DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN PGRI DIKDASMEN

SMK PGRI 1 SENTOLO

Jl.Raya Sentolo Km. 18,

Sentolo, Kulon Progo Yogyakarta  55664,
HP. 082328777081, email : smkpgri1sentolo@yahoo.com

PENILAIAN AKHIR SEMESTER (PAS) GANJIL

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
TAHUN PELAJARAN 2022/2023
Mata Uji : Kearsipan

Kelas/Kompetensi Keahlian : X/ Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Hari, tanggal : Senin, 12 Desember 2022

Waktu :

Nama :
A. Pilih salah satu
jawaban yang paling
No. Ujian :
tepat dengan
memberi tanda (X)
pada huruf A, B, C, D atau E !
1. Segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak dimulainya pengumpulan warkat
sampai penyingkirannya, disebut…
A.
B. Arsip E. Kearsipan
C. Dokumentasi F. Dokumen
D. Perpustakaan
2. Rudi mengelola arsip yang berhubungan dengan masalah daftar riwayat hidup pegawai, surat-surat
lamaran pegawai, dan surat pengangkatan pegawai. Jenis arsip yang dikelola Rudi adalah . . . .

A. Arsip pemasaran D. Arsip pendidikan

B. Arsip keuangan E. Arsip statis
C. Arsip kepegawaian

3. Seorang pegawai arsip terlalu lambat dalam memberikan pelayanan kearsipan, berarti pegawai arsip
tersebut tidak memenuhi syarat ….

A. Ketelitian D. Kerapian
B. Kecekatan E. Pendidikan
C. Kecerdasan

4. Problem penyelenggaraan kearsipan pada suatu kantor adalah karena tidak adanya karyawan yang
memiliki kemampuan mengelola arsip dengan baik. Cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah . . . .
A. Penyusutan arsip secara teratur
B. System penyimpanan warkat yang tepat
C. Penataran karyawan-karyawan bagian arsip
D. Menerapkan tata penyimpanan dan pemakaian warkat yang tepat
E. Membangun gedung penyimpanan arsip
5. Rotary filing merupakan rak arsip berbentuk bundar. Penggunaan rotary filing untuk menyimpan arsip
dilengkapi dengan . . . .

A. Box D. Guide
B. Ticler file E. Ordner
C. Hang map

Kearsipan X Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

1
 6. Lemari arsip yang terdiri atas beberapa laci yang disusun secara bertingkat, serta memiliki deretan hanging
folder didalam lacinya merupakan ciri salah satu peralatan kearsipan, yaitu . . . .

A. filling cabinet D. rotary filing system

B. ordner E. guide
C. hanging folder

7. Suatu kantor memiliki dua buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah,
Buku agenda yang digunakan kantor tersebut adalah . . . .

A. Buku agenda tunggal D. Buku agenda berganda

B. Buku agenda berpasangan E. Buku agenda surat
C. Buku agenda kembar

8. Pihak yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah ….

A. Konseptor D. Pimpinan
B. Juru ketik E. Agendaris
C. Sekretaris

9. Nama Diandra Restu Putria, jika diindeks yang benar yaitu . . . .

A. Diandra, Restu, Putria D. Putria, Diandra, Restu

B. Restu, Putria, Diandra E. Diandra, Putria, Restu
C. Putria, Restu, Diandra

10. Untuk menyusun daftar klasifikasi pada sistem abjad, kita terlebih dahulu harus mengindeks baik
berdasarkan nama seseorang maupun nama organisasi/PT dari arsip/surat yang akan disimpan. Surat
masuk yang dikirim oleh Dewi Agustina akan diindeks dengan…
A. Unit I : Agustina, Unit II : Dewi, Unit III : -, Kode : Ag
B. Unit I : Dewi, Unit II : Agustina, Unit III : -, Kode : De
C. Unit I : Agustina, Unit II : Dewi, Unit III : -, Kode : De
D. Unit I : Dewi, Unit II : Agustina, Unit III : -, Kode : Ag
E. Unit I : Dewi, Unit II : Agustina, Unit III : Dewi, Kode : De

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang sesuai !

1. Kumpulan warkat yang disimpan menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat
diperlukan cepat dan tepat ditemukan disebut . . . .
2. Kwitansi pembelian perlengkapan kantor, jika ditinjau dari nilai gunanya dapat digolongkan sebagai arsip
bernilai guna . . .
3. Untuk menyusun arsip-arsip dengan rapi, seorang pegawai arsip harus memenuhi syarat . . . .
4. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam snelhecter disebut dengan…
5. Map yang tidak mempunyai daun penutup, tetapi mempunyai penjepit di tengah disebut . . . .
6. Alat yang berfungsi untuk menyatukan kertas yang akan dijilid disebut dengan . . . .
7. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut….
8. Sebuah surat yang jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya dikategorikan
kedalam surat....
9. Lembar isian yang digunakan untuk mencatat isntruksi dari oimoinan berkaitan dengan proses tindak lanjut
terhadap surat yang diterima disebut . . . .
10. Sebutan untuk seseorang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan, yang diperoleh dari pelatihan
kearsipan dan/atau pendidikan khusus kearsipan adalah . . . .
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !
1. Mangapa ijazah yang kamu miliki dapat dikatakan sebagai arsip ?

Kearsipan X Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

2
 Jawaban :

2. Mengapa suatu organisasi atau kantor perlu mengelola arsipnya dengan baik ?
Jawaban :

3. Pada suatu kantor terjadi situasi yakni arsip menumpuk terlalu banyak sehingga sulit mencari kembali
arsip yang diperlukan. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut ?
Jawaban :

4. Mengapa pegawai arsip perlu diberi pelatihan atau penataran mengenai kearsipan ?
Jawaban :

Pertanyaan untuk nomor 5 – 7 !

No. Gambar Alat Nama Alat Kegunaan
5.

6.

7.

8. Apakah manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik?
Jawaban :

9. Jelaskan secara singkat bagaimana prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem buku agenda!
Jawaban :

10. Anda adalah seorang sekretaris pada perusahaan kontraktor, yaitu PT. Total Bangun Persada, Jl. Dewi
Sartika No. 156 Semarang Telp. (024) 389790, Fax. (024) 788356, email: totalbangunpersada@gmail.com,
website: www.totalbangunpersada.com. Pimpinan Anda adalah Bapak Alfian Prasetya, M.T., sebagai
Direktur Operasional. Hari ini di meja Anda terdapat beberapa surat yang perlu Anda proses yaitu :

Kearsipan X Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

3
 - Surat dari PT Budi Karya jalan Muh Sudirman No. 13 Surakarta tanggal 25 November 2022 No.
26/BK/XI/2022 perihal penawaran barang.
- Surat dari PT. Serasan Seandan perihal penawaran barang elektronik nomor : 124/SS/SP/XI/2022.
Tertanggal kemarin.
 Catatlah surat-surat tersebut ke dalam buku agenda tunggal !
No. Tanggal M/K Surat Dari/kepada Isi Ringkas Ket.
Tanggal Nomor

11. Pahami teks berikut ini !

Surat masuk dari PT Angkasa Dunia kepada PT Indo Traktor tentang pemesanan 100 unit traktor dengan
nomor surat 133/IX/2022 tertanggal dua hari yang lalu. Tulislah surat tersebut dalam kartu kendali !

Kearsipan X Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

4
Soal untuk nomor 12 – 15.

Indekslah nama-nama berikut ini !

Kearsipan X Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

5