Nama : Bernadeta Frisca Sherin Monica

Kelas : X OTKP
Pelajaran : Remedial Kearsipan

1. Apakah fungsi dari kartu tunjuk silang?

Jawab : Berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen atau arsip
yang dicari pada tempat yang tunjukan.

2. Apakah definisi dari indeks?

Jawab : Tanda pengenal berkas atau judul berkas yang berupa kata tangkap
(caption) yang dapat membedakan arsip tersebut dengan arsip lainnya.

3. Apakah langkah terakhir dalam proses penyimpanan arsip?

Jawab : Langkah terakhir adalah menyimpan atau penyimpanan yaitu
pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah
dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu,
tempat, tenaga, dan biaya.

4. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kearsipan!

Jawab :
Peralatan :
1) Filling cabinet merupakan lemari arsip yang terdiri atas beberapa laci
2) Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar) adalah semacam
filing cabinet, tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar.
3) Lemari arsip merupakan lemari tempat penyimpanan berbagi bentuk arsip
4) Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping)
5) Map arsip merupakan tempat lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal
atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat
6) Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton manila yang
digunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisahan dalam penyimpanan
arsip
7) Order merupkan map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit
8) Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas
9) Perpulator adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas/karton
10) Numerator adalah alat yang digunakan untuk meembubuhkan
angka atau nomor pada lembar dokumen
11) Kotak mrupakan wadah yang digunakan untuk menyimpah arsip
yang bersifat inaktif
12) Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat
atau warkat
13) Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul atau warkat
14) Tickler file adalah kotak untuk menyimpan arsip berbentuk kartu
atau lembaran yang berukuran kecil
15) Cardex (Card Index Cabinet) adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks
16) Rak kartu untuk menyimpan kartu-kartu yang berukuran kecil yang
disusun secara vertical
17) Alah penyimpanan khusus merupakan alat untuk menyimpan arsip
dalam bentuk non lembar, misalnya data atau file computer

Perlengkapan :
1) Kartu indeks adalah kartu yang berisi indentitas suatu arsip/warkat
yang disimpan sebagai alat bantu menemukan arsip
2) Kartu tunjuk silang digunakan untuk membantu menemukan arsip
3) Lembar pinjam kerja digunakan untuk mencatat pemijaman arsip
4) Map pengganti digunakan untuk pinjam satu map arsip
5) Buku arsip digunakan untuk mencatat peminjaman arsip
5. Jelaskan bagaimana cara yang tepat untuk mengatur tab guide pada proses
kearsipan!
Jawab :
a. Tab Guide Pertama. Terletak pada posisi sebelah kiri atas. Tab guide
pertama digunakan untuk menuliskan kelompok utama (main subject)
dari arsip yang disimpan
b. Tab Guide Kedua. Terletak pada posisi bagian tengah atas. Tab guide
kedua digunakan untuk menuliskan kelompok sekunder (sub-subject) dari
arsip yang disimpan
c. Tab Guide Ketiga. Terletak pada posisi sebelah kanan atas. Tab guide
ketiga digunakan untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub-subject)
atau untuk yang lebih khusus lagi

6. Ada berapakah pengelompokan jenis arsip?

Jawab : Ada lima.
1. Berdasarkan bentuk fisik
2. Berdasarkan isi masalah
3. Berdasarkan kepemilikan
4. Berdasarkan sifat
5. Berdasarkan fungsi

7. Bagaimana penyimpanan arsip dalam rak rotary?

Jawab : Penyimpanan arsip dilakukan secara berputar

8. Sebutkan langkah-langkah penyimpanan bentuk abjad!

Jawab :
1. Memeriksa surat/berkas
2. Mengindeks surat/berkas
3. Mengode surat/berkas
4. Menyortir surat
5. Menepatkan surat/berkas
6. Prosedur penemuan kembali
9. Sebutkan langkah-langkah untuk menemukan surat dalam kearsipan sistem
abjad!
Jawab :
a) Menentukan judul surat
b) Menentukan indeks
c) Menentukan kode/surat
d) Mencari arsip di tempat penyimpanan
e) Mengambil arsip
f) Memberikan arsip kepada peminjam
g) Menyimpan lembar pinjam arsip

10. diserahkaan kepada siapakah penyimpanan arsip in-aktif dalam asa

gabungan?
Jawab : Unit kearsipan dipusat yang mengelola arsip inaktif

11. Jelaskan pengertian dan manfaat system penyimpanan arsip!

Jawab : Sistem penyimpanan arsip adalah system pengelolaan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
Manfaat :
1. Arsip dapat tertata dengan rapi
2. Ruang kerja lebih rapid an efisien karena tidak banyak tumpukan kertas
yang memenuhi ruangan
3. Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara
4. Mudah dalam perawatan
5. Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
6. Mudah dalam penyusutannya, karena dapat diketahui mana arsip yang
memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
12. Apakah perbedaan peralatan dan perlengkapan kearsipan? Berikan contoh
masing-masing
Jawab : Peralatan kearsipan adalah semua benda yang digunakan untuk
mendukung kegiatan kearsipan.
Contoh : ordner, stapler, perfulator.
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan.
Contoh : Kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar pinjam kerja.

13. Bagaimanakah peraturan mengindeks yang baku dalam kearsipan system

abjad?
Jawab : Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, yang
diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar, maka yang diindeks
adalah nama tujuan.

14. Apakah indeks surat pada sistem subject berdasarkan perihal atau pokok
masalah?
Jawab : Iya. Karena daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

15. Bagaimanakah cara mengindeks surat dari bapak Abdul Kadir al usry, dan
apakah kode yang harus dituliskan di surat tersebut?
Jawab : Al Usry, Abdul Kadir. Kodenya Us

16. Sebutkan asas pengelolaan kearsipan yang sering digunakan di Indonesia?

Jawab :
a. Asas Sentralisasi
b. Asas Desentralisasi
c. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)
17. Apakah definisi dari arsip dan kearsipan?
Jawab : Arsip adalah catatan (record/warkat) yang ditulis, dicetak, atau di tik
dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada berbagai
media.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, hingga
penyimpanan arsip atau warkat menurut sistem tertentu.

18. Ada berapakah jenis arsip berdasarkan bentuk fisik? Sebutkan

Jawab : Ada 2.
a. Arsip berbentuk lembaran
b. Arsip berbentuk nonlembaran

19. Apakah personal record itu? Berikan contohnya

Jawab : Arsip personal atau personal record adalah semua berkas yang
berkaitan dengan masalah kepegawaian. Contohnya surat lamaran kerja,
curriculum vitae (daftar riwayat hidup), daftar hadir kepegawaian dan surat
keputusan

20. Ada berapakah jenis peralatan kearsipan?

Jawab : 17

21. Apakah yang dimaksud dengan Cardex itu?

Jawab : Cardex (Card Index Cabinet) merupakan alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar dengan cara memanjang.

22. Apakah yang dimaksud dengan pengarsipan horizontal?

Jawab : Istilah untuk menyebut peminjaman arsip dan dokumen dengan posisi
mendatar (horizontal) atau menumpuk satu sama lain.
23. Apakah arsip dinamis dan statis itu?
Jawab : Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis biasanya digunakan dengan tujuan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan atau penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pembuat arsip karena
memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya dan berketerangan
permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Oleh ANRI atau lembaga kearsipan lainnya.
24. Jelaskan jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai
guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?
Jawab :
1. Nilai Guna Primer adalah arsip yang memiliki nilai guna yang didasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pembuatan arsip.
a. Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi
penciptaan arsip.
b. Nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan
pemerintah.
c. Nilai guna keuangan adalah berisi segala hal yang menyangkut
transaksi dan penanggungjawaban keuangan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian
terapan.

2. Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain, kepentingan
umuum di luar lembaga/instansi penciptaan arsip, dan kegunaannya
sebagai bahan bukti ataupun bahan pertanggungjawaban nasional.
a. Nilai guna kebuktian apabila mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan mengenai proses
pendirian, pengembangan, dan pengelolaan suatu lembaga/instansi.
b. Nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam suatu arsip.
25. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling
Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cardexs, dan a modern organization on is
an information based organization!
Jawab :
a. Map adalah tempat penyimpanan arsip/warkat yang terbuat dari bahan
karton/kertas tebal.
b. Folder adalah jenis map berlipat yang terbuat dari kertas tebal atau plastik
serta tidak ada daun penutup.
c. Guide adalah lembaran kertas tebal yang digunakan sebagai petunjuk
dalam proses penyimpanan arsip.
d. Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas beberapa laci.
e. Cardexs adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks.
f. A modern organization on is an information based organization adalah
faktor yang mempengaruhi organisasi dalam membangun dan mencapai
tujuannya.