OTOMATISASI KANTOR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan

sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.

Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki

keunggulan kompetitif.

Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem

informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing
dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas tugas pemrosesan

informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu

kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu
yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk
perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

B. Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh OBrien ( 1996 ) sebagai system informasi

berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik

lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan

komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan
perusahaan

BAB II TUJUAN DAN MANFAAT OTOMATISASI

KANTOR
A. TUJUAN

pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak

menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai
yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.

pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan

dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.

pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan

tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.

penggabungan dan penerapan teknologi

memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

B. MANFAAT
Agar mahasiswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yang
mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih
cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

BAB III PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR

A. Tahapan Penerapan Otomatis Kantor

Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya

dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing

Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik

serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan
komunikasi yang berbasis komputer.

Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep

Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi
telekomunikasi dan informasi (ICT)

BAB IV MODEL OTOMATISASI KANTOR

Keterangan Gambar diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada

isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA
mengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti

pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan

perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin
berada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.

Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup
kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang
memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan
didesain oleh orang lain

system Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan
untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system
kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja
dari jarak jauh dengan kantornya

System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi

informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari
system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document
yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan
diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.
Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,
grafik, foto, suara dan video.

System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor

otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan
aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop
accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,
daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakaipemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

System Elektronik Formal

didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

System Elektronik Informal

tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

Aplikasi Otomasisasi Kantor :

Pengolahan kata (word Processing).

Surat elektronik (electronic mail).

Voice mail.

Kalender elektronik (electronic calendaring).

Konfrensi audio.

Konfrensi video.

Konfrensi komputer.

Transmisi faximile (FAX)

Videotex.

Desktop publishing.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan

Aplikasi Otomatisasi Kantor

Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak
akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Pekerja Pengetahuan System Technology

A. Pengertian Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk
membantu para pekerja pengetahuan (profesional yang menggunakan informasi
sebagai input utama mereka dan yang utama produk distilasi informasi itu) untuk
menangkap dan mengatur informasi aktivitas kerja, dan belajar, memprioritaskan , dan
melaksanakan tugas-tugas mereka secara lebih efisien dan efektif.
B. Manfaat Pekerja Pengetahuan System Tecnology
Manfaat Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah untuk meningkatkan
produktivitas dengan memberikan informasi tugas khusus yang diperlukan, dandengan
berasosiasi semua alat bantu otomatis, agen perangkat lunak, dan multimedia referensi
dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
C. Fungsi Pekerja Pengetahuan System Tecnology Ada 2 Macam Yaitu :

Pekerja Pengetahuan System (KWS) Groupware dirancang untuk digunakan

oleh kelompok kerja kolaboratif. Proses dapat ditugaskan di seluruh organisasi
untuk mendukung manajemen matriks. Pengetahuan pekerja dapat menetapkan
tugas kepada diri mereka sendiri, untuk pekerja pengetahuan lain, atau
sekelompok pekerja pengetahuan

Pekerja Pengetahuan System (KWS) Workgroup meningkatkan koordinasi

dengan memungkinkan para pekerja pengetahuan untuk mengambil dan
memperbarui tonggak, penyelesaian tugas, dan informasi status prioritas.
Informasi Tambahan (klik untuk memperluas) atau klik SEMUA untuk
memperluas semua.

BAB V KESIMPULAN

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang

mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat
komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi
Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan
utama menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan

meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi
seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile
transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan
kecerdasan buatan (artificial intelligence).

Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran

Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupundi
luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuahrencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan prosespelaksanaan pekerjaan
Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu
sisi yang menguntungkan dan merugikan.
Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi adalah :
1. Tidak berperasaan
2. Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah )
3. Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran
maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu
banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
4. Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan
peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya
untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal
ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia
sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
5. Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan
tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada
umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga
pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia
digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.
6. Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan
banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.
7. Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
8. Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.
Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak
begitu berpengaruh.
Sementara kelebihan perkantoran adalah :
1. Menekan biaya fasilitas
2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal

4. Menekan penghentian kerja

5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali
Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang
merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
Referensi :

OTOMATISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi
perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti
nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor
biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.
Read More
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat
ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan

kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn
tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer,
jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.
Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:
1. WORD PROCESSING
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
ketik atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL
Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL
Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi

dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9. VIDEO TEXT
Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
mmateri tekstual pada layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL
Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop
Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan
teknis.
D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor
Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu
bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai,
merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan. Pengguna
Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:
1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
(misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional
secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan
mengirimkan surat.
E. Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan
teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan
demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan,
dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat
untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.