MATERI LENGKAP KEARSIPAN

MARET 28, 2014 BY KELOMPOK12GADP

K E A R S I PA
N
Menurut Vernon B. Santen, arsip
mempunyai nilai guna dengan
singkatan ALFRED.
A = Administrasi Value ( Nilai
Administrasi )
L = Legal Value ( Nilai Hukum )
F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )
R = Research Value ( Nilai Penelitian
)
E = Education Value ( Nilai
Pendidikan )
D = Documentation Value ( Nilai
Dokumentasi )
Dan untuk mengingat betapa
pentingnya arsip,maka ingatlah
singkatan :
A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Tujuan Kearsipan adalah:
 Agar arsip terpelihara dengan
baik, teratur dan aman.
 Agar mudah mendapatkan
kembali arsip yang di butuhkan
dengan cepat dan tepat.
 Untuk menghindari pemborosan
waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang di butuhkan.
 Untuk menghemat tempat
penyimpanan.
 Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
  Untuk menjaga kelestarian arsip.
Ada 3 Istilah Penting Yang
Berkaitan Dengan Penyimpanan
Arsip, yaitu :
1. Pengarsipan Horizontal, yaitu
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara mendatar ( Horizontal ), di
mana arsip dan dokumen di
simpan secara bertumpuk pada laci
atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus ( Vertikal ),
dimana arsip di susun berderet
kebelakang.
 3. Pengarsipan Lateral, yaitu
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri ( Lateral ) dimana
arsip di susun berderet
menyamping.
Arsiparis adalah orang yang
bertugas untuk mengelola arsip
Kriteria yang harus dimiliki oleh
arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti
tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan
sopan
· harus memiliki pendidikan minimal
sekolah menengah
Tugas pokok unit kearsipan pada
dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai
kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan
menemukan kembali arsip sesuai
dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan
arsip.
6. Mengadakan
perawatan/pemeliharaan arsip.
 7. Mengadakan atau
merencanakan penyusutan arsip,
dan lain-lain
Menurut fungsi dan kegunaanya,
arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang
masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
 Arsip dinamis aktif: Arsip ini
berada dan berfungsi di unit
pengolah yang pada umumnya
memiliki nilai simpan satu sampai
dengan dua tahun atau sesuai
dengan jadwal retensi yang
berlaku.
  Arsip dinamis inaktif: Arsip ini
berada pada fase ketiga yang oleh
unit pengolah dirasakan atau
dinilai sudah kurang atau
jarang/tidak diperlukan lagi dalam
menunjang proses administrasi
sehari-hari, walaupun mungkin
masih diperlukan tetapi
frekuaensinya sangat rendah.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan lagi secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, atau
penyelenggaraan administrasi
perkantoran, atau sudah tidak dipakai
lagi dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
Macam – Macam Peralatan
Kearsipan
a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip
yang terdiri dari beberapa laci, antara
1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak
di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung 5000 lembar arsip
ukuran surat yang di susun berdiri
tegak lurus ( Vertikal ) berderet
kebelakang. Filing Cabinet berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas
yang bersifat aktf.
b. Rotary ( Alat Penyimpanan
Berputar ), yaitu semacam filing
cabinet tetapi penyimpanan arsip di
lakukan secara berputar.alat ini
terbuat dari bahan yang kuat seperti
logam atau besi. Arsip di simpan pada
alat ini secara lateral.
c. Lemari arsip, yaitu lemari tempat
penyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip yang terbuat dari kayu
atau besi yang di lengkapi dengan d.
Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu
tempat menyimpan arsip yang di
susun secara lateral. Arsip yang ingin
di simpan di rak, terlebih dahulu di
masukkan kedalam ordner atau kotak
arsip.
d. Map Arsip, yaitu lipatan yang
terbuat dari karton atau kertas tebal
(Plastik) yang di gunakan untuk
menyimpan arsip (surat). Map arsip
terbagi atas beberapa macam :
1. Stopmap folio, yaitu map yang
terdapat daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menompang surat
yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh. Stopmap folio di gunakan
untuk menyimpan arsip yang
masih dalam proses, tetapi juga
dapat untuk penyimpanan arsip
yang sudah inaktif, dimana map
berisi kumpulan arsip ini akan di
bandle atau di ikat dengan
menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang
mempunyai penjepit di tengah
map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup dan arsip yang di
 simpan bersipat inaktif tetapi dapat
juga bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di
lengkapi daun penutup dan berupa
lipatan kertas tebal/plastic saja.
Map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya
akan di masukkan dalam kotak
arsip secara vertical. Map ini juga
mempunyai tab yaitu bagian yang
menonjol pada posisi atas untuk
menuliskan judul tentang arsip
yang ada di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder
yang mempunyai besi
penggantung dan di pasang pada
gawang yang ada di filing cabinet.
Hanging folder juga mempunyai
 tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di dalamnya.
e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal
atau karton yang di gunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2
bagian yaitu :
1. Tab Guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode
– kode, tanda – tanda atau indeks (
pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk
menopang arsip – arsip yang ada
di belakangnya.
Posisi tab guide ada 3, yaitu :
1. Guide pertama terletak di posisi
atas sebelah kiri.
 2. Guide kedua terletak di posisi
atas bagian tengah.
3. Guide ketiga terletak pada
posisi atas sebelah kanan.
f. Ordner yaitu map besar dengan
ukuran punggung sekitar 5 cm yang
di dalamnya terdapat
besi penjepit.arsip akan di simpan
ordner terlebih dahulu dengan
menggunakan perforator.
g. Stapler adalah alat yang di
gunakan untuk menyatukan sejumlah
kertas.
1. Stapler kecil maksimum 10 lembar
kertas
2. Stapler sedang mampu sampai 10-
20 lembar kertas
3. Stapler besar mampu sampai 20
lembar
h. Perforator adalah alat yang di
gunakan untuk melubangi kertas.
i. Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.
j. Kotak/bok adalah kotak yang di
gunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif.
k. Alat Sotir adalah yang di gunakan
untuk memisahkan surat/warkat yang
di terima, di proses, di kirimkan, dan
di simpan ke dalam folder masing –
masing.
l. Label adalah alat yang di gunakan
untuk untuk memberi judul pada
map/folder guide.
m. Tickler File adalah alat semacam
kotak yang terbuat dari kayu atau besi
untuk menyimpan arsip berbentuk
kecil, seperti lembar pinjam arsip,
kartu kendali yang memiliki jatuh
tempo.
n. Cardex ( Card Index ) cabinet
adalah alat yang di gunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat di
tarik keluar memanjang.
o. Rak/Laci kartu adalah laci – laci
yang di susun secara teratur dalam
rak, untuk menyimpan kartu ukuran
kecil yang di susun secara Vertikal.
p. Alat penyimpanan
khusus adalah alat yang di gunakan
untuk menyimpan arsip dalam bentuk
yang khusus seperti flasdisk, CD,
Kaset Dan lain –lain
Jenis – Jenis Perlengkapan
Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah
bahan-bahan pendukung yang di
gunakan dalam kegiatan kearsipan,
yang biasanya merupakan bahan yang
tidak tahan lama ( penggunaanya
relative singkat ) artinya bahan-bahan
ini selalu di sediakan secara terus
menerus.
 Kartu Indeks adalah kartu yang
berisi identitas suatu arsip/warkat
yang di simpan, gunanya sebagai
alat bantu untuk menemukan arsip.
Kartu indeks dapat dibuat dengan
 ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks
hanya di gunakan dengan system
penyimpanan subjek, tanggal,
wilayah, dan nomor.
Kartu indeks memuat informasi
tentang:
1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks
 Kartu Tunjuk Silang adalah kartu
untuk membantu menemukan arsip
selain kartu indeks adalah dengan
menggunakan kartu tunjuk silang
dan ukuranya 12,5 x 7,5
Lembar Pinjam Arsip adalah
lembaran atau formulir yang di
gunakan untuk mencatat setiap
peminjam arsip.
Adapun gunanya :
1. Sebagai bahan bukti adanya
peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk
mengetahui siapa dan kapan batas
waktu pengembalian arsip yang di
pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang
di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya
kehilangan arsip karena
peminjaman yang tidak di
kembalikan.
 5. Sebagai dasar untuk melakukan
penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip di buat 3
lembar, Yaitu :
1. Lembar 1 untuk di tempatkan
pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam
arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip
yang di simpan pada ticler file
sebagai bahan ingatan.
 Map Pengganti adalah adalah map
yang digunakan untuk
menggantikan surat – surat yang di
pinjam sekaligus dengan mapnya,
  Buku Arsip adalah buku yang di
gunakan untuk mencatat
penyimpanan arsip.
Macam-macam sistem kearsipan:
1. Sistem abjad
adalah sistem filing dimana
warkat-warkat yang akan disimpan
disusun menurut abjad yaitu dari
huruf a sampai dengan z. Untuk dapat
menyusun secara abjad maka warkat-
warkat perlu digolong-golongkan
lebih dahulu menurut nama orang
atau nama instansi atau nama
organisasi lainnya.Agar sistem ini
dilaksanakan dengan baik perlu
adanya peraturan yang jelas yang
dibuat atau ditetapkan oleh instansi
yang bersangkutan
 2. Sitem geografis
yaitu sistem kegiatan dimana
warkat disusun menurut wilayah
(daerah). Sistem ini biasa digunakan
oleh instansi yang mempunyai unit-
unit organisasi dibeberapa wilayah.
Dalam melaksanakan sistem ini
seorang juru arsip pertama-tama dapat
memilih menurut daerah,setelah itu
diadakan sub-sub kelompok menurut
nama instansi
3. Sistem Kronologis
sistem kronologis yaitu
warkat yang disusun menurut urutan
tanggal yang tertera pada setiap
warkat tanpa melihat permasalahan
yang disebutkan dalam warkat. Sitem
krono;ogis biasanya digunakan bagi
warkat-warkat yang penyelesain
masalahnya perlu memperhatikan
jangka waktu tertentu, misalnya
masalah-masalah tagihan yang jatuh
temponya telah ditetapkan.
4. Sistem Nomor
Sistem ini bila digunakan
maka masing-masing warkat diberi
nomor urut mulai nomor satu dan
seterusnya. Sistem ini biasa disebut
sistem filling yang tidak langsung,
karena sebelum pemberian nomor,
juru arsip harus mengadakan
pengelompokan warkat-warkat yang
ada menurut permasalahannya, baru
kemudian diberikan nomor
dibelakangnya.
5. Sistem Sybyek
Sistem subyek adalah sistem
yang dalam sistem fillingnya juru
arsip harus memisah-misahkan
warkat-warkat yang ada sesuai
dengan permasalahannya. Jadi
langkah-langkah yang dilakukannya
sama dengan langkah-langkah dalam
sistem nomor, hanya bedanya bahwa
penekanan kegiatan kepada
pengelompokan masalah,bukan pada
penomorannya.