BAB 7

MACAM-MACAM PENYIMPANAN ARSIP DAN FUNGSI PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

(Manajemen kearsipan dan system filing, Fortuna Zain Hamid, SE.M.Si dan Tuti hartati,
SE.M.Si)

A. PENGERTIAN PENYIMPANAN ARSIP

Pemilihan penyimpanan arsip yang digunakan merupakan usaha menyediakan
informasi yang dibutuhkan pada waktu yang paling tepat untuk dipergunakan
sebagai dasar pengambilan keputusan baik masa kini ataupun masa yang akan
datang.

Permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan arsip akan semakin bertambah

seiring dengan pertambahan jumlah aktivitas kantor atau suatu organisasi, karena
itu pengelola arsip hendaknya memperhitungkan kemungkinan semakin
bertambahnya jumlah arsip agar menjadi bank informasi untuk kepentingan intern
maupun pelayanan di luar organisasi.

Dalam praktek system penyimpanan arsip (filing system) yang sering dipakai :
(http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-Sistem-Penyimpanan-
Arsip.pdf )
- Sistem Abjad (Alphabetic system)
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi
pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut
diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

- Sistem Subyek (Subyect system)

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip
yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.

- Sistem Nomor ( Numeric System)

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor
kode penyimpanan bukan nomor surat : 1) Sistem klasifikasi desimal Sistem
penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut
dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal.
Penyimpanan dengan system ini banyak digunakan di perpustakaan. 2) Sistem
terminal digit Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya
dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu
sistem ini biasanya digunakan pada perusahaanperusahaan besar.

- Sistem Ilmu Bumi (Geographic system)

tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau,
propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.
 - Sistem Kronologis (Chronology system)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas
tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering
penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat
keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

Menurut Drs. The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, penyimpanan
warkat (filing) adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan sehingga pertumbuhan warkat-warkat dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control”, filing adalah
penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut
aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas
(surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Dengan demikian, Pengertian penyimpanan warkat (Filing) adalah suatu pengaturan

dan penyimpanan warkat dengan mempergunakan system tertentu sehingga apabila
warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat
dan tepat.

B. FUNGSI PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut:
1) Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
2) Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
3) Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan
sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
4) Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika
mebutuhkannya
Alat-alat yang digunakan dalam penyimpanan arsip bermacam-macam, diantara
lain :
1) MAP
Dalam bahasa belanda, disebut dengan istilah berkas. Map adalah lipatan
kertas atau kerton ( kertas manila ) yang dipergunakan untuk penyimpanan
arsip.
2) Folder
Lipatan kertas tebal karton manila berbentuk segi empat panjang untuk
menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di
file/filing cabinet. Fungsi tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
Folder disimpan bersama dengan guide-guidenya didalam lemari arsip, filing
 cabinet atau tempat-tempat lain yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Folder ditempatkan di belakang sub-sub guide. Susunan guide-guide dan tab
folder di dalam filing cabinet yaitu :
- Guide pertama, yaitu guide pokok/ Main guide
- Guide kedua, yaitu sub-guide
- Guide ketiga, yaitu sub-sub guide
- Dibelakang sub-sub guide disebut tab folder
3) GUIDE
Yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu : bagian yang menonjol yang disebut rab atau tab guide yang
berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda,
atau indeks-indeks klasifikasi; dan badan guide. Satu guide hanya mempunyai
satu tab. Guide dapat disusun pada laci filing cabinet menurut susunan abjad,
angka atau perihal sesuai system filing yang dipergunakan.
4) FILING CABINET
Yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan
secara vertical dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5) LEMARI ARSIP
Dinamakan lemari arsip karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-
berkas atau arsip oleh karena itu lemari yang tidak dipergunakan untuk
menyimpan arsip tidak dinamakan lemari arsip.
6) BOX FILE
Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip yang sejenis, yaitu arsip yang beisi hal-hal yang sama
ditempatkan pada rak arsip dan disusun secara vertical lateral (vertical
berderet kesamping).
7) RAK ARSIP
Yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa
keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip dan arsip tersebut disusun secara vertical.
8) ROTARY FILING
Yaitu penyimpanan arsip berputar dengan map gantung yang menggunakan
piringan besi yang berputar pada sebuah sumbu.
9) CARDEX ( Card Index)
Yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau kartu-kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
10) TRAY (Laci)
Yaitu laci yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sangat sesuai untuk
tempat penyimpanan form kerja dan arsip aktif.
11) COMPACT ROLLING SHELVING
Yaitu alat penyimpanan arsip yang terdiri dari kompanemen dengan roda
yang digerakkan di atas rel, sehingga sangat efektif dalam penggunaannya.
 Kelebihannya yaitu menghemat ruang, aman dan mudah untuk penyimpanan
atau pengembalian arsip, box atau barang lainnya.

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam

kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara
terus menerus.
 Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan
ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan
subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.
      Kartu indeks memuat informasi tentang:
1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks
Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu
indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5
 Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat
setiap peminjam arsip.
        Adapun gunanya :
1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip
yang di pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :
1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.
  Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat –
surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
 Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.