MAKALAH KAJIAN SOFTWARE

“Dampak Otomatisasi Perkantoran”

Dewi Fatimah

043823736

Kearsipan

Universitas Terbuka
 Abstrak

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi.

Mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan
campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi
lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi
dengan baik. Sistem otomatisasi kantor yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi
sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan
dalam input atau User error. Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan
mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh
pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua
perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam
struktur usaha dan konsep manajemen. Akibat kemajuan teknologi manajemen dapat berada
dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan
kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan
pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian. Otomatisasi perkantoran mampu menyelesaikan pekerjaan maupun kegiatan
kantor dengan lebih cepat. Selain itu dapat mengurangi perekrutan karyawan baru di
perusahaan dalam jumlah yang banyak. Serta tidak membutuhkan penyimpanan data yang
terlalu banyak karena tempat penyimpanan data yang diperlukan hanya sedikit.
 Pendahuluan

Revolusi industri 4.0 telah mengubah ritme perkembangan teknologi dunia.

Perkembangan teknologi sangat pesat, penelitian mengenai teknologi tengah marak dilakukan.
Otomatisasi dalam segala bidang tengah dikembangkan. Kalau kita pernah mendengar, salah
satu evolusi yang paling besar saat ini adalah robot Sophia. Robot Sophia dapat melakukan
hampir semua pekerjaan yang kita perintahkan, atau bahkan bisa berbincang dengan manusia.
Bukankan itu sebuah ancaman bagi pekerjaan manusia? Selain robot Sophia, Elon Musk juga
memunculkan ide gilanya mengenai perkembangan teknologi di dunia otomotif. Elon Musk
mengembangkan mobil listrik dengan segala otomatisasi yang dilakukan, sehingga tidak
membutuhkan manusia untuk mengendarainya. Teknologi lain adalah berupa drone penghantar
paket. Tanpa menggunakan kendali manusia, paket yang dikirimkan telah sampai didepan
rumah penerima.

Badan Pusat Statistik (BPS) mencatat bahwa tingkat pengangguran terbuka (TPT)
Februari tahun ini sebesar 5,45 persen. Terjadi penurunan sebesar 0,38 persen dari TPT
Februari tahun lalu, serta 0,41 persen dari TPT pada Agustus tahun lalu. Tingkat pengangguran
yang menurun tidak terlepas dari jumlah penduduk bekerja yang terus meningkat, dan jumlah
pengangguran yang menurun. Jumlah penduduk bekerja pada Februari tahun ini naik 3,02 juta
orang dibanding tahun lalu, dan angka pengangguran menurun sekitar 410 ribu penduduk.
Penurunan tersebut membuat angka pengangguran terus mendekati capaian sebelum pandemi,
tepatnya Februari 2020. Saat itu, tingkat pengangguran berada di bawah 5 persen, dan jumlah
penduduk menganggur kurang dari 7 juta jiwa.
 Dunia industri-pun tidak mau kalah, hampir keseluruhan proses produksi telah
dilakukan oleh robot. Pemindahan barang, packing, dan masih banyak pekerjaan lain yang
sudah dilakukan dengan otomatisasi tanpa kendali manusia. Tidak menutup kemungkinan,
kasir atau bahkan tenaga medis akan digantikan oleh robot juga. Selanjutnya, bagaimana
dengan pekerjaan rumah tangga? Apakah mungkin akan dapat tergantikan juga? Jawabannya
jelas, Iya. Kini tengah marak teknologi pembersih lantai otomatis, sehingga dengan duduk
santaipun rumah akan bersih tanpa bersusah payah membersihkannya. Selain itu, mesin-mesin
lain juga tengah dikembangkan guna menunjang kemudahan dalam kebutuhan rumah tangga,
seperti mesin pencuci piring, setrika otomatis, dan masih banyak lainnya. Dalam sektor
pertanian-pun, teknologi otomasi juga telah banyak tercipta yang dapat memberi ancaman bagi
para pekerja dalam sektor tersebut. Misalnya, kini telah muncul mesin penanam dan pemanen
padi, penyemprotan pestisida dengan bantuan teknologi drone, mesin pengolah tanah dan
masih banyak lagi mesin pertanian yang sudah dipergunakan ataupun dalam tahap
pengembangan.

Dari fakta tersebut, sehingga apakah benar teknologi akan menggantikan atau bahkan
menghapuskan pekerjaan manusia di masa yang akan datang? Jawabannya adalah tidak,
manusia dan teknologi akan berjalan beriringan seperti sebuah simbiosis yang saling
membutuhkan.
 Tinjauan Pustaka

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani

informasi. Mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat
informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya
dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi dengan baik. Sistem otomatisasi kantor yang mampu mengelola data inputan
kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat
meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error. Berikut merupakan aplikasi otomatisasi
perkantoran :

 Surat elektronik (electronic mail).

Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan computer dan
alat penyimpanan. Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai
masalah yang terdapat pada telepon konvesional.
 Voice mail.
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang
telah dikirimkan.
 Kalender elektronik (electronic calendaring).
Electronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk
menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
 Konferensi audio.
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
 melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
 Konferensi video.
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan
televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang
yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang
berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
 Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi.
 Faksimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat berfungsi
sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.
 Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan
ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
 Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
 Desktop Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing
terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser,
software desktop publishing.
 Pembahasan

Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju

penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan
pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya
menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni.
Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat dampak lain di
perusahaan yaitu sebagai berikut:

 Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan
tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain
mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga
menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit
dengan kemampuan IT yang mumpuni.
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada bidang berikut ini:
1. Angkatan Kerja Wanita.
Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan
banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita.
Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga
mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-
laki.
2. Pekerja Profesional dan Teknis.
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan
penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
 3. Manajer dan Administrator.
Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran
mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih
semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai
sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
4. Pegawai Administrasi.
Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan
pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang
berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

 Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap
pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang
yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan
tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang
yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana
berkurang dan terjadi pengangguran. Adanya berbagai jenis pekerjaan
diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan.
Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga
para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan
 Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi
menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan
manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada
tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya
komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya
peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti
peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan
untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
 Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang
terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan
konsep manajemen. Akibat kemajuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu
atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi
tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi
manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Kesimpulan

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani

informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Otomatisasi kantor perlu dilakukan agar
memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. Selain itu otomatisasi kantor mampu
memberikan manfaat yang lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik, serta
sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Otomatisasi perkantoran mampu menyelesaikan pekerjaan maupun kegiatan kantor

dengan lebih cepat. Selain itu dapat mengurangi perekrutan karyawan baru di perusahaan
dalam jumlah yang banyak. Serta tidak membutuhkan penyimpanan data yang terlalu banyak
karena tempat penyimpanan data yang diperlukan hanya sedikit.

Berikut ini faktor yang dapat memengaruhi pemilihan aplikasi otomasi kantor, diantaranya
yaitu:

 Tingkat dan jenis kebutuhan kantor.

 Peningkatkan efisiensi kantor.
 Nominal harga aplikasi yang ditawarkan.
 Dukungan sesudah melakukan pembelian.
Daftar Pustaka

2016. Sistem Informasi Manajemen. WordPress Google-Images

2017. Sistem Informasi Manajemen: Otomatisasi Kantor. WordPress

Anggi Pratama Nasution, Ikha Malikhah (2020) “Implementasi e -Office sebagai upaya
Peningkatan Transparansi dan

Akuntabilitas Pada Universitas Pembangunan Panca Budi” Pancabudi 11.2

<https://jurnal.pancabudi.ac.id/index.php/akuntansibisnisdanpublik/article/view/795

Atmaja, Arif, Joko Santoso, and Patni Ninghardjanti,(2018) ‘Penerapan Sistem Otomatisasi
Administrasi Untuk Meningkatkan

Efektivitas Dan Efisiensi Kerja Di Bidang Pendapatan Dinas Perdagangan Kota Surakarta’,
Jurnal Informasi Dan
Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2.2, 2614–0349

Kominfo.go.id (2022) https://www.kominfo.go.id/content/detail/40011/arkas-integrasikan-

pengelolaan-dana-bos-dengansipd/0/berita

Mastah Binsis,(2022) “Otomatisasi Perkantoran: Tujuan, Manfaat, Dampak, Jenis,” Mastah

Binsis, ,

https://mastahbisnis.com/otomatisasi-perkantoran/. Accessed 22 Mar. 2022.

Mysch.id (2021) Rekomendasi Aplikasi Administrasi Sekolah Berbasis Web Terbaik.” ,

https://www.mysch.id/blog/detail/107/aplikasi-administrasi-sekolah. Accessed 23 Mar. 2022.

Sri Giarti,(2016) Manajemen Kurikulum dan Pembelajaran Berbasis ICT,Satya Widya, 32. 2,
117-126.

https://doi.org/10.24246/j.sw.v32.i2.p117-126