A.

ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

1. Fungsi Kas Kecil
 Menurut KBBI adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang
kecil-kecil.
 Menurut kamus akuntansi adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani
pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil.
2. Fungsi Kas Kecil
 Untuk melakukan pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak.
 Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan.
 Mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak
3. Peralatan yang Dibutuhkan
a. Dokumen Bukti Kas Keluar (BKK)
Diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, untuk pembentukan dana kas kecil dan
pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
b. Dokumen Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang
dana kas kecil. Sementara itu, bagi pemegang dana kas kecil berfungsi sebagai bukti
pembiayaan dana kas kecil kepada pengguna kas kecil.
c. Dokumen Bukti Pengeluaran dana Kas Kecil (BPKK)
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas
kecil. Perusahaan biasanya menggunakan voucher kas kecil (petty cash voucher), yaitu
voucher yang mengesahkan pengeluaran uang dari kas kecil dan disimpan sebagai bukti
pengeluaran.
d. Dokumen Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada
Bagian Keuangan.
e. Buku jurnal kas kecil (Petty Cash Record)
Yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat mutasi (penambahan atau pengurangan) dan
penggunaan kas kecil di suatu perusahaan. Buku jurnal kas kecil berisi catatan aktivitas dana
kas kecil, mulai dari pembentukan, pemakaian, dan pengisian kembali dana kas kecil.
B. MUTASI DANA KAS KECIL SISTEM DANA TETAP (IMPREST FUND METHOD)
1. Pembentukan Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method)
Ditetapkan dengan jumlah tertentu untuk digunakan secara periodik, setiap pengisian kembali
kas kecil jumlahnya harus sama dengan jumlah pengeluaran kas kecil, kecuali ada kebijakan dari
pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi jumlah dana kas kecil yang
dialokasikan.
Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain:
a. Bagian Utang
b. Bagian Kasir
c. Bagian Jurnal dan Laporan
d. Pemegang dana kas kecil
2. Pembayaran Kas Kecil Sistem Dana Tetap
Setiap melakukan pembayaran, kasir kas kecil membuat bukti pengeluaran yang harus disimpan
dalam peti kas (cash box).
Unit organisasi yang terlibat, antara lain:
a. Pemakai dana kas kecil
b. Pemegang dana kas kecil
c. Dokumen pemakaian dana kas kecil
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Sistem Dana Tetap
Dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran berdasarkan
bukti pengeluaran dengan mengkredit kas.
Unit organisasi yang terlibat, antara lain:
a. Pemegang Dana Kas Kecil
b. Bagian Utang
c. Bagian Kasir
d. Bagian Jurnal dan Laporan
4. Dokumen yang Dibutuhkan Mutasi Dana Kas Kecil
a. Transaksi Pembentukan Dana Kas Kecil, dokumen yang dibutuhkan adalah:
1) Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang (rangkap 3 lembar), berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas.
2) Surat keputusan kepala Bagian Keuangan sebagai dokumen pendukung.
b. Transaksi pemakaian dana kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana. Dokumen yang
dibutuhkan adalah:
1) Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana.
2) Bukti pemakaian kas kecil (kuitansi/nota kontan).
3) Permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana.
 c. Pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Dokumen
yang dibutuhkan adalah:
1) Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang.
2) Permintaan kembali kas kecil.
3) Bukti pengeluaran kas kecil.

C. MUTASI DANA KAS KECIL SISTEM DANA TIDAK TETAP (FLUCTUATION FUND METHOD)
1. Pembentukan Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method)
- Sistem dana tidak tetap adalah suatu sistem yang menetapkan pendanaan kas kecil dengan
jumlah yang tidak tetap, menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada suatu periode.
- Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian dana kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam
bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan
dalam Buku Besar.
2. Pemakaian Kas Kecil dengan Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method)
- Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit akun
beban dan mengkredit akun kas kecil.
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Sistem Dana Fluktuatif
- Pengisian kembali kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup
untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil.
- Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian kembali dana kas kecil terdiri atas
formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas,
bukti pengeluaran kas kecil dengan dokumen pendukungnya.
4. Perbedaan Sistem Kas Kecil Dana Tetap dengan Dana Tidak Tetap
a. Sistem dana tetap
Saldo kas kecil tetap (tidak berubah) kecuali jika ada penambahan dana. Pengeluaran dari
dana kas ini akan langsung dikeluarkan dari kas bank.
b. Sistem dana tidak tetap
Saldo kas kecil berubah-ubah sesuai dengan penggunaan dan pengisian kembali.
Pengeluaran dana dari kas ini langsung mengurangi saldonya.

D. PERHITUNGAN FISIK DANA KAS KECIL

1. Perhitungan Fisik Saldo Kas Kecil
Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas
pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan yang tergolong dalam kas kecil di hitung dan dilaporkan
secara rinci mengenai jenis, nilai per satuan dan jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik
harus sama dengan saldo kas berdasarkan catatan.
2. Selisih Saldo Kas Kecil
Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar dan pad akas menurut catatan disebut selisih kas
lebih (cash overage). Jika sebaliknya disebut kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat
terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
a. Jumlah yang di terima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang
seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang
kembali.
c. Adanya uang palsu.
d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal.
e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.
- Pada akhir periode pencatatan selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan jika selisih
kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan rugi laba, selisih kas lebih di
informasikan sebagai pendapatan di luar usaha dan selisih kurang di informasikan sebagai
beban di luar usaha.
- Jika tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil, maka pencatatan selisih kas kecil
dilakukan sebagai berikut:
a. Selisih kas lebih
- Dicatat dalam jurnal, yaitu akun Kas Kecil didebit dan Selisih Kas Kecil dikredit.
b. Selisih kas kurang
- Dicatat dalam jurnal, yaitu akun Selisih Kas Kecil didebit dan akun Kas Kecil dikredit.