Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan

Memanfaatkan Otomatisasi Perkantoran dalam

Meningkatkan Produktivitas Organisasi
Rita Rosmawati
Pendidikan Manajemen Perkantoran
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Bandung, Indonesia
ritarosmawati@student.upi.edu
AbstractSuatu perusahaan akan selalu memanfaatkan
segala sesuatu yang ada disekitarnya. Hal itu dilakukan demi
mencapai keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mencapai
hal tersebut salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini
khususnya yaitu pemanfaatan otomatisasi perkantoran.
Otomatisasi perkantoran merupakan proses kerja mesin dan
sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk
meningkatkan produktivitas. Gagasan tersebut timbul karena
sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan halhal yang tidak produktif. Aplikasi-aplikasi dan mesin-mesin
kantor yang otomatis tersebut memberikan keuntungan yang
sangat besar bagi perusahaan. Semua pekerjaan yang sulit saat
ini dapat terselesaikan dengan mudah. Selain itu pekerjaan
tersebut akan lebih cepat, dan efektif dalam penyelesaiannya.
Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam
perusahaan namun dalam instansi pemerintahan pun saat ini
sudah menggunakan otomatisai perkantoran. Otomatisasi
perkantoran memberikan manfaat dalam meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kinerja pegaawai, hal tersebut akan
mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik.
Keywordsperkembangan teknologi dan informasi, efektivitas
dan efisiensi kinerja, otomatisasi perkantoran, produktivitas
organisasi

I.

PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi saat ini, kita sebagai manusia dan

makhluk Tuhan yang hidup didunia ini, sangat merasakan
sekali perubahan yang ada di setiap zamannya. Mulai dari
zaman yang sangat tradisional sampai sekarang zaman yang
sangat modern. Perubahan zaman ini dipengaruhi oleh
beberapa faktor. Salah satu faktor yang sangat berpengaruh
yaitu Perkembangan Teknologi dan Informasi yang semakin
hari semakin pesat. Melalui kecerdasan otak manusia, dalam
perkembangan tersebut manusia melahirkan sebuah penemuanpenemuan yang daapat membantu manusia dalam pengerjaan
sesuatu dengan lebih efisien, cepat dan mudah.. Kemudahan itu
adalah otomatisasi. Dimana otomatisasi ini menciptakan suatu
aplikasi ataupun mesin-mesin otomatis yang menggantikan
tenaga manusia dengan tenaga mesin dan memberikan
kemudahan dalam aktivitas yang dilakukan.

Seiringnya perkembangan zaman maka otomatisasi pun

semakin berkembang juga. Karena banyak manfaat yang
diberikan dari otomatisasi ini, manusia memanfaatkan fasilitas
tersebut dalam setiap aktivitasnya. Mulai dari aktivitas yang
sederhana seperti berkomunikasi, contohnya dahulu jika orang
ingin berkomunikasi harus bertemu secara langsung namun
saat ini cukup mengirimkan SMS, atau bertelepon. Kemudian
aktivitas yang besar seperti melaksanakan pekerjaan kantor,
contohnya bila dahulu pengetikan menggunakan mesin tik
manual namun saat ini sudah menggunakan komputer. Begitu
banyak kemudahan dan manfaat tersebut kini banyak orang
yang menggunakan fasilitas otomatisasi dalam kehidupannya.
Terutama dalam sebuah organisasi, pemanfaatan otomatisasi
perkantoran memberikan kontribusi yang sangat besar bagi
kinerja karyawan guna meningkatkan produktivitas organisasi.
Sejalan dengan berkembangnya teknologi dalam suatu
organisasi yang semakin pesat dan peralatan (mesin) kantor
yang semakin canggih, melaju kearah efektivitas dan efisinsi
kerja. Maka dari itu, sudah sewajarnya bila perusahaan harus
menyiapkan pengantisipasian secara cepat dan tepat agar
diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai dengan
bidangnya masing-masing.
II.

KAJIAN TEORITIS

A. Hakikat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasa inggris diebut automation
memiliki padanan kata mechanization dan computerization
(Lernout & Hauspie Speech Products NV., 1993). Esenssi
makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis
yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan
berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia. (1)
Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pelayanan (service) dalam perolehan, pncatatan, penyimpanan,
penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Dengan
pengertian diatas maka otomatisasi perkantoran berarti
pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
(1)
Otomatisasi perkantoran sering diistilahkan dengan
kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office).

Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang

mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan
lokal (LAN).

yang baru. Perubahan struktur organisasi yang baru akan

berpengaruh terhadap kemampuan kelompok-kelompok kerja
yang sudah terbentuk. Sehingga akan membuat para karyawan
berada pada situasi yang tertekan.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektonik

formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan. Sistem elektronik formal dimaksudkan sebagai
kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu
prosedur tertulis. Dan sistem elektronik informal berarti sistem
perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orangorang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain
diluar lingkungan perusahaan.

Aplikasi otomatisasi perkantoran terdiri dari 11 aplikasi

yaitu:

Otomatisasi perkantoran sebagai suatu komponen input,

proses dan output, dengan memanfaatkan bantuan teknologi
secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal
memberikan manfaat bagi suatu informasi menjadi lebih muah
dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Sehingga
perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik. (1)
Adapun tujuan dari otomatisasi perkantoran ini yaitu untuk
meningkatkan produktivitas, dimana memungkinkan para
pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen dengan lebih
cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih
menarik dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik
untuk pengambilan keputusan. (2)
Para pengguna dari otomatisasi perkantoran itu sendiri
antara lain yaiatu: [1]. Manajer adalah orang yang bertanggung
jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber
daya manusia; [2]. Profesional yakni tidak mengelola orang
tetapi menyumbang keahlian khususnya; [3]. Sekretaris
biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur pertemuan; [4]. Clerical
employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk
sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen dan menfirim surat. (1)
Otomatisasi perkantoran sebagai suatu strategi yang
digunakan dalam perusahaan memberikan manfaat seperti; [1].
Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk
menghindari biaya (cost aoidance). Komputer tidak bisa
menggantika pegawai, tapi untuk menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah; [2]. Otomatisasi perkantoran tidak akan mampu
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisionalpercakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya.
Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk melengkapi
komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi
yang penuh daya (powerful). (2)
Disamping adanya manfaat yang dapat diambil, terdapat
beberapa kerugian dalam penerapan otomatisasi perkantoran
yaitu: [1]. Perasaan cemas dari karyawan yang muncul karena
adanya perasaan tidak mampu dalam mengoperasikan
peralatan kantor yang canggih; [2]. Masalah keamanan. Asset
perusahaan yang berupa informasi penting dan rahasia sering
menjadi incaran perusahaan pesaing. Dalam kasus ini
perusahaan perlu juga memikirkan cara penggunaan dan
pengamanan yang paling tepat bagi sistem informasinya; [3].
Tantangan terhadap struktur organisasi. Struktur organisasi
yang sudah ada akan berubah karena adanya sistem informasi

1.

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan

elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa
tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak. Contohnya Ms. Word, OpenOffice.org
writer, dan lainnya.

2.

Elektronik mail (e-mail) adalah penggunaan jaringan

komputer yang memungkinkan pemakai untuk
mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan. Contohnya gmail.com, ymail.com, dan
lainnya.

3.

Voice Mail merupakan media pengiriman pesan

dengan mengucapkan atau menggunakan suara.
Contohnya voice connecto, telepon, dan lainnya.

4.

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan

komputer untuk menyimpan dan memanggil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan

komunikasi suara untuk membuat hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi. Contoh
softwarenya yaitu firewire.

6.

Video conferencing merupakan alat komuniksi yang

dilengkapi signal audio dan video. Contohnya
webcam.

7.

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan

komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang
untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konereni.

8.

Fasimile transmission adalah penggunaan peralatan

khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada
ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau
copy di ujung yang lain.

9.

Video text adalah penggunaan komputer untuk tujuan

memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
Contohnya siaran berita, mesin atm, televisi, dan
lainnya.

10. Image storage and retrieval adalah pengubahan

dokumen fisik menjadi digital yang disimpan didalam
alat penyimpanan sekunder dan dapat ditemukan
kembali jika diperlukan. Contohnya mikrofilm dan
scanner.
11. Dekstop publishing adalah pembuatan output tercetak
yang kualitasnya sangat baik. Contohnya corel draw,
Ms. Publising, dan lainnya. (1)
Aplikasi diatas memberikan kontribusi yang sangat besar
terhadap kelancaran suatu aktivitas di dalam organisasi.
Dimana hal tersebut merubah tujuan otomatisasi perkantoran
saat ini yaitu menjadi: [1]. Pendapatan yang lebih tinggi vs

penghindaran biaya; [2]. Pemecahan masalah kelompok; [3].

Pelengkap dan bukan pengganti. (1)
A. Efektivitas dan Efisiensi dalam Bekerja
Kemajuan teknologi saat ini memberikan pengaruh
terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang dalam
perusahaannya karena kemajuan teknologi memberikan
pengaruh yang sangat besar pula terhadap pengelolaan kantor.
Efektif dan efisien merupakan dua kata yang sering
berkaitan dengan dunia manajemen ataupun akuntansi. Meski
keduanya saling berhubungan dan terlihat hampir sma, namun
sejatinya dua kata ini memiliki makna yang berbeda.
Efektivitas dalam bekerja adalah suatu pekerjaan yang
dapat diselesaikan tepat waktu, sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan. Efisiensi dalam bekerja adalah segala sesuatu
yang dikerjakan dengan berdaya guna atau segala sesuatu yang
diselesaikan dengan tepat, cermat, hemat, dan selamat. [1].
Tepat, artinya bekerja untuk mencapai sasaran yang diinginkan
atau yang direncanakan; [2]. Cepat, artinya mengatur waktu
dengan tepat dan pada tingkat tertentu; [3]. Hemat, artinya
dengan biaya yang sekecil-kecilnya tanpa adanya pemborosan
dalam bidang pekerjaan apapun; [4]. Selamat, artinya segala
sesuatu sampai pada tujuan pekerjaan yang dimaksud, tanpa
mengalami hambatan-hambatan, kelemahan-kelemahan, atau
kemacetan-kemacetan. (3)
Menurut Sedarmayanti (2001:112), yang dikutip oleh Hani
Hanafiah menyatakan bahwa Efficiency (efisiensi) pada
prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas
anatara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang
dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan,
atau input. (4)
Efisiensi bersumber dari manusia, karena dengan pemikiran
dan pengetahuan dari manusia yang dapat menciptakan cara
kerja yang efisien. Hal yang terdapat dalam diri seseorang yang
membuat mereka menjadi manusia yang efisien, yaitu
keinginan, kemampuan, keahlian, dan kedisiplinan. Keempat
hal ini merupakan dasar untuk tercapainya sebuah efisiensi.
Efektivitas dan efisiensi dalam memecahkan persoalan
serta pencarian peluang-peluag bisnis merupakan ciri khas para
wirausahawan. Pembinaan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal, yaitu dengan memberikan pelatihan kerja yang baik,
serta dalam rangka tugasnya untuk mengembangkan technical
skill dan managerial skill. Pentingnya latihan bekerja
efektivitas dan efisiensi, yaitu: [1]. Untuk meningkatkan
kemampuan bekerja secara efektif dan efisien; [2]. Untuk
mengurangi pengawasan dalam bekerja; [3]. Untuk
mengembangkan sikap para pegawai yang positif; [4]. Untuk
mengembangkan daya kreativitas; [5]. Untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi itu sendiri. (3)
Seiring berkembangnya teknologi, pengelolaan kantor
menjadi semakin maju yaitu menjadi lebih cepat, ringan, dan
lebih baik, teknologi sangat berperan penting terhadap
efektivitas dan efisiensi pekerjaan kantor.
Efisiensi pekerjaan kantor tercipta karena adanya
keselarasan antara pekerjaan yang dilaksanakan dengan
penggunaan atau penerapannya dengan teknologi. Hal ini
dikarenakan oleh adanya teknologi membuat pekerjaan
dilakukan secara singkat, cepat, dan ringan. Sehingga dalam

sejumlah kantor sudah merupakan suatu kewajiban dalam

penggunaan teknologi.
III.

PEMBAHASAN

Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi saat

ini berpengaruh besar terhadapat efektivitas dan efiiensi sebuah
organisasi, khususnya sebuah kantor. Otomatisasi perkantoran
memiliki hubungan yang sangat erat dengan perkembangan
teknologi. Ini berarti perkembangan teknologi mempengaruhi
otomatisasi. Seperti yang dikemukakan oleh Hani Hanafiah
dalam artikelnya bahwa kita perlu mengetahui urgensi
teknologi dalam dunia perkantoran untuk mencapai efisisensi
mengelola kantor. Hal ini dimaksudkan untuk kenaikan
perkembangan produktivitas dalam pekerjaan sehingga
pekerjaan kantor dalam jumlah yang kecil maupun besar dapat
terselesaikan sesuai dengan target pengelolaan kantor. (4)
Kantor merupakan pusat pelayanan dan pusat informasu
dari kegiatan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Pusat
informasi berarti bahwa tempat terkumpulnya atau terpusatnya
segala informasi mengenai perusahaan. Oleh karena itu, tentu
suatu kantor akan berjalan dengan baik dengan adanya
pengelolaan informasi.
Efisiensi dalam mengelola kantor merupakan suatu
kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan informasi dalam suatu kantor yang
dilakukan dengan usaha, waktu, dan tenaga yang lebih sedikit
atau singkat. Dengan kata lain, kegiatan pengelolaan kantor
dengan efisien dapat membantu seluruh pegawai di suatu
kantor untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan kantor
dengan menghemat waktu pengerjaan dan tenaganya. Serta
membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat,
dan dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang
rendah pula. (4)
Dalam uraian diatas dapat kita tau bahwa peranan teknologi
perkantoran dalam proses pengelolaan data/informasi dalam
suatu organisasi saat ini adalah efisiensi kinerja yang
menyangkut kepada produktivitas organisasi.
Pengaruh teknologi diatas memungkinkan adanya
pemakaian mesin-mesin secara otomatis. Karena dengan
semakin banyaknya informasi yang harus dikumpulkan, diolah,
dianalisa, disimpan dan didistribusikan, terbukti bahwa
penerapan atau penggunaan teknologi akan membuat kegiatan
pengelolaan ini lebih efisien. Dimana hal tersebut dilakukan
dengan memanfaatkan adanya otomatisasi perkantoran. (4)
Penggunaan media otomatisasi tidak hanya untuk
terciptanya
efisiensi,
tapi
juga
mengurangi
dan
mengembangkan kebutuhan lainnya, misalnya kebutuhan
dalam penggandaan (dalam mencetak) apabila diperlukan hal
ini dilakukan dengan menggunakan mesin cetak. Suatu sistem
yang berjalan secara otomatis dapat diterapkan dalam kegiatan
pengelolaan kantor, diantaranya pengiriman, pemrosesan,
penyimpanan, dan penemuan kembali informasi. Jika sistem ini
diperhitungkan dengan baik, otomatisasi ini akan memberikan
kemudahan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah
kecil maupun dalam jumlah yang besar. (4)
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi khususnya
otomatisasi perkantoran dapat menjadi motovasi bagi pegawai
untuk meningkatkan produktivitas kinerjanya agar lebih efektif
dan efisien. Contohnya, jika seorang pegawai ekspedisi
menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar

surat maka dengan memanfaatkan otomatisasi perkantoran

seperti mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi
dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan
kata lain, dengan memanfaatkan otomatisasi perkantoran,
pegawai ekspedisi tersebut produktivitas kinerjanya dapat
ditingkatkan.

Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi

mengakibatkan pegawai administrasi harus
menguasai berbagai Aplikasi komputer yang
berhubungan dengan komputerisasi di perkanoran.
2.

Perubahan
terhadap
struktur
pekerjaan
menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang
terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk
orang yang tidak memiliki keterampilan terus
berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang
terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai
pegawai adminitrasi. Akibatnya peluang kerja bagi
nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi
operasional kantor sehingga para pengajar memahami
klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

Kemudian dilihat dari sisi anggaran, pemanfaatan

otomatisasi perkantoran hanya memerlukan biaya tinggi diawal
dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen
konvensional lebih banyak memerlukan kertas dan tenaga
manusia dengan tingkat kepercayaan yang tinggi. Sehingga
jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan
otomatisasi perkantoran dapat membantu meningkatkan
produktivitas kerja pegawai. Tentu saja hal tersebut harus
didukung pula dengan sumber daya manusia yang optimal.
Sumber daya manusia merupakan aktor utama yang
menjalankan fungsi pengolahan data dalam dunia usaha dengan
menggunakan aplikasi teknologi informasi. Otomatisasi
perkantoran menjadi fokus perhatian manajemen dalam
membuat perencanaan aktivitas utama dalam bisnis yang
didukung oleh kemampuan menspesialisasi sistem informasi
manajemen. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya
meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan
adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut
untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat
dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatis
sudag menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan
berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas
tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus
menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.
(5)
Menurut Ypdhi Yuniarthe dalam artikelnya yang berjudul
Sistem Otomasi Perkantoran sebagai Aplikasi Pendukung
Kinerja Sumber Daya Manusia dalam Organisasi,
mengemukakan bagaimana dampak dari otomatisasi
perkantoran. (5)
1.

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan:

a.

Angkatan kerja wanita.

Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai
banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti
oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang
canggih mengharuskan wanita juga mampu
beradaptai dengan komputer dan mampu bersaing
dengan laki-laki.

b.

Pekerja profesional dan teknis.

Meninkatkan permintaan barang dan jasa karena
pertambahan penduduk akan membutuhkan
pekerja profesional dan pekerja teknis.

c.

Manajer dan administrator.

Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam
bidang perkantoran mengakibatkan perubahan
pada susunan manajer. Manajer meningkatkan
kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan
pendapatan perusahaan.

d.

Pegawai administrasi.

Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai.

3.

Dampak terhadap manajemen menengah.

Pekerjaan manajemen menegah diprediksi menjadi
berkurang. Dengan meningkatkan aplikasi proses data
elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan
mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manjerial pada tingkat
ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya
dengan adanya komputer manajer membuat keputusan
yang lebih baik. kedua, dengan adanya peralatan
otomatisasi membuat pekerjaan tersebut selalu
digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan
untuk menelaah penggunaan peralatan yang benarbenar dibutuhkan.

4.

Dampak terhadap operasi perusahaan.

Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional mereka menggunakan sistem informasi
komuter di seluruh pusat untuk mengumpulkan,
mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua
perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi
perkantorn membawa pemikiran baru dalam struktur
usaha dan konsep manajemen.

Dampak-dampak diatas memperlihatkan bagaimana

otomatisasi perkantoran memiliki pengaruh terhadap suatu
organisasi. Khusunya dalam meningkatkan kinerja karyawan
agar lebih efektif dan efisien.
Selain hal-hal diatas yang membuktikan bagaimana
pemanfaatan otomatisasi perkantoran dalam perkembangan
teknologi berikut merupakan pemanfaatan dari otomatisasi
perkantoran yang mulai terimplemntasi. Seperti yang
dikemukakan oleh Andreas dan Djoni dalam penelitiannya
tentang Pembuatan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan
untuk Proses Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir pada
PT.X bahwa pemanfaatan otomatisasi perkantoran dibuktikan
dalam pembuatan sebuah aplikasi yaitu profile matching.
Software tersebut membantu pengambilan keputusan seorang
manajer dalam menentukan karyawan yang pantas mengisi
jabatan
yang
kosong
dalam
perusahaan
dan
meminimalisisirkan kesalahan dalam pemilihan kriteria
karyawan yang tepat. Sistem pendukung keputusan untuk
proses profile matching dan analisis gap ini dibuat berdasarkan
data dan norma-norma SDM yang terdapat di PT.X. proses
prrofile matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi

karyawan dalam sistem kenaikan jabatan dan perencanaan karir

berdasarkan pada tiga aspek yaitu kapsitas intelektual, sikap
kerja, dan perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking
karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan
untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong
tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft
Access 2000 untuk database dan Borland Delphi 5 sebagai
compiller-nya. Dari hasil implementasi sistem tersebut
disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat
membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile
matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di
PT.X. (6)
Selain contoh diatas ada contoh lainnya seperti yang
dikemukaan oleh Mangaras Yanu F, dkk dalam penelitiannya
mengenai Pengembangan Aplikasi Data Warehouse untuk
Pengelolaan Sumur Minyak didalam penelitian tersebut
dikemukakan bagaimana PT Geotama Energy mengembangkan
aplikasi Warehouse untuk menciptakan tata kelola manajemen
yang baik 9good govermance) yaitu untuk mengakomodir
kebutuhan PT Geotama Energy dalam menjalankan usahanya
untuk mengelola data sumur minyak yang berupa interface data
warehouse. Data warehouse adalah suatu koleksi data yang
bisa digunakan untuk menunjang pengambilan keputusan
manajemen, yang berorientasi subjek (topik), terpadu, time
variant, dan tidak mudah berubah. (7)
Pemanfaatan otomatisasi perkantoran selain berguna dalam
pengambilan keputusan dan tata kelola manajemen suatu
perusahaan. Otomatisasi perkantoran juga berguna dalam
manajemen surat menyurat. Kini otomatisasi tidak hanya
digunakan dalam instansi besar namun intansi kecil juga seperti
pada tingkat Rukun Tetangga (RT) yang memanfaatkan
fasilitas otomatisasi perkantoran dalam penanganan surat
dengan menggunakan aplikasi berbasis sms gateway sebagai
penerapan dari konsep paperless office. Paperless merupakan
salah satu upaya dalam mengurangi dampak negatif kerusakan
lingkungan yang berimplikasi pada kelestarian hutan. Cara
kerja aplikasi tersebut yaitu misalnya pada saat warga ingin
membuat surat kependudukan maka harus melalui tingkat RT
untuk mendapatkan surat pengantar sebagai syarat ke tingkat
kelurahan. Pembuatan surat pengantar oleh RT sebenarnya
dapat digantikan dengan fungsi aplikasi SMS gateway karena
nomor telepon genggam saat ini telah memiliki fungsi sebagai
identitas diri. Teknologi SMS Gateway memungkinkan staf Rt
mengirimkan pesan singkat ke server kelurahan yang akan
diterima sebagai data pemicu pembuatan surat kependudukan.
Data yang ada dapat di integrasikan dengan data pemohon
sehingga format SMS tidak terlalu panjang. Melalui metode ini
maka pemohon tidak membutuhkan waktu yang lama untuk
menunggu surat-surat kependudukan yang dibutuhkan karena
saat staf RT mengirimkan SMS maka staf di kelurahan dapat
memproses surat tersebut saat itu juga. (8)
Penerapan otomatisasi perkantoran selain digunakan dalam
suatu kantor atau perusahaan, otomatisasi juga dimanfaatkan
oleh instansi pemerintah contohnya di Pemerintahan Kota
Bogor demi mengahdapi era otonomi daerah dan untuk
mewujudkan pemerintahan yang good govermance yaitu
dengan menggunakan e-government. E-government adalah
proses pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat untuk
membantu menjalankan sistem pemerintahan secara lebih
efisien. (9)

Kemudian dalam instansi pemerintah juga selain di Kota

Bogor, pemanfaatan otomatisasi perkantoran dilakukan di Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. Pemanfaatan
otomatisasi dilakukan untuk mempermudah pekerjaan hingga
membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien hingga pada
akhirnya mencapai tujuan paperless. Penggunaan otomatisasi
perkantoran yang dilakukan seperti; [1]. Memanfaatkan
pengolah kata; [2]. Pengolah data seperti MS. Excel; [3].
Aplikasi SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen dan
Akuntansi Barang Milik Negara); [4]. Pengarsipan; [5].
Percetakan yaitu menggunakan mesin printer; [6].
Menggunakan mesin Photocopy; [7]. Menggunakan Absensi
Finger Print Lima Jari; [8]. Penanganan Telepon; [9]
Pencatatan akuntansi. Sistem otomatisasi perkantoran pada
instansi pemerintah di BBPP Lembang berjalan dengan baik.
Hal ini ditunjang dengan adanya sumber daya manusia (SDM)
yang memadai dan juga ditunjang dengan fasilitas yang telah
diberikan pemerintah. (10)
Dari beberapa contoh diatas dapat kita buktikan bahwa saat
ini sudah banyak perusahaan maupun instansi pemerintah yang
memanfaatkan otomatisai perkantoran dalam pekermbangan
teknologi dan informasi. Pemanfaatan ini dilakukan guna
menciptakan kinerja yang efektif dan efisien dalam
meningkatkan produktivitas perusahaan.
IV.

KESIMPULAN

Otomatisasi perkantoran memberikan kontribusi yang

sangat besar terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja
seseorang. Hal tersebut akan berdampak terhadap produktivitas
perusahaan yang meningkat. Pemanfaatan otomatisasi
perkantoran tidak hanya dilakukan didunia perusahaan namun
dalam instansi pemerintahan. Otomatisasi perkantoran
memberikan kemudahan dan banyak manfaat terhadap
penggunanya seperti fasilitas aplikasi-aplikasi otomatisasi dan
mesin-mesin kantor yang otomatis memberikan bantuan
terhadap penggunanya. Sehingga dapat menyelesaikan segala
pekerjaannya dengan lebih baik, cepat, murah dan sesuai
dengan target yang telah ditetapkan.
V.

DAFTAR PUSTAKA

1. Siswanto TA. Otomatisasi Perkantoran 1. 1st ed.

Hadiyanto DSHdM, editor. Depok: Tim; 2013.
2. Name N. ebookinga.com. [Online].; 2016 [cited 2016
Agustus
13.
Available
from:
https://ebookinga.com/pdf/sekilas-tentang-otomatisasiperkantoran-119141013.html.
3. Indriana N. Temukan Pengertian.com. [Online].; 2013
[cited
2016
Agustus
13.
Available
from:
http://www.temukanpengertian.com/2013/09/pengertianefektif-dan-efisien.html#.
4. Hanafiah H. Urgensi Teknologi Dalam Peningkatan
Efisiensi
Mengelola
Kantor.
http://hanihanaf.blogspot.co.id/2016/01/jurnal-urgensiteknologi-dalam.html. 2015 Januari; XIV(1).
5. Yuniarthe Y. Sistem Otomasi Perkantoran sebagai
Aplikasi Pendukung Kinerja Sumber Daya Manusia
dalam
Organisasi.
http://www.umitra.ac.id/media/files/891362105492.pdf.

2016 Agustus; VIII(1).

6. Andreas Handojo DHSRY. Pembuatan Aplikasi Sistem
Pendukung Keputusan untuk Proses Kenaikan Jabatan dan
Perencanaan
Karir
Pada
PT.X.
http://ebookinga.com/pdf/pembuatan-aplikasi-sistempendukung-keputusan-25450858.html. 2016 Agustus;
XV(1).
7. Mangaras Yanu F WKBYJHA. Pengembangan Aplikasi
Data Warehouse untuk Pengelolaan Sumur Minyak.
http://ebookinga.com/pdf/4-pengembangan-aplikasi-datawarehouse-untuk-peng-324496592.html. 2015 Januari;
XII(1).

8. Irawan Y. Analisa dan Perancangan Otomatisasi Surat

Pengantar RT Berbasis SMS Gateway sebagai Penerapan
Konsep
Paperless
Office.
SIMETRIS,
http://ebookinga.com/pdf/analisa-dan-perancanganotomatisasi-surat-275009699.html. 2015 April; VI(1).
9. Bogor KPK. Perencanaan Induk Pengembangan EGovernment Pemerintah Kota Bogor 2014-2018. 3rd ed.
- , editor. Bogor: Pemerintah Kota Bogor; 2013.
10. Lembang PB. www.scribd.com. [Online].; 2014 [cited
2016
Agustus
13.
Available
from:
https://www.scribd.com/doc/252112521/Jurnal-OtomasiKantor-Di-Lingkungan-Instansi-Pemerintah.