BAB 1

TEKHNOLOGI PERKANTORAN

RUANG LINGKUP TEKHNOLOGI PERKANTORAN, OTOMATISASI PERKANTORAN, DAN VIRTUAL OFFICE

A. TEKHNOLOGI PERKANTORAN
a) Pengertian Tekhnologi Perkantoran
“Teknologi”adalah ilmu yang mempelajari tentang keterampilan yang dapat
mewujudkan sesuatu yang rasional sedangkan “kantor” adalah tempat dimana
berlangsungnya pekerjaan kantor. Jadi, teknologi perkantoran adalah ilmu yang
diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat,
menghimpun, mengelola, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara
efisien dan efektif dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
Teknologi perkantoran dengan pekerjaan kantor adalah satu kesatuan yang tidak dapat
di pisahkan. Banyak kantor yang sekarang sudah mengembangkan teknologi
perkantorannya dengan menggunakan mesin-mesin kantor secara modern.
b) Tujuan Tekhnologi Perkantoran
 Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu
dan mesin – mesin atau alat – alat kerja.
 Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
 Meningkatkan produksi

B. OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi menurut kamus berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga
mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan, sehingga tidak
memerlukan lagi pengawasan.
Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dalam peralatan elektronik
dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan
antara informasi dengan orang-orang yang ada di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas.
Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan
organisasi.
Otomatisasi perkantoran terdiri atas semua sistem elektronik formal dan juga
informal. Terutama sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi tentang
informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan.
2. Konsep Otomatisasi Perkantoran
1) Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan proses manufaktur
selalu mengarah ke otomatisasi.
 2) Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan
tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3) Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik.
4) Otomatisasi perkantoran sebagi pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.
3. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Secara umum tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1) Penggabungan dan penerapan teknologi
2) Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
4) Otomatisasi perkantoran memberikan kemampuan antar manajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan suatu masalah.
5) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.
Adapun tujuan spesifik dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1) Penghasilan yang lebih tinggi vs penghindaran biaya
2) Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, namun komputer menunda
penambahan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban kerja yang
bertambah.
3) Pemecahan masalah kelompok atau tim
4) Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ked an dari manajer
membuatnya sangat cocok ditetapkan untuk memecahkan masalah kelompok
5) Dapat digunakan sebagai pelengkap, bukan pengganti
6) Sebagai salah suatu cara untuk komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan
tanpa keterbatasan. Namun otomatisasi kantor tidak akan bisa untuk
menggantikan semua komunikasi. Seperti interpersonal tradisional, percakapan
antar muka, percakapan telpon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

Otomatisasi kantor harus bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional.

4. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
1) Menjelaskan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2) Mengurangi kebutuhan akan staff dalam jumlah besar
3) Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data
4) Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal
perubahan jadwal
5. Dampak Otomatisasi Perkantoran
Berikut merupakan beberapa dampak yang diakibatkan oleh otomatisasi perkantoran.

1) Dampak Terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Pengangguran adalah dampak dari kemajuan teknologi. Kinerja pegawai
meningkat karena teknologi. Teknologi dapat menyebabkan pengangguran dan
menciptakan pekerjaan baru.
Misalnya saja telpon jarak jauh tidak membutuhkan operator, namun
pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telpon yang
harus ditangani meningkat.
a. Angkatan kerja wanita
Wanita yang bekerja terus meningkat. Namun posisi wanita
masih belum sama dengan pria.
b. Pekerja professional dan teknis
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan
penduduk dan pendapatan membutuhkan banyak pekerja
professional dan teknis.
c. Manajer dan administrator
Manajer terlatih dibutuhkan untuk program penelitian dan
pengembangan serta membuat keputusan dengan teknologi.
60% pekerja tidak secara langsung memproduksi barang. Rasio
manajer dan buruh adalah 5:7.
d. Pegawai administrasi
Pegawai administrasi adalah posisi yang semakin meningkat,
karena meningkatnya industry jasa dan mereka tidak terkena
dampak dari otomatisasi.

2) Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap
pegawai yang tampil terus meningkat. Untuk memenuhi kebutuhan pegawai
pada perusahaan yang menggunakan otomatisasi, harus ada hubungan antara
sekolah, industry dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan.
Adanya berbagai jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di
berbagai tingkat pendidikan. Pegawai harus mengetahui rencana manajemen
dan dampak dari otomatisasi terhadap jenis pekerjaan yang tersedia dalam
perusahaan. Untuk mengembangkan ketrampilan pegawai maka bisa diadakan
pelatihan.

3) Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Manajemen menegah dalam perusahaan mencakup berbagai pekerjaan
yang berbeda dengan perusahaan lain. Manajemen menengah terdiri dari
semua manajer yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan. Dalam
 perusahaan manajer kantor administrative masuk kategori manajemen
menengah. Dengan adanya komputer ternyata pekerjaan manajemen
menengah tidak berkurang dengan alasan:
Keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik.
Adanya peralatan otomatisasi yang membuat pekerjaan menjadi lebih cepat
tidak berarti bahwa peralatan tersebut akan berguna. Mesin otomatisasi bekerja
optimal untuk pekerjaan yang rutin, yang berbeda dengan masalah yang
dihadapi manajer.
4) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Dampak otomatisasi akibat dari penerapan otomatisasi perkantoran
menggantikan tenaga manusia ke tenaga mesin. Yaitu sesuatu yang biasa terjadi
yang bisa disamakan dengan penggantian tenaga kerja yang satu oleh lainnya.
Apabila setiap perubahan dalam lingkungan kerja mengakibatkan perubahan
sikap para karyawan, maka manajer kantor harus senantiasa menanamkan
pengertian pada karyawan tentang arti penting dari perubahan-perubahan
tersebut.
6. Pengguna Otomatisasi Perkantoran
a. Manajer
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama SDM.
b. Profesional
Professional adalah orang yang menyumbangkan keahlian khususnya. Manajer dan
professional dikenal dengan pekerja terdidik.
c. Sekretaris
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telpon, dan mengatur
jadwal pertemuan.
d. Pegawai administrasi
Pegawai administrasi melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoprasikan mesin foto copy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan
mengirimkan surat.
7. Pengguna Peralatan Dalam Otomatisasi Perkantoran
Teknologi perkantoran yang lazim diterapkan pada umumnya mencakup penggunaan
peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Dilihat dari Tenaga Penggerak-nya
 Mesin manual adalah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
 Mesin listrik adalah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau
baterai.
b. Dilihat dari Cara Kerja dan Komponen Mesin-nya
 Mesin mekanik adalah mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak
bergerak dalam operasinya.
  Mesin elektronik adalah mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik berupa kabel-kabel.
c. Dilihat dari Fungsinya dalam Berbagai Pekerjaan Kantor
 Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya adalah mesin
tulis, mesin penomoran, mesin dikte, dan asahan pensil.
 Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah
pembuka surat, pemotong kertas, mesin penjilid, hechtmachine, dan
pencatat uang kertas.
 Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin
hitung, computer, dan mesin jumlah.
 Mesin-mesin yang memperbanyak bahan keterangan diantaranya adalah
mesin cetak, mesin offset, mesin perekam sheet, mesin foto copy, mesin
stensil spirtus, dan mesin stensil.
 Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan di antaranya adalah
facsimile, teleprinter, inter phone, dan telephone.
 Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan di antaranya adalah
pelubang kertas/kartu, penghancur kertas, dan microfilm.
8. Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Terdapat beberapa pengelompokan aplikasi otomatisasi perkantoran,
diantaranya sebagai berikut.
a. Pengolah Kata (Word Processing)
Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
dapat melakukan beberapa macam tugas yang dibutuhkan untuk membuat
suatu dokumen ketik maupun cetak.
Word processing ini memberikan suatu kontribusi terhadap pemecahan
masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota
lainnya.
b. Surat Elektronik (Electronic Mail)
Lebih dikenal dengan nama e-mail, adalah penggunaan jaringan
computer yang memungkinkan para penggunanya mengirim, menyimpan,
dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan
alat penyimpanan.
c. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik namun pesan dikirim dengan
mengucapkan ke dalam telepon.
d. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
menandai acara yang sudah ditetapkan oleh manajer.
e. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Adalah penggunaan suatu peralatan komunikasi suara atau audio untuk
membuat suatu hubungan audio di antara beberapa orang yang tersebar
atau terpisahkan secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu
konferensi.
Keuntungan dari konferensi audio adalah sebagai berikut:
 Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada
dalam jangkauan semua perusahaan
 Orang-orang merasa santai berbicara melalui telepon
 Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
f. Konferensi Video
Adalah penggunaan suatu peralatan televisi atau TV dengan tujuan
untuk dapat menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara
geografis. 3 konfigurasi dasar konferensi video:
 Video satu arah dan suara satu arah. Sinyal video dan juga audio
(suara) dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau
beberapa tempat penerimaan.
 Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio (suara)
2 arah dapat memungkinkan orang yang berada di tempat
penerimaan dapat berbicara dengan orang di tempat transmisi
sementara semua orang bisa menyaksikan pada gambar video
yang sama.
 Video dan audio dua arah. Komunikasi audio (suara) dan video
antara semua tempat berlangsung dalam 2 arah.
g. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi.
Persamaannya dengan e-mail adalah keduanya menggunakan perangkat
lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama.
Perbedaan konferensi komputer dengan e-mail adalah orang yang
menggunakan sistem, dan masalah yang dibahas.

h. Transmisi Faksimili (Facsimile Transmission)

FAX adalah singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan
peralatan khusus yang dapat membawa citra dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinan di ujung lainnya.
i. Videotext
Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar CTR. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk
videotext terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:
  Menciptakan file video text pada komputernya sendiri.
 Berlangganan jasa video text, yang memungkinkan pemakai
untuk mengakses file video text yang disediakan oleh jasa
tersebut.
 Memperoleh akses ke file video text dari perusahaan lain.
j. Pencitraan (Imaging)
Imaging storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah
ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan
pemahaman suatu masalah. Pencitraan adalah suatu penggunaan
pengenalan karakter secara optik dengan tujuan untuk mengubah beberapa
catatan berbentuk kertas atau microfilm menjadi format digital untuk dapat
disimpan dalam suatu alat penyimpanan sekunder.
k. Desktop Publishing (DTP)
DTP adalah suatu penggunaan perangkat komputer untuk dapat
menyiapkan output (keluaran) tercetak yang kualitasnya sangat mirip
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang
mencakup layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh
perangkat lunak DTP. Sistem desktop publishing terdiri atas, mikro
komputer dengan layar CTR yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktop publishing.

C. VIRTUAL OFFICE
1. Pengertian Virtual Office
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di
dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki
"fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan
perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan
karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
2. Tahap-Tahap Oenerapan Otomatisasi Perkantoran
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut :
a. Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon,
dan lain-lain.
b. Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta
dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang
berbasis komputer. Contoh :
pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS
 (system approval elektronik, dan lain-lain).
c. Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh :
Teleconference, dan lain-lain.
3. Cara Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya
adalah sebagai berikut :
 Menyediakan sumber daya komputer.
 Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
 Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
 Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).
 Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
 Membuat jadwal pertemuan reguler.
 Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
4. Manfaat Menerapkan Virtual Office
1. Lebih Fleksibel
Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja.
Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari kesanggupan kita. Karena
dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
2. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain. Disini kita tidk
diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan
sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka
kantor virtual sudah bisa kita miliki sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil
dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.
3. Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan.
Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari luar negeri bisa kita
dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak
kita temukan di situs penyedia Materi 3. Teknologi Perkantoran Virtual Office Page 3
pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk
santai dikamar.
4. Penghasilan Tidak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa menjadi
tidak terbatas. Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan pemasaran
sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.
5. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih banya,
karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan
keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih harmonis.