Berikut ini akan disajikan cara mengelola dokumen transaksi dalam akuntansi :

a. Mengidentifikasi Dokumen Transaksi

Setiap transaksi harus didukung dengan bukti transaksi (business papers). Tanpa adanya
bukti transaksi tidak boleh dilakukan pencatatan. Transaksi keuangan adalah kejadian-
kejadian dalam perusahaan yang bersifat financial, yang harus diproses mulai dari
pencatatan transaksi hingga pelaporan yang mengakibatkan perubahan harta, utang dan
modal dengan pihak luar. Bukti transaksi ada dua macam antara lain:

1. Bukti Transaksi Intern : bukti transaksi yang dibuat oleh prusahaan sendiri

2. Bukti Transaksi Ekstern : bukti transaksi yang berasal dari pihak luar perusahaan.

Bukti-bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan contohnya antara lain

Kuitansi

Nota Kontan (Nota Tunai)

Faktur (Invoice)
Nota Kredit (Credit Memorandum)

Nota Debet (Debet Memorandum)

Bukti Memorial
 Cek

Bilyet Giro

Dalam praktiknya seringkali perusahaan membuat bukti transaksi sendiri, dan bukti
transaksi yang diterima perusahaan dari pihak lain hanya

digunakan sebagai bukti pedukung atau lampiran dari bukti intern yang dbuat. Contoh
bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan adalah

sebagai berikut:

1. Bukti Kas Masuk (BKM), bukti untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai.

Penerimaan uang tunai tersebut tentu ada bukti transaksinya, seperti kuitansi
penagihan, faktur penjualan tunai, atau bukti lain.
Berdasarkan bukti tersebut dibuatkan bukti kas masuk, sedangkan salinan faktur
penjualan atau kuitansi digunakan sebagai lampiran.

2. Bukti Kas Keluar (BKK), bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai.

Misalnya pembelian barang dagangan secara tunai, membayar utang, dan membayar
beban. Dengan adanya pengeluaran uang kas tersebut perusahaan mendapat bukti
transaksi seperti kuitansi, faktur dan nota kontan dan dijadikan lampiran atau bukti
pendukung bukti kas keluar.
 3. Faktur Penjualan/Bukti Penjualan/Laporan Pengeluaran Barang, bukti yang
digunakan untuk membukukan transaksi penjualan barang.

4. Bukti Pembelian/Laporan Penerimaan Barang, bukti yang digunakan untuk

membukukan transaksi pembelian barang.

5. Bukti Umum, bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi yang tidak dapat
menggunakan bukti-bukti transaksi diatas. Misalnya, perhitungan beban penyusutab,
penghapusan piutang, retur pembelian, dan retur penjualan.

b. Menganalisis Dokumen Transaksi

Dalam menganalisis bukti transaksi, dibutuhkan ketelitian yang tinggi karena bertujuan
untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi dari semua informasi yang
tercantum didalamnya.Dengan menganalisis dapat mengetahui kapan terjadinya transaksi
jatuh tempo pembayaran, dll. Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun
dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Kegunaan bukti transaksi antara lain:

♦ Sebagai dasar pencatatan akuntansi

♦ Menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data

♦ Mengurangi kesalahan dengan cara mencatat semua kerja sama dalam bentuk tulisan

♦ Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi

c. Menyimpan Dokumen Transaksi

Bukti transaksi merupakan arsip penting bagi perusahaan oleh karena itu menyimpannya
harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan juga agar tidak mudah rusak.
·Cara menyimpan bukti transaksi yang baik sdalah:

1. Kelompokkan jenis bukti transaksi

2. Urutkan tanggal transaksi

3. Pisahkan berdasarkan nama apabila transaksi sering terjadi

4. Simpanlah bukti tersebut ke dalam map dan tulis judulnya pada halaman sampul

5. Simpan map dalam lemari arsip (filing cabinet) atau rak penyortir

6. Memindahkan bukti transaksi yang sudah tidak digunakan ke gudang arsip atau
secara berangsur-angsur dimusnahkan

· Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Dewasa ini system penyimpanan dokumen semakin canggih dan memudahkan

penggunanya. Dibawah ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan
dan penyimpanan bukti transaksi yaitu mesin penjilid, stapler (hecht machine
stapler), pelubang kertas (punched card machine/perforator), mesin pemotong kertas
(paper cutter/guillotine), mesin penghancur dokumen (shredder), lemari arsip, rak
penyortir

· Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi sama dengan teknik penyimpanan berbagai

dokumen niaga lainnya. Antara lain:
1. Sistem abjad (alphabetic system)

2. Sistem tanggal (chronological system)

3. Sistem nomor (numeric system)

4. Sistem wilayah (geographic system)