Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan pada Universitas Negeri Malang

MAKALAH
Untuk memenuhi tugas mata kuliah
Kesekretariatan
Yang dibina oleh Bapak Mokhammad Nurudin Zanky

Oleh Kelompok 7:
Muh. Khairurrozikin (170412617591)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
PRODI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SEPTEMBER 2019
 KATA PENGANTAR

Pujadan puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan nikmat, taufik dan hidayah kepada kita semua. Berkat limpahan karunia
nikmatnya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Mempersiapkan
Perjalanan Dinas Pimpinan pada Universitas Negeri Malang” dengan lancar.
Penyusunan makalah ini dalamrangka memenuhi tugas mata kuliah Kesekretariatan.

Meski demikian, penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam

penulisan makalah ini, baik dari segi tanda baca, tata bahasa maupun isi. Sehingga
penulissecara terbuka menerima segala kritik dan saran positif dari pembaca.

Semoga dengan membaca makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita
semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai Perjalanan Dinas,
khususnya bagi penyusun.Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka
penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah
yang lebih baik.

Malang, September 2019

Penulis
 DAFTAR ISI

Table of Contents
Type chapter title (level 1).........................................................................................................................1
Type chapter title (level 2) 2
Type chapter title (level 3) 3
Type chapter title (level 1).........................................................................................................................4
Type chapter title (level 2) 5
Type chapter title (level 3) 6
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perjalanan dinas adalah suatu kegiatan rutin yang dilakukan oleh
pimpinan, perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan untuk berbagai
kepentingan, antara lain seminar, diklat, kerjasama, acara seremonial,
pertemuan/rapat, kegiatan social, ataupun kegiatan lainnya. Untuk melakukan
suatu perjalanan dinas tentunya banyak sekali hal-hal yang harus
dipersiapkan, sehubungan dengan hal tersebut, pimpinan tidak perlu
mempersiapkan semuanya sendiri karena segala sesuatunya sudah menjadi
tugas dan tanggung jawab dari seorang sekretaris, dan tentunya untuk
melakukan itu semua seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan serta
keterampilan dalam mempersiapkan perjalanan dinas, dan juga tidak menutup
kemungkinan sekretaris ikut dalam perjalanan dinas pimpinan, termasuk
mengikuti acara pokok dan sering pula membuat laporan perjalanan dinas
pimpinan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa definisi dari Perjalanan dinas pimpinan?

2. Apa saja macam-macam perjalanan dinas pimpinan?

3. Bagaimana mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan?

4. Bagaimana cara pelaporan pertanggung jawaban perjalanan dinas?

C. Tujuan

1. Untuk mengerti dan memahami definisi dari perjalanan dinas pimpinan

serta macam-macamnya

3
2. Untuk mengerti dan memahami perencanaan perjalanan dinas pimpinan

3. Untuk mengerti dan memahami bagaimana mempersiapkan perjalanan

dinas pimpinan.

4. Untuk mengetahui dan memahami laporan perjalanan dinas.

 BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Definisi Perjalanan Dinas

Menurut Nuraeni (2008:130) mengemukakan bahwa “Perjalanan dinas adalah
perjalanan menyusun perjalanan secara terperinci yang memuat rute perjalanan,
jenis kendaraan yang digunakan, waktu keberangkatan, waktu kembali,
penginapan dan catatan informasi penting yang erat kaitannya dengan perjalanan
yang dimaksud.
Sedangkan pendapat lain dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto
(2006:209) “ perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang
karyawan atau pegawai suatu Lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan
tugas pekerjaan kedinasan”.
Menurut dua pendapat di atas, dapat kita simpulkan bahwa perjalanan dinas
merupakan perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu Lembaga
atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan dalam jangka waktu tertentu.
Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa, seseorang
yang melakukan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala keperluannya
dalam perjalanan, baik dalam menentukan tempat yang dituju serta menggunakan
dana pribadi, dan biasanya membawa serta para keluarganya. Sedangkan untuk
perjalanan dinas haruslah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan, perusahaanlah yang menentukan tempak tujuan yang akan dikunjungi
serta segala biaya dalam perjalanan ditanggung langsung oleh perusahaan yang
bersangkutan, seperti biaya transportasi, biaya akomodasi, biaya konsumsi, serta
tunjangan lainnya. Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta karena
perjalanan dinas adalah urusan dinas semata untuk kepentingan perusahaan atau
Lembaga.

B. Macam-macam Perjalanan Dinas

 Menurut Dewi (2011:63) mengemukakan bahwa perjalanan dinas dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Tujuan
Perjalanan dinas berdasarkan tujuan dapat dibedakan dengan pengawasan
kantor cabang, seminar, Pendidikan dan pelatihan, tender, janji temu,
pertemuan/rapat, penjajakan kerjasama, mengadiri acara seremonial ataupun
kegiatan social.
2. Berdasarkan sarana transportasi.
Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan sarana transportasi yang digunakan
dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas lewat darat, udara serta laut.
3. Berdasarkan waktu
Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan waktu pelaksanaan dapat dibedakan
menjadi
4. Berdasarkan wilayah.
Perjalanan dinas menurut wilayah dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas
dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri.

C. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan
segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui
In House Travelling Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro
perjalanan), atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut penjelasannya :
1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag
khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung
jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama
perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan
dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen
lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu
menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara
kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
 Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan
mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas
divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan
dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro
perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung
jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk
mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian
tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat
yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.
3. Administrasi Kantor / Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris
harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan
perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen
perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat
dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf
yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

D. Persiapan Perjalanan Dinas

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang
diharapkan, sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika
mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila
administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi
kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan
dinas pimpinan. Persiapan dinas pimpinan meliputi:
1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris harus segera mengumpulkan
informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan
perjalanan dinas perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan antara lain:
a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas.
b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapat tujuan perjalanan
dinas, yaitu sebagai berikut.
c. Waktu dan jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahana.
d. Prosedur transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya
pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang
dikehendaki.
e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f. Cara pemesanan (Reservation) tentang tiket pesawat dan hotel.
Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh adminitrasi kantor/sekretaris
tentang tiket, diantaranya:
1) Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksaknakan oleh administrasi
kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket
airlines, tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya
tiket sudah temasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro
tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya
dilakukan melalui kartu kredit.
2) Reconfirmation
Komfirmasi ulang, yaitu proses penegasan kembali tentang kapan
pimpinan akan berangkat dengan airlines tersebut.
3) Shuttle flights
Yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Perebangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservasi. Tiket dapa
dibeli di bandara dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
Perubahan pemesanan
Apabila terjadi perubahan rencana sebagian ataupun keseluruhan, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines
untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
4) OpenReturn
 Openreturn adalah tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Apabila pimpinan telah
memutuskan tangga kembalinya (ketika masih dalam perjalanan), pimpinan
harus melakukan komfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan
tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Apabila airlines
yang bersangkutan tidak memiliki tempat, kemungkinan tiket akan
diberikan kepada airlines yang lain.
5) Redeeming tickets
Redeeming tickets adalah pembatalan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi

g. Customs regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus
mencari tahu tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang
akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dan tidak
boleh dibawa masuk kabin.
h. Baggage (bagasi).

Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah
ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.

i. Cara memperoleh pergantian ongkos perjalanan

j. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

Agar rencana perjalan dinas mudah dikontrol, maka administrasi
kantor/sekretaris harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap
kegiatan perjalanan yang biasa disebut Travel Cheklist

2. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau terletak yang dapat digunakan
sebagai bukti keterangan. Sedangkan dokumen perjalanan dinas adalah segala
dokumen yang diperlukan dalam perjalanan dinas sebagai kelengkapan sesuai
dengat tujuan dan tugas yang akan dilakukan. Dokumen perjalanan dinas dapat
dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu:
a. Dokumen internal
Dokumen internal merupakan dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau
instansi yang bersangkutan. Yang termasuk ke dalam dokumen internal
diantaranya:
1) Surat tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan
diberikan kepada seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
2) Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi
kedudukannya yang ditujukan kepada seorang bawahan untuk melakukan
perjalanan dinas
b. Dokumen eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk
perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karena
tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju
dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi apa yang digunakan. Jenis-jenis
dokumen eksternal, antara lain:
1) Passport
Passport merupakan suatu identitas warga Negara yang akan melakukan
perjalanan ke luar negeri. Dengan adanya passport maka seseorang dapat
bepergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan sebagai pendatang
gelap.Passport dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku
atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah
habis, perlu untuk mengganti passport. Masa berlaku passport adalah lima
tahun.
2) Visa
Visa merupakan suatu surat izin tinggal di suatu Negara untuk periode
tertentu. Visa bisa didapatkan di kantor kedutaan dari Negara tujuan.
3) Surat keterangan fiscal
Surat keterangan fiscal adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh
Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan
berangkat keluar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4) Exit permit
 Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa yang bersangkutan
telah memasuki atau meninggalkan Negara tersebut. Exit permit berupa
lembar kertas yang distempel oleh kantor imigrasi dan dilampirkan pada
passport.
5) Sertitikat kesehatan/Yellow card
Yaitu surat keterangan yang dibuat oleh rumah sakit yang bersertifikasi
WHO, yellow card ini berisi tentang keterangan imunisasi atau vaksinisasi
untuk penyakit tertentu.
6) Tiket transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, apabila tempat yang dituju
dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat,
sebaiknya menggunakan angkutan darat seperti bus ataupun kereta api.
Namun apabila estimasi perjalanan darat lebih dari empat jam maka
sebaiknya menggunakan angkutan udara.
7) Voucher penginapan
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, alangkah baiknya
sekretaris harus sudah mereservasi hotel untuk penginapan, pemesanan ini
biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama
pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal check in serta check out.

3. Persiapan Transportasi dan Akomodasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas, maka perlu
dipersiapkan tranportasi dan akomodasi yang matang.
a. Persiapan transportasi
1) Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
a) Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang perlu dipersiapkan, diantaranya:
(1) Surat-surat seperti SIM, STNK, Asuransi, KTP dan lainnya
(2) Peta dan rute perjalanan
(3) Memerikasa kondisi kendaraan.
(4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat serta dokumen-dokumen
yang diperlukan pimipinan
b) Perjalanan dinas menggunakan kereta api
Hal-hal yang perlu dipersiapkan, diantaranya:
(1) Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan
(2) Hindari adanya penundaan keberangkatan
(3) Menyiapkan rencana perjalanan.
 (4) Menyiapkan semua surat dan dokumen yang diperlukan oleh
pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.
2) Perjalanan menggunakan transportasi laut
Hal-hal yang perlu dipersiapkan, antara lain:
a) Memesan tiket kapal sebelum jadwal keberangkatan
b) Komfirmasi kepada petugas, pelabuhan mana keberangkatannya
c) Periksa kembali masa berlaku passport dan visa pimpinan
d) Menukarkan mata uang asing dan travellers cheque
e) Memeriksa kelengkapan semua surat dan dokumen yang dibutuhkan
pimpinan
f) Menyiapkan rencana perjalanan

3) Perjalanan dinas menggunakan transporasi udara

a) Hal-hal yang perlu dipersiapkan, diantaranya:
b) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
c) Periksa kembali masa berlaku passport dan visa
d) Menukarkan mata uang asing dan travellers cheque
e) Memeriksa kelengkapan semua surat dan dokumen yang dibutuhkan
pimpinan
f) Menyiapkan rencana perjalanan
b. Persiapan akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai
berikut:
1) Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya
2) Check in
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation
3) Check out
Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang
ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh
tamu
4) Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Sedangkan untuk biaya
lainnya biasanya dibayarkan pada saat proses check out.

4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas

 Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan
dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar
perjalanan dan janji temu/pertemuan.
Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan
dalam rangkap 4, lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua
untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh
pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip
perusahaan.
a. Membuat daftar perjalanan dinas.
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :
1) Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2) Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk
perjalanan ke luar negeri.
3) Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan.
4) Jenis transportasi yang dipakai :
a) Transportasi darat, laut, atau udara
b) Kendaraan dinas/kantor
c) Kendaraan pribadi
d) Kendaraan sewa/rental
e) Kereta api
5) Tujuan perjalanan dinas :
a) Rapat kerja
b) Mengikuti tender proyek
c) Kerja sama usaha dengan mitra bisnis
d) Pembukaan cabang perusahaan yang baru
e) Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
f) Seminar
g) Lokakarya
 6) Kapan selesai/tiba kembali :
a) Pukul berapa
b) Hari apa
c) Tanggal berapa
d) Bulan berapa
e) Tahun berapa
f) Jenis transportasi yang dipakai apa
g) Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana

b. Kegunaan daftar perjalanan dinas

Daftar perjalanan dinas ini berguna untuk diantaranya:
1) Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
2) Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan
pimpinan.
3) Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan
selama

5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya
yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama
perjalanan dinas pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
1) Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya
fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2) Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
lokal selama dalam perjalanan dinas.
3) Biaya akomodasi.
 4) Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar,
dan biaya pelatihan.
5) Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu
relasi.
6) Biaya konsumsi
7) Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar
perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

1) Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
2) Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)
Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan
pimpinan selama melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat
diperoleh dari bank dan biasanya memiliki wujud sebagai berikut :
a) Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang
berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$
10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
b) Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang
membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan,
biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
c) Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank,
dimana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada
konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun
ketika memerlukan uang tunai.
E. Penanganan perjalanan dinas
1. Mengatur jadwal perjalanan dinas

Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu

pertemuan yang satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu
berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan
lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara
perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas
dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan
perusahaan.
a. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun
atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini,
diantaranya harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari
semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.
b. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau
mengatur jadwal perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:
1) Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-
kegiatan pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.
2) Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu
perjalanan) adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan
(departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis
alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang,
atau kapal laut).
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat
informasi tentang:
a) Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten
tujuan.
b) Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
c) Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang
administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar
waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai
perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara.
Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal
keberangkatan alat transportasi.Buku timetable (datar waktu perjalanan) dikeluarkan
oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka waktu
tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
2. Membuat laporan perjalanan dinas
Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas
terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf
dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat
laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
a. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi
kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang
apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan
berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama
perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang
kembali.
b. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting
untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan
yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam
menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai
berikut.
1) Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau
catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2) Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos.
misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya
entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi
bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
3) Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan dinas pimpinan.
 BAB III

HASIL OBSERVASI

A. Lokasi dan Waktu Observasi

1. Lokasi Observasi

Dalam observasi ini kami mengambil lokasi di Graha Rektorat

Universitas Negeri Malang yang berlokasi di Jalan Semarang no. 5,
Kecamatan Klojen, Kota Malang.

2. Pelaksanaan observasi

Sebelum melaksanakan observasi, pada tanggal 3 September 2019 kami

perkenalan dan meminta izin untuk melakukan observasi serta menyerahkan
surat pengantar kepada Kasubag Tata Usaha. Namun materi yang kami
butuhkan kurang cocok di bagian Tata Usaha, maka kami diarahkan untuk
melakukan observasi di Sekretaris Wakil Rektor III. Dan setelah mendapat
persetujuan bahwa kami dapat melaksanakan observasi pada tanggal 4
September 2019.

B. Subyek Observasi

Subyek observasi yang kami pilih untuk narasumber observasi yaitu Ibu Fitri
selaku Sekretaris Wakil Rektor III.

C. Variabel observasi

Variabel observasi yang menjadi fokus utama kami yaitu keterlibatan sekretaris
dalam menangani perjalanan dinas pimpinan.

D. Teknik Pengumpulan Data

 Instrumen pengumpulan data mengenai keterlibatan sekretaris dalam menangani
perjalanan dinas pimpinan dengan melakukan wawancara yang hanya melibatkan
Sekretaris Wakil Rektor III.

E. Hasil Wawancara

1. Bagaimana prosedur persiapan perjalanan dinas pimpinan?

Adapun prosedur perjalanan dinas pada Universitas Negeri Malang adalah

sebagai berikut :
a. Memproses surat tugas untuk pimpinan
b. Memproses surat perintah perjalanan dinas untuk pimpinan

c. Mempersiapkan dokumen yang diperlukan dalam melaksanakan

perjalanan dinas pimpinan

d. Mempersiapkan akomodasi dan transportasi untuk perjalanan dinas

pimpinan

e. Memeriksa kembali kelengkapan surat – surat serta dokumen yang

diperlukan pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas.

2. Dokumen – dokumen yang harus dipersiapkan dalam persiapan perjalanan

dinas pimpinan?

a. Surat undangan, jika untuk keperluan menghadiri suatu acara.

b. Surat tugas, yang berisikan nama, keperluan, waktu, dimana, serta jabatan

c. SPPD(Surat Perintah Perjalanan Dinas)

d. Tiket (transportasi, akomodasi)

e. Visa dan Passport (jika perjalanan dinas ke luar negeri)

3. Apa ada perbedaan persiapan jika melakukan perjalanan dinas pimpinan di

dalam negeri dan di luar negeri?
 Perjalanan dinas pimpinan disini ada 2 yakni dalam negeri dan luar negeri,
maka dalam persiapannya jelas ada perbedaan dalam hal persiapan, yaitu:

a. Luar negeri

1) Wajib mengurus surat perizinan ke kementerian dengan persyaratan:

a) Daftar Riwayat Hidup

b) Paspor

c) Kartu Tanda Penduduk

d) Pas Photo

e) Surat undangan dari negara yang bersangkutan

2) Mengurus surat-surat perjalanan dinas yang dikelola oleh kantor

hubungan internasional. Surat-surat yang dimaksud yaitu:

a) Perihal melakukan perjalanan dinas

b) Lembaga/individu yang bertanggungjawab dalam hal pendanaan

b. Dalam negeri

1) Mempersiapkan tiket pesawat dan hotel

2) Surat tugas

3) Surat perintah perjalanan dinas

4. Bagaimana cara mengatur akomodasi pimpinan?

Pimpinan pastinya mempunyai mobil dinas dan dikendarai oleh driver.

Misalnya pimpinan akan menuju ke bandara Juanda untuk melakukan
perjalanan dinas ke Jakarta, driver lah yang mengantarkan pimpinan ke
 bandara Juanda. Seorang driver juga membutuhkan uang saku atau uang
transport, hal tersebut akan dibuatkan surat tugas untuk mencairkan uang
sakunya driver.
Setiba pimpinan di Bandara Soekarno Hatta, pimpinan akan menuju hotel
dengan menaiki taxi. Dan setiap pimpinan mengeluarkan dana untuk
keperluan akomodasi, pasti akan digantikan dengan syarat harus melampirkan
nota atau bukti pembayaran. Nota atau bukti pembayaran tersebut digunakan
nantinya untuk keperluan SPJ perjalanan dinas.

5. Apa yang dilakukan oleh sekretaris setelah pimpinan pulang?

Setelah pimpinan selesai melaksanakan perjalanan dinas, sekretaris

berkewajiban untuk membuat SPJ (Surat Pertanggung Jawaban), berisi
laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas
pimpinan.

6. Apa saja kendala dalam menyiapkan perjalanan dinas?

Adapun kendala yang biasa dihadapi oleh sekretaris dalam menyiapkan

perjalanan dinas pimpinan, diantaranya:

a. Atasan meminta keberangkatan dimajukan

b. Perubahan jadwal pelaksanaan kegiatan yang akan dihadiri pimpinan.

c. Belum cairnya dana menjelang keberangkat perjalanan dinas pimpinan

d. Perjalanan dinas yang mendadak.

 BAB IV

PEMBAHASAN

Hasil observasi yang telah kami lakukan menunjukkan bahwa, dalam

penanganan perjalanan dinas pimpinan yang ada pada Universitas Negeri Malang
sesungguhnya tidak jauh berbeda dengan penanganan perjalanan dinas pada
perusahaan ataupun lembaga lainnya. Namun penanganannya tidak sepenuhnya sama,
karena terdapat beberapa perbedaan, diantaranya
1. Pada sebuah perusahaan terdapat tiga kemungkinan bagian yang akan mengurusi
perjalanan dinas baik itu pimpinan maupun karyawan, yaitu:
a. In House Travelling Departement
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag
khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung
jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan
akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan
dinas.Namun penanganannya tidak sepenuhnya sama, karena didalamnya
terdapat beberapa perbedaan.
b. Biro Perjalanan
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan.
c. Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus
segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan,
mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
 Sedangkan di Universitas Negeri Malang sendiri, perjalanan dinas
pimpinan langsung ditangani oleh sekretaris, seperti inforamasi yang telah kami
dapatkan bahwa di kantor Wakil Rektor IV, sekretaris lah yang bertugas untuk
 menyiapkan perjalanan dinas yang dilakukan oleh Wakil Rektor IV ataupun
staff WR IV lainnya. Namun untuk perjalanan dinas dengan tujuan luar negeri,
terdapat beberapa dokumen yang tidak diurus oleh sekretaris melainkan diurus
olah kantor Hubungan Internasional Universitas Negeri Malang. Selebihnya
diurus langsung oleh sekretaris.
2. Setelah selesai melakukan perjalanan dinas terdapat dua jenis laporan yang harus
disusun, yaitu:
a. Laporan hasil perjalanan dinas
Inti dari laporan perjalanan dinas ini adalah berkaitan dengan tujuan
dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas
tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.
b. Laporan pembiayaan perjalanan dinas
Berisi tentang laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai
perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Di Universitas Negeri Malang sendiri, berdasarkan wawancara yang telah
kami lakukan, setelah melakukan perjalanan dinas, yang perlu disusun hanyalah
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) yang berisi tentang laporan keuangan yang
telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan.
Itulah beberapa perbedaan penanganan perjalanan dinas di Universitas
Negeri Malang, selebihnya penanganan yang ada sama seperti halnya
penanganan di perusahaan ataupun lembaga lainnya.
 BAB V

PENUTUP

A. Simpulan
Perjalanan dinas adalah perjalanan uang dilakukan oleh pegawai atau
karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilaksanakan dalam
jangka waktu tertentu. Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan keterampilan
yang perlu dimiliki salah satunya adalah kemampuan mengatur perjalanan dinas
pimpinan. Sekretaris harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis
transportasi, bagaimana prosedurnya, perlayanannya sehingga mampu
menghubungi travel agent dengan mudah. Apabila di dalam perusahaan tidak ada
bagian khusus yang menangani perjalanan dinas pimpinan, maka sekretaris yang
mengatr tugas perjalanan dinas tersebut.

B. Saran
Agar mampu mengatur serta mempersiapkan perjalanan dinas bagi
pimpinan, maka seorang sekretaris sudah barang tentu harus menguasai
kompetensi mengatur perjalanan dinas , dikarenakan perjalanan dinas merupkan
kegiatan yang rutin dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga harus ditangani
sebaik-baiknya.
 DAFTAR RUJUKAN

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visimedia

Wursanto, Ig. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi
Dewi, Ira Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: PT. Prestasi
Pustakarya