PROSEDUR PENGGUNAAN ARSIP

 Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang
untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.

 Untuk mengetahui penggunaan/pemakaian arsip perlu dilakukan penilaian arsip sesuai jenis arsip agar
dapat ditentukan berapa lama suatu arsip disimpan dalam file aktif dan file inaktif, dapat dihitung
dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝑠𝑢𝑟𝑎𝑡
Angka penggunaan = 𝑥 100%
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝

 Suatu arsip dikatakan baik, jika :

o Persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%)
o Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat
o Masih aktif membantu jalannya perusahaan/organisasi

 Penilaian arsip dapat menggunakan criteria penilaian ALFRED berkisar antara 0 – 100% dengan
penggolongan :
o Arsip vital (90 – 100%)
o Arsip penting (50 – 89%), disimpan dalam file aktif selama 5 tahun dan file inaktif selama 25
tahun.
o Arsip berguna (10 – 49%), disimpan dalam file aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 10
tahun.
o Arsip tidak berguna (0 – 49%) paling lama disimpan selama tiga bulan di file aktif.

 Penyimpanan arsip yang efektif artinya arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat pada saat
diperlukan, untuk mengukur keefektifan tersebut dapt diukur dengan menggunakan rasio penemuan
sebagai berikut :
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑚𝑢𝑘𝑎𝑛
Rasio penemuan = 𝑥 100%
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑐𝑎𝑟𝑖

 Kriteria rasio penemuan yang digunakan adalah sebagai berikut

o jika rasio >99,5% berarti arsip disimpan dengan baik
o jika rasio penemuan antara 97 – 99,5% berarti arsip disimpam dalam kondisi memuaskan
o jika rasio <97% berarti teknik penyimpanan perlu dibenahi

 Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat bergantung dengan beberapa hal, diantaranya :
o Kejelasan materi yang diminta
o Ketepatan klasifikasi yang dipakai
o Ketepatan dan kemantapan system indeks
o Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai

 Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap tiga :
o lembar pertama ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip, berfungsi sebagai penanda arsip
tersebut dipinjam.
o lembar kedua digunakan sebagai bukti peminjaman
o lembar ketiga berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip dan disimpan pada tickler file
 Prosedur peminjaman arsip
o Mengisi buku tamu/pengunjung
o Menitipkan barang bawaan ditempat penyimpanan barang yang sudah disediakan
o Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan kepada unit
peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri
o Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis
yang berwenang mengelola arsip
o Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang dipinjam
o Petugas arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam
dibawah pengawasan petugas
o Petugas arsip mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian
menyerahkan arsip kepada peminjam
o Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja
 MENERAPKAN PRESERVASI ARSIP

 Pengertian Preservasi/pemeliharaan arsip

Preservasi dapat dimaknai sebagai tindakan pengawetan, pemeliharaan, penjagaan dan perlindungan.
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat dan menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat tahan
lama serta masih dapat digunakan untuk generasi mendatang.

 Tujuan preservasi arsip

a. Melindungi fisik arsip agar tahan lama
b. Mencegah terjadinya kerusakan arsip
c. Menjamin keamanan penyimpanan arsip

 Prinsip-prinsip pemeliharaan arsip

a. Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip permanen
b. Dilaksanakan dengan memperhatikan dan mempertahankan keauntetikan arsip
c. Tempat penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip
d. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media penyimpanannya
e. Perawatan dilakukan dengan sangat teliti

 Faktor-faktor yang merusak arsip

a. Faktor internal (berasal dari dalam). Hal ini disebabkan oleh keberadaan unsur keasaman saat pembuatan
kertas seperti lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih dan tinta.

b. Faktor eksternal
1) Factor biologis (disebabkan oleh unsure lingkungan)
 Jamur, serangga, binatang pengerat, debu
2) Factor fisika, disebabkan oleh cahaya, panas dan air
3) Factor kimia, disebabkan oleh zat kimia disekitar lingkungan seperti karbon dioksida, karbon monoksida
4) Factor penggunaan, seperti mencoret, melipat, merobek dll
5) Factor bencana alam dan musibah

 Jenis-jenis Preservasi arsip

a. Preservasi Preventif, pemeliharaan yang dilakukan bermaksud mencegah terhadap kerusakan arsip.
Kegiatan yang dilakukan adalah dengan :
 Penyimpanan arsip pada ruang khusus, membangun ruang/gedung/depo arsip
 Memperhatikan syarat-syarat penanganan arsip
 Melakukan inspeksi atau survey pada lokasi penyimpanan minimal 2 kali dalam setahun
 Ruang penyimpanan arsip memenuhi standar penyimpanan (contoh : adanya CCTV)
 Mengusahakan adanya upaya pelestarian arsip dengan cara : memencarkan salinan arsip, membuat
duplikasi arsip, dan menyimpan dalam media lain maupun scanning.

b. Preservasi Kuratif, pemeliharaan yang bersifat perbaikan terhadap arsip yang sudah/mulai rusak, dengan
cara :
 Fumigasi, usaha pemeliharaan arsip dari kerusakan arsip yang berasal dari factor kimia dan biologis
dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
 Melakukan pengendalian hama dengan bahan nonkimia, freezing dan modifikasi udara
 Melakukan Deasidifikasi, cara menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan member bahan
penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari asam yang berasal dari luar.
 MENENTUKAN RETENSI ARSIP

 Secara definisi, Retensi Arsip/penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan
arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan.

 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

 Tujuan penyusunan JRA, meliputi :

a. Memenuhi kebutuhan organisasi, manfaat jika perusahaan memiliki JRA yaitu :
 Terhindar dari pemborosan
 Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan
b. Memenuhi persyaratan hukum

 Teknik penyusunan JRA, meliputi :

a. Inventarisasi (pendataan dan pencatatan fisik maupun nonfisik)
b. Penyusunan daftar jenis arsip
c. Penilaian arsip

MENERAPKAN PENYUSUTAN ARSIP

 Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi arsip agar arsip-arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan
cepat dan mudah.

 Tujuan penyusutan arsip :

 Efisiensi dan efektivitas pegelolaan
 Menjamin tersedianya informasi yang bernilai guna
 Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

 Kegiatan penyusutan arsip meliputi :

a. Pemindahan arsip
b. Penyerahan arsip (ditetapkan dalam PP No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip)
c. Pemusnahan arsip, kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan atau tindakan
penghancuran secara fisik yang dilakukan secara total sehingga identitasnya hilang. Pemusnahan dapat
dilakukan oleh unit pengolah maupun unit kearsipan.

 Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :

 Pembakaran
 penghancuran dengan mesin penghancur kertas
 penghancuran dengan bahan kimia

 Prosedur pemusnahan arsip :

 seleksi arsip yang akan dimusnahkan
 membuat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
 membuat berita acara pemusnahan, lakukan pemusnahan dengan 2 orang saksi.

 Dokumen pemusnahan arsip :

 Surat rekomendasi tim
 Surat persetujuan Kepala ANRI
 Surat keputusan Direktur instansi terkait
 Berita acara
 Daftar arsip yang dimusnahkan

 Teknik penyusutan arsip

a. Berdasarkan JRA
b. Berdasarkan nonjadwal retensi arsip