PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan Kearsipan adalah alat atau sarana yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Sebagai sarana penyimpanan arasip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan
pengelolaan arsip
3. Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan.

Beberapa Peralatan Kearsipan beserta Pengertian dan Gambarnya

PERALATAN KEARSIPAN

1. Lateral filing cabinet

Lateral filing cabinet adalah lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip.

2. Rotary filing cabinet

 Rotary filing cabinet adalah tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga.

3. Mobile file mechanic

Mobile file mechanic adalah lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system yang
memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan karena terletak di atas
semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang
di antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi.

4. Drawer type filing cabinet

 Drawer filing cabinet adalah lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.
Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide, 40-50 folder yang dapat memuat
minimal 75 lembar surat.

5. Vertical Plan File

Vertikal plan file adalah lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0. Ukuran
lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter dapat menampung bagan.peta sekitar 1000 lembar.

6. Card Cabinet

Card cabinet adalah lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.

7. Rak
 Rak adalah lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif. Sebelum arsip inaktif tsb
dimasukan terlebih dahulu dimasukan ke dalam boks kardus yang berlubang sebagai ventilasi.

8. Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan ukuran tertentu yang
memuat kode pada tabnya.

9. Brief Ordner

Brief ordner adalah map besar dari karton tebal, di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat
dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara
vertical di atas rak / di dalam lateral filing cabinet.
10. Snelhecter

Snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal / plastik yang di dallamnya terdapat alat
penjepit arsip yang terbuat dari logam.

11. Hanging map

Hanging map ( map gantung) adalah map tanpa jepitan yang digantung pada gawang laci filing
cabinet.

12. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut: 1)
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama
plastik, dan lain-lain. 2) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas
yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. 3) Perforator dengan lima pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
Sumber :
http://ghesa123.weebly.com
http://www.anugerahdino.com
https://dian4nggraeni.wordpress.com

PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang
biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan
ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.

1. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat
bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks
mencatat informasi tentang:

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks.

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal,
wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini
disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan
lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama
orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan
sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip
tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka
sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh
dibawah ini.

Kartu indeks

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.
 Cardex

2. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang
adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat
dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat
dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang
benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk
silang berarti menambah beban kerja.
Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:

Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer,
maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan
dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

kartu tunjuk silang

 Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh:

Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks
Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.
b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.
Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena
ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran
yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.

Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk
silangnya sebagai berikut.

kartu tunjuk silang

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.

Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.
Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau
kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada
bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).

3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan
arsip, antara lain sebagai berikut.
a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Berikut contoh lembar pinjam arsip

 Lembar Pinjam Arsip

4. Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka
perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
Perhatikan contoh out folder berikut ini.
Out Folder