1 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

OLEH KELOMPOK 2: Annik Dwi Sudarwatik ( ) Ariny Ariestanti Wynanda Bata ( )
kel2pmpadp.wordpress.com Start

2 KI : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural, dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan
prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah. KD : Mengemukakan tentang cara penanganan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian KI/KD Tujuan Pembelajaran Materi Penilaian Exit
kel2pmpadp.wordpress.com

3 TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti pembelajaran;

Siswa mengetahui cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian Siswa mengetahui cara
pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

4 MATERI A. Cara Penanganan dokumen kepegawaian Pengurusan dokumen

Dokumen/data fisik file berupa kertas, surat, gambar, patung, dan lain-lain. Dokumen digital data
komputer atau hasil scanning dari file/dokumen fisik

5 2. Penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian

Sebelum penyimpanan, dokumen dicatat dalam BUKU PENJAGA ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN, buku tersebut terdiri dari: Buku Induk PNS Daftar Nama Pejabat Struktural
Daftar Nama Pejabat Fungsional Daftar Cuti PNS Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat PNS
Daftar Kepemilikan Kartu Istri atau Suami Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan Daftar
Urut Kepangkatan PNS Daerah Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya Buku Catatan
Pelanggaran Disiplin PNS Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat Buku Daftar Pegawai
yang Mengikuti Tugas Belajar Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas-tugas Lainnya
Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun

6 Prosedur Penyimpanan dokumen

Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP Menyusun dokumen ke dalam lemari
sesuai urutan NIP Menyimpan dokumen ke dalam lemari sesuai urutan NIP Membuat laporan

7 B. Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Melakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi dokumen sesuai dengan jadwal retensi dokumen
dan membuat laporan. Jika terjadi mutasi di lingkungan BKD (Badan Kepegawaian Daerah)
kab/kota/prov. dokumen pegawai yang bersangkutan dipindahkan sesuai unit kerja yang baru.
Mengendalikan jumlah dan isi dokumen secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman
dan pengembalian dokumen. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan,
memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari tempat penyimpanan dokumen.

8 PENILAIAN 1. Yang tidak termasuk dalam dokumen kepegawaian yang bersifat fisik adalah
…. a. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) b. Surat Permohonan Cuti PNS c. Surat Pengantar
Barang d. Surat Tugas
9 2. Dua bagian dalam penanganan dokumen kepegawaian adalah ….
a. Pengurusan dan penggolongan dokumen b. Pengurusan dan penyimpanan dokumen c.
Penyimpanan dan pemusnahan dokumen d. Pemusnahan dan penemuan kembali dokumen

10 3. Dalam memelihara dokumen kepegawaian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan,

salah satunya adalah …. a. Pembuatan dokumen kepegawaian b. Mengirim dokumen
kepegawaian ke berbagai pihak c. Meminta setiap pegawai memelihara dokumennya sendiri di
kantor agar lebih aman dan praktis d. Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu
ruangan, memberikan penerangan yang cukup, dan membersihkan lemari tempat penyimpanan
dokumen.

11 4. Memperpanjang usia dokumen, mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup.

Ini termasuk dalam… a. Cara pemeliharaan dokumen b. Prosedur penyimpanan dokumen c.
Penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian d. Cara penanganan dokumen

12 5. Dibawah ini yang termasuk dalam penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian
adalah… a. Pengurusan dokumen b. Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP c.
Melakukan inventarisasi d. Mengendalikan jumlah dan isi dokumen

13 6. Menyusun dokumen kedalam lemari sesuai urutan NIP

6. Menyusun dokumen kedalam lemari sesuai urutan NIP. Ini termasuk dalam… a. Pengurusan
dokumen b. Penyimpanan dokumen c. Cara penanganan dokumen d. Cara pemeliharaan
dokumen

14 7. Dibawah ini yang termasuk dokumen fisik adalah… a. Surat b. Folder c. Audio d.
Text

15 8. Berikut yang tidak termasuk dalam peraturan penanganan pemeliharaan dokumen adalah…
a. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun b. Hindari sesering
mungkin memfotocopi dokumen c. Membuat dokumen dalam bentuk digital agar salinannya
juga aman d. Diketahui banyak pegawai

16 9. Berikut yang termasuk hasil data digital adalah. a. Gambar b

9. Berikut yang termasuk hasil data digital adalah... a. Gambar b. Grafik c. Scaning d. Surat

17 10. Dibawah ini yang merupakan penanganan dokumen (mencatat) adalah. a

10. Dibawah ini yang merupakan penanganan dokumen (mencatat) adalah... a. Memperbanyak
dokumen b. Menyampaikan dokumen kepada pihak lain c. Membubuhkan berbagai keterangan
tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting d. Mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan

18 11. Proses pelaksanaan kerja sama yang didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama.
Ini merupakan pengertian dari... a. Administrasi kepegawaian b. Pengadaan pegawai c.
Pemeliharaan dokumen d. Penanganan dokumen
19 12. Berikut ini kelebihan dari sistem data digital adalah. a
12. Berikut ini kelebihan dari sistem data digital adalah... a. Bukti akuntabilitas kinerja instansi
pemerintah b. Dapat digunakan sebagai pelayanan c. Dapat menjadi pedoman bagi instansi d.
Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan

20 13. Dibawah ini yang tidak termasuk dalam kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian
perseorangan adalah... a.Lamaran b. Daftar kepemilikan ASKES c. Hasil pengujian kesehatan d.
Daftar riwayat hidup

21 14. Berikut ini yang bukan prosedur pelayanan informasi dokumen adalah
14. Berikut ini yang bukan prosedur pelayanan informasi dokumen adalah... a. Unit kerja yang
akan meminjam dokumen mengisi blanko b. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat
eselon II c. Melakukan inventarisasi d. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 hari kerja

22 15. Dokumen fisik biasanya disebut. a. Arsip b. Surat c

15. Dokumen fisik biasanya disebut... a. Arsip b. Surat c. Tanda pengenal organisasi d. Bukti

23 16. Surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
Ini merupakan pengertian dari... a. Tata naskah kepegawaian b. Arsip kepegawaian c. Jadwal
retensi arsip kepegawaian d. Dokumen kepegawaian

24 17. Untuk mendistribusi dokumen atau surat ke unit-unit kerja dilingkungan organisasi, maka
peralatan yang tepat digunakan adalah... Stop map folio b. Lembar disposisi c. Buku ekspedisi
ekstern d. Buku ekspedisi intern

25 18. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat
banyak, mesin kantor yang tepat digunakan adalah... a. Risograph b. Scanner c. Mesin fotocopy
d. Mesin stensil

26 19. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan
adalah... a. Undangan rapat b. Daftar hadir peserta c. Makalah d. Agenda rapat

27 20. Berikut ini yang tidak termasuk peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen,
adalah... a. Biasakan menyimpan dokumen dalam tempat khusus b. Pastikan dokumen aman c.
Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari d. Dokumen diberi label tertentu

28 KUNCI JAWABAN A 5. B 6. B 7. A 8. D 9. C 10. C 11. A 12. D 13. B 14. C 15. A 16. D 17.
A 18. D 19. C 20. D

29 BUKAN KUNCI JAWABAN

30 SEKIAN DAN TERIMA KASIH