BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranansistem informasi dalam

suatu organisasi tidak diragukan lagi.

Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memilikikeunggulan kompetitif.

Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sisteminformasi juga berperan

penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaingdengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat

ini.

Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari hari di

dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data

dibutuhkan suatukecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktuyang seefisien mungkin

sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untukperusahaan maupun pelanggan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yg dimaksud otomatisasi perkantoran?

2. Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran ?

3. Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran ?

4. Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran ?

5. Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran ?

6. Apa saja macam-macam system otomatisasi kantor?

7. Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran ?

8. Apa saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?

9. Bagaimana model otomatisasi perkantoran?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran

2. Untuk mengetahui tujuan dari otomatisasi perkantoran

3. Untuk mengetahui manfaat dari otomatisasi perkantoran

4. Untuk mengetahui pengguna otomatisasi perkantoran

5. Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran

6. Untuk mengetahui macam-macam system otomatisasi kantor

7. Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkantoran

8. Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran

9. Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran

 BAB II

PEMBAHASAN

1. PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR.

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang

berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar

perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan

teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi perkantoran di awal

1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK

listriknya.

Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut Magnetic

Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam

dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin

untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal

dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More

2. TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:1.\

Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi

komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.2.

Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk

saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.3.

Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal

tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.4.

Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.5.
 Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automationmemungkinkan

para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebihbaik.

3. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data

inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi

kesalahan dalam input atau User error.

Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter tidak menggantikan pekerjaan saat

ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani beban kerja yang

bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager

membuatnya sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti.

Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

4. PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama

sumber daya manusia.

Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang

membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-

lain.

Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti

menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti

mengoperasikan

5. APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk

menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan

masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms

Word
2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima

pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan

untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan hanya mengirimkan pesan

dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon

untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan

membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur

telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar

secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang

masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik

konfrensi audio :

1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau

2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon

3. Menghemat waktu persiapan

6. MACAM – MACAM SYSTEM OTOMATISASI KANTOR

1. System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan

organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin

board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet

yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang

lain

2. System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan,

tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada

pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting

adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

3. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi

untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan

imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan

multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan

documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses

kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan

multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk

mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

4. System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang

mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang

termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender

elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar

nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk

mengatur skejul kerja mereka.

 5. System Elektronik Formal

System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan

diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

6. System Elektronik Informal

System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini

diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

7. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN :

 Meningkatkan Produktifitas Kerja

 Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

 Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat Dll

KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN :

 Menjadi Ketergantungan akan teknologi

 Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system

OA

 Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti

pencurian data rahasia.

8. DAMPAK POSITIF DAN NEGATIVE OTOMATISASI PERKANTORAN

A. DAMPAK POSITIF OTOMATISASI KANTOR

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke

mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya

kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa

software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan
 B. DAMPAK NEGATIVE DARI OTOMATISASI KANTOR

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti

layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh

mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke

sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh

software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

9. MODEL OTOMATISASI KANTOR

Keterangan Gambar diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi. Informasi

dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh

lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer sepertipengolah kata, e-mail, dann

konferensi komputer . Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkanperusahaan dengan

lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video

dan audio.
 BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN :

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan

komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh

pembuatkomputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari

bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanutama menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi danmeningkatkan produktivitas

diantara para manajer dan pekerja kantor melaluipenggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi

beragam aplikasiseperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission.

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagianpenalaran logis yang sama seperti manusia, suatu

aplikasi yang dinamakankecerdasan buatan (artificial intelligence).