PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Menurut Soenarto, pemeliharaan adalah upaya untuk membuat kondisi sarana dan
prasarana tetap terjaga dengan baik dan menghindari kerusakan yang terlalu dini.
Dengan demikian peralatan yang terawat dengan baik akan mudah untuk dipakai
dan dapat menghemat biaya pembelian barang baru.

Menurut Sarjiman pemeliharaan adalah merupakan kegiatan yang dilakukan dalam

rangka mempertahankan atau mengembalikan peralatan pada kondisi yang dapat
diterima. Kondisi peralatan yang selalu dapat diterima tersebut dimaksudkan agar
sarana atau fasilitas sekolah dalam keadaan siap pakai seoptimal mungkin, untuk
meningkatkan dan memperpanjang usia pakai, mengetahui adanya keruskan atau
gejala kerusakan serta untuk menghindari terjadinya kerusakan lebih fatal.

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar

barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

Agar barang tidak mudah hilang.

Agar barang tidak kadaluarsa.

Agar barang tidak mudah susut.

Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:

1. Pemeliharaan berdasarkan waktu

 Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan
oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab
atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan
mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

 Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya

seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali.
Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana
dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

 Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala.
Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

 Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara
berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih
dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada
alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya,
juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara
berkala.
Pengertian Perencanaan

Untuk mengetahui dan memahami hakekat perencanaan, maka kita perlu

mengetahui pengertian atau definisinya, di antaranya :

a. George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha

menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian
membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk
masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang
dikehendaki.

b. Harold Koontz dan O’Donnell: Perencanaan adalah tugas seorang manajer

untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan
program.

c. W. H. Newman: Perencanaan adalah suatu penngambilan keputusan

pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah
sebelum kegiatan dilaksanakan.

d. Dr. SP. Siagian MPA.: Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan

proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan
di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Dari penjelasan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan

kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendaya-gunaan manusia,
material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan.

Widjojo dalam Lembaga Administrasi Negara (1985: 31), menjelaskan sebagai

berikut : Perencanaan pada asasnya berkisar pada dua hal :

1) Penentuan pilihan secara sadar mengenai tujuan-tujuan konkret yang hendak

dicapai dalam jangka waktu tertentu atas dasar nilai-nilai yang dimiliki masyarakat
yang bersangkutan.

2) Pilihan di antara cara-cara alternatif yang efesien serta rasional guna mencapai
tujuan-tujuan tersebut, baik untuk penentuan tujuan yang meliputi jangka waktu
tertentu maupun bagi pemilihan cara-cara tersebut diperlukan ukuran-ukuran atau
kriteria-kriteria tertentu yang terlebih dahulu harus dipilih pula.
2. Tujuan Perencanaan

Albert Silalahi (1987: 167), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai
berikut:

a. Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam

perubahan (a way to anticipate and offset change).

b. Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-

administrator maupun non-administrator.

c. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil

tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.

d. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan

digunakan untuk memudahkan pengawasan.

3. Fungsi-Fungsi Perencanaan (Planning)

a. Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.

b. Memberikan pedoman, pegangan dan arah.

c. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material.

d. Memudahkan pengawasan.

e. Kemampuan evaluasi yang teratur.

f. Sebagai alat koordinasi.