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk Sekolah Dasar berbeda dengan Sekola
Menengah Pertama.
6.     Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian Hendra dan Wasty (1982)

Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan ini
yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-
prinsip :
a.     efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang
terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat
dipertanggungjawabkan.
b.     efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c.     terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa
yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas
dan transparan;
d.     transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk
syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia
barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi
masyarakat luas pada umumnya;
e.     adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia
barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan
atau alasan apapun;
f.     akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran
pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta
ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

a.     Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
b.     Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat sekolah dan
kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;
c.     Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
d.     Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek,
dan harganya.

C. Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana

Sahertian, (1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan barang
bergerak dan tidak bergerak, yaitu:
1.     Perencanaan pengadaan barang bergerak
a.       Barang-barang habis pakai
1)      Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan
2)      Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.
3)      Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.

b.      Barang-barang tak habis pakai

1.     Menganalisa dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana kegiatan sekolah sambil
memperhatikan barang-barang yang masih ada dan sudah dipakai.
2.     Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar yang telah ditentukan.
3.     Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia mengenai kebutuhan dan
menyusun rencana pengadaan tahuanan.

2.      Barang tak bergerak

A.    Tanah
         Menyusun rencana pengadaan tanah (lokasi luasnya) berdasarkan analisis kebutuhan
         Mengadakan survey penentuan lokasi tanah dengan maksud dan memperhatikan tata kota
         Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti jalan, listrik, air, telepon,
transpor, jalan raya.
         Mengadakan survey harga tanah dilokasi yang ditentukan untuk penyusunan pengajuan rencana
anggaran yang diperlukan
         Mengajukan rencana anggaran pada satuan organisasi baik di daerah maupun di pusat dengan
melampirkan data yang disusun dari hasil dan survey.

B.     Bangunan
         Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan meliputi struktur organisasi dari
sekolah yang mengunakan jumlah pemakai (guru, siswa dan lain-lain) dan jumlah alat-alat atau perabot
yang ditempatkan.
         Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan disusun atas dasar data survey
         Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku didaerah yang bersangkutan,
         Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan  pelaksanaan secara teknis
dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis
pengadaan ada dua, yaitu:
1. Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
         Tener yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak
dibidangnya secara kompetitif.
         Pebandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan perbandingan
penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
         Pmbelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang jumlahnya kecil.
Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan diantara pemasok untuk memperoleh bahan
yang sama dengan harga yang lebih murah.
2. Pegadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.

Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan dan akan
dipenuhi  oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :

1.      Pengadaan tanah

Tanah berkedudukan sebagai saran prasarana yang diperlukan pemerintah dapat dilakukan
dengan cara pembelian, penerimaan hibah, menerima hak dan menukar. Berikut penjelasannya:
         Membeli, yakni memindahkan atau suatu kegiatan pengalihan kepemillikan tanah dari seseorang atau
pihak pertama kepada orang lain atau pihak lain dengan cara bertransaksi menukar tanah ( barang )
dengan sejumlah uang ( harga ). Dalam pembelian tanah atau membeli sarana prasarana tanah harus
dilakukan beberapa analisa pertimbangan misalnya tanah yang akan dibeli bebas dari sengketa, bebas
banjir, aman dan yaman , serta letak startegis dan mudah dijangkau. Dalam melakukan pengadaan
tanah ada beberapa hal yang dilakukan yakni membentuk panitia pengadaan, melakukan pembebasan
tanah, pengurusan akte jual beli, pembayaran, dan pengurusan sertifikat.
          Penerimaan hibah, yakni melakukan pengalihan atau pemindahan kepemilikan antara sesorang kepada
orang lain atau antara satu pihak kepada pihak lainnya tanpa pergantian atau transaksi pertukaran
barang dan uang. Agar tidak terjadi masalah dikemudian hari maka dilakukan oleh notaris PPAT akte
serah terima hibah atau berita cara penyerahan hibah dan dilanjutkan dengan pengurusan sertifikat.
         Menerima hak memakai yakni pengalihan penggunaan tanah dari seseorang kepada orang lain dalam
jangka waktu tertentu tanpa memberikan imbalan tertentu. Untuk menanggulangi terjadinya masalah
dikemudian hari maka dalam menerima hak memakai ini harus disertai dengan berita acara dan
perjanjian yang disepakati bersama dan disetujui atau diketahui oleh pejabat yang berwenang.
         Penukaran tanah ( barang ), meliputi pengaliahan tanah dari satu pihak ke pihak yang lain dengan
memberikan pergantian yang seimbang, beedasarkan kesepakatan yang dilakukan sesuai dengan
aturan dna prosedur yang berlaku.
 2.      Pengadaan bangunan
Pengadaan bangunan untuk pelaksanaan kegiatan dapat dialksanakan melalui berbagai macam
cara yaitu :
         Membangun baru meliputi mempengaruhi, memperluas, dan mengubah dengan cara membongkar
seluruh bangunan atau sebagian termasuk menyiapkan tanah dan sarana penunjang lainnya.
         Membelikan bangunan yang sudah jadi  pada dasarnya tidak diperbolehkan, tetapi dalam hal –hal
yang luar biasa dapat saja dilakukan dengan syarat telah ada persetujuan  dari mentri  dan dana
sudah ada
         Menyewa bangunan seperti untuk keperluan sekolah, kantor dan sebagainya diperbolehkan asal 
telah mendapat persetujuan dari penjabat yang berwenang  dan bangunan tersebut  memenuhi
persyaratan sesuai dengan peruntukannya.bangunan sekolah milik swasta yang dulunya pernah
mendapat subsidi bangunan dari pemerintah, apabila dipakai oleh sekolah negeri  tidak perlu di bayar
sewanya,tetapi pemakai wajib memelihara bangunan itu sebagai mana mestinya.
         Menerima hibah bangunan dapat saja di terima baik dari pemerintah maupun dari pihak swasta  asal
itu dianggap lebih menguntungkan,serah terima  dilakukan dngan akte notaris.
         Menukar banguanan dapat saja dilakukan seperti bangunan yang tidak dapat memenuhi fungsinya lagi
karena lokasinya terlalu ramai, jauh dan tanahnya  terlalu sempit sehingga tidak dapat dikembangkan
sesuai dengan keperluan,dapat saja ditukar asalakan di anggap lebih menguntungkan

3. Pengadaan perabot
Perabot dalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk,tempat menulis ,tempat
istirahat,tempat penyimpanan alat-alat dan apatau bahan, sepeti meja,kursi,almari,rak, filing cabinet
dan sebagainya dan sebagainya, dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan
menerima bantuan. Pembelian dapat dilakukan terhadap barang yang sudah jadi atau barang yang
belum dan pembelian dapat dilakukan melalui lelang, pemilihan maupun penunjukan langsng sesuai
dengan aturan yang berlaku. Pengadaan yang biasa dilakukan dengan jalan membuat sendiri biasanya
dilakukan untuk kegiatan pembelajaran praktek dengan mempertimbangkan faktor biaya yang
tersedia, tenaga yang diperlukan dan peralatan yang dibutuhkan.  Lain halnya dengan pangadaan
dengan cara menerima bantuan (hibah) dari pemerintahan, swasta, masyarakat maupun perorangan
dan dilengkapi surat-suarat tertentu. .
Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti
segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.
  Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran penggal-
penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan lainnya).
  Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan,
kesehatan, dan keamanan pemakai,
  Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan warnanya
menarik.
  Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn transformasi
wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.

4.      Pengadaan Buku

Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku perpustakaan dan
buku-buku lainnya. Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi buku teks utama, buku teks
pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis
buku harus mengacu pada standar di atas yang antara lain meliputi:

o Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang subtansinya
mengacu pada kurikulum yang berlaku.
 o Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan buku
teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikilum.
o Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau kenyataan.
Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang studi. Sistematika
penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara populer.
o Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidakberdasarkan fakta atau kenyataan,
melainkan berdasarkankhayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya berbentuk cerita yang
tidak benar-benar terjadi.

Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:

a. Membeli
b. Menerbitkan sendiri
c. Menerima bantuan/hadiah
d. Menukar.   
       
Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah.
Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika menukar
tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan.
Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis,
mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.

D.    Tata Cara Pengadaan

             Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
tersebut adalah sebagai berikut. Tata cara dalam melakukan pengadaan sarana prasarana sekolah itu
ada beberapa cara yakni sebagai berikut :
1.  Pembelian ( membeli )
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam pengalihan barang dari seseorang
kepada orang lain atau antara satu pihak satu kepada pihak lain dengan menukarkan barang dengan
sejumlah uang. Dalam melakukan transaksi tersebut baik itu penukaran menggunakan uang yang
bersumber dari Anggaran pendapatn dan belanja negara ( APBN ) dan Anggaran pendapatan belanja
daerah ( APBN ) diatur oleh Kepres No.80 tahun 2003 dan disempurnakan dalam Peraturan Presiden
Nomor 54 tahun 2012. Kepres pembelian yaitu melalui lelang ( tender ), pemilihan langsung,
pertunjukan langsung, dan pengadaan langsung contohnya tentang lelang Pelelangan Umum, Pelelangan
Terbatas, Pelelangan Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung,  atau Kontes (Pepres
No. 70 tahun 2012).
Pembelian melalui lelang (umum dan terbatas) dilakukan untuk pengadaan barang yang nilainya
diatas 100 juta, lelang umum yaitu metode pemilihan penyediaan barang dan jasa dilakukan secara
terbuka dengan pengumuman secara sekurang-kurangnya di satu surat kabar nasional atau satu surat
kabar provinsi, sedangkan lelang terbatas adalah metode pemilihan  penyedia barang/jasa yang
dilakukan secara terbatas dengan pengumuman secara luas sekurang-kurangnya disatu surat kabar
nasional dan atau surat kabar provinsi dengan mencantumkan penyedia barang dan jasa yang telah
diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang dan jasa lainnya yang memenuhi
kualifikasi.
Pembelian melalui pemilihan langsung dilakukan bila pengadaan melalui lelang dianggap tidak
efesien dari segi pembiayaan dan dilakukan untuk pengadaan yang nilainya antara 50 sampai 100 juta.
Pembelian melalui penunjukan langsung dilakukan dalam keadaan tertentu seperti dalam keadaan
darurat untuk pertahanan, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaanya tidak dapat
ditunda-tunda atau bencana alam, rahasia serta untuk pekerjaan skala kecil nilainya antara i5 sampai
50 juta.
Pembelian langsung dilakuakan secara langsung oleh intansi yang membutuhkan barang dan
nilai pengadaannya sangat kecil yaitu dibawah 15 juta. Proses dan prosedur pengadaan dengan cara
pembelian harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan pemerintah.
 khusus untuk pengadaan dengan cara pembelian melalui lelang harus mengikuti prosedur berikut
ini:
a)    Pembentukan panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan barang. Panitia lelang
haruslah orang yang betul-betul memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan dan hukum
perjanjian/kontrak. Masa kerja panitia mulai dari masa persiapan sampai dengan dokumen kontrak
siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh pemeriksa
internal/eksternal (informal). Tugas panitia antara lain, menyususn jadwal, dan menetapkan cara
pelaksanaan serta lokasi pengadaan, menyusun, dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS),
menyiapkan dokumen lelang, mengumumkan pengadaan, mengadakan penjelasan lelang, melakukan
evaluasi terhadap dokumen penawaran, mengusulkan calon pemenang lelang, membuat laporan proses
dan hasil pelelangan.
b)    Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang bercirikan antara lain, syarat umum (keterangan
mengenai pembagian tugas, keterangan mengenai perencana, keterangan mengenai direksi, syarat-
syarat peserta lelang, bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya), syarat administratif
(jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, tanggal penyerahan pekerjaan, syarat pembayaran, denda
keterlambatan, besar jaminan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan), syarat teknis (jenis dan uraian
pekerjaan yang harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan), spesifikasi teknis dan gambar (detail dan
konstruktif).
c)    Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi, surat kabar
kabupaten/kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi dan surat kabar provinsi atau
nasional untuk pekerjaan paket besar.
d)    Undangan pemberian penjelasan (Aanwijzing) kepada peserta lelang yang dilakukan oleh panitia lelang
pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.
e)     Penyusunan kriteria penilaian untuk menetukan atau menetapkan calon pemenang lelang
f)    Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukan penawaran pada waktu, tempat dan prosedur
yang ditetapkan (metode dua sampul dan metode dua tahap)
g)    Pelaksanaan penilaian terhadap dokumen penawaran yang dimasukan oleh peserta lelang.
h)    Penentuan calon pemenang lelang oleh panitia lelang dan penunjukkan pemenang lelang oleh pejabat
yang berwenang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
i)      Pengumuman dan penetapan pemenang lelang oleh panitia lelang.
j)     Penetapan surat pesanan/membutuhkan barang dengan pihak pemenang lelang.
k)    .Pembuatan dan penandatanganan surat perjanjian atau kontrak kerja antara pihak yang mengadakan
barang dengan pihak pemenang lelang.

1.     Penyiapan berita acara pemeriksa dan oenerimaan barang (serah terima pemenang lelang)
2.     Pembuatan Sendiri
3.     Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai.
Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya apabila
dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri
biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah,
misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.
4.     Penerimaan Hibah atau Bantuan
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan
persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau
bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.
5.     Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk
kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
6.     Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan
sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
 pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat
sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan
7.     Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah
tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.
8.     Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan
menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus
mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan sarana/prasarana
yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang
dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
9.     Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki
sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan
prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen sarana dan
prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu
unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut
dapat dioperasikan atau difungsikan.

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Implementasinya

          Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang
telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
a.     Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b.     Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c.     Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi sekolah
negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d.     Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak
yang dituju.
e.     Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang mengajukan
permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.

A.    Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk
memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.

B.     Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :
1.     Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan.
2.     Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus
dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3.     Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan
ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4.     Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5.     Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan
tersebut.
6.     Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun
secara fisik.
7.     Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan
sebenarnya.
8.     Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

C.    Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.  Namun yang
membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang
mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering
mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa
banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana membeli alat kantor yang
terbaik
Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari
berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan pencarian
serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.
Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan
perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang
terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa
digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.
Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun jika
toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan tokonya
yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.

D.    Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1.      Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli

Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda
akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal
ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak.
Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika
berbelanja.

2.      Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun
pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh
mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan
printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.

3.      Pilihlah teman berbelanja anda

Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang
shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada
diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor
yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.

4.      Perhatikan timing dalam membeli alat kantor

Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya
pilihlah waktu akhir tahun.
5.      Mencari toko alat kantor
Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda
yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama toko alat
kantor tujuan anda.

6.      Perhatikan penawaran dari supplier sendiri

Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor
tersebut karena ada jaminannya.
Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda,
hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor
yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk
melengkapi alat kantor tempat anda bekerja

E.     Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus diperhatikan
agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli
barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh
harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.