UJIAN SEMESTER GENAP T.P.

2020/2021

Mata Pelajaran : KEARSIPAN Kelas : X OTKP

Hari/Tanggal : Jurusan : OTKP
Waktu : 90 Menit Guru Bid. Study : APRIDA RINALDO, S.A.B.
Nama Siswa/i : ………………………… Nomor Ujian/Kelas : …………………………

I. PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menghitamkan huruf a,b,c,d atau e yang dianggap paling benar!

1. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah … Bagian Keuangan. Selama ini bagian tersebut
a. Agar Tentram menata arsip bukti transaksi dengan mengikatnya
b. Agar mudah kembali mendapatkan kembali saja. Menurut saudara sistem kearsipan yang tepat
arsip yang dibutuhkandengan cepat dan untuk diterapkan di bagian keuangan tersebut
tepat ialah ....
c. Untuk menjaga kelestarian kantor a. Penyimpanan sistem abjad
d. Agar arsip terus bertambah b. Penyimpanan sistem masalah
e. Untuk menjaga kerahasiaan Negara c. Penyimpanan sistem wilayah
d. Penyimpanan sistem nomor
2. Tujuan dari pengelolaan kearsipan, antara lain e. Penyimpanan sistem tanggal
kecuali …
a. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip 5. Dodi sedang PKL di bagian TU, suatu hari dia
b. Untuk menjaga kelestrarian arsip diminta untuk menyimpan arsip dengan sistem
c. Untuk menjaga kerahasian arsip abjad. Sebelum Dodi menyimpan arsip tersebut dia
d. Untuk memperbanyak dokumen yang harus menentukan indeks dari kata dibawah ini :
disimpan 1) PT Buana Jaya
e. Untuk menghindari pemborosan waktu supaya 2) Ariska Putri Pertiwi
efektif dan efisien Indeks yang tepat untuk dua kata di atas adalah …
a. Bu, Ar c. Bu, Pu e. Ja,
3. Hani akan melakukan penyimpanan surat. Bantulah Pe
Hani untuk menjelaskan langkah-langkah b. Bu, Pe d. Ja, Ar
penyimpanan surat ....
a. Memeriksa - menyortir - mengkode - 6. CV Albana menyimpan arsip dengan menggunakan
mengindeks – menyimpan pokok masalah sebagai pedoman mengatur
b. Memeriksa - mengkode - mengindeks - penyimpanan arsipnya. CV Albana menyimpan
menyortir - menyimpan arsip berdasarkan …
c. Memeriksa - mengindeks - menyortir - a. Subjek c. Tanggal e. Wilayah
mengkode - menyimpan b. Abjad d. Nomor
d. Memeriksa - mengindeks - menyimpan -
menyortir - mengkode 7. Pernahkah kalian berkunjung ke klinik kesehatan ?
e. Memeriksa - mengindeks - mengkode - Jika kita memperhatikan, di klinik kesehatan
menyortir - menyimpan tepatnya pada bagian penyimpanan rekam medis
pasien, arsip tersebut tertata dengan cara seperti
4. Refi memiliki sebuah perusahaan penyedia jasa gambar.
penata arsip. Suatu saat Refi mendapatkan proyek
untuk menata arsip sebuah Perusahaan Tekstil pada

Selamat Mengerjakan Semoga Berhasil (Aprida Rinaldo, S.A.B.) Halaman | 1

 11. Dalam penyimpanan system tanggal,jika satu laci
memuat arsip dalam satu tahun, maka jumlah Guide
yang dibutuhkan adalah …
a. 30 Guide c. 12 Guide e. 26 Guide
b. 356 Guide d. 31 Guide

12. Acha mendirikan sebuah perusahaan penyedia jasa

pengiriman barang. Untuk menunjang kesuksesan
perusahaannya dia harus menentukan sistem
Melalui gambar tersebut dapat disimpulkan bahwa penyimpanan untuk mengatur penyimpanan resi
klinik kesehatan menerapkan filling system .... pengiriman. Menurut saudara sistem penyimpanan
a. Subjek c. Tanggal e. Wilayah yang tepat digunakan untuk perusahaan Acha
b. Abjad d. Nomor adalah …
a. Subjek c. Tanggal e. Wilayah
8. Perhatikan gambar! b. Abjad d. Nomor

13. Dalam sistem wilayah urutan untuk menggunakan

sistem tersebut adalah …
a. Provinsi, kota/kab, kecamatan
b. Desa, kota, kecamatan
c. Desa, kecamatan, kota
d. Provinsi, desa, kota/kab
Gambar di atas menunjukkan contoh penerapan e. Kecamatan, provinsi, kota/kab
dari filling system ....
a. Subjek c. Tanggal e. Wilayah 14. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali …
b. Abjad d. Nomor a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
9. Dina sebagai sekretaris PT Maju Jaya menerima c. Sistem Nomor
surat dari Desi Amanda, Jl. Marina No. 34 d. Kartu Indeks
Tanggerang pada tanggal 20 Maret 2020. Jika surat e. Sistem Tanggal
tersebut akan disimpan dengan menggunakan
sistem abjad maka letak penyimpanan arsip yang 15. Setiap hari SMK Gajah Mada selalu menerima surat
tepat yaitu .... dengan berbagai masalah, mulai dari masalah
a. Laci A-F, Guide C, Folder Ca kepegawaian, kesiswaan, dinas, niaga, lamaran
b. Laci A-F, Guide A, Folder Ac pekerjaan, cuti, dan lain sebagainya. Menurut
c. Laci A-F, Guide A, Folder Am saudara sistem penyimpanan arsip yang cocok
d. Laci A-F, Guide C, Folder CA diterapkan di SMK Gajah Mada adalah …
e. Laci A-F, Guide A, Folder AM a. Subjek c. Tanggal e. Wilayah
b. Abjad d. Nomor
10. Dina sebagai sekretaris PT Maju Jaya menerima
surat dari Desi Amanda, Jl. Marina No. 34 16. Mengindeks dalam sisitim subjek adalah
Tanggerang pada tanggal 20 Maret 2020. Jika surat mencocokkan subjek surat dengan ….
tersebut akan disimpan dengan menggunakan a. Nama pengirim d. Tanggal terima
sistem tanggal maka letak penyimpanan arsip yang b. Nama Jabatan e. Pokok masalah
tepat yaitu .... c. Nama wilayah
a. Laci 2020, Guide Maret, Folder 20
b. Laci 2020, Guide 20, Folder 3 17. Salah satu contoh daftar klasifikasi subjek :
c. Laci 2020, Guide 26, Folder 3 1) Dalam Negeri
d. Laci 2020, Guide Maret, Folder 26 2) Kepegawaian
e. Laci 26, Guide Maret, Folder 2020 3) Pelatihan
Apabila disusun secara berurutan dari masalah
utama, sub masalah, subsub masalah berikut adalah
…
a. 1, 2, 3 c. 3, 1, 2 e. 2, 3, 1

Selamat Mengerjakan Semoga Berhasil (Aprida Rinaldo, S.A.B.) Halaman | 2

 b. 2, 3, 1 d. 3, 2, 1
25. Mengelompokkan surat-surat yang mempunyai
18. Klasifikasi pada kearsipan system masalah terbagi kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila
atas masalah utama, sub masalah dan sub – sub akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak
masalah. Masalah utama untuk menentukan kode ... perlu mondar-mandir disebut …
a. Laci c. Guide e. Kotak sortir a. Mengode d. Memeriksa
b. Map d. Folder b. Menyortir e. Mengindeks
c. Menempatkan
19. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama 26. Sifat yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis
orang atau badan, atau organisasi berdasarkan (petugas arsip) adalah …
urutan abjad disebut … a. Tegas, teliti dan berpengetahuan dalam
a. Sistem nomor d. Sistem tanggal penataan arsip
b. Sistem geografis e. Sistem abjad b. Rapi, tegas dan berpengetahuan dalam penataan
c. Sistem penyimpanan arsip
c. Rajin, teliti dan berpengetahuan dalam penataan
20. Arsip dapat dibedakan menjadi 4 macam, surat arsip
penawaran, surat pesanan, surat perjanjian d. Rapi, teliti dan berpengetahuan dalam
penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga penataan arsip
merupakan contoh dari macam arsip … e. Rapi, teliti dan dan rajin dalam penataan arsip
a. Pendidikan d. Keuangan
b. Pemasaran e. Asuransi 27. Seorang pegawai arsip terlalu lambat dalam
c. Kepegawaian memberikan pelayanan kearsipan. Berarti pegawai
arsip tersebut tidak memenuhi syarat ...
21. Jika wilayah utama adalah nama provinsi, maka a. Ketelitian c. Kecekatan e. Pendidikan
subwilayah berdasarkan pembagian menurut b. Kecerdasan d. Kerapian
wilayah administrasi negara adalah nama ...
a. Negara c. Kelurahan e. Kota/ Kab 28. Kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi
b. Kecamatan d. RW kepentingan pengguna arsip yang berhak
merupakan salah satu bentuk kegiatan …
22. Klasifikasi penyimpanan warkat, sehingga warkat a. Penciptaan arsip d. Pemeliharaan arsip
dapat ditempatkan pada klasifikasinya yang tepat b. Penggunaan arsip e. Klasifikasi arsip
atau sesuai. Langkah tersebut merupakan salah satu c. Penyusutan arsip
prosedur filling yang dinamakan dengan langkah …
a. Pemeriksaan surat d. Penyortiran surat 29. Dalam peminjaman arsip, apabila ketentuan
b. Pengumpulan surat e. Penyimpanan surat atau syarat yang berlaku kurang memenuhi
c. Pengindeksan surat standard dari ketetapan pemerintah sering kali
terjadi kehilangan arsip. Halini terjadi karena
23. Prosedur penyimpanan surat,langkah – langkahnya banyak peminjam yang tidak mengembalikan arsip.
adalah …. Berdasarkanpernyataan diatas, untuk mencegah
a. Memeriksa surat yang benar – benar akan kehilangan arsip sebaiknya peminjaman arsip
disimpan dilakukan dengan menggunakan …
b. Memberi kode surat a. Buku Agenda d. Formulir Pengguna
c. Mengindeks surat yang akan disimpan b. Surat Tugas e. Surat Rekomendasi
d. Menyimpan surat yang akan disimpan c. Lembar Pinjam Arsip
e. Semua benar
30. Warna outslip lembar peminjaman arsip terdiri
24. Tempat penyimpanan arsip yang penggunaanya dari ...
memerlukan alat bantu perforator adalah … a. Putih, hijau, biru d. Putih, hijau, kuning
a. Stapler dan ordner b. Merah, kuning, hijau e. Hijau, kuning, biru
b. Numerator dan folder c. Putih, hijau, merah
c. Ordner dan map snelhecter
d. Stapler dan map snelhecter 31. Saat mencari arsip dilemari arsip. Anda
e. Guide dan folder membutuhkan waktu yang lama untuk mencari atau

Selamat Mengerjakan Semoga Berhasil (Aprida Rinaldo, S.A.B.) Halaman | 3

 justru arsip itu tidak ditemukan. Berikut ini yang peminjaman arsip dan menyerahkan
tidak termasuk simpulan yang dapat diambil dari identitas diri
contoh kasus itu adalah … d. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang
a. Penyimpanan arsip tidak menggunakan sistem terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis
tertentu yang berwenang mengelola arsip
b. Petugas arsip tidak terampil dalam mencari arsip e. Petugas arsiparis mencari arsip yang
c. Arsip hilang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada
d. Peminjam arsip sesuai dengan prosedur peminjam di bawah pengawasan petugas
e. Arsip tidak ditata
37. Berikut ini usaha pemeliharaan arsip yang kurang
32. Cek, kwitansi, bilyat dan giro, merupakan contoh tepat adalah …
nilai guna arsip ... a. Menempatkan arsip yang cukup ventilasi udara
a. Nilai guna riset b. Melakukan pembersihan terhadap arsip secara
b. Nilai guna hukum berkala
c. Nilai guna keuangan c. Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
d. Nilai guna dokumentasi d. Menempatkan arsip pada rak atau lemari yang
e. Nilai guna administratif kokoh
e. Mengatur suhu dan kelembapan udara ruang
33. Arsip yang bernilai hukum, contohnya adalah ... penyimpanan arsip
a. Laporan keuangan, surat kepuasan, kwitansi
b. Cek, kwitansi, bilyat dan giro 38. Berikut yang bukan merupakan prinsip
c. Akta kelahiran, akta perkawinan, akta pemeliharaan/preservasi arsip adalah …
pendirian perusahaan a. Memperhatikan keaslian arsip
d. Pengumuman, pemberitahuan, undangan b. Tempat penyimpanan arsip sesuai dengan
e. Memo, surat undangan, ijazah persyaratan
c. Penyimpanan memperhatikan jenis media
34. Salah satu pernyataan di bawah ini yang tidak d. Arsip yang rusak harus dilakukan fumigasi
termasuk dalam persyaratan untuk menjadi arsiparis e. Perawatan dilakukan dengan teliti
adalah ...
a. Mempunyai keterampilan yang sesuai 39. Langkah pemeliharaan arsip yang kurang tepat
b. Sikap profesional dalam bekerja adalah …
c. Mempunyai kreativitas a. Membersihkan ruangan dengan alat penyedot
d. Berpendidikan minimal sarjana debu
e. Mempunyai wawasan yang baik tentang bidang b. Membersihkan arsip secara berkala
kearsipan c. Mengatur suhu dan kelembaban udara
d. Melakukan fumigasi
35. Berikut kegunaan lembar arsip, kecuali ... e. Melakukan penghapusan arsip
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. Sebagai pengingat mengenai identitas 40. Lembaran jadwal retensi arsip digunakan untuk …
peminjam dan batas pengembalian a. Penyortiran surat d. Distribusi surat
c. Sebagai penanda arsip yang dipinjam b. Pemindahan surat e. Penyimpanan surat
d. Sebagai dasar penilaian arsip c. Pemusnahan surat
e. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut
merupakan arsip penting 41. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna
sebaiknya …
36. Berikut yang tidak termasuk prosedur peminjaman a. Diambil c. Diduplikasi e. Dipakai
arsip adalah … b. Disimpan d. Dibuang
a. Menitipkan barang bawaan di tempat
penyimpanan barang yang sudah disediakan 42. Nilai guna arsip menurut Vernon B. Santen terkenal
b. Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dengan istilah …
dan mengembalikan arsip yang dipinjam a. ALFARO c. ALFREM e. ALFIRA
c. Setiap peminjam arsip mengajukan b. ALMERD d. ALFRED
permohonan secara tertulis kepada unit

Selamat Mengerjakan Semoga Berhasil (Aprida Rinaldo, S.A.B.) Halaman | 4

43. Berikut yang tidak termasuk penyebab kerusakan e. Menentukan tingkat penggunaan arsip
arsip adalah …

a. Kualitas kertas d. Lingkungan fisik 50. Perhatikan pernyataan berikut ini:

b. Faktor biologis e. Kelalaian manusia 1) Menghambat proses penegakan hokum
c. Ukuran kertas 2) Merahasiakan kepentingan perlindungan
hak
44. Penyebab kertas arsip menjadi getas (mudah patah) 3) Mengungkapkan rahasia atau data pribadi
adalah … 4) Membahayakan pertahanan dan keamanan
a. Cahaya c. Air e. Debu Negara
b. Jamur d. Panas 5) Mengungkap memorandum yang isinya
umum
45. Berikut yang bukan termasuk fungsi arsip adalah … Dari pernyataan diatas, penyebab pencipta arsip
a. Mempunyai nilai guna dapat menutup akses atas arsip yaitu …
b. Sebagai pusat informasi a. 1, 4, dan 5 c. 1, 3, dan 4 e. 3, 4, dan 5
c. Sebagai bahan bukti b. 2, 3, dan 4 d. 1, 2, dan 5
d. Merupakan kumpulan warkat
e. Memberikan kekuatan

46. Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip jika

…
a. Menghambat proses penegakan hokum
b. Membahayakan pertahanan dan keamanan
negara
c. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi
d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang
masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya
e. Arsip harus dapat diakses atas alasan
apapun. Tidak boleh ditutupi.

47. Arsip yang boleh dimusnahkan adalah arsip yang …

a. Tidak memiliki nilai guna
b. Telah habis masa retensinya
c. Tidak dilarang peraturan perundangan
d. Berkaitan dengan penyelesaian suatu
perkara
e. Semua salah

48. Pada suatu perusahaan terdapat pengujian terhadap

sekelompok data melalui daftar arsip untuk
menentukan nilai guna setiap seri arsip organisasi
merupakan kegiatan yang dapat diistilahkan sebagai
....
a. Penilaian Arsip d. Pemeliharaan Arsip
b. Pengujian Arsip e. Pengawasan Arsip
c. Pemilihan Arsip

49. Salah satu fungsi penilaian arsip adalah untuk ....

a. Menambah jumlah arsip yang disimpan
b. Menambah jumlah arsip yang dimusnahkan
c. Menambah jumlah arsip statis
d. Dijadikan sebagai dasar dalam tata cara
peminjaman arsip

Selamat Mengerjakan Semoga Berhasil (Aprida Rinaldo, S.A.B.) Halaman | 5