MODUL

TEKNOLOGI
PERKANTORAN

KELAS X OTKP

Disusun Oleh :
SRI WIDYA HASTUTININGRUM, S.Pd.

SMK NEGERI 1 CEPU

JALAN SMEA NO. 14 A CEPU

KATA PENGANTAR
 Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pembuatan bahan ajar ini
secara tepat waktu. Bahan ajar ini disusun dengan maksud untuk membekali peserta didik
kelas X Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Bahan ajar Teknologi Perkantoran SMK untuk kelas X, ini disusun berdasarkan
kurikulum 2013 edisi 2017. Penulis menyadari bahwa bahan ajar ini tentu masih ada
kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki. Untuk itu kritik dan saran yang konstruktif
sangat penulis harapkan untuk kesempurnaan. Dan semoga dengan selesainya bahan ajar ini
dapat bermanfaat bagi peserta didik dalam memacu kompetensi yang dilandasi sikap dan
perilaku yang sesuai dengan standar kompetensi yang diharapkan oleh sekolah, masyarakat,
dan dunia industri.

Cepu, Mei 2021

Sri Widya Hastutiningrum

BAB 1

Modul Teknologi Perkantoran Page 2

 TEKNOLOGI PERKANTORAN, OTOMATISASI
PERKANTORAN, & KANTOR VIRTUAL

A. Perkembangan Teknologi Perkantoran

1. Peran Teknologi Informasi
Teknologi perkantoran berasal dari 2 suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti sebagai
tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (office
work) berdasarkan artikulasi, administrasi meliputi kegiatan catat mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, dll. Dengan adanya teknologi perkantoran
maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua
informasi menjadi semakin ringkas, akurat, dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan
biaya yang rendah.
2. Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran 
      Perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat menimbulkan dampak negatif
dan positif, yaitu:
a. Dampak Positif
1) Tenaga penggerak 
2) Prosedur kerja
3) Hasil kerja 
b. Dampak Negatif
1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kempuan ketrampilan tertentu.
2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur
dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

B. Hakikat Otomatisasi Perkantoran

      Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkat produktivitas
pekerjaan. 
1. Manfaat otomatisasi Perkantoran
a. Informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
b. Pemecahan masalah kelompok/tim.
c. Perlengkapan dan bukan pengganti.
d. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat
cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
e. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.
2. Konsep-konsep Otomatisasi

Modul Teknologi Perkantoran Page 3

 a. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
b. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
c. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
d. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan
sebagai pengganti.
3. Macam-Macam Sistem Otomatisasi Perkantoran
a. Sistem komunikasi elektronik
      Merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara
individu, grup-grup kerja, & organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini
adalah email, voicemail, faximile, dan bulletin board system.
b. Sistem kolaborasi elektronik
    Sistem kolaborasi elektronik tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi
bagaimana infomasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
c. Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik
    Adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.
Yang termasuk aplikasi dari sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik adalah
dekstop publishing, graphics presentatio, dan multimedia presentation.
d. Sistem pengolahan kantor
      Sistem pengolahan kantor merupakan sistem kantor otomatisasi yang mendukung
orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka.
e. Sistem elektronik informal
       Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
f. Sistem elektronik informal
      Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. 

4. Tahap-Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

a. Tradisional: penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas.
b. Transisional: ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik dan
dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan.
c. Transfosmasional: konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). 

5. Tujuan Otomatisasi Kantor

a. Meminimalkan/penghindaran biaya.
b. Pemecahan masalah kelompok.
c. Pelengkap bukan pengganti.

Modul Teknologi Perkantoran Page 4

 d. Penggabungan dan penerapan teknologi.
e. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor.
f. Meningkatkan efektifitas pekerjaan.
6. Jenis-jenis Otomatisasi Perkantoran
a. Word processing, adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatisasi melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
ketik atau cetak.
b. Electronic mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai
untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal
komputer dan peralatan penyimpanan.  
c. Voice mail, sama dengan electronic mail. Perbedaan bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon bukan mengetiknya.
d. Electronic calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. 
e. Audio conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi.
f. Video conferencing, melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi
lain selagi konferensi dilakukan. 
g. Computer conferencing, adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi.
h. Faximile transmission (fax), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau kopi
diujung yang lain.
i. Video text, adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. 
j. Image storage and retrieval, digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
k. Dekstop publishing (dtp), adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir
sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikro komputer
dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software dekstop publishing. 
7. Faktor-faktor yang memengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor
a. Jenis organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
b. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi
video dan memanfaatkan kalender eletronik

Modul Teknologi Perkantoran Page 5

 c. Sumber daya OA yang tersedia pada manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang
tersedia pada perusahaan.

C. Pengertian kantor virtual

      Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia
internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual
merupakan implementasi dari upaya otomatisasi perkantoran (office Utomation) yang
bertujuan karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka.
1. Manfaat kantor virtual
a. Lebih fleksibel
b. Hemat biaya
c. Banyak pilihanpekerjaan
d. Penghasilan tak terbatas
e. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
2. Tujuan kantor virtual 
      Kantor virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai
efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor
virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan
dengan menyewa ruang kantor tradisional.

3. Kelebihan dan kekurangan kantor virtual 

a. Kelebihan: 
1) pengurangan biaya operasional perusahaan
2) kantor virtual menggunakan jaringan komunikasi formal
3) rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi, telekonferensi, & video.
4) Pengurangan halangan aktivitas kerja
b. Kekurangan:
1) Rasa tidak memiliki
2) Takut kehilangan pekerjaan 
3) Semangat kerja rendah
4) Ketegangan keluarga
4. Layanan komunikasi kantor virtual
a. Resepsionis jarak jauh
b. Gedung kantor virtual
c. Layanan jawab/call center
d. Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik
e. Asisten virtual

Modul Teknologi Perkantoran Page 6

5. Layanan ruang kantor virtual
a. Alamat profesional
b. Alamat surat
c. Resepsionis
d. Live resepsionis virtual
e. Bisnis meeting space
f. Sebuah kantor layanan lengkap virtual
6. Karakteristik Kantor Maya
Suatu kantor memiliki karakteristik berikut :
a. Melintas batas, maksudnya organisasi harus fleksibel karena dalam kantor maya pasti
terjadi kolaborasi antar organisasi
b. Berbagi sumber daya, misalnya sebuah portal jual beli online yang hanya menjadi sarana
penjualan dari produk yang diproduksi dan dijual pihak lain
c. Wilayah yang tersebar, suatu kantor maya tidak terkonsentrasi pada satu titik tertentu,
namun menyebar bahkan hingga seluruh dunia
d. Angota yang tidak tetap, dalam kantor maya, orang lebih bebas untuk melakukan/berhenti
melakukan sharing resourse
7. Komponen Kantor Maya
Terdiri dari beberapa komponen yaitu sebagai berikut :
1. Virtual knowledge worker, yaitu seorang personel yang terampil menggunakan aolikasi
teknologi informasai
2. Virtual teamwork, yaitu tim yang terbentuk dari penggabungan high-tech dan high tauch
yang memiliki performance tinggi
3. Integrated complexs network intelligence, yaitu kemampuan mengintegrasi diri dalam
hubugnan yang kompleks dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas.
4. Comples matrixs stucture, yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan
medatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka,
real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding
5. Fater learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat
tinggi, beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya

8. Bentuk kantor maya

a. Hotelling, yaitu kantor maya yang perusahaanya menyediakan fasilitas sentral yang
dapat dipakai bersama – sama oleh pegawai karena kebutuhan akan ruang kantor dan
sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat
b. Telecommuting, yaitu sekelompok pegawai kantor yang melakukan semua pekerjaan
mereka di rumah



BAB 2

Modul Teknologi Perkantoran Page 7

 MENGETIK CEPAT 10 JARI

Organisasi Komputer
Komputer berasal dari bahasa latin computare yang berarti menghitung. Karena
luasnya bidang garapan ilmu komputer, para pakar dan peneliti sedikit berbeda dalam
mendefinisikan termininologi komputer.
 Menurut Hamacher [1], komputer adalah mesin
penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima
informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai
dengan program yang tersimpan di memorinya, dan
menghasilkan output berupa informasi.
 Menurut Blissmer [2], komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu
melakukan beberapa tugas sebagai berikut:
- menerima input;
- memproses input tadi sesuai dengan programnya;
- menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan;
- menyediakan output dalam bentuk informasi.
 Sedangan Fuori [3] berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data
yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan
aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia.
Sistem kerja komputer secara garis besar terbagi atas 3 bagian, dan seluruh bagian ini
saling berkaitan satu sama lain.

INPUT PROCESS OUTPUT

DEVICE DEVICE DEVICE
Gambar 1.1 Bagian-bagian Komputer

Modul Teknologi Perkantoran Page 8

 Gambar 1.2 Satu unit komputer
 Input device atau alat masukan adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk
memasukkan data atau perintah ke dalam komputer
 Process device atau alat pemroses adalah perangkat keras komputer yang berfungsi
untuk mengolah data atau perintah yang diterima oleh alat masukan dan memberikan
hasil pengolahan data tersebut kepada bagian output
 Output device atau alat keluaran adalah perangkat keras komputer yang berfungsi
untuk menampilkan hasil yang telah diolah oleh bagian proses

Keyboard
Penciptaan keyboard komputer di ilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar
rancangannya di buat dan di patenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan
banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan
Remington.
Keyboard komputer pertama disesuaikan dari kartu
pelubang (punch card) dan teknologi pengiriman
tulisan jarak jauh (Teletype). Tahun 1946 komputer
ENIAC menggunakan pembaca kartu pembuat lubang
( punched card reader) sebagai alat input dan output.
Bila mendengar kata “keyboard” maka pikiran kita tidak lepas dari adanya sebuah
komputer, karena keyboard merupakan sebuah papan yang terdiri dari tombol-tombol
untuk mengetikkan kalimat dan simbol-simbol khusus lainnya pada komputer. Keyboard
dalam bahasa Indonesia artinya papan tombol jari atau papan tombol. Pada keyboard
terdapat tombol-tombol huruf A – Z, a – z, angka 0 - 9, tombol dan karakter khusus
seperti : ` ~ @ # $ % ^ & * ( ) _ - + = < > / , . ? : ; “ ‘ \ | serta tombol-tombol khusus
lainnya yang jumlah seluruhnya adalah 104 tombol. Sedangkan pada Mesin ketik jumlah
tombolnya adalah 52 tombol. Bentuk keyboard umumnya persegi panjang, tetapi saat ini
model keyboard sangat variatif.
Dahulu orang banyak yang menggunakan mesin ketik baik yang biasa maupun mesin
ketik listrik. Nah, keyboard mempunyai kesamaan bentuk dan fungsi dengan mesin
ketik. Perbedaannya terletak pada hasil output atau tampilannya. Bila kita menggunakan
mesin ketik, kita tidak dapat menghapus atau membatalkan apa-apa saja yang sudah

Modul Teknologi Perkantoran Page 9

 ketikkan dan setiap satu huruf atau simbol kita ketikkan maka hasilnya langsung kita
lihat pada kertas. Tidak demikian dengan keyboard. Apa yang kita ketikkan hasil atau
keluarannya dapat kita lihat di layar monitor terlebih dahulu, kemudian kita dapat
memodifikasi atau melakukan perubahan-perubahan bentuk tulisan, kesalahan ketikan
dan yang lainnya. Seperti juga “mouse”, keyboard dihubungkan ke komputer dengan
sebuah kabel yang terdapat pada keyboard. Ujung kabel tersebut dimasukkan ke dalam
port yang terdapat pada CPU komputer.
Secara fisik, keyboard terbagi atas 4 bagian, yaitu:
 Keyboard Serial
Menggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan pada komputer tipe AT.

Gambar 1.3
Port pada keyboard
serial
 Keyboard PS/2
Biasanya digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paling banyak
dipergunakan. Pemasangan keyboard tipe ini harus dilaksanakan dengan cermat,
sebab port yang dimiliki sama dengan port untuk mouse.

Gambar 1.4

Port pada keyboard

PS2 dan konektor
pada motherboard

 Keyboard Wireless
Sesuai dengan namanya, keyboard tipe ini tidak menggunakan kabel sebagai
penghubung antara keyboard dengan komputer. Jenis koneksi yang digunakan
adalah infra red, wifi atau bluetooth. Untuk menghubungkan keyboard dengan
komputer, dibutuhkan unit pemancar dan penerima. Unit pemancar biasanya
terdapat pada keyboard itu sendiri, sedangkan penerima biasanya dipasang pada
port USB atau serial pada CPU.

Gambar 1.5

Keyboard dan mouse

Modul Teknologi Perkantoran Page 10

  Keyboard USB
Komputer terbaru saat ini sudah banyak yang mempergunakan jenis konektor
USB yang menjamin transfer data lebih cepat.

Gambar 1.6

Konektor USB

Struktur tombol pada keyboard

Dari sisi tombol yang digunakan, keyboard memiliki perkembangan yang tidak
terlalu pesat sejak ditemukan pertama kali. Yang terjadi hanyalah penambahan –
penambahan beberapa tombol bantu yang lebih mempercepat pembukaan aplikasi
program.
Secara umum, struktur tombol pada keyboard terbagi atas 4, yaitu:
 Tombol Ketik (typing keys)
Tombol ketik adalah salah satu bagian dari keyboard yang berisi huruf dan angka
serta tanda baca.
Secara umum, ada 2 jenis susunan huruf pada keyboard, yaitu tipe QWERTY dan
DVORAK. Namun, yang terbanyak digunakan sampai saat ini adalah susunan
QWERTY.
 Numeric Keypad
Numeric keypad merupakan bagian khusus dari keyboard yang berisi angka dan
sangat berfungsi untuk memasukkan data berupa angka dan operasi perhitungan.
Struktur angkanya disusun menyerupai kalkulator dan alat hitung lainnya.
 Tombol Fungsi (Function Keys)
Tahun 1986, IBM menambahkan beberapa tombol fungsi pada keyboard standard.
Tombol ini dapat dipergunakan sebagai perintah khusus yang disertakan pada
sistem operasi maupun aplikasi.
 Tombol kontrol (Control keys)
Tombol ini menyediakan kontrol terhadap kursor dan layar. Tombol yang
termasuk dalam kategori ini adalah 4 tombol bersimbol panah di antara tombol
ketik dan numeric keypad, home, end, insert, delete, page up, page down, control
(ctrl), alternate (alt) dan escape (esc).

Modul Teknologi Perkantoran Page 11

 Function keys

Typing keys Control keys Numeric Keypad

Gambar 1.7
Bagian – bagian keyboard

Beberapa fungsi tombol pada keyboard terdapat pada tabel berikut ini.
Tombol ALT akan berfungsi bila penggunaannya
dipasangkan dengan tombol lainnya seperti F4
misalnya yang berguna untuk ShutDown atau
menutup Windows Program yang sedang aktif.
Tombol CTRL akan berfungsi bila
penggunaannya dipasangkan dengan tombol
lainnya seperti tombol C atau disebut juga CTRL-
C akan berguna untuk menyalin saatu objek yang
ditunjuk ke dalam clipboard, yang nantinya dapat
disalinkan pada area kerja yang ditentukan dengan
menggunakan CTRL-V
Tombol F1 – F12 adalah tombol fungsi yang
pemanfaatannya disesuaikan dengan sistem
operasi atau aplikasi. Misal, F1 biasanya
digunakan untuk menampilkan menu Help yang
akan memberikan penjelasan mengenai aplikasi
yang sedang berjalan
Tombol ESC (Escape) adalah tombol yang
kegunaanya sama dengan pilihan CANCEL, yaitu
untuk membatalkan satu tahap pekerjaan.

Tombol Enter adalah tombol yang kegunaanya

sama dengan pilihan tombol OK, yaitu untuk

Modul Teknologi Perkantoran Page 12

 menyatakan bahwa operasi yang dilakukan betul
dan selesai. Enter juga dapat berarti menyisipkan
baris kosong atau baris baru pada proses
pemasukan text.
Pada Window dialog, menekan tombol TAB
berarti pindah ke field atau daerah isian atau
pilihan berikutnya. Pada saat proses pengetikan,
TAB berarti lompat ke penghentian TAB (tab-
stop) terdekat.

Menggerakan penunjuk karakter (kursor) sesuai

arah anak panah bersangkutan.

Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan

tombol Backspace akan mengakibatkan karakter
(huruf) disebelah kiri kursor terhapus.
Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan
tombol Delete akan mengakibatkan
karakter(huruf) disebelah kanan atau ditempat
dimana kursor berada akan terhapus.
Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan
tombol Home akan mengakibatkan kursor
berpindah ke awal baris dimana kursor berada.
Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan
tombol End akan mengakibatkan kursor berpindah
ke akhir baris dimana kursor berada.
Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan
tombol PgUp akan mengakibatkan kursor
berpindah ke atas sejauh satu layar dari kursor
berada
Berguna pada saat proses pengetikan. Menekan
tombol PgUp akan mengakibatkan kursor
berpindah ke bawah sejauh satu layar dari kursor
berada

ÿ Tips menggunakan keyboard

Modul Teknologi Perkantoran Page 13

 Di masa sekarang ini telah tersedia berbagai macam produk keyboard yang ditujukan
agar anda nyaman mengetik, meski dalam waktu lama. Namun yang lebih penting
adalah bagaimana anda mengatur postur dan posisi tubuh anda, terutama lengan anda,
sehingga anda bisa menghindari kelelahan dan cedera.
Untuk itu ada baiknya mengikuti nasehat Stephanie Brown, seorang guru piano asal
Amerika, dalam majalah "Her World". "Ikutilah disiplin pemain piano yang sedang
pentas," katanya. Stephanie memberi lima petunjuk untuk diterapkan saat anda mengetik
pada keyboard.
1. Sejajarkan pergelangan tangan dengan telapak tangan
Upayakan pergelangan tangan anda selalu sejajar dengan telapak tangan.
Lemaskan pergelangan tangan anda seperti mengambang. Jangan tegang.
2. Posisi siku menggantung
Pastikan siku anda dalam posisi bebas menggantung. Menyandarkan siku pada
sandaran kursi saat mengetik, selain menyulitkan anda untuk mengetik, juga
membuat anda tegang dan cepat lelah.
3. Lemaskan jari telunjuk dan jari manis anda
Kunci mengetik tanpa lekas lelah adalah melemaskan seluruh jari anda. Jangan
kaku dan tegang. Biarkan lemas, rileks, apa adanya.
4. Tekan tombol dengan tenang
Jangan menekan tombol dengan kuat atau mengalirkan kekuatan penuh pada
tangan anda. Ingat, anda sedang mengetik, bukan memukul tombol keyboard.
5. Bila tidak sedang mengetik
Lemaskan keseluruhan tangan bila sedang tidak memencet tombol di keyboard.
Keadaan anda sebelum mengetik juga mempengaruhi kondisi anda di saat
mengetik.
6. Punggung bisa disandarkan di sandaran kursi
7. Jari terletak di tuts basis yaitu asdf jkl;
8. Kursi bisa disesuaikan tinggi rendahnya

3.1 Posisi tangan pada keyboard

Modul Teknologi Perkantoran Page 14

 Secara umum, ada 2 cara peletakan tangan pada keyboard.
3.1.1 Posisi Pertama

Tangan Kiri

Jari Kelingking : Baris Pertama = ‘ dan 1

Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis : Baris Pertama = 2

Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah : Baris Pertama = 3

Baris Kedua = E

Modul Teknologi Perkantoran Page 15

 Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk : Baris Pertama = 4 dan 5

Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari : Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan

Ibu Jari : Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk : Baris Pertama = 6 dan 7

Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah : Baris Pertama = 8

Baris Kedua = I
Baris Ketiga = K
Baris Keempat = ,

Jari Manis : Baris Pertama = 9

Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .
Jari Kelingking : Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = L, ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan

3.1.2 Posisi Kedua

Modul Teknologi Perkantoran Page 16

 Tangan Kiri

Jari Kelingking : Baris Pertama = ‘ dan 1

Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis : Baris Pertama = 2 dan 3

Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah : Baris Pertama = 4

Baris Kedua = E
Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk : Baris Pertama = 5 dan 6

Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari : Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan

Ibu Jari : Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk : Baris Pertama = 7 dan 8

Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah : Baris Kedua = I

Baris Ketiga = K
Baris Keempat = L

Jari Manis : Baris Pertama = 9

Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .
Jari Kelingking : Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan
Baris Kelima = Windows, left click
dan ctrl kanan

Modul Teknologi Perkantoran Page 17

Pengertian Mengetik 10 Jari   
Mengetik sepuluh jari merupakan suatu sistem mengetik dengan sistem buta, artinya kita
hanya melihat tulisan yang akan diketik dan tangan bekerja sendiri menggunakan insting kita.
tanpa mata melihat ke arah keybord atau tuts. sekalipun kita melihat kita hanya sesekali saja.
tidak full kita harus melihat keybordnya. 
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :
1.      Konsentrasi 
2.      Kuasai Bahasa Inggris
3.      Santai, jangan terburu-buru
4.      Pelajari setiap hari

pada mengetik sepuluh jari memiliki kelibihan dan kekurangan, sebagai berikut :
Kelebihan dari mengetik sepuluh jari antara lain :
1. Jari-jari tangan kita tidak akan mudah lelah karena adanya pembagian tugas.
2. Mangkin lama kecepatan mengetik akan semakin cepat secara bertahap ( jika dilatih
secara teratur)
3. mata tidak mudah lelah karena terfokus pada monitor atau pada naskah yang akan
diketik saja.
4. Mengetik dengan sistem sepuluh jari akan lebih cepat ketimbang menulis tangan.
Kekurangan :
1. Tidak dapat langsung bisa secara Instan (harus selalu latihan)
2. Kesalahan pengetikan tidak dapat langsung diketahui oleh si pengetik karena si
pengetik menggunakan istingnya / gerakan refleknya.
3. Tidak dapat melihat angka dengan teratur.



BAB III
MICROSOFT WORD

Modul Teknologi Perkantoran Page 18

KEGIATAN BELAJAR 1
2.1. Tujuan Pemelajaran
Siswa mampu menjelaskan dan mempersiapkan Perangkat Lunak untuk dapat
digunakan mengolah kata;
2.2. Definisi Perangkat Lunak Pengolah Kata
Perangkat Lunak Word Processor (selanjutnya disebut pengolah kata) adalah suatu
program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan
dan sangat profesional dibanding dengan program teks yang sudah ada.
Dalam sistem operasi berbasis teks seperti DOS kita bisa memanfaatkan perintah copy
con untuk membuat file teks, walaupun sifatnya sangat-sangat terbatas. Sedangkan
dalam sistem operasi GUI seperti Windows sebenarnya sudah ada notepad maupun
Wordpad yang kemampuannya dalam mengolah kata sudah cukup baik. Namun karena
tuntutan terhadap kebutuhan untuk bekerja dengan teks dan obyek-obyek lain yang
semakin kompleks akhirnya harus dipergunakan Perangkat Lunak yang benar-benar bisa
memenuhinya.
Saat ini sudah terdapat banyak sekali Perangkat Lunak pengolah kata yang bisa
mengerjakan bermacam tugas yang sangat kompleks. Contoh-contohnya adalah
Wordstar, ChiWriter, WordPerfect, MS Work, Microsoft Word, KWriter dan AmiPro.
Ciri khas Perangkat Lunak pengolah kata secara umum adalah mengolah mulai dari
karakter, kata, kalimat, yang akhirnya membentuk suatu paragraf, sekumpulan paragraf
membentuk satu halaman, dan kumpulan halaman membentuk sebuah naskah yang
dalam hal ini disebut sebagai file atau dokumen.
Kemampuan utama Perangkat Lunak pengolah kata meliputi penulisan, pembentukan
(formatting) penambahan, penghapusan, penyimpanan dan pencetakan.
2.3. Mempersiapkan Perangkat Lunak Pengolah Kata
Karena Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah
MS Word, maka sebagai contoh aplikasi kita akan menjelaskan langkah-langkah
pengoperasian Perangkat Lunak tersebut. Dengan asumsi bahwa sebagian besar aplikasi
yang sama juga memiliki fasilitas serta fitur-fitur yang sebagian besar sama dengan MS
Word.
Dalam lingkungan MS Windows kita bisa mengakses sebuah aplikasi yang sudah
diinstal terlebih dahulu melalui lebih dari satu cara, antara lain:
1. Melalui Start
Langkah – langkahnya adalah :
Klik start > Programs, baru masuk ke folder MS Office. Atau mungkin langsung
dari klik start > Programs > Microsoft Word.

Modul Teknologi Perkantoran Page 19

 Gambar 1. Akses MS Word dari Start > Programs
2. Dari shortcut yang sebelumnya kita buat terlebih dahulu.
Langkah – langkahnya adalah dengan klik ganda shortcut yang akan dibuka

shortcut

Gambar 2. Akses MS Word shortcut pada desktop

3. Dari Start > Run lalu kita pilih Browse.
Langkah – langkahnya adalah tinggal kita cari letak dari file yang akan kita
buka. Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Winword.exe. Setelah
terpilih klik Ok.

Gambar 3. Akses MS Word dari Start > Run > Browse

4. Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti pada
langkah no. 3.

Modul Teknologi Perkantoran Page 20

 Gambar 4. Akses MS Word dari Windows Explorer
5. Sedangkan yang terakhir adalah melalui fasilitas pencarian yang dimiliki oleh
Windows.
Langkah langkahnya adalah klik start > Search > All files and folders. Pada form
isian kita bisa menuliskan nama file yang ingin kita cari, misalnya winword.
Setelah ditemukan tinggak klik maka file tersebut akan dieksekusi.

Gambar 5. Akses MS Word dari Start > Search > All Files and Folders
Setelah tereksekusi maka aplikasi MS Word akan dijalankan dan menampilkan
lingkungan kerja sebagai berikut:

Gambar 6. Lembar kerja MS Word 2007

2.4. Rangkuman Kegiatan Belajar 1 :
Perangkat Lunak Word Processor (selanjutnya disebut pengolah kata) adalah suatu
program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan
dan sangat profesional dibanding dengan program teks yang sudah ada. Perangkat

Modul Teknologi Perkantoran Page 21

 Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, hampir
disemua instansi pemerintah dan perusahaan-perusahaan menggunakannya.
2.5. Tugas
Untuk menambah wawasan tentang pembahasan materi diatas, siswa wajib membaca
baca buku atau sumber-sumber lain kemudian dibuat rangkuman.
2.6. Tes Formatif :
2.6.1. Tes Toeri
1. Salah satu cara untuk mengakses MS Word melalui start yaitu :
a. Start > Program > MS Word
b. Program > Start > MS Word
c. Start > Program > Open
d. Open > Start > Program
2. Membuka MS Word secara cepat dapat dilakukan dengan cara :
a. shortcut
b. start
c. browse
d. window explorer
3. Fasilitas scrollbar pada MS Word berfungsi untuk :
a. menggulung layar dokumen ke atas, bawah, kiri, maupun kanan halaman.
b. menggulung layar dokumen ke atas maupun ke bawah halaman
c. menggulung layar dokumen ke arah kiri maupun kanan halaman
d. menggulung layar dokumen ke arah atas dan kanan halaman

2.6.2. Tes Praktek

Lakukan urutan langkah-langkah untuk membuka MS Word dengan cara start.

Modul Teknologi Perkantoran Page 22

 KEGIATAN BELAJAR 2

3.1. Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu mengenali menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen
menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.
3.2. Mengenali Lingkungan Kerja
3.2.1. Menu dan Toolbar
Menu menampilkan sekumpulan perintah. Beberapa di antaranya selain berupa
teks juga memiliki gambar (image) yang menjadi simbolnya sehingga mudah
mengasosiasikan keduanya.
Sebagian besar menu terletak pada menu bar, sedangkan toolbar adalah sebuah
baris memanjang yang bisa terdiri dari button (tombol), menu, atau kombinasi
keduanya. Biasanya dapat diaktifkan atau dinonaktifkan melalui View >
Toolbars

Gambar 8. Keterangan menu dan toolbar

3.3. Keyboard Shortcut
Kunci shortcut berfungsi untuk mengakses perintah dengan menggunakan keyboard,
yang sebagian besar mengacu pada layout keyboard U. S. Untuk sebagian pengguna
yang sudah banyak mengetahui kombinasi kunci-kunci ini biasanya lebih senang bekerja
tanpa menggunakan mouse. Karena akan banyak menghemat waktu dan mempercepat
pekerjaan.
Di bawah ini terdapat daftar kombinasi kunci pada keyboard yang sering digunakan
untuk mengeksekusi perintah dalam aplikasi MS Word.
Kombinasi Shortcut
yang sering Fungsi
digunakan
CTRL+N Membuat sebuah dokumen baru
CTRL+O Membuka dokumen
CTRL+W Menutup dokumen
ALT+CTRL+S Memecah jendela dokumen
ALT+SHIFT+C Mengembalikan dokumen setelah dipecah
CTRL+S Menyimpan dokumen
CTRL+B Membuat cetak tebal

Modul Teknologi Perkantoran Page 23

 CTRL+I Membuat huruf miring
CTRL+U Membuat huruf bergaris bawah
CTRL+SHIFT+< Mengurangi ukuran huruf
CTRL+SHIFT+> Memperbesar huruf
CTRL+C Menyalin teks atau obyek terpilih
CTRL+X Memotong teks atau obyek terpilih
CTRL+V Menempelkan teks atau obyek
CTRL+Z Membatalkan aksi sebelumnya
CTRL+Y Menjalankan lagi aksi terakhir
CTRL+F Mencari teks dan item-item khusus
ALT+CTRL+Y Mengulangi pencarian (setelah menutup jendela Find
and Replace)
CTRL+H Mengganti teks, format spesifik, dan item khusus
CTRL+G Menuju ke page, bookmark, footnote, tabel, comment,
graphic, atau lokasi lain
ALT+CTRL+HOME Melakukan penelusuran melalui sebuah dokumen
ALT+CTRL+P Mengubah ke print layout view
ALT+CTRL+O Mengubah outline view
ALT+CTRL+N Mengubah normal view
BACKSPACE Menghapus ke kiri satu karakter
CTRL+BACKSPACE Menghapus ke kiri satu kata
DELETE Menghapus ke kanan satu karakter
CTRL+DELETE Menghapus ke kanan satu kata
CTRL+SHIFT+F Mengubah font
CTRL+SHIFT+P Mengubah ukuran font
CTRL+] Menambah ukuran font per 1 point
CTRL+[ Mengurangi ukuran font per 1 point
CTRL+D Mengubah format karakter (perintah Font, menu
Format)
SHIFT+F3 Mengubah besar kecilnya huruf
CTRL+SHIFT+A Memformat huruf menjadi besar semua (capital)
CTRL+SHIFT+W Menggarisbawahi kata tanpa spasi
CTRL+SHIFT+D Memberi garis bawah ganda pada teks
CTRL+SHIFT+H Membuat teks yang tersembunyi
CTRL+SHIFT+K Memformat huruf menjadi huruf besar tetapi
berukuran kecil
CTRL+EQUAL Membuat format subscript

Modul Teknologi Perkantoran Page 24

 SIGN
CTRL+SHIFT+PLUS Membuat format superscript
SIGN
CTRL+SPACEBAR Menghilangkan format karakter manual
CTRL+SHIFT+Q Mengubah font menjadi simbol

Tabel 1. Daftar kunci shortcut yang sering digunakan dalam MS Word

Untuk mencari informasi mengenai kombinasi lainnya tekan saja tombol F1 atau Help
lalu masukkan kata kunci keyboard shortcut, maka akan ditampilkan seluruh perintah
yang ada dalam MS Word.

3.4. Operasi Dasar

3.4.1. Membuat Dokumen Baru
Untuk membuat dokumen yang baru juga memiliki lebih dari satu cara:
1. Office Button > New

Gambar 9. Office Button > New

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + N
3. Dan klik pada icon
Kemudian akan muncul lembar kerja kosong seperti Gambar 3.6, baru mulai
membuat atau mengetik naskah.
3.4.2. Menyimpan Dokumen
Setelah bekerja dengan dokumen yang baru kita perlu melakukan penyimpanan
terhadap dokumen tersebut untuk mengantisipasi bila nanti kita perlu bekerja
dengan dokumen itu kembali. Cara-cara yang bisa dilakukan adalah:
1. Klik Office Button > Save As

Gambar 10. Office Button > Save As

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + S
3. Dan klik pada icon

Dalam menu File juga terdapat perintah Save As yang dimaksudkan untuk
menyimpan file yang sudah ada sebelumnya dengan nama yang lain. Hal ini

Modul Teknologi Perkantoran Page 25

 ditujukan bila kita ingin melakukan perubahan terhadap sebuah file namun file
aslinya masih tetap kita pertahankan.
Ketika kita ingin menyimpan sebuah dokumen baru maka yang akan muncul
setelah mengeksekusi perintah simpan adalah sebuah jendela Save As. Kita
harus memasukkan sebuah nama untuk mengidentifikasi file tersebut setelah
sebelumnya kita tentukan lokasi penyimpanannya.
Sedangkan untuk type file terdapat berbagai macam pilihan, untuk type asli file
kita akan disimpan dengan ekstensi doc. Pilihan type yang lain tergantung dari
kebutuhan kita terhadap file tersebut. Bisa berupa txt bila tanpa menggunakan
tambahan obyek lainnya seperti gambar. Atau bila kita ingin membuat sebuah
halaman web maka bisa dipilih type web page (html).

Gambar 11. Jendela Save atau Save As

3.4.3. Membuka Dokumen

Dalam pengoperasian Perangkat Lunak MS Word disamping kita mampu
membuat dokumen baru juga dituntut untuk bisa membuka dan menutup
dokumen yang sudah kita buat guna untuk perbaikan-perbaikan apabila terjadi
kesalahan pada dokumen tersebut.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:
1. Klik Office Button > Open

Gambar 12. Office Button > Open

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O
3. Dan klik pada icon

Modul Teknologi Perkantoran Page 26

 Ketiga cara di atas akan mengaktifkan jendela Open, kemudian kita tinggal
mencari file mana yang akan kita buka.

Gambar 13. Jendela Open

3.4.4. Menutup Dokumen
Setelah berhasil membuka sebuah file maka kita harus bisa menutupnya secara
benar, tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya harus disimpan dulu.

Cara yang bisa ditempuh adalah sebagai berikut:

1. Klik Office Button > Close

Gambar 14. Office Button > Close

2. Dan klik pada icon X yang terletak di sebelah kanan atas lembar kerja.
3.5. Rangkuman Pemelajaran 2 :
Mengenali lingkungan kerja termasuk didalamnya menu dan toolbars
Menggunakan keyboard shortcut
Operasi dasar seperti : membuat dokumen baru, menyimpan dokumen, membuka
dokumen yang telah dibuat dan menutup dokumen.
Tugas
Setelah anda mengenal beberapa menu dan toolbars pada MS Word, lakukanlah
beberapa latihan lebih lanjut untuk mengenal menu dan toolbars atau perintah-perintah
yang belum anda ketahui. Catat dan amati beberapa permasalahan yang anda temui
dalam latihan tersebut.

Tes Formatif :

Modul Teknologi Perkantoran Page 27

 3.7.1. Tes Toeri
1. Membuat sebuah dokumen baru untuk mengeksekusi perintah dalam
aplikasi MS Word adalah :
a. CTRL+N
b. CTRL+O
c. CTRL+W
d. CTRL+S
2. Langkah-langkah menyimpan dokumen dalam aplikasi MS Word adalah :
a. klik File > Save
b. klik File > Open
c. klik File > New
d. klik File > page setup
3. Menyimpan dokumen dengan nama file tertentu pada aplikasi MS Word
adalah :
a. klik File > Save As
b. klik File > Save
c. klik File > Open
d. klik File > New

3.7.2 Tes Praktek

Lakukan urutan langkah-langkah dalam menyimpan satu naskah pada folder
my dokumen dengan nama file latihan.

Modul Teknologi Perkantoran Page 28

KEGIATAN BELAJAR 3
4.1. Tujuan Pemelajaran
Siswa mampu melakukan editing sederhana, isian berulang menggunakan Perangkat
Lunak pengolah kata MS Word.
4.2. Melakukan Editing Dan Formatting Sederhana
Untuk membuat sebuah naskah yang bagus kita bisa memanfaatkan berbagai macam
fasilitas yang disediakan oleh MS Word, terutama fasilitas formatting yang sudah
diletakkan dalam sebuah toolbar tersendiri.

Gambar 15. Toolbar untuk Formatting

Pada toolbar tersebut sudah tersedia fasilitas-fasilitas untuk mengubah jenis huruf (font
style), ukuran huruf (font size), format huruf, perataan (alignment), spasi baris,
penandaan dan penomoran, jarak masuk paragraf, batas tepi, highlight, serta warna font.

Gambar 16. Jendela Columns

Gambar 17. Jendela Drop Cap

Modul Teknologi Perkantoran Page 29

 Dari masing-masing bisa dijelaskan bahwa untuk membuat kolom koran atau naskah
yang berkolom (bukan tabel) kita bisa memanfaatkan Format > Columns. Jumlah kolom
bisa diatur sesuai dengan kebutuhan.
Sedangkan Drop Cap dimaksudkan untuk menonjolkan sebuah karakter terpilih dalam
sebuah paragraf, biasanya ini digunakan pada huruf depan sebuah paragraf.
Format > Tab bisa dimanfaatkan untuk memberi tanda tertentu yang aktif bila kita
menekan tombol Tab. Biasanya dimanfaatkan untuk membuat titik-titik pada daftar isi.

4.3. Mengatur Layout Dokumen

Agar penampilan dokumen kita lebih bagus perlu kita lakukan juga pengaturan pada
batas (margin), ukuran kertas juga orientasi yang kita butuhkan. Untuk mengaksesnya
klik pada File > Page Setup hingga muncul jendela dialog seperti di bawah ini.

Gambar 18. Jendela Tab

Pada tab Margin terdapat form-form pengaturan batas kanan, kiri, atas dan bawah.
Sedangkan Orientation digunakan untuk memilih tampilan memanjang atau melebar.
Tab Paper digunakan untuk memilih ukuran kertas, yang akan tersedia secara lengkap
apabila periferal printer sudah terinstal.
4.4. Mengatur Format Berulang (AutoCorrect)

Gambar 19. Menu Tools AutoCorrect dan jendela AutoCorrect

Modul Teknologi Perkantoran Page 30

 Bila dalam pengetikan sebuah naskah kita sering menjumpai istilah atau kata yang sama,
untuk menghemat waktu pengetikan MS Word sudah menyediakan fasilitas yang
disebut AutoCorrect. Maksudnya adalah dengan mengetikkan satu huruf saja, misalnya
rt maka secara otomatis Word akan mengeksekusinya sebagai rukun tetangga.
Tergantung pada penggunaan karakter yang kita inginkan untuk mengacu pada istilah-
istilah yang ada.
Langkah:
1. Klik tools
2. AutoCorrect
3. Tulis beberapa huruf depan kata yang dimaksud direplace
4. Tulis kata/kalimat yang dimaksud pada kolom with
5. Klik Add
6. Dalam penulisan sebenarnya, jika hendak menulis kalimat yang berulang tersebut,
cukup hanya dengan menulis huruf depannya dan tekan spasi.

4.5. Pembuatan Header, Footer, Page Numbering

Header adalah tulisan atau gambar yang terletak pada bagian atas halaman yang akan
terus muncul sebanyak jumlah halaman yang kita buat. Contoh yang sering kita temui
adalah kop surat. Sedangkan footer adalah header yang terletak di bagian bawah
halaman.
Langkah membuat header
1. Klik Insert
2. Header and Footer

Gambar 20. Cara mengaktifkan fasilitas Header dan Footer

Modul Teknologi Perkantoran Page 31

 3. Isikan header pada dialog.
4. Untuk footer kita tinggal menggeser ke bagian bawah halaman.

4.6. Menggunakan Tabulasi

Tabulasi pada keyboard adalah suatu loncatan tempat kursor berpindah yang digunakan
untuk membuat awal paragraf menjorok atau masuk ke dalam, dalam word procesor
telah tersedia ukuran atau jarak tabulasi secara otomatis. Untuk membuat atau
mengubah tabulasi dapat dilakukan degan mudah;
1. Tempatkan mouse pointer diatas ruler yang akan dibuat batas tabulasi yaitu pada
ruler1.
2. Klik mouse.
3. Untuk menggeser/memindahkan letak tabulasi, klik mouse pada tanda tabulasi,
kemudian tekan tombol mouse dan jangan dilepas sambil mengesernya ketempat
yang Anda inginkan, lepas tombol mousenya maka sekarang tanda tabulasi akan
bergeser.
Untuk menghilangkan tabulasi ada 2 cara:
Menggunakan mouse
1. Tempatkan mouse pointer pada tabulasi yang telah dibuat.
2. Tekan tombol mouse sambil menggesernya ke bawah sampai tanda tabulasi hilang.
3. Setelah hilang lepaskan tombol mouse secara cepat.
Menggunakan menu
1. Tempatkan mouse pointer pada tanda tabulasi.
2. Tampilkan menu format dan pilih tabs atau klik dua kali mouse pointer maka akan
tampil kota dialog.

Gambar 21. Jendela dialog Tabs

Modul Teknologi Perkantoran Page 32

4.7. Membuat Teks berkolom
Pengetikan paragraf dalam bentuk kolom-kolom yang sangat umum diterapkan pada
pembuatan koran sehingga pada umumnya pengetikan model seperti ini disebut kolom
koran.

Gambar 22. Jendela dialog Columns

Gambar 23. Tampilan hasil format dengan 3 kolom

Modul Teknologi Perkantoran Page 33

4.8. Rangkuman Pemelajaran 3 :
o Melakukan editing menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen
o Mengatur layout dokumen
o Mengatur format berulang
o Pembuatan header, footer, page numbering
o Menggunakan tabulasi
o Membuat teks berkolom.

4.9. Tugas
Dari langkah-langkah editing dan formating yang telah anda lakukan coba lakukan
kembali proses tersebut untuk dapat mengenal lebih jauh lagi fitur edit dan format yang
anda ketahui. Catat permasalahan dan pengamatan yang anda temui dalam pelaksanaan
latihan tersebut.

4.10. Tes Formatif :

4.10.1. Tes Toeri
1. Tujuan melakukan editing dan formating adalah :
a. agar naskah menjadi bagus dan rapi
b. agar naskah mudah dibuka
c. agar naskah tidak hilang
d. memudah didalam penyimpanan (saving)
2. Dalam editing membuat huruf bercetak tebal dapat dilakukan dengan
menekan tombol/icon :
a. bold
b. italic
c. underline
d. font size
3. Untuk mengatur naskah dalam bentuk columns dapat kita lakukan melalui
menu :
a. format
b. edit
c. insert
d. tools

4.10.2. Tes Praktek

Buatlah sebuah naskah lebih dari dua halaman didalam naskah tersebut
disertakan header atas nama masing-masing, dan footer berisi kelas masing-
masing, serta numbering auto.

Modul Teknologi Perkantoran Page 34

KEGIATAN BELAJAR 4

5.1. Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu membuat/mengaplikasi tabel (menambah, menghapus baris dan kolom
menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word
5.2. Membuat Tabel
Dalam suatu dokumen diperlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom
untuk mempermudah dan memperjelas dokumen untuk praktek tabel.
Proses pembuatan tabel
1. Ketik judul tabel dengan fond size 16, bold dan rata tengah.
2. Klik tabel pada menu bar.
3. Klik insert.
4. Tabel
5. Pada kotak number of coloums isikan jumlah kolom 3.
6. Pada kotak number of rows isikan 4.
7. Klik ok.
DAFTAR NAMA BARANG
BULAN NOVEMBER 2021

NO NAMA BARANG JUMLAH BARANG

1. MONITOR 2 UNIT
2. CPU 2 UNIT
3. PRINTER 1 UNIT

Proses penghapusan kolom dan baris pada posisi kursor

1. Klik kursor pada kolom/baris
2. Klik kanan > delete > pilih column atau row
Proses penambahan kolom dan baris pada posisi kursor
1. Klik kursor pada kolom/baris
2. Klik kanan > insert > pilih column atau row
Word Art yaitu membuat tulisan menjadi artistik
Menu Insert – Word Art

Gambar 24. Insert – Word Art

Modul Teknologi Perkantoran Page 35

5.3. Rangkuman Pemelajaran 4 :
Dalam suatu dokumen diperlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom
untuk mempermudah dan memperjelas dokumen, seperti : menambah/menghapus
baris/kolom (insert/delete row/column), tinggi baris (high row), lebar kolom (column
width), dll.

5.4. Tugas
Setelah anda belajar dalam pembuatan tabel, cobalah ulangi latihan yang lebih banyak
lagi agar anda lebih banyak mengetahui tentang fasilitas-fasilitas yang termuat pada
tabel tersebut. Permasalahan dan kendala yang anda temui catat dan tanyakan pada
instruktur.

5.5. Tes Formatif :

5.5.1. Tes Toeri
1. Langkah-langkah dalam pembuatan tabel melalui menu tabel adalah:
a. menu utama table > insert > klik table
b. menu utama table > klik table > insert
c. menu utama table > insert > columns
d. menu utama table > insert > rows
4. Pengaturan/penentuan jumlah baris pada langkah pembuatan tabel dapat
dilakukan melalui setting :
a. rows
b. columns
c. auto
d. auto format
5. Pengaturan/penentuan jumlah kolom pada langkah pembuatan tabel dapat
dilakukan melalui setting :
a. columns
b. rows
c. auto
d. auto format

5.5.2. Tes Praktek

Buatlah daftar tabel penjualan barang dengan format :
No. Nama Barang Harga Satuan Jumlah Keterangan
Dengan line style doble untuk bagian luar dari tabel

Modul Teknologi Perkantoran Page 36

KEGIATAN BELAJAR 5

6.1. Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu melakukan pencetakan file/dokumen dengan parameter standard dan
mengetahui fitur-fitur pencetakan menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS
Word.
6.2. Mencetak Dokumen
Langkah –langkah:
1. Klik Office Button
2. Print
3. Pilih page range: All, Current Page, Page dan perintah yang lain
4. Tekan OK

Gambar 25. Cara mengaktifkan fasilitas Print dan jendela dialog Print

Penjelasan gambar :
Pada langkah ke 3 yaitu pilih page range : All (mencetak semua/seluruh
dokumen/file), Current Page (mencetak dokumen/file pada posisi kursor), Page
(mencetak dokumen/file sesuai keinginan kita misalnya : hal 1,2,5,dst).

Modul Teknologi Perkantoran Page 37

6.3. Rangkuman Pemelajaran 4 :
Mencetak file/dokumen dengan parameter standar dan penggunaan fitur-fitur seperti
page setup, printer setup, dan print preview serta sub-sub fitur didalamnya.

6.4. Tugas
Cetaklah sebuah dokumen/file dengan menggunakan orientation portait dan landscape
masing-masing 1 lembar.

6.5. Tes Formatif :

6.5.1. Tes Toeri
1. Apa yang anda ketahui tentang pencetakan oritentation portait dan
landscape.
2. Apa yang anda ketahui tentang fitur print preview.
3. Apa yang anda ketahui tentang fitur printer setup.

6.5.2. Tes Praktek

Bagaimana langkah-langkah menu seperti gambar dibawah :

Gambar 26. Menu page setup



Modul Teknologi Perkantoran Page 38

Modul Teknologi Perkantoran Page 39
Modul Teknologi Perkantoran Page 40