PERALATAN

KEARSIPAN
Peralatan kearsipan merupakan semua benda
yang digunakan untuk mendukung kegiatan
kearsipan.
Fungsinya:
• Sebagai sarana penyimpanan arsip.
• Sebagai alat bantu mempercepat, meringankan,
dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.
• Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan
sehingga arsip tahan lama.
Kegiatan dalam Pengarsipan
Memiliki Tiga Istilah Penting
Horizontal, penyimpanan arsip dan dokumen dengan posisi
mendatar (horizontal) atau menumpuk satu sama lain.

Vertikal, penyimpanan arsip dan dokumen secara tegak

lurus (vertikal), tidak tumpuk, serta menjadi susunan yang
berjajar ke belakang.

Lateral, penyimpanan arsip dan dokumen secara

berdiri (lateral) dan disusun berjajar menyamping.
HORIZONTAL

VERTIKAL

LATERAL
Filing Cabinet
Filling Cabinet adalah
lemari arsip yang terdiri
dari beberapa laci, antara
1-6 laci; tetapi yang
paling banyak adalah 4
dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang
lebih 5000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun
berdiri tegak lurus
(vertikal) berderet ke
belakang. Filling berguna
untuk menyimpan arsip
atau berkas yang masih
 Rotary filing

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan

arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan
secara berputar, sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau
besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
Lemari Arsip
Lemari tempat penyimpanan
arsip dalam berbagai bentuk
arsip. Lemari arsip dapat
terbuat dari kayu atau besi yang
dilengkapai dengan daun pintu
yang menggunakan engsel,
pintu dorong, atau
menggunakan kaca.Penyusunan
arsip dapat dilakukan dengan
cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukan kedalam
ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal)
dengan terebih dahulu arsip
 Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa
pintu tempat menyimpan arsip
yang disusun secara laletral
(leteral). Arsip-arsip yag akan di
simpan di rak terlebih dahulu
dimasukan kedalam ordner atau
kotak arsip. Odner atau kotak
arsip ditempatan dirak arsip
sehingga tampak punggung dari
odner atau kotak arsip, yang
bergua untuk
menempatkanlabel/judul dari
arsip yang ada didalamnya. Rak
 MAP
Map yang terdapat daun penutup
pada setiap sisinya.  Daun
penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada
didalam agar tidak jatuh.
Map yang mempunyai penjepit ditengah
map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Untuk menopang surat yang ada
dilama digunakan penjepit. Arsip yang
disimpan pada umunnya yang bersifat
inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip
aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
 MAP
Map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun
penutupnya, maka map ini fungsinya
untuk menyimpan arsip yang selanjutnya
akan dimasukan kedalam kotak secara
vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian
yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang
ada didalam folder tersebut.
Map gantung merupakan map yang
mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang
yang ada di filling cabinet. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada
didalamnya.
Ordner Ordner adalah map besar
dengan ukuran punggung
5 cm yang didalamnya
terdapat besi penjepit.
Arsip akan disimpan di
dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton
yang sangat tebal
sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral
pada lemari arsip atau rak
arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500
Guide

Lembaran kertas tebal atau

karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau
sekat/ pemisah dalam
penyimpanan arsip.
Guide diletakan didepan
folder jika penympanannya
menggunakan filling
cabinet, atau dapat juga
didepan arsip jika
penyimanan menggunakan
odner atau map snelhecter.
 Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk

menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan
dengan menggunakan tenaga manusia. Cara
kerja dan komponennya mekanik, serta baru
berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler
dan staples terbuat dari bahan logam sehingga
cukup kuat.
Numerator
Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor pada
lembaran dokumen.
Numerator digerakkan
dengan tangan. Cara kerja
dan komponen mekanis.
Terdapat pengatur angka
rangkap, dan membuat angka
secara otomatis dengan cara
menekannya. Jika tidak
digunakan, numertor harus
disimpan ditemoat tertutup
dan kering.
Alat Sortir

alat yang digunakan

memisahkan surat/warkat
yang diterima, diproses
dikirimkan dan disimpan
kedalam folder masing-
masing. Alat sortir
mempunyai bergam bentuk
dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak
bertingkat dan sebagainya.
Tickler File
alat semacam kotak yang terbuat
dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbetuk kartu
atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo.namun
demikian, tickle file bisa saja
digunakan untuk menyimpan
kartu nama atau kartu
kepustakaan. Dibagian dalam
tickler file dilengkapi dengan
guide atau pembatas. Tickler file
berfungsi sebagai alat pengingat
Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card indeks) cabinet

adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar
memanjang.alat ini terbuat dari
bahan besi baja dan kayu.
 Rak/Laci Kartu

Laci-laci yang disusun secara

teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran
kecil yang disusun secara
vertikal. Alat ini terbuat dari
kayu dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.
Perforator

Perforator adalah alat

untuk melubangi
kertas/kartu. Perforator di
gerakan dengan tenaga
manusia. Cara kerja
komponennya mekanis.
Perforator membuat
lubang denga diameter
5mm. Perforator terbuat
dari logam.
STORAGE DEVICE
Perlengkapan kearsipan merupakan bahan-bahan
pendukung yang digunakan dalam kegiatan
kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang
tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat)
yang berarti bahwa bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus menerus.
 Perlengkapan Kearsipan
Kartu Indeks merupakan kartu yang
berisi identitas suatu arsip/warkat yang di
simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu
indeks hanya di gunakan dengan system
penyimpanan subjek, tanggal, wilayah,
dan nomor.
Lembar Pinjam Arsip merupakan
lembaran atau formulir yang digunakan
untuk mencatat setiap peminjam arsip.

Kegunaannya:
1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan
kapan batas waktu pengembalian arsip yang
pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang
di pinjam.
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena
peminjaman yang dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu
arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat 3 lembar:
Lembar 1 untuk ditempatkan pada
tempat peminjaman arsip.
Lembar 2 untuk meminjam arsip
sebagai bukti peminjaman.
Lembar 3 untuk petugas arsip yang
disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
Map pengganti adalah map yang digunakan untuk
menggantikan surat-surat yang dipinjam sekaligus
dengan mapnya.

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk

mencatat penyimpanan arsip
Kartu Tunjuk Silang
merupakan kartu untuk
membantu menemukan arsip
selain kartu indeks dengan
ukuran 12,5 x 7,5 cm.
Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan

1. Jenis dokumen yang disimpan

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.
3. Kebutuhan ruangan.
4. Pertimbangan keamanan.
5. Biaya peralatan.
6. Biaya operasional peyimpanan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen
secara teratur.