MAKALAH SISTEM OFFICE AUTOMATION

Oleh : NAMA M. Chairul Anam Kartayadi NIM : C0955201027 : C0955201105

SEKOLAH TINGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) PALANGKARAYA 2012

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci.

Sutau instansi pemerintahan dalam mengembangkan pemprosesan data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemprosesan data menjadi sebuah informasi, dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa STMIK. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk instansi pemerintahan maupun perusahaan.

Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu, tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu, yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya.

B. Rumusan Masalah 1. 2. 3. Macam-macam sistem otomatiasi kantor ? Siapa pengguna otomatisasi kantor ? Faktor-faktor yang mempenagruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor ?

C. Tujuan Dan Manfaat 1. Tujuan : a. b. 2. Untuk mengetahui sistem OA yang digunakan pada instansi pemerintahan. Menambah pengetahuan tentang sistem OA

Manfaat : a. Dapat mempermudah karyawan dalam melakukan pengimputan, penyusunan, dan pembuatan laporan. b. Dapat memberikan pengetahuan kepada pembaca mengenai OA dalam instansi pemerintahan.

BAB II PEMBAHASAN
A. Macam-Macam Sistem Otomatiasi Kantor 1. Sistem Manajemen Keuangan dan Akuntansi Daerah bagi Perangkat Keuangan Daerah (SIMPKD) Sistem ini digunakan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan setiap tahun/triwulan pada instansi pemerintahan. 2. Sistem Informasi Perancangan Dearah Provinsi Kalimantan Tengah (SIMREDA) Sistem yang digunakan untuk perancangan peraturan daerah. 3. Sistem Komunikasi Elektonik Sistem komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grupgrup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. 4. Sistem Kolaborasi Elektronik Sitem kolaborasi elektronik adalah suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam sistem kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya. 5. Sistem Pengolahan Kantor Sistem pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

B. Siapa pengguna otomatisasi kantor 1. Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia. 2. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain. 3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. C. Faktor-faktor yang mempenagruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik, yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu sendiri. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut: Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

BAB III PENUTUP

Kesimpulan Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul, Pengenal Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2002 Jogiyanto, H.M, Sistem Teknolgi Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2005 Slide Sistem Informasi Manajemen Dari BSI Mahasiswa_gunadarma.wordpress.com