KD 9.

prosedur pemeliharaan arsip

Pemeliharaan/Preservasi Arsip

1. Pengertian Preservasi Arsip

Merupakan memelihara, merawat, dan menjaga arsip dari kerusakan sehingga
arsip dapat tahan lama, serta masih dapat digunakan untuk generasi mendatang.
Ada beberapa kegatan yang dilakukan dalam preservasi arsip, yaitu sebagai berikut
:
a. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak, baik
kerusakan yang disebabkan faktor internal, maupun eksternal, dengan
memperhatikan standar penyimpanan, seperti peralatan, ruangan, suhu,
pengamanan ruangan, dan lain sebagainya..
b. Perawatan dan perbaikan (restorasi), misalnya menyatukan kembali arsip yang
robek
c. Reproduksi arsip, misalnya dengan menggandakan arsip atau menyimpan arsip
melalui alih media

2. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip

Tujuan yang dilakukan preservasi arsip adalah sebagai berikut :
a. Melindungi fisik arsip agar tahan lama
Pemeliharaan dilakukan agar arsip memiliki fisik yang tahan lama sehigga
ketika dibutuhkan dikemudian hari, bentuk arsip tetap terpelihara.
b. Mencegah terjadinya kerusakan arsip
Pembersihan dan pengaturan suhu ruangan arsip, untuk mencegah terjadinya
kerusakan arsip.
c. Menjamin keamanan penyimpanan arsip
Dokumen atsu arsip terbagi menjadi beberapa tingkatan arsip yang sangat
penting.

Prinsip-prinsip pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut :

a) Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip permanen.
Dalam hal ini dimaksudkan bahwa arsip yang memang sudah selesai diproses
di unit pengolah sehingga arsip
b) Dilaksanakan dengan memperhatikan dan mempertahannkan keautentikan
arsip
c) Temat penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip
d) Peyimpanan arsip memperlihatkan jenis media penyimpanannya
e) Perawatan dilakukan dengan sangat teliti

3. Faktor-faktor Perusak Arsip

a. Fakor Internal
Merupakan faktor penyebab kerusakan arsip yang bersal dari dalam arsip
tersebut. Hal ini disebabkan unsum keasaman saat pembuatan kertas, seperti
lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih, dan tinta.
Namun terkadang proses tersebut tiadk sempurna sehingga menyebabkan
kertas mengalamai perubahan warna putih menjadi coklat.
 b. Faktor Eksternal
Merupakan faktor perusak arsip yang berasaldari luar atau lingkungan di
sekeliling arsip. Faktor eksternal terbagi menjadi lima jenis, yaitu :
1) Faktor Biologis
a) Jamur
b) Serangga
c) Binatang Pengerat
d) Debu
2) Faktor Fisika
a) Cahaya
b) Panas
c) Air
3) Faktor Kimiawi
a) Zat-zat kimia yang ada didalam ruangan penyimpanan
b) Kertas yang kurang baik
4) Faktor pengunaan
5) Faktor bencana alam dan musibah

4. Jenis Preservasi Arsip

Preservensi arsip terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Preservasi Preventif
1) Penyimpanan arsip
2) Syarat-syarat penanganan arsip
3) Langkah-langkah penanganan arsip dengan cara melakukan pengendalian
hama terpadu
4) Aspek keamanan arsip harus memenuhi syarat-syarat
5) Langkah-langkah yang harus dilakuka untuk kegiatan reproduksi arsip
atau upaya melestarikan arsip
6) Perencanaan menghadapi bencana (disaster planning)
b. Preservasi Kuratif
Merupakan pemeliharaan yang bersifat perbaikan atau perawatan terhadap
arsip yang bersifat perbaikan atau perawatan terhadap arsip yang sudah
mulai rusak sehingga arsip dapat digunakan lag dan memperpanjang usia
arsip.
1) Melakukan pegendalian hama dengan cara fumigasi
2) Melakukan pengendalian hama dengan penggunaan bahan nonkimia
3) Melakukan deasidifkasi