MENGORGANISASI RAPAT

DAN NOTULEN
MENGORGANISASI RAPAT
 Pengertian Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan

antara anggota organisasi/
perusahaan yang bertujuan
untuk
merundingkan/memecahkan
masalah yang menyangkut
kepentingan
organisasi/perusahaan.
Rapat diadakan apabila
pimpinan memerlukan
sumbangan pendapat atau
sumbangan pikiran dari para
staf atau pegawainya dalam
mengambil sebuah keputusan
yang berkaitan dengan hajat
hidup perusahaan.
 Fungsi Rapat

1. Untuk memecahkan masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat
berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat
(karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegosiasi.
 Prinsip dasar penyiapan rapat

• Why : mengapa rapat perlu diselenggarakan

• What : apa masalah yng akan dibicarakan
• Who : siapa yang diundang
• Where : dimana rapat diselenggarakan
• When : kapan rapat diselenggarakan
• How : bagaimana rapat akan
diselenggarakan
 Macam-Macam Rapat

Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

1. Rapat Penjelasan
2. Rapat Pemecahan
3. Rapat Perundingan

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

1. Rapat resmi (formal meeting)
2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
3. Rapat terbuka
4. Rapat tertutup
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagai
berikut:
1. Rapat mingguan
2. Rapat bulanan
3. Rapat semesteran
4. Rapat tahunan
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai
berikut :
1. Rapat rutin
2. Rapat insidentil

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat

dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Rapat Vertikal
2. Rapat Horizontal
 SYARAT-SYARAT RAPAT

1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu
Unsur-unsur rapat
 Tujuan Rapat
 Masalah yang akan dibicarakan
 Pemimpin Rapat
 Peserta Rapat
 Media Rapat
 Notulis
 1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat

Contoh
Perbedaan agenda rapat No Jam/Waktu Acara Petugas
dengan susunan acara rapat: 1 08.30-09.00 Registrasi peserta rapat Penerima tamu
Agenda rapat adalah daftar
2 09.00-09.05 Pembukaan Pembawa acara
yang berisi pokok-pokok
3 09.05-09.15 Sambutan Pimpinan Perusanaan Pim.Perusahaan
permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu 4 09.15-10.30 Strategi Penjualan dan Pemasaran Manajer

rapat. Sedangkan susunan Pemasaran

acara rapat adalah rincian 5 10.30-10.40 Coffee Break I Konsumsi

atau penjabaran dari 6 10.40-12.00 Laporan Hasil Penjualan Manajer
rencana jalannya rapat Penjualan
(agenda rapat). 7 12.00-12.35 Lunch, Sholat Dhuhur Konsumsi/acara
Sekretaris harus memastikan
8 12.45-15.00 Sessi Workshop Peserta rapat
terlebih dahulu acara yang
9 15.00-15.15 Coffeee Break II Konsumsi
akan diadakan atau
dilaksanakan pada suatu 10 Strategi Pemasaran dan Penjualan Pimpinan/Wakil

rapat dengan 2008 Pimpinan

mengkonsultasikannya Perusahaan

terlebih dahulu kepada 11 16.00 Penutup, Doa Acara

pimpinan rapat.
Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya
2. Membuat Undangan Rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya

mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam
suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan
yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat
undangan tersebut.
Contoh Isi Surat Undangan Rapat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan
pada:
Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan
Tata Usaha

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat

pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

 3. Membuat Daftar Hadir Rapat

Ada dua macam daftar Contoh daftar hadir

hadir, yaitu buku tamu dan
daftar hadir biasa (yang
dibuat di atas selembar
kertas).
Daftar hadir digunakan
untuk mengetahui jumlah
peserta yang datang pada
suatu rapat, untuk
mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan
seperti konsumsi, kursi
dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan
notulen rapat dan sebagai
dokumentasi.
 4. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai

berikut:
1. Agenda rapat.
2. Notulen/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumnya).
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah,
laporan-laporan dan sebagainya). Bahan-bahan tersebut disatukan
dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing
peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan
bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
 5. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

white board
LCD
flip projector+
chart layarnya

sound system+mikroponnya name tag

ATK

map

laptop
6. Mempersiapkan Ruang Rapat

Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang

rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta
cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus
memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan
ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Ukuran ruangan
2. Gangguan
3. Pintu masuk dan keluar
4. Cahaya penerangan
5. Ventilasi udara
6. Suara/sound
7. Pengaturan tempat duduk bagi peserta rapat, berikut beberapa
pengaturan tempat duduk yang bisa digunakan :
a. Gaya Kelas (classroom style) b. Gaya Teater (theater style)
 c. Gaya Konferensi
(conference style)

d. U-Shape / Open Style

e. Hollow Square

f. Gaya Banquet
g. Chevron or “V” Shape
 7. Akomodasi

Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas

mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan
semua perlengkapan pendukung rapat. Jika rapat diselenggarakan di
perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport”
kepada peserta rapat.
Tetapi jika rapat diselenggarakan di luar perusahaan atau bahkan di
luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian
penginapan gratis beserta uang transport. Urusan penginapan
ditangani langsung oleh perusahaan.
8. Konsumsi

Sekecil dan se-non formal apapun rapat yang diselenggarakan,

urusan konsumsi perlu mendapat perhatian.
Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan
minuman teh/kopi.
Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian
makanan berat. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan
pemberian dua kali coffee break.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga
harus diperhatikan.
Penyajian makanan dan minuman
1. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi
 9. Kesehatan

Penyelenggaraan rapat yang

lebih dari satu hari hendaknya
perlu disediakan ruangan
kesehatan untuk menjaga
kondisi kesehatan para peserta
rapat dan mencegah
terhambatnya pelaksaan rapat
akibat ada peserta yang sakit
10. Pengecekan Persiapan Terakhir

Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta
rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap
peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam
ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan
dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah
disiapkan?
6. Apakah konsumsi dan akomodasi rapat telah
dipesan/disiapkan?
Teknik Membuka dan Menutup rapat
Teknik Membuka rapat
 Kalimat pembuka harus menarik
 Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para
pendengar secara cermat
 Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang
akan dibahas
 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan
 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para
pendengar
 Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :
- Penggunaan data
- Anekdot
- Membuat Pertanyaan
- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari
kitab suci
 Teknik Menutup Rapat
 Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi
atau topik yang telah dibahas.

 Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.
Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat,
antara lain :
 Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
 Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat
 Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas
 Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat
 Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan
rapat
 Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki
kesempatan untuk memberikan gagasan
 Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata
cara pertemuan
Tata Tertib Rapat
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain
sebagai berikut :
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata tertib mengerjakan tugas
perorangan/kelompok
e. Tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat

a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya
NOTULEN
 Pengertian Notulen

Notulen atau notula adalah

sebuah catatan tentang
perjalanan suatu kegiatan baik
rapat, seminar, diskusi, atau
sidang yang dimulai dari awal
sampai akhir acara yang ditulis
oleh seorang Notulis, yang akan
dilaporkan oleh Ketua kegiatan,
dan akan dipertanggung
jawabkan suatu saat pada
seluruh anggota atau peserta
acara.
Notulen dapat dibagikan kepada
peserta rapat bila telah disetujui
oleh pimpinan.
Notula
adalah Catatan singkat tentang jalannya
rapat serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan dalam rapat
Notulis
adalah seseorang yang menulis Notula
Notulen
adalah notula yang telah disahkan dalam
sebuah laporan
 Fungsi Notulen

1. Sebagai alat bukti apabila ada kasus

2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak
hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya rapat terdahulu
yang memerlukan tindak lanjut
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
5. Sebagai arsip sehingga harus disusun dengan rapi
menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan
dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
 Macam Macam Notulen

Notulen terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1. Notulen Harfiah, yang dimaksud dengan notulen harfiah adalah
laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau
menambahka kata lain (kata dari notulis).
2. Notulen Rangkuman, yang dimaksud notulen rangkuman adalah
laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena
itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta
rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap
pembicaraan.
 Syarat Notulis yang Baik

1. Mampu melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulis.

2. Kemampuan untuk memilih bagian yang penting dan yang tidak penting.
3. Kemampuan untuk berkonsentrasi.
4. Kemampuan untuk menyesuaikan diri, kemampuan melapor secara netral.
5. Memahami bahasa teknis, dan menguasai materi pembahasan.
6. Kemampuaan mengetahui kebutuhan pembaca.
7. Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu.
8. Kemampuan menulis cepat.
9. Mampu mengemukakan pikiran secara cepat.
10.Menguasai metode mencatat.
11.Menguasai berbagai metode pengolahan data.
12.Mengenal berbagai struktur rapat.
 Hak Notulis

a. Sebelum rapat
 Notulis berhak memperoleh informasi mengenai latar belakang
materi yang akan di sajikan dalam rapat.
b. Pada waktu rapat berlangsung :
 Berhak meminta perumusan
 Berhak menerima semua dokumen yang di bagikan pada waktu
rapat
 Berhak menuntut ketua sidang agar menertibkan rapat yang
kacau
 Berhak mendapatkan perumusan yang baik
 Berhak mendapat rangkuman dan kesimpulan rapat
 Berhak duduk di samping ketua sidang/pimpinan perusahaan
 Berhak meminta dirinya di gantikan dalam pembicaraan yang
berkepanjangan
c. Sesudah rapat :
 Hak untuk mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatan.
 Berhak mendapatkan informasi tambahan rapat.
 Susunan Notulen

a. Kepala Notulen, terdiri atas : b. Isi Notulen, terdiri atas :

 Nama atau tema yang akan  Kata pembukaan
dibahas  Pembahasan
 Hari dan tanggal acara  Pembacaan keputusan
dilaksanakan dari hasil rapat
 Waktu (Jam) pelaksanaan acara  Penutupan
 Tempat pelaksanaan acara
 Susunan acara c. Bagian Akhir Notulen
 Unsur-unsur yang terlibat dalam  Nama Jabatan
rapat, yaitu Ketua dan Wakil  Tanda tangan
Ketua, Sekretaris, Notulis,  Nama pejabat,
Peserta pangkat, dan NIP
 NOTULA RAPAT
Tanggal : 23 Mei 2016 Lokasi : Ruang Sidang BPKLN 602 Lt. 6
Hari : Rabu Acara : TAWARAN BEASISWA DARI
PEMERINTAH
Jam : 14.00 s.d selesai
Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan
Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa
Teknik Mesin Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan
2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan.
Untuk informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di
Jakarta, Telp. 021-3812982.
3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk
berlatih ke luar negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan
ke Luar Negeri max. US $ 500.
4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree
U to U antara Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.
5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan
dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.
6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa.
Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2016 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini.
Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)

 Slide berikut ini adalah video simulasi
rapat.
 Perhatikanlah :
1. Cara mereka rapat
2. Cara mereka membuka rapat
3. Agenda rapat
4. Acara rapat
5. Isi rapat
6. Dsbnya…….
MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah surat undangan rapat, agenda rapat dan daftar hadir rapat sesuai dengan
format yang lengkap dan benar.
b. Buatlah notulen rapat
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word / Excell
2. Alat dan Bahan
a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Kop Surat
e. Alat tulis lainnya
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca soal dengan cermat
c. Membuat surat undangan rapat dengan bentuk surat block style
d. Membuat agenda rapat secara detail
e. Membuat daftar hadir rapat sesuai dengan jumlah yang di undang
f. Membuat notulen rapat
g. Sebelum dicetak simpan pada file anda
h. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
a. Surat undangan rapat yang tercetak dengan pengkalimatan yang sesuai dan
dilampiri dengan agenda rapatnya
b. Format daftar hadir peserta rapat sesuai dengan jumlah yang diundang

MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

Melihat kondisi pegawai yang semakin menurun gairah kerjanya pada staf keuangan,
maka Bapak Rafa Perdana, SH menganggap perlu untuk mengadakan rekreasi karyawan
dengan seluruh Kepala Devisi terkait.

Rapat akan diadakan pada hari Jumat, tanggal 27 Desember 2020 bertempat di ruang
rapat kantor lantai 2.

Peserta Rapat yang diundang

1. Kepala Devisi Pemasaran dan 1 staf
2. Kepala Devisi Produksi dan 1 staf
3. Kepala Devisi Keuangan dan 1 staf

Materi Rapat : Meningkatkan Kinerja pegawai yang cenderung menurun

pada 3 bulan terakhir dengan mengadakan rekreasi karyawan ke
sebuah kota (tentukan sendiri).