Anda di halaman 1dari 7

LATIHAN SOAL TEORI KEJURUAN

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

1. Proses penyampaian ide dari komunikator kepada komunikan, dengan menimbulkan reaksi umpan balik
disebut…
a. Tujuan komunikasi
b. Komponen komunikasi
c. Proses komunikasi
d. Decode
e. Encode
PEMBAHASAN
- Unsur komunikasi : komunikator(penyampai), komunikan( penerima), pesan, feedback, media, hambatan
- Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol
atau isyarat.
- Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan
menjadi informasi yang berarti baginya.

2. Suatu instansi melakukan kegiatan penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,


pemeliharaan, dan perawatan sera penyimpanan warkat. Berarti instansi tersebut melakukan kegiatan ….
a. Dokumen
b. Dokumentasi
c. Kearsipan
d. Arsip
e. Kliping
PEMBAHASAN
NILAI GUNA ARSIP
A : Administrative value (nilai administrasi)
L: Legal value (nilai hukum)
F: Fiscal value (nilai di bidang keuangan)
R: Reasearch value (nilai penelitian)
E: Educational value (nilai pendidikan)
D: Documentary value (nilai dokumentasi)
Perbedaan DOKUMEN, WARKAT DAN ARSIP
- DOKUMEN : sebuah tulisan yang berisi informasi
- Warkat : berarti surat (arti sempit) , setiap informasi tertulis,tercetak atau bergambar yang masih
memiliki kegunaan sebagi bahan informasi dan ingatan bagi organisasi (arti luas)
- ARSIP : kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

3. Saat anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang
sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si penelpon tidak kecewa ….
a. “bapak sedang sibuk, tidak bisa diganggu!”
b. “Tinggalkan pesan saja, bapak sedang sibuk!
c. “Maaf, bapak sedang sibuk. Silahkan telepon kembali nanti”
d. “Lainkali saja bapak telepon kembali”
e. “Maaf , bapak sedang sibuk. Ada pesan yang ingin ditinggalkan”

4. Saat berbincang melalui telepon mengenai pekerjaan kantor, Lina justru sibuk mengerjakan pekerjaannya dan
terkesan mengabaikan pembicaraan, Sikap yang ditujukan Lina bertentangan daengan sikap ….
a. Confident
b. Creative
c. Contagious
d. Caring
e. Controlled
PEMBAHASAN :
Berikut ini ada 7 sikap yang perlu diperhatikan dalam menerima
- Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat semua isi pembicaraan penelepon.
- Commited, yaitu merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahn kepada orang lain
dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
- Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap
merendahkan diri sendiri.
- Considerate, yaitu bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
- Controlled,yaitu tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap
bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
- Creative, yaitu mampu menemukan cara-cara yag baik dalam menerima telepon.
- Contagious, yaitu bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.
5. Sehubungan dengan iklan Bapak dalam harian Kompas, tanggal 26 Februari 2018, dengan ini saya
mengajukan surat permohonan bekerja untuk menjadi karyawan di perusahaan Bapak.
Kalimat pembuka surat lamaran tersebut adalah surat lamaran berdasarkan…
a. Informasi dari dari kenalan, saudara, teman
b. Informasi dari bursa kerja
c. Informasi dari iklan
d. Atas inisiatif sendiri
e. Informasi dari depnaker

6. Rotary filing merupakan rak arsip berbentuk bundar. Penggunaan rotary filing untuk menyimpan arsip
dilengkapi dengan ….
a. Box
b. Ticler file
c. Hang map
d. Guide
e. Ordner
Pembahasan
Alat yang digunakan sebelum melakukan penyimpanan warkat ke dalam ordner adalah perforator

7. Berikut ini peralatan yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk file digital adalah …
a. Flashdisk
b. Memory card
c. Compact disk
d. Hardisk
e. Folder (map)

8. Suatu kantor menyimpan arsip dengan sistem abjad dimana kantor tersebut hanya menggunakan satu filing
cabinet yang terdiri atas lima laci. Jika ada surat masuk dari PT Sinar Warna yang akan diarsipkan maka akan
disimpan pada ….
a. Laci berabjad P – T, dibelakang guide P dalam folder Si
b. Laci berabjad P- T, dibelakang guide S dalam folder Si
c. Laci berabjad P-T, dibelakang guide P dalam folder Pt
d. Laci berabjad U- Z, dibelakang guide W dalam folder Wa
e. Laci berabjad U- Z di belakang guide U dalam folder Wa
PEMBAHASAN
A- E PT SINAR WARNA diindeks menjadi Sinar, Warna, PT
Kode dari surat tersebut Si
F- J Sehingga surat tersebut disimpan pada Laci berabjad P-T, dibelakang guide
S dalam folder Si
K-O

P- T

U-Z

9. Sebuah surat dengan kode 0452, jika menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal
digit adalah ….
PEMBAHASAN Kode surat 0452
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (52) artinya menyatakan
nomor laci (50-59) dan nomor guide (52)
Unit II
Setelah angka setelah unit ke satu (4) artinya menyatakan urutan
folder tesimpan dalam laci (52/4)
Unit III
Semua angka seteleh unit 1 dan 2 (0) artinya menyatakan urutan
warkat dalam folder. Dengan demikian, surat tersebut berada
diurutan pertama. Berarti warkat berkode 0452 dapat disimpan
pada laci berkode 50-59, guide 52, hanging folder 52/4 pada urutan
surat ke-1
10. Surat dengan kode 345.2 yang disimpan dengan kearsipan sistem nomor Dewey akan diletakkan pada ….
a. Laci berkode 300, dibelakang guide berkode 345, di dalam hanging folder berkode 340, surat urutan ke-3
b. Laci berkode 340, dibelakang guide berkode 40, di dalam hanging folder berkode 45, surat urutan ke-3
c. Laci berkode 345 dibelakang guide berkode 40 di dalam hanging folder berkode 45, surat urutan ke-3
d. Laci berkode 300 dibelakang guide berkode 340, didalam hanging folder berkode 345, surat
urutan ke-3
e. Laci berkode 300, dibelakang guide berkode 340 di dalam hanging folder berkode 345, surat urutan ke-2
PEMBAHASAN
Surat dengan kode 345.2 berarti surat diletakkan di dalam laci berkode 300, dibelakang guide berkode 340, di
dalam hanging folder berkode 345, surat urutan ke-3.
11. Sebuah surat yang diklasifikasi dengan klasifikasi nomor Dewey memiliki kode 135.5 . Maka penyimpanan
surat tersebut berada di ….
a. Di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 135, di dalam hanging folder berkode 100. Surat
urutan ke-6
b. Di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 135, di dalam hanging folder berkode 130, surat
urutan ke-6
c. Di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 100, di dalam hangin folder berkode 135, surat
urutan ke-6
d. Di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 130, di dalam hanging folder berkode 135,
surat urutan ke-6
e. Di dalam laci berkode 100, di belakang guide 130, di dalam hanging folder berkode 135, surat urutan ke-5
12. Berikut ini yang merupakan tugas pimpinan unit pengolah dalam penanganan surat masuk dengan kartu
kendali yakni ….
a. Menyimpan kartu kendali 3
b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk
c. Melakukan penyimpanan surat
d. Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
e. Menerima surat dai pencatat surat, beserta tiga lembar kartu kendali
PEMBAHASAN
Tugas pimpinan unit pengolah dalam penanganan surat masuk dengan kartu kendali adalah
 Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
 Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
 Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit
pengolah.
13. Surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga/badan, baik pemerintah maupun swasta disebut surat……
a. Dinas
b. Resmi
c. Setengah resmi
d. Pemerintah
e. Swasta
PEMBAHASAN
Perbedaan surat pribadi serta surat dinas swasta dan pemerintah adalah:
 Surat Pribadi
Surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu yang bersifat kekeluargaan dan setengah resmi
(surat lamaran pekerjaan). Surat pribadi disebut juga surat perorangan (prive) yang berisi masalah
perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas.
 Surat Dinas Swasta dan Pemerintah
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik
pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk
memecahkan masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah
pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka
disebut surat dinas niaga/ dinas swasta. Berikut adalah contoh surat pribadi, dinas swasta dan dinas
pemerintahan.
14. Hal yang membahas tentang pegawai/karyawan sebagai manusia sekaligus juga objek atau tujuan kegiatan
dari organisasi itu sendiri merupakan konsep....
a. Administrasi
b. Administrasi kepegawaian
c. Kepegawaian
d. Karyawan
e. Tenaga kerja
15. Penghargaan ini terdiri dari kompensasi yang diberikan kepada personel, baik yang berupa kompensasi
langsung, tidak langsung, maupun berupa kompensasi non moneter...
a. Penghargaan instrinsik
b. Penghargaan ekstrinsik
c. Penghargaan finansial
d. Tunjangan
e. Asuransi
PEMBAHASAN
Jenis penghargaan pegawai :
Penghargaan instrinsik : Penghargaan intrinsik berupa rasa puas diri yang diperoleh seseorang yang telah
berhasil menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan telah mencapai sasaran tertentu.
Penghargaan ekstrinsik : Penghargaan ekstrinsik terdiri dari kompensasi yang diberikan kepada personel,
baik yang berupa kompensasi langsung, tidak langsung, maupun berupa kompensasi non moneter.
Penghargaan finansial : Penghasilan atau gaji merupakan hasil yang diperoleh sebagai kontraprestasi dari
pekerjaan yang telah diyakini secara mendasar bagi sebagian besar perusahaan sebagai daya tarik utama
untuk memberikan kepuasan kepada karyawannya.
16. Perkawinan adalah ikatan lahir bathin antara pria dengan seorang wanita sebagai suami isteri dengan tujuan
untuk membentuk keluarga (rumah tangga) yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa.
pengeertian tersebut diatur dalam…
a. Pasal 1 UU Nomor 1 Tahun 1974.
b. Pasal 1 UU Nomor 1 Tahun 1947.
c. Pasal 2 UU Nomor 1 Tahun 1974.
d. Pasal 1 UU Nomor 2 Tahun 1974.
e. Pasal 2 UU Nomor 2 Tahun 1974
17. Upaya untuk mencari calon pegawai yang memenuhi syarat diseleksi menjadi pegawai dalam rangka mengisi
lowongan yang tersedia adalah...
a. Orientasi jabatan
b. Analisis jabatan
c. Rekrutmen
d. Formasi
e. Seleksi
18. Langkah yang harus dilalui oleh para pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan ia diterima atau
ditolak sebagai Karyawan baru...
a. Seleksi
b. Rekrutmen
c. Analisis jabatan
d. Orientasi jabatan
e. Wawancara
19. Kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan
dalam peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau
dilanggar dijatuhi hukuman disiplin...
a. Tata tertib pegawai
b. Disiplin Pegawai Negeri Sipil
c. Janji pegawai
d. Peraturan pegawai
e. Sumpah pegawai
PEMBAHASAN
Peraturan yang mengatur disiplin PNS adalah Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 Tentang Disiplin
Pegawai Negeri Sipil;
20. Pemberhentian menyebabkan yang bersangkutan tidak lagi bekerja pada suatu satuan organisasi Negara,
tetapi masih berkedudukan sebagai Pegawai Negeri Sipil...
a. Pemberhentian sebagai Pegawai
b. Pemberhentian sebagai Pegawai Negeri Sipil
c. Pemberhentian dari jabatan Negeri
d. Pemberhentian dari jabatan
21. Hak cuti yang diberikan bagi mereka yang telah bekerja terus-menerus selama minimal satu tahun. Lamanya
cuti tahunan adalah 12 hari kerja...
a. Cuti alasan penting
b. Cuti besar
c. Cuti tahunan
d. Cuti karena alasan penting
22. Cuti bersalin yaitu cuti yang diberikan kepada PNS wanita yang melahirkan. Cuti bersalin diberikan khusus
anak pertama, kedua dan ketiga dengan tetap memperoleh penghasilan penuh. Lama waktu cuti bersalin
yakni...
a. Tiga bulan
b. Satu bulan sesudah melahirkan, dua bulan sebelum melahirkan
c. Dua bulan
d. Satu bulan sebelum melahirkan, dua bulan sesudah melahirkan
23. Setiap Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus
berhak atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan dengan lama waktu...
a. Enam bulan
b. Satu bulan
c. Tiga bulan
d. Dua bulan
24. Berikut ini yang bukan manfaat perencanaan karir adalah
a. Mengembangkan para karyawan yang dapat dipromosikan (potensial)
b. Menurunkan perputaran karyawan
c. Mengungkap potensi karyawan
d. Mendorong pertumbugan
e. Mengurangi semangat kerja
25. Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan alat adalah ........
a. Prasarana
b. Peralatan
c. Sarana
d. Perlengkapan
26. Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses usaha yang berhubungan
dengan benda-benda tidak bergerak, seperti gedung, ruang kantor, dan tanah adalah.....
a. Administrasi
b. Peralatan
c. Prasarana
d. Perlengkapan
27. Pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di
dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan
pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait adalah ....
a. Prasarana
b. Perlengkapan
c. Peralatan
d. Administrasi sarana dan prasarana
28. Jika sedang mengoperasikan mesin penghancur kertas, hal yang harus diperhatikan dalam menjaga K3 adalah

A. dasi, penjepit kertas dan kerudung
B. rambut panjang, kerudung, dan penjepit kertas
C. penjepit kertas, alat tulis kantor dan dasi
D. dasi, rambut panjang dan kerudung
E. alat tulis kantor, kerudung dan dasi
29. Untuk membuat master sheet dengan cara merekam dipergunakan ….
a. Mesin microfilm
b. Mesin stensil listrik
c. Mesin scanner
d. Handycam
e. Mesin offset
30. Alat komunikasi yang hanya digunakan untuk keperluan didalam kantor saja disebut …
a. telepon
b. interkom
c. switch board
d. loudspreating telepon
e. faksimile
31. Mesin yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran secara tunai, adalah ...
a Cash register
b Telepon
c Internet
d Faximile
e Computer
32. Yang dimaksud meja khusus adalah ...
a. Meja yang biasa dipakai oleh pegawai
b. Meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu
c. Meja untuk rapat
d. Meja untuk direktur
e. Meja pertemuan
33. Meja disamping berukuran besar (satu biro) digunakan untuk seseorang yang mempunyai jabatan, karena
selalu digunakan untuk salah satunya menerima tamu dan berbagai kegiatan penting lain bersama relasi dan
juga pegawai lain. Digunakan untuk siapakan meja dalam gambar dibawah ini ?
a. Sekretaris
b. Kepala bagian
c. Direktur
d. Pegawai
e. Karyawan
34. Warna yang tetap elegan dan sangat berkelas untuk memenuhi ruangan kantor adalah…
a. Natural krem dan coklat
b. Kombinasi merah, biru, dan kuning
c. Kuning gading dan abu-abu
d. Cokelat tua dengan baluran hijau
e. Semua warna
35. Dokumen yang digunakan untuk mencatat semua barang-barang perbekalan kantor yang menjadi milik
organisasi kantor adalah …..
A. Buku induk barang inventaris
B. Buku golongan barang inventaris
C. Buku mutasi barang
D. Buku catatan barang non inventaris
E. Buku pengiriman barang
36. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah ….
A. Ditutup bila tidak dipergunakan
B. Bagian yang berputar diberi pelumas
C. Ditempatkan di tempat yang kering
D. Kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
37. Dalam bahasa Inggris hubungan masyarakat memiliki arti?
A. Public Relation
B. Public opinion
C. Public service
D. Public administration
E. Public accounting
38. Menjaga hubungan baik dengan warga setempat agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan dengan cara
memberikan beasiswa, merupakan bentuk hubungan ….
a. Press relations
b. Government relations
c. Community relations
d. Customers relations
e. Consumers relations
PEMBAHASAN
Ruang lingkup humas internal meliputi :
 Employee Relations
 Stockholder Relations
 Labour Relations
 Manager Relations
 Human Relations
Ruang lingkup eksternal mencakup tugas seorang humas dalam menjaga hubungan baik dengan pihak luar.
Berikut bentuk – bentuk hubungannya, yaitu :
1. Press Relations
2. Government Relations
3. Community Relations
4. Customer Relations
5. Consumer Relations
39. Dibawah ini yang bukan ruang lingkup pekerjaan humas yaitu….
a. Publisitas
b. Pemasaran
c. Manajemen isu
d. Public Affairs
e. pembelanjaan
40. Berikut ini merupakan kode etik humas oleh IPRA, kecuali….
a. Integritas pribadi dan professional
b. Prilaku kepada klien dan karyawan
c. Perilaku kepada public dan media
d. Perilaku dengan teman sejawat
e. Perilaku kepada pimpinan perusahaan
41. Peraturan undang undang yang mengatur keprotokolan adalah
a. UU no 9 tahun 2010
b. UU no 10 tahun 2010
c. UU no 20 tahun 2003
d. UU no 19 tahun 2004
e. UU no 8 tahun 2005
42. Serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi
Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
a. Protocol
b. Protokoler
c. Undang undang
d. Keprotokolan
e. Perjalanan dinas
43. Acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau
Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.
a. Protokolan
b. Protokoler
c. Acara kenegaraan
d. Acara resmi
e. Perjalanan dinas
44. Acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan
fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
a. Protokolan
b. Protokoler
c. Acara kenegaraan
d. Acara resmi
e. Perjalanan dinas
45. Keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam dengan tetap
menjaga prinsip Negara kesatuan Republik Indonesia . Hal ini merupakan pengertian dari..
a. Asas keprotokolan ketertiban dan kepastian hukum
b. Asas keprotokolan keseimbangan, kesesuaian, dan keselarasan
c. asas ke protokolan timbal balik
d. asas keprotokolan kebangsaan
e. Asas keprotokolan adil dan beradab