MATERI PEMBELAJARAN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

KD - 3.14 Menerapkan Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan/Rapat

https://youtu.be/zt0CoL7W8gg
3.14 Menerapkan persiapan 3.14.1. Menjelaskan definisi rapat Persiapan Penyelenggaraan
penyelenggaraan Pertemuan/Rapat
pertemuan/rapat
4.14. Melakukan persiapan 3.14.2. Mengidentifikasi macam-macam telepon 1. Definisi rapat
penyelenggaraan
pertemuan/rapat
3.14.3. Menguraikan syarat pertemuan 2. Macam-macam telepon
3.14.4. Menjelaskan fasilitas pertemuan 3. Syarat Pertemuan
3.14.5. Menjelaskan pengaturan tempat duduk pertemuan 4. Fasilitas Pertemuan
3.14.6. Mengidentifikasi surat undangan pertemuan 5. Pengaturan tempat
duduk pertemuan
3.14.7. Menjelaskan susunan acara pertemuan 6. Surat Undangan
Pertemuan
3.14.8. Mengemukakan peserta pertemuan 7. Susunan Acara
Pertemuan
4.14.1. Melakukan identifikasi persiapan penyelenggaraan 8. Peserta Pertemuan
rapat
4.14.2. Menyiapkan kelengkapan bahan dan alat
penyelenggaraan rapat
4.14.3. Melakukan persiapan penyelenggaraan rapat
dengan efektif sesuai dengan standar prosedur yang
berlaku

- 1-
 MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKAN
PERTEMUAN/RAPAT

1. Pengertian rapat.

Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti
"dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah
pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah
atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan
atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Jadi rapat
merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
memecahkan dan membicarakan permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat
permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.
Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan
rapat apabila :
1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya
atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan
secara sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin
berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi
pada umumnya.
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran
administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk
memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap
suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba
saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

2. Beberapa istilah rapat

Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai
berikut :
a. Konferensi
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara. Umumnya dilakukan oleh
kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah.
b. Kongres
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik.
c. Seminar
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu
masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

- 2-
 d. Lokakarya
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu
masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud.
e. Simposium
Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.
f. Diskusi
Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu
pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau
pengetahuan yang lebih lengkap.
g. Musyawarah
Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan
bersama.
h. Muktamar
Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang
mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan
kongres dan musyawarah.
i. Kampanye
Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari
dukungan.

Untuk jelasknya jenis-jenis pertemuan dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Diskusi
2. Diskusi panel
3. Seminar
4. Simposium
1. Masalah yang bersifat ilmiah
5. Workwhop
6. Loka karya

1. Konferensi
2. Rapat
3. Musyawarah
.2. Masalah yag bersifat praktis
4. Konggres
5. Mukamar
6. Dan lain-lain

PERTEMUAN 1. Kampanye
2. Rapat Akbar
3. Bersifat mencari dukungan 3. Rapat umum
4. Pengajian umum
5. Pembekalan

1. Konferensi
4. Bersifat khusus 2. Rapat panitia
3. Wawancara

1. Diskusi panel
5. Bersifat umum 2. Simposium
3. Debat
4. Kuliah

Keterangan:
1. Konferensi, adalah pertemuan atau rapat yang biasa dilakukan antarnegara. Pada umumnya dilakukan
oleh kepala pemerintah dan lembaga pemerintah.

- 3-
2. Kongres, adalah pertemuan/rapat yang biasa dilakuka oleh organisasi atau partai politik.
3. Seminar, adalah pertemuan/trapat yang biasa diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan
untuk mencapai keseragaman pendapat.
4. Simposium, adalah pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah/persoalan.
5. Diskusi, adalah pertemuan/rapat dalam bentuk pertukaran pendapat/pikiran mengenai suatu pokok
persoalan/permasalahan untuk mendapat keterangan/pengetahuan yang lebih lengkap.
6. Diskusi panel yaitu: suatu diskusi yang diselenggarakan oleh para pakar terpilih dan ahli dibidangnya
sehingga dianggap dapat mewakili masyarakat untuk menyampaikan masalah penting dihadapan umum
dan memberikan kesempatan kepada peserta untuk ambil bagian dalam pembicaraan tersebut.
7. Rapat, adalah pertemuan antar anggota dalam suatu lingkungan organisasi untuk memecahkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
8. Workshp/Lokakarya, adaah pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu
masalah dalam perwujudan suatu kehendak atau maksud.
9. Muktamar, adalah pertemuan/rapat kongres atau musayawarah yang biasanya diadakan oleh organisasi-
organisasi Islam sebagai forum tertinggi untuk mengatasi masalah-masalah organisasinya.
10. Kampanye, rapat akbar, rapat umum termasuk pertemuan yang bertujuan untuk mencari dukungan.
11. Konferensi pers yaitu: suatu bentuk pertemuan antara pimpinan/tokoh masyarkat dengan wartawan
untuk memberikan informasi tentang keadan/kejadian organisasi atau dalam diri tokoh tersebut sebagai
bahan berita.
12. wawancara adalah pertemua antara seorang atau dua orang pewawancara (interviewer) dengan seorang
yang diwawancari (interviewee) untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan.
13. Munas/musawarah nasional adalah suatu musyawarah/perundingan yang bersifat nasional, yang
dihadiri oleh berbagi perwakilan dari seluruh indonesia untuk membbicarakan masalah demi kepentingan
nasional. Misal munas HIPMI
14. Sidang adalah suatu bentuk pertemuan yang dihadiri para anggota untuk membahas sesuatu masalah.
15. Pembekalan adalah bentuk pertemuan yang bertujuan memberikan pendidikan dan latihan kepada
peserta agar meeka memiliki wawasan yang luas berkaitan dengan lingkup pekerjaannya. Pembekalan
juga diberikan pad kader partai agar memahami visi dan misi parta .

3. Alasan diselenggarakannya rapat :

a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.
b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera
dipecahkan.
c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada
stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung
mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

a. Memberikan / memperoleh informasi
Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi
baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan
peserta rapat menyimak dengan seksama.
b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu
kegiatan sebelumnya.
c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting)
Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam
memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan
tersebut.
d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting)
Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan kerjasama antara
peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu.
e. Mengutarakan keluhan
- 4-
 Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang
dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat.
f. Mengambil keputusan
Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama.
Biasanya keputusan bersama akan lebih efektif dalam penerapannya. Hal ini karena
pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja
keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas
kewenangannya.
g. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu. Pertemuan seperti ini biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.
h. Negosiasi
Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan
bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing – masing pihak dapat di
wakili oleh lebih dari satu orang.

5. Manfaat rapat
Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang
Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman
Dapat menghemat waktu
Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide
Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan
dengan diskusi
Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara
material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru
Melatih diri atau pengembangan pribadi
Jenis-jenis Rapat / Pertemuan
a. Dilihat dari Sifatnya
1). Rapat Formal (Resmi)
2). Rapat Informal (tidak resmi)
3). Rapat terbuka
4). Rapat tertutup
b. Dilihat dari segi frekuensinya
6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan 1). Rapat Rutin
2). Rapat insidentil
c. Ditinjau dari jangka waktunya
1). Rapat mingguan
a. Dilihat dari Sifatnya 2). Rapat bulanan
3). Rapat semesteran
1). Rapat Formal (Resmi) 4). Rapat tahunan
d. Dilihat dari Media rapat
Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu 1). Teleconference
2). Videoconference
perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku e. Dilihat dari Peserta Rapat
1). Rapat Umum Pemegang
dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. Saham (RSUP)
2). Rapat Informal (tidak resmi) pengurus
2). Rapat direksi / dewan

Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu 3). Rapat Internal

permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara

santai, tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.
3). Rapat terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4). Rapat tertutup
Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya
yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.

- 5-
 b. Dilihat dari segi frekuensinya
1). Rapat Rutin
Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap
waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta rapat adalah
orang-orang yang berada dalam satu kelompok kerja tertentu. Untuk
mempersiapkan rapat seperti ini tidak perlu selalu dibuatkan undangan rapat
mengingat semua peserta rapat sudah mengetahuinya.
2). Rapat insidentil
Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu tertentu, artinya rapat
ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti rapat pemegang saham, atau rapat
pemecahan masalah.

c. Ditinjau dari jangka waktunya

1). Rapat mingguan
Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah
rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta.
2). Rapat bulanan
Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan untuk mambahas
hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu.
3). Rapat semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan mengadakan
evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan mengambil langkah selanjutnya dalam
jangka waktu enam bulan berikutnya.
4). Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang saham.

d. Dilihat dari Media rapat

1). Teleconference
Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung
(tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan.
Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang
memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya
maksimal peserta rapat adalah 50 orang.
2). Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat ,
sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat
diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya.

- 6-
 e. Dilihat dari Peserta Rapat
1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)
Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu perusahaan
tertentu.
2). Rapat direksi / dewan pengurus
Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan pengurus guna untuk
membahas masalah tertentu.
3). Rapat Internal
Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit kerja tertentu. Atau
untuk seluruh karyawan ada diperusahaan, rapat ini juga sering disebut sebagai
rapat karyawan.

Pertemuan

Untuk memecahkan masalah-

Untuk mencari dukungan
Bersifat Ilmiah masalah praktis

1Diskusi
1Konferensi 1Kampanye
2Simposium
2Kongres 2Rapat Akbar
3Seminar
3Rapat 3Rapat Umum
4Lokakarya
4Musyawarah
5Muktamar

- 7-
7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

 Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat

Muktamar . Konferensi

 Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi

kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

 Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

 DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh
: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
 POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di
SMK Negeri 3 Denpasar.
 DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti
oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari
berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat
ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
 SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
 Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
 Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
 TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.
Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
 SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi
ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.
 LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan
di SMK
 SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.
Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
 TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya
dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
 PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS
Se Samarinda.

- 8-
  PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang
bersifat teknis

KRITERIA DAN UNSUR RAPAT

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.

7. Persyaratan Rapat
Suatu rapat dapat dikatakan baik apabila telah memenuhi beberapa persyaratan, sebagai berikut.
1. Suasana Terbuka
Suasana terbuka dalam rapat adalah bahwa semua peserta rapat dapat menerima informasi yang
datang dari siapapun secara objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa
persahabatan, kerjasama yang tinggi diantara peserta rapat sehingga dapat berjalan lancar, tidak kaku,
dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk berpartisipasi lebih aktif.
2. Tiap peserta berpartisipasi aktif
Suatu rapat dikatakan berhasil bila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat, ide, gaagasan, saran atau dapat menjadi pendengar yanbg baik pula. Hal
penting yang harus diingat bahwa dalam mengemukakan pendapat hendaknya saling menghargai
pendapat peserta lain, tidak memaksakan kehendak pribadi.
3. Ada bimbingan dan pengawasan
Rapat yang baik adalah yang selalu terkontrol dan terarah. Pimpinan rapat hendaknya selalu
memberikan bimbingan dan arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan.
4. Menghindari perdebatan
Tujuan rapat bukan teletak pada kalah dan menang dalam mengungkapkan argumen, tetapi mencari
jalan keluar dari permasalah ayng dihadapi, oleh karena itu pendapat yang diberikan peserta rapat,
hendaknya bersifat mencari solusi bukan berdasarkan kalah dan menang. Rapat yang baik adalah rapat
yang pesertanya aktif dalam mengemukakan pendapat berdasarkan data dan fakta, bukan berdasarkan
atas emosi masing-masing peserta rapat.
5. Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas
Dalam mengajukan pertanyaan sebaiknya jangan bertele-tele, tetapi singkat dan jelas,menggunakan
bahasa yang mudah dipahami perserta lain, dan sistematis. Sehingga orang lain mudah mengerti dan
menanggapinya dengan baik.
6. Menghindari terjadinya monopoli
Rapat yang baik adalah rapat yang sifatnya demokratis artinya tidak ada monopoli pembicaraan dalam
rapat. Semua peserta mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini peran
pimpinan rapat sangat besar dalam megarahkan jalanannya rapat.
7. Ada kesimpulan/keputusan

- 9-
 Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi rapat yang baik adalah rapat
yang dapat menghasilkan kesimpulan atau keputusan, meskipun waktu yang digunakan singkat. Rapat
yang tidak dapat menghasilkan keputusan berarti rapat tersebut tidak dapat berjalan lancar, sebab
keputusan digunakan sebagai pedoman dalam mengambil suatu kebijakan/tindakan selanjutnya.
8. Adanya notulis
Notulis adalah orang yang bertugas mencaat hasil-hasil rapat, rapat dikatakan baik jika dalam pelaksanan
rapat terdapat seorang notulis yang mencatat jalannya rapat.

9. adanya susunan acara

Agar rapat berjalan dengan baik dan tertib maka diperlukan susunan acara yang baik pula. Dengan
adanya susunan acara tersebut maka rapat dapat berjalan secara efisien.

10. Adanya tempat dan sarana

Tempat dan sarana yang disiapkan dengan baik sangat menunjang kelancarn jalannya rapat. Tempat
yang baik artinya dapat menampung seluruh peserta rapat , serangkan sarna yang baik artinya sarana
yang disediakan dapat mencukupi keperluan rapat..

11. Kedisiplinan waktu Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan

Waktu yang tersedia hendaknya dipergunakan sebaik mungkin agar
olehdapat menyelesaikan
panitia penyelenggara rapat.setiap
Secara garis besar
permasalahan yang dibicarakan dalam rapat. persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
Perencanaan/Persiapan Rapat 6. Media/peralatan

Keberhasilan rapat yang akan diadakan tergantung dari persiapannya. Semakin baik
persiapannya, Semakin baik persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut
akan semakin tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus
mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan dalam
mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami konsep 5W + 1H
(Why,What,Who,Where, When, dan How)
a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )
Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini berguna untuk
mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila sekretaris mengetahui tujuan
rapat dengan baik , maka dia harus mengupayakan agar tujuan tersebut dapat
tercapai melalui penyiapan rapat yang baik.
b. What (Rapat apakah)
Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk mengetahui jenis rapat
apakah yang akan dilangsungkan. Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan
segala sesuatu dengan baik.
c. Who (Siapa peserta rapat)
Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat tersebut. Selanjutnya
membuat undangan rapat agar semua calon peserta rapat dapat mempersiapkan
diri dan hadir tepat pada waktunya.
d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)
Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus jelas. Yaitu
berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan sampai terjadi seorang calon
peserta rapat tidak dapat hadir atau terlambat karena alamat dan ruang rapat yang
tidak jelas.
e. When (Kapan rapat dilangsungkan)
Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang dimaksud dengan
waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan serta pukul berapa rapat akan dimulai

- 10-
 dan bahkan diakhiri. Dengan panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat
mengatur diri dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.
f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)
Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris harus tahu
bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan baik. Apakah rapat akan
dilaksanakan secara resmi, santai, teleconference, dll
Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris dapat membuat
persiapan yang baik agar rapat yang akan dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.
Kegiatan peserta rapat meliputi:
1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.
2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.
3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada
rapat.

4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan
mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui
e-mail atau SMS.

5). Membuat susunan acara rapat

Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara
rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya

- 11-
 seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya,
perlu makan siang dll.

Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat
ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat
dapat diukur dengan jelas.
6). Menyiapkan bahan rapat
Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan
bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.
7). Mempersiapkan ruang rapat
Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat
dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat. Pengaturan
tempat duduk untuk rapat yang bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan
berbeda dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan tempat
untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal dan lain-lain. Selain itu perlu
dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih.
8) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu
istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan
dan minum.
9). Mempersiapkan Peralatan Rapat
Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia didalam ruangan rapat
sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini berfungsi untuk membantu agar rapat
dapat berjalan dengan baik termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi,
papan tulis, LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.
10). Administrasi rapat
Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti
menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk
penyiapan penerima tamu.

1. Mempersiapkan Ruang Rapat

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa
sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman.
Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:
a. Memilih ruangan
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus
diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta
- 12-
 merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa.
Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus.
Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2 meter
persegi.
b. Mengatur penerangan
Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat penting apabila rapat
akan diselenggarakan pada malam hari atau didalam ruangan yang tertutup rapat
dan kurang memiliki pencahayaan yang cukup.
Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang, tetapi
juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki
pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis.
Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan penempatan
yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di satu titik saja).
c. Mengatur tempat duduk
Kegiatan yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan rapat adalah
mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong
keberhasilan rapat.
Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis
rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide
(diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Bila rapat
memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan tertentu, maka tempat
duduk harus dibuat sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat saling
berhadapan. Dengan posisi seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta
mempunyai kedudukan yang sama.
Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar yang diikuti oleh
orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang, maka pengaturan tempat
duduknya dapat dibuat seperti model kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.
Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih yang ergonomik,
sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Apalagi bila rapat akan
berlangsung lama.
Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis
rapat yang akan diadakan.

1). Tempat duduk model O atau konferensi

 Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain.
Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-
idenya.
 Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
 Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
 Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
 Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

- 13-
 1 2
Ket :
3 14 1. Pimpinan
2. Notulis
3. No 3 s/d 14
4 13
peserta rapat

5 12

6 11

7 10

8 9

2). Tempat duduk model U

 Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

LAYAR

8
13
12 7 Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
11 6 3. Notulis
4. No 4 s/d 13 adalah
10 5
peserta rapat
9 4
3 2 1

- 14-
 3). Bentuk Kelas
 Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
 Cocok untuk rapat penyampaian informasi
 Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
 Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

2 1 3
Meja Penyaji Materi

1 5 4
1
1 6

9 8 7
2 1
2 1
1
1

1 1 1
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 21
4). Bentuk theater / Klasikal peserta rapat
 Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar
 Tidak menggunakan meja
 Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Layar

2 1 3
1Meja Penyaji
1 Materi
4
1 5
1
2 1
1 9 8 7 6 1
2
2
3 1 1 1 2
2 1 1

2 25 24
2 2
Ket :
- 15- 1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 30
5). Bentuk meja bundar (Round Table)
 Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil
 Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja

Layar
2 1 3
Meja Penyaji Materi
4
1 5
11 6
0
9 7
8

Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
6). Bentuk tulang iklan 4. No 4 s/d 11
 Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar peserta rapatpikiran
serta tukar
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Meja Penyaji Materi

3 2 1
Layar

1
4
2
5 3
6

Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
- 16- 4. No 1 s/d 6
peserta rapat
d. Menyiapkan peralatan lainnya
Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang
perlu disiapkan, antara lain :
1) Papan tulis dan perlengkapannya
Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai
dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang
tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu
ada spidol warna.
2). LCD/OHP dan perangkatnya
LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa yang
disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka
sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :
a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan.
b). Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.
c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol
transparan bila menggunakan OHP
d). Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis)

3). Sound sistem

Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari
keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara.
Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi
peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi
kesalahan komunikasi.
4). AC atau Kipas angin
Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di
lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini
akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan
nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta menjadi kurang
konsentrasi.
5). Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku
sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa
bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan
bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat
Contoh ruang rapat:

- 17-
- 18-
 Contoh presentasi:

7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :

Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan, dan jelas isinya,
serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus
diperhitungkan sehingga sipenerima mempunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan
persiapan pemenuhan undangan tersebut.
a. Bagian-Bagian Undangan Dinas
Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya. Susunan surat
undangan dinas pada umumnya adalah:
1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara lengkap, nomor
telepon, faksimile, nomor surat, keterangan ”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal
dibuatnya surat, dan alamat yang dituju;
2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat pelaksanaan acara, dan
keterangan lain sejauh diperlukan, misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan,
dokumen yang harus dibawa, dan sebagainya;
3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung jawab), tanda
tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.

b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan dinas antara lain :
1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya.
2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan.
3). mencantumkan perihal surat undangan.
4). alamat tujuan harus jelas.
5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya acara.
6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.
7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab
atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi

- 19-
 Contoh surat undangan

PT LENTENG AGUNG MANDIRI

Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan
Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560
e-mail : bppkla@yahoo.co.id

Nomor : 14/VI/2020 21 Juni 2020

Lampiran : -
Hal : Undangan

Kepada Yth.
Drs. Dudung Suryadi
Di Jakarta

Kami mengharap kehadiran Saudara pada:

Hari : Senin
Tanggal : 27 Juni 2020
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri
Jakarta Selatan
Acara : Pengembangan Produk Baru

Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir

10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.

Pimpinan

Drs. Muhammad, MM

8. Penyusunan
100 Agenda Rapat
Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling penting
80
dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan
esensial
60 dan menjadi sarana persiapan East serta catatan bagi jalannya pertemuan.
Manfaat
40 agenda rapat: West

1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda North

20
2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butuir agenda
3. Mengidentifikasi
0 berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik
5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci
6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta


- 20-
Contoh agenda rapat

Tujuan rapat : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai

mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan
produk baru
Kepada : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan,
Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie,
Parto
Dari : Halizah
Tanggal : 25 Mei 2020
Waktu : 10.00 – selesai
Tempat : Ruang pertemuan

Butir Agenda Waktu

1. Ucapan selamat dating 20 menit
2. Melihat kembali riwayat munculnya ide 10 meni
ini
3. Memahami peran tim ini 20 menit
4. Membahas informasi dalam kelompok 15 menit
kecil
5. Istirahat 10 menit
6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok 20 menit
kecil
7. Menjelaskan komponen utama dalam 15 menit
proses
8. Menyepakati tindakan berikutnya 20 menit
9. Merencanakan rapat berikutnya 5 menit
10. Mengevaluasi rapat 15 menit

- 21-
H. LATIHAN
Pekerjaan
Kasus 1
Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI untuk menghadiri
rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan diadakan di Aula SMK Global Mandiri
jalan Raya Condet No.35 Jakarta Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada
hari rabu tanggal 15 Mei 2010 pukul 09.00 sampai dengan 12.00 undangan dibuat di jakarta
pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK Global Mandiri (Ibu Dra.
Ambari Ramadhani, M. Pd). Buatlah surat undangan dari kepala SMK Global Mandiri
kepada orang tua Murid kelas XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan
tersebut tanpa disertai agenda rapat.
Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ;
1. Orang tua Andri dari kelas XI AP
2. Orang tua Herawati dari kelas XI AK
3. Orang tua Febrila dari kelas XI AP

Kasus 2
Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama, yang akan
diselenggarakan pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai pertemuan PT Andhika
Pratama Jalan Raya Bogor Km. 20 Jakarta Timur, dengan susunan acara: 1. Pembukaan;
2. Pembahasan Evaluasi Keuangan; 3.Usulan; 4. Keputusan; 5. Penutup. Dalam bentuk
semi block style. Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda
Kunci kasus 1

- 22-
Kasus 3.
Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang termasuk pemimpin
dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?

Kasus 4.
Gambarkan design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang termasuk pemimpin
dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?

- 23-
LEMBAR PENILAIAN

MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

Perolehan Nilai
No Unsur Penilaian Keterangan
Maks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
Persiapan
a. Langkah kerja 5
1 b. Sikap kerja 10
c. Penggunaan alat 10
d. Keselamatan kerja 5
Proses kerja
2 Pengoperasian komputer untuk surat dan 20
notula rapat
Hasil kerja
a. Print out notula rapat 20
b. Isi notula rapat
3 1. Urut kegiatan 5
2. Keterbacaan 15
3. Logis 5
4. Lengkap 5
Total 100

- 24-
- 25-