CARA MENANGANI TELEPON

DISUSUN OLEH
KRISNA RISTANTI
XII Administrasi Perkantoran I
 Cara menangani telepon ada dua
macam yaitu:
 

1. Untuk panggilan (incoming

calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing
calls)

BACK NEXT
 TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG
BAIK
a.Begitu telepon berdering, sekretaris harus segera mengangkat. Jangan
biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri sedangkan tangan kanan memegang
alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam
misalnya : “Selamat pagi, PT Indojaya”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan penelepon
e. Bila perlu, sekretarisdapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata
asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus
diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih
dahulu.

BACK NEXT
 Etika Berbicara Ketika
Melakukan Panggilan Keluar

a. Ucapkan salam.
b. Sebutkan identitas diri dan perusahaan.
c. Utarakan maksud yang ingin disampaikan.
d. Ucapkan terima kasih.
 Tata Cara Menangani Telepon Keluar
1. Sebelum menghubungi nomor telepon
yang diinginkan, hendaknya sekretaris
mencari atau mencocokkan dengan
buku telepon
2. Mencatat semua pokok-pokok
permasalahan yang akan disampaikan
pada sebuah block note
3. Jika salah sambung hendaknya segera
minta maaf
4. Bila hubungan sudah tersambung,
sekretaris harus segera
memperkenalkan diri dan menyatakan
maksud menelepon
5. Bila selesai mengadakan pembicaraan,
letakkan kembali gagang telepon
dengan baik
BACK NEXT
END