Peralatan

Penyimpanan
Dokumen Transaksi

Administrasi Transaksi BDP SMKN 2

SUKABUMI

Peralatan
Penyimpan
Dokumen Transaksi
1. Sistem penyimpanan dalam Lemari Arsip
Penyimpanan dokumen harus rapi dan sesuai agar
ketika dibutuhkan dokumen tersedia dalam keadaan
baik(tidak mengalami kerusakan atau hilang).
Lemari arsip yang terbuat dari kayu, alumunium, dan
baja tahan api menjadi salah satu peralatan
penyimpanan dokumen transaksi yang biasa
digunakan. Lemari arsip memiliki dua jenis, yaitu:
Filing Cabinet
lemari yg memiliki beberapa laci yang
berjumlah 4-5 laci, untuk menyimpan
dokumen transaksi secara tegak lurus
dari atas ke bawah(vertikal).
Lateral Cabinet
lemari yang mampu menyimpan
lebih banyak dokumen transaksi
karena disimpan secara
berdiri(lateral) dan biasanya
disusun berderet menyamping.
2. Sistem Penyimpanan
dalam Map Arsip
Jenis map arsip yang digunakan untuk mengarsipkan
dokumen transaksi adalah sebagai berikut.

Stopmap

Map Snelhecter Map Folder Hanging map

Ordner Alat Sortir Guide/Sekat
 Mesin Pemotong
kertas
Peralatan Pendukung

Mesin Penghancur
Mesin Penjilid Stapler Perporator Kertas
 Sistem Subjek (Subjectical Sistem Wilayah (Geographical
Filing System) Filing System)
Macam-Macam
Sistem
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah
untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan geographical filing system. Jika Anda

Penyimpanan
berdasarkan jenis masalah yang sering menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan
terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat dikelompokkan berdasarkan daerah atau

Dokumen
cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan
atau perusahaan yang sering berhubungan
dengan keluhan pelanggan.
wilayah yang tertera pada alamat surat atau
dokumen. Nantinya, dokumen akan
diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau
negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Sistem Nomor (Numerical Sistem Abjad (Alphabetical

Filing System)
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya
digunakan oleh arsiparis yang melakukan
indexing atau klasifikasi dokumen atau
arsip berdasarkan nomor atau numerik
sebagai pengganti dari nama orang atau
badan.
Filing System)
sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad
biasanya menggunakan metode penyusunan
dokumen yang dilakukan secara berurutan,
mulai dari arsip berawalan huruf A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada
peraturan indexing
Sistem Tanggal (Chronological
Filing System)
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari
dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem
penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan.
Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing
dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau
surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga
berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.