A.

Pengertian, Fungsi, Kegiatan Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi di
kalangan masyarakat. Kata administrasi sering kali dihubungkan dengan kegiatan
manajemen dan diternukan di sebuah unit kerja, misalnya di instansi pemerintah atau
perusahaan. Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ad ministrare. Kata ad
bermakna intensif, sedangkan ministrare bermakna pengabdian atau pelayanan (servis).
Dalam bahasa Inggris, administrasi dikenal dengan istilah administration yang bermakna
segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. usaha, dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.
Pengertian administrasi juga dapat ditinjau dari ruang lingkupnya, yakni
dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dimaknai sebagai
kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan dan memudahkan perolehan kembali informasi secara
keseluruhan, baik dalam satu hubungan maupun hubungan antarsatu sama lainnya.
Dengan kata lain, administrasi dalam arti sempit ini dikenal juga sebagai tata usaha.
Sementara itu, dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkani pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Kegiatan administrasi mulai diperkenalkan sejak masa peradaban
Mesopotamia dan mulai memasuki fase modern pada 1886 Fase administrasi modern
ini diperkenalkan oleh Frederick W. Taylor, yang juga dikenal sebagai salah satu
konsultan manajemen pertama di era Efficiency Movement.
Selain pengertian administrasi dari segi kebahasaan dan ruang lingkup, ada
pula pengertian administrasi menurut para ahli, yakni sebagai berikut.

a. William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah cabang ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
 b. George R. Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan
c. Sondang P. Siagian, administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua
orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya.
d. Arthur Granger, administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warka suatu organisasi
e. Ulbert, administrasi didefinisikan secara sempit sebaga penyusunan dan pencatatan
data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal, dengan maksud
menyediakan keterangan dan memudahkan untuk memperoleh kembali data tersebut,
baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih
dikenal dengan istilah tata usaha
f. W.H. Evans, administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi tersebut, dapat disimpulkan

bahwa administrasi tersebut, dapat disimpulkan bahwaadministrasi merupakan segenap
proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam
usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut pendapat The Liang Gie dalam bukunya, Administras Perkantoran
Modern (2009), administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan kegiatan
yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata
hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan
unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk kesatuan yang tak terpisahkan dalam
menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Berikut adalah penjelasan terkait kedelapan unsur tersebut.

1. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka
organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen
Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan
dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Tata hubungan
Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu
pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
4. Kepegawaian
Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para
tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
5. keuangan
Keuangan Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi
perbelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan
Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah
tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.
7. Tata usaha
Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.
8. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan
dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
2. Fungsi Administrasi

Kegiatan administrasi tentu memiliki fungsi dan manfaat. Menurut Quible (2001),
terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yakni sebagai berikut.

1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
minimal, yakni mencakup kegiatan pengarsipan dan penggandaan dokumen. Fungsi
rutin dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. Keterampilan perkantoran
yang memadai dapat berupa kemampuan pengoperasikan aplikasi komputer atau
mesin-mesin perkantoran. Fungsi ini biasanya dilaksanakan oleh staf administrasi
yang bergabung dalam Departemen Teknologi Informasi.
3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis adalah fungsi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif,
disertai kemampuan untuk mengambil keputusan. Penerapan dari fungsi ini adalah
kegiatan analisis laporan dan pengambilan kebijakan baru perusahaan. Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mendukung
kebijakan yang dibuat oleh atasan.
4. fungsi Interpersonal
Fungsi interpesonal adalah fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan dalam mengoordinasikan
kinerja banyak orang. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh bagian staf administrasi
sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial adalah fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan motivasi, seperti pembuatan anggaran dan
evaluasi karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system dan prosedur administrasi.
Sementara itu, menurut Mills (2001), untuk memudahkan pelaksanaan
administrasi dalam kehidupan sehari-hari, fungsi administrasi dapat dibedakan
menjadi empat macam, yakni sebagai berikut.
 1. Perencanaan (planning), yakni kegiatan administrasi yang berfokus pada
perancangan, atau penetapan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan
administrasi. Hasil dari kegiatan perencanaan akan dijadikan sebagai pedoman
dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi. Contoh dari kegiatan perencanaan
adalah penyusunan anggaran belanja organisasi.
2. Pengorganisasian (organizing), yakni pembagian tugas dan tanggung jawab
pihak-pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
dalam perencanaan. Pada fungsi ini, tugas-tugas dikelompokkan ke dalam
beberapa divisi atau bagian, serta dilaksanakan penunjukan pihak-pihak yang
bertanggung jawab melaksanakan tugas tersebut. Contoh dari kegiatan
pengorganisasian adalah penyusunan dan pembagian kerja bagi para staf
administrasi.
3. Kepemimpinan (leading), yakni fungsi manajemen dalam mengarahkan
pembagian tugas pegawai berjalan sesuai yang direncanakan. Pada fungsi ini,
manajemen juga memotivasi para pegawai untuk berfokus pada tugas dan
pekerjaannya demi tercapainya tujuan perusahaan.
4. Pengendalian (controlling), yakni fungsi manajemen dalam melakukan
pengawasan terhadap kinerja pegawai dan perkembangan perusahaan. Pada
fungsi ini, manajemen dapat menetapkan langkah perbaikan apabila ditemukan
masalah. Hal tersebut dilakukan agar kegiatan kerja perusahaan tetap berfokus
pada tujuannya.
3. Prosedur Administrasi
Prosedur merupakan rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,
sehingga menunjukkan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti serta cara- cara
yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas Boediono,
2003:62. Untuk selanjutnya, istilah prosedur dapat juga dilengkapkan menjadi
prosedur kerja. Yang mana prosedur kerja merupakan kegiatan yang harus dilakukan
secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu Syamsi, 2004:33.
Sedangkan administrasi didefenisikan sebagai proses kerja sama secara sistematis dari
sekelompok manusia yang berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai suatu
tujuan tertentu secara efektif, efisien dan saling menguntungkan serta berkelanjutan
Poerwanto, 2006:15. Kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok manusia dalam
menentukan persyaratan, baik teknis maupun adminsitratif harus dikaji terlebih
Universitas Sumatera Utara dahulu agar benar-benar sesuai. Informasi mengenai
persyaratan tersebut harus mudah diperoleh, sederhana, cepat dan adanya biaya yang
jelas sehingga masyarakat menjadi lebih mudah dalam memenuhi persyaratan
administrasi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Sumber: www.ptun-
palangkaraya.go.id. Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa prosedur kerja juga
dapat dikatakan sebagai prosedur administrasi karena memiliki pemgertian yang
hampir sama. Dan dapat disimpulkan bahwa prosedur administrasi adalah tata laksana
yang memiliki tahapan, syarat-syarat, pembagian tugas dan biaya yang jelas, pasti,
sederhana serta melibatkan beberapa orang atau lebih dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan
sarana prasarana.