Kearsipan Sistem Subyek

(Subject Filing System)

Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB
Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB
Pengertian
• Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau
masalah.

• Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka

petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa
yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang
bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan
seterusnya.
Merancang klasifikasi masalah
• Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah
menyusun Daftar Klasifikasi.
Kelebihan & Kekurangan

Pokok masalah Dibutuhkan SDM

mudah diingat, yang
dapat diterapkan berpengetahuan
untuk semua jenis tinggi dalam
organisasi, menentukan pokok
fleksibel. permasalahan
 DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH
SUBMASALAH
(LAJUR PEMBANTU)

DAFTAR KLASIFIKASI
MASALAH SAMPAI
PADA SUB-
SUBMASALAH (LAJUR
KELOMPOK KECIL)
 PENEMPATAN
ARSIP MENURUT
KLASIFIKASI
SUBJEK

 Tingkat I : masalah
utama (masalah
yang paling luas).
 Tingkat II : sub
masalah (masalah
yang lebih kecil
dari masalah
utama).
 Tingkat III : sub-
sub masalah
(masalah yang lebih
kecil dari sub
masalah).
Tugas:
• Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum”
• Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google
Spreadsheet.
◦ A. Umum
◦ A. Buku induk barang inventaris
◦ A.1 Peralatan
◦ A.1.1 Buku golongan barang inventaris
◦ A.2 Alat Tulis
◦ A.2.1 Buku catatan barang non inventaris
◦ A.3 Mesin kantor
Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor

Digunakan satu kali

pakai, dimana barang Contoh :
Barang kertas, tinta,
ini habis tanpa karbon, pensil,
habis pakai meninggalkan bekas map
Barang dalam pemakaiannya
Bergerak Misalnya :
Digunakan berulang mesin tik,
Perlengkapan Barang tidak kali dan tahan lama perforator,
Kantor habis pakai dalam gunting, lemari
pemakaiannya arsip, pesawat
Barang misalnya telepon
Tidak tanah,
Bergerak gedung, dsb
Pengadministrasian barang inventaris
dilakukan dalam:
Buku induk barang inventaris

Buku golongan barang inventaris

Buku catatan barang non inventaris

 a. Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan
sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang
diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.
BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Kelengkapan
Ket.Barang dokumen dan
No. Tanggal Kode Nama Nama Tahun Asal Keadaan
(merk, Jumlah tanggal Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang Satuan Pembuatan Barang Barang
ukuran dsb) penyerahan
barang
 b. Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing
berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam
lingkungannya. (barang tidak habis pakai)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Golongan Barang : ……………………..
Kode Barang : ……………………..

Ket. Barang
No. Urut
No. Kode Nama (Merk, Nama Tahun Keadaan
Buku Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Barang Barang Nomor, Satuan Pembuatan Barang
Induk
Ukuran)
 c. Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang
dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..

Ket.
Ket. Kelengkapan
Harga
No. Barang dokumen
No. Nama Nama Tahun Asal Keadaan
Kartu (Merk, Jumlah dan tanggal
Urut Barang Satuan Pembuatan Barang barang
Stock Nomor, penyerahan Satuan Jumlah
Ukuran) dokumen
TUGAS
• Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”
• Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS
• Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet
• Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang)
• Simpan Spreadsheet dengan judul:
• Buku induk barang inventaris
• Buku golongan barang inventaris
• Buku catatan barang non inventaris
THANK YOU, Mercy, &
Gracias 
Any Questions?
See You Next Week