MEMPROSES DOKUMEN DANA KAS KECIL

A. ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

1. Pengertian Kaa Kecil

Kas kecil (petty cash) menurut kamus besar bahasa indonesia adalah sejumlah uang tunai yang
disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil.

Menurut kamus akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk
melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil.

Menurut Zaki Baridwan, kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis apabila dibayar dengan menggunakan cek.

2. Fungsi Kas Kecil

1) Untuk melakukan pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis

2) Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan
termasuk relasi bisnis pimpinan

3) Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak
terencana

3. Peralatan Yang Dibutuhkan

1) Dokumen Bukti Kas Keluar (BKK)

Diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, untuk pembentukan dana kas kecil dan pada saat
pengisian kembali dana kas kecil

2) Dokumen Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)

Digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil. Sementara itu,
bagian pemegang kas kecil berfungsi sebagai bukti pembiayaan dana kas kecil kepada pengguna kas
kecil

3) Dokumen Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil (BPKK)

Dibuat oleh pemakai dana untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil perusahaan
biasanya menggunakan voucher kas kecil, yaitu voucher yang mengesahkan pengeluaran uang dari kas
kecil dan disimpan sebagai bukti pengeluaran

4) Dokumen Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)

Dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada Bagian Keuangan

5) Dokumen Buku Jurnal Kas Kecil (petty cash record)

Yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat mutasi (penambahan atau pengurangan) dn oenggunaan
kas kecil di suatu perusahaan.

B. MUTASI DANA KAS KECIL SISTEM DANA TETAP (IMPREST FUND METHOD)

1. Pembentukan Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method)

Sistem dana tetap menggunakan periodik. Pada saat dana kas kecil dibentuk, dana kas kecil bertambah
dan kas umum berkurang sebesar jumlah pembentukan dana kas kecil dalam jumlah tetap. Unit
organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain :

a. Bagian Utang

b. Bagian Kasir

c. Bagian Jurnal dan Laporan

d. Pemegang Dana Kas Kecil

2. Pembayaran Kas Kecil Sistem Dana Tetap

Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil membuat buku pengeluaran yang harus disimpan
bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box). Kasir menangani transaksi yang
menyangkut penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai. Unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur pembayaran dana kas kecil, antara lain :

a. Pemakai dana kas kecil

b. Pemegang dana kas kecil

c. Dokumen pemakaian dana kas kecil

3. Pengisian Kembali Kas Kecil Sistem Dana Tetap

Pengisian kembali dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran
berdasarkan bukti pengeluaran dengan mengkredit kas. Dengan cara ini, saldo rekening kas tidak akan
berubah. Bagian yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi. Unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur penggantian kas kecil, antara lain :

a. Pemegang dana kas kecil

b. Bagian utang

c. Bagian kasir

d. Bagian jurnal dan laporan

4. Dokumen Yang Dibutuhkan Mutasi Dana Kas Kecil

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil, dokumen yang dibutuhkan adalah :

1. Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang (rangkap 3 lembar), berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas
2. Surat keputusan kepala Bagian Keuangan sebagai dokumen pendukung

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana. Dokumen yang
dibutuhkan adalah :

1. Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana
2. Bukti pemakaian kas kecil (kuitansi/nota kontan)
3. Permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana

c. Pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Dokumen yang
dibutuhkan adalah :

1. Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang

2. Permintaan kembali kas kecil
3. Bukti pengeluaran kas kecil