PERTEMUAN II

1. PENGERTIAN ADMINISTRASi
Pembahasan mengenai administrasi sebenarnya telah dibahas lebih pada tingkat X Jurusan
Administrasi Perkantoran pada mata diklat Pengantar Administrasi Perkantoran. Oleh sebab itu,
pada level ini (XI) akan dibahas secara garis besarnya saja. Ada dua pengertian administrasi,
Yaitu administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas.
a. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan
satu sama lain.
b. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
Secara umum dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi sebagai suatu proses dapat diperinci menjadi 8
unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu : (1) Tata Keorganisasian, (2) Tata Pimpinan, (3) Tata
Hubungan, (4) Tata Keterangan, (5) Tata Kepegawaian, (6) Tata Keuangan, (7) Tata Perbekalan,
(8) Tata Humas.
Dari 8 unsur diatas, salah satu unsur administrasi yang bersifat dinamis adalah “Tata Keuangan”
atau juga pada umumnya disebut sebagai “Administrasi Keuangan”. Hal ini menjadi logis bahwa
semua aktivitas yang dilakukan di organisasi baik pemerintah atau swasta dalam rangka
mencapai tujuan perlu adanya dukungan dana/biaya yang memadai. Oleh karena itu perlu
adanya suatu pengelolaan (administrasi) dana yang baik sehingga dengan biaya yang terbatas
dapat mencapai hasil yang maksimal
Secara ringkas, keuangan diartikan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan. Dengan
demikian administrasi keuangan berarti pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang
berkaitan dengan keuangan dengan pencapaian tujuan sebuah organisasi. Administrasi
keuangan juga dapat berarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran
belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas
pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.
Administrasi keuangan terbagi dalam 2 kegiatan :
a. Pengelolaan Keuangan, pengertian ini adalah pengertian administrasi keuangan secara
luas. Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan kebijakan
yang berkaitan dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas
pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efektif.
b. Tata Usaha Keuangan. Hal ini adalah pengertian administrasi keuangan secara sempit
bahwa administrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan,
serta mengeluarkan dengan aktivitas penatabukuan. Aktivitas ini dilaksanakan
berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku.
3. KONSEP ADMINISTRASI KEUANGAN
a. Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang
berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan berbagai
kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan.
b. Dalam Arti Luas
Pengertian administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan mengenai
pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan kegiatan organisasi
tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan meliputi perencanaan,
pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan.
Menurut The Liang Gie, pengertian administrasi keuangan adalah proses perencanaan,
penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan/ organisasi. Dengan kata lain,
administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup
penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga
pembukuan.
Singkatnya, pelaksanaan administrasi keuangan yang baik akan berdampak positif pada
produktifitas dan juga bagi suasana kerja di sebuah perusahaan. Dengan begitu, maka
pengelolaan keuangan di suatu perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan
menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.
4. Manfaat Administrasi Keuangan
a. Pencatatan pendapatan dan pengeluaran organisasi menjadi lebih terorganisir.
b. Penggunaan dana organisasi lebih terkontrol, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
c. Dengan adanya administrasi keuangan, potensi kesalahan dalam membuat laporan
keuangan dapat diminimalisir.
5. Fungsi Administrasi Keuangan
a. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan
digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari
modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan
kedalam 2 jenis, yaitu :
 Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain.
 investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-
lain.
b. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih
sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
c. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar
maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan.
Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung
proses produksi.
d. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba
usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari
 dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam
perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.
6. Proses Kegiatan Administrasi Keuangan Perusahaan
a. Melakukan Pencatatan Transaksi Barang dan Jasa
Pencatatan transaksl merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada suatu usaha.
Dengan melakukan pencatatan terhadap transaksi yang dilakukan maka wirausahawan akan
terhindar dari kekeliruan karena sifat alami manusia yaitu lupa. Pencatatan transaksi
merupakan bukti tertulis dari segala transaksi yang dilakukan. Dengan adanya pencatatan
transaksi dapat dihindari terjadinya kesalahan dalam administrasi atau jika terjadi kesalahan
dapat dirunut asal terjadinya kesalahan tersebut, dengan cara mencocokkan dengan bukti-
bukti transaksi yang telah dilakukan.
Dalam suatu kegiatan usaha terdapat berbagai macam transaksi. Transaksi-transaksi
tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu transaksi intern dan transaksi ekstern.
Bukti transaksi juga dikelompokkan sesuai dengan pengelompokan transaksinya, yaitu bukti
transaksi intern dan bukti transaksi ekstern.
1) Bukti Transaksi Intern
Bukti transaksi intern adalah segala bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk
intern perusahaan. Contoh bukti transaksi intern antara lain bukti kas masuk,
bukti kas keluar, dan bukti memo.
 Bukti kas masuk adalah suatu tanda bukti bahwa perusahaan telah
menerima uang secara tunai.
 Bukti kas keluar adalah suatu tanda bukti bahwa perusahaan telah
mengeluarkan uang tunai.
 Bukti memo, berupa memo dari pejabat tertentu kepada bagian
akuntansi untuk melakukan pencatatan. Misalnya, bukti memo untuk
mencatat terjadinya utang gaji, dan penarikan cek.
2) Bukti Transaksi Ekstern
Bukti transaksi ekstern adalah bukti,transaksi yang berhubungan dengan pihak
luar. Jadi, transaksi yang dilakukan antara perusahaan tersebut dengan pihak
luar. Contoh bukti transaksi ekstem adalah faktur, kuitansi, nota, nota debet,
nota kredit, dan cek.
a) Faktur, yaitu bukti pembellan atau penjualan secara kredit. Faktur
dibuat rangkap sesuai kebutuhan, lembar pertama untuk pembell,
lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.
b) Kuitansi, yaitu bukti penerlmaan sejumlah uang yang ditandatangani
oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah
uang tersebut.
c) Nota, yaitu bukti atas pembellan barang secara tunai.
d) Nota debet, yaitu bukti transaksl penglrlman kemball barang yang telah
dlbeli, yang berisl informasl penglrlman kemball barang yang rusak atau
tldak sesuai dengan pesanan, atau permintaan pengurangan harga.
 e) Nota kredit, yaitu bukti transaksi penerimaan kembali barang-barang
yang teiah dijual, atau bukti persetujuan dari pihak penjual atas
permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang karena rusak
atau tidak sesuai pesanan.
f) Cek, yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai
rekening di bank, agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak
yang namanya tercantum dalam cek tersebut.
b. Pencatatan Transaksi Keuangan
Guna dapat membuat sebuah laporan keuangan, tahap pertama yang harus dilakukan
adalah pencatatan. Pencatatan ini berupa proses menulis atau mencatat bukti transaksi
yang telah diterima ke dalam pos yang sesuai. Dala dunia usaha, ada beberapa laporan
keuangan, yaitu laporan laba rugi, lapora neraca, lapora perubaha modal, dan lapora
arus kas.
Contoh Laporan Laba/ Rugi :

c. Surat – Menyurat
Dalam rangka memudahkaa komunikasi antara pemasok dan pelanggan, dilakukan srat-
menyurat. Surat yang digunakan untuk keperluan jual beli disebut surat niaga. Surat-
menyurat sagat penting guna menunjang aktivitas ujsaha serta meminimalisasi
kesalahan yang dapat terjadi saat menggunaka komunikasi lisan.
d. Pajak
Adalah kontribusi wajib kepada Negara oleh pribadi/ badan sesuai Undang-Undang.
7. Komponen Administrasi Keungan
Sebagai bentuk pengelolaan, perlu ada beberapa komponen didalam administrasi
keuangan. Komponen tersebut setidaknya terdiri dari :
a. Perencanaan keuangan, yaitu merencanakan pemasukan serta pengeluaran keuangan
maupun aktivitas-aktivitas lainnya untuk kurun waktu tertentu.
b. Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran maupun aktivitas yang telah
direncanakan sebelumnya kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.
c. Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat
secara maksimal.
d. Pencarian keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi
dapat berjalan lancar.
e. Penyimpanan keuangan. Upaya mengumpulkan dana organisasi kemudian
menyimpannya dalam keadaan terkondisi aman.
f. Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penilaian dan perbaikan sistem maupun
kinerja keuangan di dalam organisasi.
g. Pemeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap
pengunaan keuangan agar penyimpangan dapat dicegah.
8. Komponen – komponen Administrasi Keuangan
a. Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan
pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
b. Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan,
pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail
anggarannya.
c. Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk
memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi.
d. Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana
agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
e. Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan
menyimpannya di tempat yang aman.
f. Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan
perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan.
g. Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap
bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.
9. Petugas Administrasi Keuangan
a. Administrasi Kantor (Sekretaris)
Beberapa tugas dan tanggungjawab administrasi kantor adalah sebagai berikut:
 Bertanggungjawab atas kegiatan keuangan antara pimpinan perusahaan dengan
pihak bank, misalnya pada saat penyimpanan uang di Bank.
 Melakukan pembaaran rekeking pajak atau sumbangan dana atas nama
pimpinan perusahaan.
 Menangani kas kecil dengan melakukan pencatatan dan menyediakan dana
untuk keperluan rutin yang nilainya kecil.
 b. Bendahara (Kasir)
Tugas dan tanggungjawab seorang bendahara/ kasir adalah menerima permohonan
pengajuan dana kas kecil dan juga laporan pembukuan kas kecil dari administrator
kantor. Selanjutnya, mengisi dana kas kecil dalam bentuk uang tunai atau cek.
c. Manajer Keuangan
Tugas dan tanggungjawab seorang manajer keuangan adalah menerima dan melakukan
pemeriksaan terhadap laporan kas kecil, dan menyetujui permohonan pengisian dana
kas kecil.
10. Prinsip Dalam Tata Kelola Administrasi Keuangan
a. Konsistensi (Consistency)
Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu. Ini
tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi perubahan di
organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen keuangan merupakan
suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di pengelolaan keuangan.
b. Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu, kelompok
atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau kewenangan yang
diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai kewajiban secara operasional,
moral dan hukum untuk menjelaskan semua keputusan dan tindakan yang telah mereka
ambil. Organisasi harus dapat menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumberdayanya
dan apa yang telah dia capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan
dan penerima manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui
bagaimana dana dan kewenangan digunakan.
c. Transparansi (Transparency)
Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi
berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan. Termasuk
didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan tepat waktu serta
dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Apabila
organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada sesuatu hal yang disembunyikan.
d. Kelangsungan Hidup (Viability)
Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun operasional
harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan hidup (viability)
merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan organisasi.
Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana keuangan yang menunjukan
bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana stratejiknya dan memenuhi kebutuhan
keuangannya.
e. Integritas (Integrity)
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus mempunyai
integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya
melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan
f. Pengelolaan (Stewardship)
 Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan menjamin
bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara
praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik melalui : berhati-
hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-resiko keuangan dan membuat system
pengendalian dan sistem keuangan yang sesuai dengan organisasi.
g. Standar Akuntansi (Accounting Standards)
Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan prinsip dan
standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap akuntan di seluruh dunia
dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.