MAKALAH

ETIKA SEKRETARIS DALAM BEKERJA

Disusun untuk memenuhi Tugas

Mata Kuliah : Kesekretarisan
Dosen Pengampu : Dr. Cicilia Dyah Sulistyaningrum Indrawati, M.Pd

Disusun oleh :
1. Ana Amalia [K7520005]
2. Angginu Pitasari [K7520007]
3. Aprilia Viona Putri [K7520011]
4. Dian Maharani [K7520023]
5. Jihan Zuyinar Rosyidina [K7520040]

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-
Nya, sehingga kami dapat mengerjakan makalah yang diberikan oleh Ibu Dr. Cicilia Dyah
Sulistyaningrum Indrawati, M.Pd yang berisikan tentang “Etika Sekretaris dalam Bekerja”
pada mata kuliah Kesekretarisan.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dr. Cicilia Dyah Sulistyaningrum Indrawati,
M.Pd selaku dosen mata kuliah Kesekretarisan yang telah memberikan tugas ini, sehingga kami
dapat menambah pengetahuan dan wawasan tentang Etika Sekretaris dalam Bekerja di dalam
suatu kantor.

Dalam menyusun makalah ini, kami menyadari bahwa tugas yang kami kerjakan ini masih
jauh dari kata sempurna. Untuk perbaikan dan pengembangan makalah ini kedepannya, kami
sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca.

Surakarta, 30 September 2021

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ..............................................................................................................ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................... 1

1.2 Rumusan Permasalahan ................................................................................................. 2

1.3 Tujuan Penulisan ............................................................................................................ 2

1.4 Manfaat Penulisan .......................................................................................................... 2

BAB II KAJIAN PUSTAKA ................................................................................................... 3

2.1 Pengertian Sekretaris ...................................................................................................... 3

2.2 Pengertian Etika ............................................................................................................. 4

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................................. 7

3.1 Etika Sekretaris Dalam Berbicara .................................................................................. 7

3.2 Etika Sekretaris Dalam Berpenampilan dan Berpakaian ............................................... 8

3.3 Etika Sekretaris Dalam Duduk ....................................................................................... 9

3.4 Etika Sekretaris Dalam Berjalan .................................................................................. 10

3.5 Etika Sekretaris Dalam Makan dan Minum ................................................................. 11

3.6 Etika Sekretaris Dalam Bertelepon .............................................................................. 12

3.7 Etika Sekretaris Dalam Menerima Tamu ..................................................................... 13

BAB IV PENUTUP ................................................................................................................ 14

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 15

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di masa sekarang ini, profesi seorang sekretaris mengalami kemajuan yang sangat
pesat. Perusahaan memandang profesi tersebut sangatlah penting, bahkan mereka
menganggap bahwa profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang bergengsi. Tidak
heran lagi jika saat ini banyak sekali masyarakat yang tertarik pada profesi ini. Terlebih
lagi, profesi sekretaris dituntut untuk membantu pimpinan perusahaan untuk meringankan
tugas-tugasnya dikantor.

Pada awalnya profesi sekretaris ialah hanya untuk menyimpan rahasia perusahaan.
Seiring berjalannya waktu tugas sekretaris lebih berkembang yaitu dituntut untuk
membantu pekerjaan pimpinan dalam mencapai suatu tujuan perusahaan. Tidak hanya itu,
sekretaris pun dituntut untuk membantu aktif dalam melaksanakan pola perbuatan manajer
atau pimpinan agar organisasi tersebut dapat berjalan lancar.

Menurut M.G. Hartini Hendro dan F.X Tulusharayono (Periansa,2014): Sekretaris

adalah orang yang membantu orang lain yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan
tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.

Sekretaris perlu mengetahui beberapa etika dalam berhubungan kerja dikantor

maupun kehidupan di masyarakat. Saat bekerja bukan berarti kita tidak memperhatikan
tata tertib yang dibuat oleh pihak-pihak terkait. Dengan adanya tata tertib sikap, cara
bicara, sopan santun, maka kedisiplinan akan tercipta dikantor.

Etika di dalam kantor juga harus terus-menerus dikembangkan guna membangun

profesionalisme supaya mampu membawakan dirinya dengan baik dihadapan pimpinan,
rekan kerja dan pihak luar. Menurut Rini dan Hanifati Intan (2015:2): Etika berasal dari
kata Yunani “Ethos” (Ta Etha) berarti adat istiadat atau kebiasaan. Rini dan Hanifati Intan
(2015:38): Etika Sekretaris adalah norma-norma, nilai, kaedah, ukuran yang diterima dan
ditaati oleh sekretaris yang berupa aturan atau hal-hal yang sudah menjadi kebiasaan yang
baik serta dianggap sudah diketahui dan perlu dilaksanakan.

Adapun etika-etika yang harus diketahui dan diterapkan oleh sekretaris antara lain
etika dalam berbicara, etika dalam berpenampilan dan berpakaian, etika dalam duduk,

1
 etika dalam berjalan, etika dalam makan dan minum, etika bertelepon, dan etika menerima
tamu.

1.2 Rumusan Permasalahan

1. Bagaimana etika sekretaris dalam berbicara yang baik dengan lawan bicara?
2. Bagaimana etika sekretaris dalam berpenampilan dan berpakaian pada suatu kantor?
3. Bagaimana etika sekretaris dalam duduk yang baik pada suatu kantor?
4. Bagaimana etika sekretaris dalam berjalan yang baik pada suatu kantor?
5. Bagaimana etika sekretaris dalam makan dan minum yang baik pada suatu kantor?
6. Bagaimana etika sekretaris dalam menerima telepon yang baik pada suatu kantor?
7. Bagaimana etika sekretaris dalam menerima tamu yang baik pada suatu kantor?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui etika sekretaris dalam berbicara yang baik dengan lawan bicara.
2. Mengetahui etika sekretaris dalam berpenampilan dan berpakaian yang baik pada suatu
kantor.
3. Mengetahui etika sekretaris dalam duduk yang baik pada suatu kantor.
4. Mengetahui etika sekretaris dalam berjalan yang baik pada suatu kantor.
5. Mengetahui etika sekretaris dalam makan dan minum yang baik pada suatu kantor.
6. Mengetahui etika sekretaris dalam menerima telepon yang baik pada suatu kantor.
7. Mengetahui etika sekretaris dalam menerima tamu yang baik pada suatu kantor

1.4 Manfaat Penulisan

a. Secara Teoritik
Menambah wawasan pengetahuan dan wawasan mengenai etika yang harus diterapkan
oleh sekretaris dalam bekerja di dalam suatu kantor.
b. Secara Praktisi
Menambah pengalaman di bidang sekretaris, sehingga dapat dijadikan bekal untuk
mempersiapkan diri dalam dunia kerja.

2
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sekretaris

Dalam Webster’s New Dictionary of American Language College dalam (Drs.
Darmanto, M.Ed) disebutkan bahwa sekretaris adalah seorang yang ditugaskan untuk
menyimpan file atau dokumen, menyelenggarakan kegiatan korespondensi dan pekerjaan
tulis menulis lainnya, untuk kepentingan organisasi dan individu (Secretary is a person
employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc. for an
organization or individual). Dengan demikian, tugas sekretaris berdasarkan penjelasan
pada Kamus Webster tersebut sebenarnya sangat sederhana, yaitu hanya berhubungan
dengan pengelolaan file atau dokumen dan pekerjaan surat menyurat atau korespondensi.
Selain itu, menurut Ikatan Sekretaris di Amerika dalam (Drs. Darmanto, M.Ed) (The
Professional Secretary International), yang dimaksud dengan sekretaris yaitu “an assistant
to an executive possessing mastery of office skill and ability to assume responsibility
without direct supervision, who display initiative, exercises judgment and makes decisions
within the scope of her authority” (asisten eksekutif yang memiliki penguasaan
keterampilan kantor dan kemampuan untuk memikul tanggung jawab tanpa pengawasan
langsung, yang menunjukkan inisiatif, melakukan penilaian dan membuat keputusan
dalam lingkup wewenangnya).

Pengertian sekretaris menurut pendapat dari Braum dan Portugal dalam (Drs.
Darmanto, M.Ed) bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang asisten
pimpinan yang menerima tamu, melakukan pendiktean, mengingatkan pimpinan mengenai
kewajiban, atau perjanjian dinasnya, menerima tamu, mengecek dan menyiapkan
korespondensi, mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban, atau perjanjian dinasnya,
dan melakukan tugas lainnya dalam rangka meningkatkan tugas pimpinan secara efektif.
Pernyataan dari Nanasay dan Selden dalam (Drs. Darmanto, M.Ed), pengertian sekretaris
sebagai seorang pegawai kantor yang bertanggung jawab tidak hanya sebagai
Stenographer (juru steno atau menulis cepat), tetapi juga mencakup penyalinan dikte dan
berhubungan dengan masyarakat, seperti mengadakan pertemuan dan perjanjian, serta
mengelola dokumen-dokumen termasuk surat, menjawab telepon dan lain sebagainya.
Pendapat dari Skeat dalam (Drs. Darmanto, M.Ed) menjelaskan bahwa seorang sekretaris
sebagai seorang pegawai yang bertugas menyiapkan surat menyurat, menerima tamu,

3
 membantu pimpinan dalam menerima pendiktean, mengecek, dan mengingatkan pimpinan
mengenai pertemuan atau perjanjian resmi dan melakukan berbagai tugas kewajiban yang
mendukung keefektifan kerja pimpinannya. Menurut Blackburn dalam (Drs. Darmanto,
M.Ed) menjelaskan sekretaris sebagai seorang staf yang tugasnya mengurusi surat
menyurat atau korespondensi dan mengelola kegiatan sehari-hari bagi atasan atau
pimpinannya. Adapun pengertian dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia yang
mendefinisikan bahwa sekretaris adalah orang atau pengurus yang diberikan pekerjaan
tulis menulis.

2.2 Pengertian Etika

Etika dapat didefinisikan sebagai seperangkat norma atau nilai yang berupa sikap dan
perilaku baik dalam hubungan antar manusia. Etika juga diartikan sebagai moral, yaitu
pembeda antara yang baik dan buruk, mana yang benar dan salah, atau mana yang boleh
dikerjakan, dan mana yang tidak boleh dikerjakan. Etika berkaitan dengan tata krama
pergaulan yang menyangkut sopan santun, sikap saling menghormati, berbahasa yang baik
sehingga tercipta keserasian dan keselarasan kerja, suasana kerja yang menyenangkan dan
meningkatkan efisiensi.

Istilah etika berasal dari bahasa Yunani “ethicos” yang berarti aturan-aturan, kaidah-
kaidah, norma-norma, dan nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang dapat membedakan
mana yang baik dan mana yang buruk. Dalam bahasa Indonesia, etika disebut kesusilaan
yang artinya norma (kaidah), peraturan hidup, perintah yang menyatakan keadaan batin
terhadap peraturan hidup, maksudnya adalah sikap keadaban, sikap batin, perilaku, sopan
santun.

Pengertian etika menurut beberapa ahli:

a. Drs. O.P. SIMORANGKIR dalam (Ferdinand, Madallo, Palamba, & Josua, 2019)
Etika atau etik merupakan sebagai pandangan manusia dalam berprilaku menurut
ukuran dan nilai yang baik.
b. Drs. Sidi Gajalba dalam (Ferdinand, Madallo, Palamba, & Josua, 2019)
Etika merupakan teori tentang tingkah laku perbuatan manusia dipandang dari segi
baik dan buruk, sejauh yang dapat ditentukan oleh akal.
c. Drs. H. Burhanudin Salam dalam (Ferdinand, Madallo, Palamba, & Josua, 2019)
Etika merupakan cabang filsafat yang berbicara mengenai nilai dan norma moral yang
menentukan perilaku hidup manusia.

4
d. Sedarmayanti (1997) dalam (Drs. Darmanto, M.Ed)
Etika sekretaris sebagai norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang
diterima, dan ditaati oleh sekretaris, yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang
sudah merupakan kebiasaan (yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau
harus dilaksanakan.

Dengan demikian, etika sekretaris dapat dikatakan sebagai peraturan-peraturan yang

diterima dan ditaati oleh sekretaris yang kemudian mengendap menjadi nilai-nilai
normative.

Tujuan utama etika adalah agar orang yang mengetahui norma-norma, tata nilai dan
tata susila yang berlaku didalam masyarakat. Etika sekretaris dapat diartikan sebagai suatu
peraturan tentang baik dan buruk yang tidak mengikat karena bukan hukum, namun
menjadi pedoman dalam berperilaku terkait dengan profesi yang diembannya sebagai
seorang sekretaris. Terkait dengan etika, maka ada yang disebut dengan kode etik. Kode
etik merupakan panduan dalam melaksanakan profesi sebagai seorang sekretaris yang
profesional. Doni Juni Priansa, 2014 : 65-68 dalam (Hutagalung, Krisdayanti, & Wenty,
2017) menyatakan bahwa kode etik sekretaris menurut Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI)
yaitu:

1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan nama baik profesi sekretaris.

2. Menjaga kerahasiaan segala inforamasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas
dan tidak mempergunakan kerahasiaan untuk kepentingan pribadi.
3. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya baik dalam melaksanakan
tugasnya maupun melayani lingkungan dan masyarakat.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui kerjasama rekan-rekan seprofesi baik pada
tingkat nasional/ maupun internasional.
5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik di dalam maupun diluar
negri.

Adapun jenis-jenis etika sekretaris:

1. Etika hubungan Sekretaris dengan istri pimpinan

a) Jangan menimbulkan provokasi
b) Dapat memahami keadaan
c) Jangan ikut campur atau ambil bagian dalam pertengkaran suami istri
d) Hindari menjadi juru bicara pimpinan dan istrinya

5
 e) Jangan menanggapi bila pimpinan mencela istrinya di kantor
f) Berikan respek yang wajar kepada istri pimpinan
g) Jaga jarak yang aman dengan istri pimpinan
2. Etika kantor
a) Jangan datang terlambat
b) Jangan membentuk klik/kelompok tertentu
c) Jangan menunda-nunda pekerjaan
d) Jangan menggunakan telepon untuk keperluan pribadi
e) Tidak boros dalam memakai peralatan kantor
f) Tidak bersikap acuh tak acuh terhadap lingkungan dan orang lain
3. Etika bisnis
Berpegang pada kesadaran sosial yang mempertimbangkan kemakmuran masyarakat
bukan hanya kemakmurannya sendiri. Jadi dapat disimpulkan bahwa secara sederhana
etika sekretaris dapat diartikan sebagai suatu aturan main tentang kebaikan dan
keburukan, yang tidak mengikat karena bukan hukum,namun menjadi pedoman dalam
berperilaku terkait dengan profesi yang diembannya sebagai seorang sekretaris.

6
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Etika Sekretaris Dalam Berbicara

Profesi seorang sekretaris tidak terlepas dari cara berbicara yang baik dan sopan.
Seorang sekretaris harus dapat berbicara yang baik kepada siapapun. Etika yang harus
dimiliki seorang sekretaris dalam berbicara yaitu:

1. Ketika berbicara harus perlahan-lahan tetapi mantap dan jelas

Hal ini bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat ditangkap dan dipahami dengan
jelas pula oleh lawan bicara.
2. Berbicara secara sopan dan ramah
Hal tersebut bertujuan untuk menjaga image atau citra perusahaan. Selain itu, dengan
berbicara secara sopan dan ramah dapat membuat lawan bicara merasa nyaman ketika
berkomunikasi.
3. Tatap mata lawan bicara
Seorang sekretaris ketika berbicara harus mengonsentrasikan diri sepenuhnya kepada
lawan bicara. Ketika berbicara harus menatap lawan bicara dan jangan melihat kea rah
lain agar lawan bicara merasa dihargai.
4. Jangan gunakan nada bicara yang tinggi
Sebagai seorang sekretaris harus menyadari posisinya sebagai bawahan dimana
mereka sering bertemu dan berkomunikasi dengan orang-orang penting, sehingga
ketika berbicara jangan menggunakan nada tinggi. Hal tersebut akan dianggap tidak
sopan dan akan dipandang negative oleh lawan berbicara. Sekretaris akan dicap
sebagai seorang yang sombong, judes, galak, emosian, dan nyolot yang membuat
lawan bicara merasa tidak nyaman.
5. Jangan memotong pembicaraan
Ketika berbicara, seorang sekretaris tidak boleh memotong atau menyela perkataan
lawan bicara. Hal tersebut dapat membuat lawan bicara merasa risih atau bahkan
jengkel ketika mereka belum selesai berbicara tapi sudah dipotong terlebih dahulu.
Sekretaris yang tidak mau mendengarkan pembicaraan lawan bicara samapai selesai
akan dianggap tidak sabaran, tergesa-gesa dan egosi. Sebaiknya sebagai seorang
sekretaris harus memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk menyampaikan
pendapatnya agar mereka merasa lebih dihargai.

7
 6. Sebut nama mereka dengan awalan Pak atau Bu
Sebaiknya seorang sekretaris dalam berbicara ketika menyebut nama akan lebih sopan
dan lebih enak didengar serta terkesan lebih menghargai atasan atau orang yang lebih
tua. Selain itu juga dapat menggunakan panggilan Bapak, Ibu, Mas, atau Mbak yang
diikiti Namanya.
7. Ciptakan selang sekali waktu rasa humor
Seorang sekretaris ketika berbicara tidak melulu harus serius yang justru dapat
menimbulkan kesan menegangkan, tetapi sekali-sekali perlu diselingi dengan humor
atau hiburan agar dapat mencairkan suasana dan pembicaraan menjadi lebih nyaman
serta menyenangkan.
8. Selalu awali dan tutup dengan baik dan sopan
Pembicaraan akan lebih baik jika diawali dan dikahiri dengan kata sapaan seperti
“selamat pagi” agar pembicaraan terkesan lebih sopan dan ramah.

3.2 Etika Sekretaris Dalam Berpenampilan dan Berpakaian

Seorang sekretaris harus berpenampilan dan berpakaian menarik karena profesi
seorang sekretaris merupakan melayani masyarakat umum. Etika yang harus dimiliki
seorang sekretaris dalam berpenampilan dan berpakaian yaitu:
1. Berpenampilan sederhana, serasi dan sopan
Sebagai seorang sekretaris yang baik dan beretika, maka dalam berpenpilan harus
sederhana, serasi dan sopan. Sederhana disini maksudnya tidak berpakainan atau
berdandan menor, heboh atau berlebihan dalam menggunakan aksesoris yang justru
menimpulkan kesan norak dan kampungan. Seorang sekretaris harus dapat
berpenampilan sederhana namun tetap elegan dan berkelas untuk menunjukan
keprofesionalitasan dan kapasitasnya serta untuk menunjukan bahwa mereka sebagai
orang yang berpendidikan harus tampil sopan dan ramah. Walaupun tampil sederhana,
seorang sekretaris tetap harus mengerti tentang fashion dimana dalam berpakaian harus
serasi atau maching misalnya dalam hal warna atau jenis pakaian agar enak dipandang
dan menarik.
2. Mengenakan pakaian yang bersih, rapi dan wangi
Sekretaris yang berpakaian bersih dan rapi tentu akan mencerminkan kepribadian
sekretaris yang sangat menjaga kebersihan dan kerapihan pula. Dengan berpenampilan
bersih dan rapi juga, seorang sekretaris akan terlihat rajin dan benar-benar
memperhatikan penampilan. Selain itu, seorang sekretaris juga harus berpenampilan

8
 wangi dengan menggunakan parfum karena aktifitas yang biasanya selalu bertemu
klien atau menghadiri agenda dan acara-acara penting sehingga harus selalu
berpenampilan fresh dan segar agar orang-orang yang ada disekitarnya tidak merasa
rishi dengan bau badan yang menyengat.

3. Berpakaian menyesuaikan situasi, kondisi, waktu, acara dan tempat acara

Sebagai seorang sekretaris harus bisa berpakaian menyesuikan dengan situasi, kondisi,
waktu, acara dan tempat. Jangan sampai salah kostum ketika menghadiri suatu agenda
atau acara karena akan terlihat aneh, menjadi perhatiin orang, dan tentunya akan
membuat malu.
4. Mengenakan pakaian yang menyesuaikan ukuran tubuh
Berpakaian tidak hanya menyesuaikan dengan situasi dan kondisi atau mengikuti trend
saja, tetapi seorang sekretaris hendaknya bisa memilah pakaian yang pas dan cocok
ditubuhnya. Misal bagi seorang sekretaris perempuan yang memiliki postur tubuh
tinggi, jangan menggunakan rok yang kecil karena jika dipakai rok tersebut akan
terlihat pendek dan tidak sopan.
5. Kenali kekurangan dan kelebihan tubuh diri sendiri.
Misalnya jika seorang sekretaris memiliki kelebihan tinggi badan yang pendek
sekretaris dapat menggunakan celana model highwaist agar kakinya terlihat lebih
jenjang, atau jika sekretaris memiliki poster tubuh yang sedikit berisi, jangan
menggunakan pakaian yang kecil karena akan ngepas atau terlihat ketat di tubuh.

3.3 Etika Sekretaris Dalam Duduk

Seorang sekretaris dalam posisi duduk juga mempunyai etika agar lebih terlihat
profesional. Etika-etika yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam duduk yaitu:

1. Apabila duduk dikursi tamu jangan bersandar

Jika sekretaris duduk dikursi tamu, etikanya dilarang untuk duduk bersandar apalagi
badan merosot kebawah karena akan dipandang sekretaris tersebut letih, lesu, kurang
percaya diri, bermalas-malasan dan terkesan kurang sopan.
2. Bila duduk dibelakang meja, usahakan merapatkan punggung dengan sandaran kursi
atau paling tidak badan tetap tegak. Duduk dengan posisi tegak akan membuat
sekretaris terlihat lebih percaya diri.
3. Khusus untuk wanita, jaga lutut agar tetap berdekatan
Sebagai seorang sekretaris wanita tetap harus menjaga marwah dan kodratnya dengan
berpenampilan sopan dan menjaga aurat. Hal ini bertujuan untuk menjaga pandangan
9
 yang tidak mengenakan dan membuat sekretaris tampil lebih elegan.
4. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki

10
 Kebiasaan menggetar-getarkan kaki dapat menimbulkan suara atau mengganggu
konsentrasi sehingga perlu dihindari.

3.4 Etika Sekretaris Dalam Berjalan

Gaya berjalan seorang sekretaris juga menunjukkan bagaimana keprofesionalisme
sekretaris dalam berkerja. Etika yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam berjalan
yaitu:
1. Jangan menyeret-nyeret sepatu
Hal tersebut akan membuat kesan bahwa seorang sekretaris malas dan tidak berenergi
atau tidak bersemangat berbanding terbalik dengan etika sekretaris yang seharusnnya
enerjik, bersinergi, dan semangat serta percaya diri.
2. Jaga keseimbangan badan, usahakan jalan tidak dibuat-buat
Sebagai seorang sekretaris yang professional tentu harus tampil elegan dan berkelas,
sehingga dalam berjalan harus menjaga keseimbangan badan agar tidak terjatuh namun
tetap jalan seperti biasa tanpa dibuat-buat yang justru akan dinilai caper (cari
perhatiin).
3. Tunjukan ekspresi percaya diri
Rasa percaya diri sangat diperlukan oleh seorang sekretaris, apalagi tupoksi seorang
sekretaris yang mengharuskan banyak bertemu dan berhadapan dengan orang-orang
penting dengan jabatan yang tinggi, sehingga seorang sekretaris tidak boleh minder
atau incesure dan harus menunjukan rasa percaya diri untuk membuktikan
keprofesionalitasannya. Dengan rasa percaya diri tersebut juga dapat memudahkan
seorang sekretaris dalam berinteraksi dan berkomunikasi, dengan atasan, tamu maupun
klien dengan lancar. Sekretaris yang percaya diri akan membuat ia terlihat mempunyai
aura yang kuat sehingga dapat menarik klien.
4. Tidak menunduk atau sambal menggigit jari dan tersipu malu
Saat berjalan, hendaknya seorang sekretaris jangan menunduk karena akan terkesan
tidak sopan. Jika dalam berjalan terus focus kebawah tanpa memperhatikan depan, bisa
jadi sekretaris tersebut akan menabrak sesuatu atau bahkan terjatuh. Selain itu juga
jangan menggigit jari atau tersipu malu karena justru dapat membuat orang yang
melihatnya rishi dan menimbulkan kesan ganjen atau genit.

11
3.5 Etika Sekretaris Dalam Makan dan Minum
Ketika sedang makan bersama ataupun sendiri hendaknya seorang sekretaris
mempunyai etika yang baik dalam makan dan minum. Etika sekretaris dalam makan dan
minum yaitu:
1. Pilih dan ambil makanan sesuai kebutuhan
Ketika makan atau minum, hendaknya seorang sekretaris mengambil sesuai
kebutuhan, yang terlalu banyak karena jika nanti tidak habis akan mubazir dan
menimbulkan penilaian yang negative seperti membuang-buang makanan dan rakus.
Dan jangan terlalu sedikit karena nanti akan dinilai bahwa sekretaris tersebut tidak
suka dengan makanan atau minuman sehingga terkesan tidak menghargai.
2. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru dan jangan terlalu lambat
Seorang sekretaris ketika makan sebaiknya menyesuiakan irama, jangan terlalu
terburu-buru karena nanti akan menyebabkan tersedak dan akan dipandang rakus dan
serakah. Jangan juga makan terlalu lambat. Apalagi sekretaris yang biasa Bersama
atasan melakukan jamuan makan dengan klien, jika makannya lambat tentu akan
membuang waktu yang cukup lama, sedangkan bagi mereka waktu itu sangat penting
dan berharga. Sehingga jangan sampai, atasan atau klien sudah selesai makan, harus
menunggu sekretaris yang belum selesai makan, karena hal tersebut kurang sopan dan
tentu menjengkelkan jika orang yang waktunya sangat sibuk harus menunggu.
3. Hindari perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang
Seorang sekretaris walaupun dia sebenarnya lapar, namun sebisa mungkin jangan
menampakan bahwa dia lapar atau jangan makan yang terlihat seperti orang kelaparan.
Hal tersebut tidak sopan dan orang yang melihatnya pasti juga akan merasa risih.
Sekretaris justru akan dipandang negative misalnya, sekretaris tersebut tidak pandai
merawat diri dan memanage waktu, sehingga makan seperti orang kelaparan.
4. Ketika minum, teguk air sedikit, jangan terburu-buru
Etika seorang sekretaris dalam meminum, yaitu jangan terburu-buru karena hal
tersebut dapat menyebabkan tersedak atau bahkan air akan tumpah.
5. Aduk-aduk makanan atau minuman jika masih panas, jangan ditiup.
6. Usahakan jangan sampai tumpah
Etika ketika makan yaitu sekretaris harus makan dengan hati-hati jangan samapai
tumpah. Jika seorang sekretaris makan atau minum sampai tumpah dan belepotan,
maka akan dipandang ceroboh, dan akan menimbulkan kekotoran. Hal tersebut tentu
bertolak belakang seorang sekretaris yang identik harus tampil rapi dan bersih.

12
 7. Tawari makan atau minum orang lain yang ada didekatnya
Sudah menjadi suatu budaya bagi orang Indonesia yang terkenal akan keramahannya,
sehingga ketika sedang makan atau minum hendaknya menawari orang disekitar agar
tetap sopan dan menghargai budaya.

3.6 Etika Sekretaris Dalam Bertelepon

Sebagai seorang sekretaris yang profesional pasti memiliki tugas untuk membantu
pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan akan sangat membutuhkan seorang sekretaris
untuk dapat menghandle pekerjaan kantornya. Seorang sekretaris harus dapat menghandle
jika ada telepon yang masuk dari pihak internal jika pimpinan sedang tidak ada dikantor.
Ini merupakan pekerjaan sederhana, namun sangat penting karena dapat menciptakan
image yang baik untuk pimpinan perusahaan. Berikut merupakan hal-hal yang harus
diperhatikan seorang sekretaris dalam menerima telepon:
1. Seorang sekretaris harus bersikap hormat dan ramah dalam menerima telephone
Hal ini sangat berpengaruh dalam penilaian seseorang sekretaris. Bersikap wajar dan
ramah saat berkomunikasi dengan lawan bicara dengan nada tulus dan membiasakan
dengan cara tersenyum ketika berbicara di telepon seolah-olah lawan bicara sedang
melihat.
2. Memberikan kesan yang baik
Jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah walaupun keadaaan mood yang
sedang tidak baik, usahakan tetap bersikap tenang. Karena apa yang disampaikan
seorang sekretaris mewakili pimpinan dan perusahaan.
3. Menyiapkan alat tulis dan kertas didekat pesawat telepon
Hal ini dilakukan agar mudah untuk mencatat jika ada pesan penting dari lawan bicara.
Selain itu seorang sekretaris dapat mencatat nomor telepon dan nama penelepon.
Catatan harus segera disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.
4. Menghindari berkomunikasi dengan orang ketiga pada saat menerima telephone,
karena itu dapat menimbulkan kesan yang kurang baik.
5. Memperhatikan volume suara, berbicaralah dengan lancar dan jelas jangan
menggunakan nada yang datar.
6. Jangan lupa untuk menyampaikan identitas dan menanyakan identitas yang penelpon.

13
 Jika penelepom tidak memberikan identitas dan meminta untuk disambungkan dengan
pimpinan perusahaan, maka jangan pernah hubungkan dengan pimpinan Anda
walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila ada panggilan telepon datang tetapi sedang melayani pembicaraan lain, maka
katakan bahwa sedang harus menerima telepon lain. Dan segera meminta kepada
penelpon pertama untuk menunggu sementara, lalu jawablah penelpon kedua mintalah
kepada beliau untuk menunggu sementara. Segera menyelesaikan pembicaraan dengan
penelpon pertama, serta sampaikan permohonan maaf kepada penelpon pertama
karena harus menunggu.

3.7 Etika Sekretaris Dalam Menerima Tamu

Selain menerima telepon, tugas sekretaris yang lain juga menerima tamu. Disini peran
sekretaris seperti tuan rumah perusahaan yang harus membuat tamu merasa nyaman ketika
berada diperusahaan tersebut. Etika-etika yang diperlukan seorang sekretaris dalam
menerima tamu yaitu:

1. Membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri

Hal ini bertujuan untuk membuat para tamu merasa nyaman di perusahaan tersebut serta
karyawan-karyawan merasa betah bekerja.
2. Mengerti bagaimana sikap para tamunya
Seorang sekretaris harus mampu menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi,
demi tercapainya tujuan perusahaan.
3. Menyambut tamu dengan ramah dan tulus
Menerima tamu jangan dengan kondisi duduk, melainkan dengan kondisi berdiri agar
terlihat sopan dan lebih menghargai.
4. Memperlakukan tamu dengan baik
Jika tamu terpaksa untuk menunggu, bila kondisi memungkinkan siapkan the atau kopi,
makanan ringan atau koran. Jika hanya sebentar tetap melayani dengan baik dan sopan.
5. Mengantar tamu ketika pulang
Hendaknya ketika tamu pulang, sekretaris mengantar tamu dan memberikan kesan yang
baik dengan mengucapkan terima kasih karena sudah berkunjung dan sampai jumpa
pada lain kesempatan.

14
 BAB IV
PENUTUP

Pada masa sekarang ini, profesi sekretaris merupakan profesi yang sangat penting pada
suatu perusahaan. Banyak masyarakat yang tertarik untuk menjadi seorang sekretaris. Seorang
sekretaris mempunyai tugas untuk membantu pimpinan perusahaan mengerjakan tugas-tugas
kantor untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut agar dapat berjalan dengan lancar.

Seorang sekretaris harus dapat membedakan antara pekerjaan kantor dengan urusan
pribadi agar tidak berpengaruh terhadap hasil pekerjaan. Sekretaris juga mempunyai kode etik
yang harus dimiliki. Mengingat profesi ini merupakan suatu jabatan yang mengutamakan
kejujuran, kepercayaan, keahlian dan loyalitas diri yang sangat berpengaruh terhadap nilai
perusahaan di mata masyarakat umum.

Seorang sekretaris juga harus mengetahui dan mempunyai beberapa etika dalam bekerja
dikantor maupun pada kehidupan bermasyarakat. Etika seorang sekretaris dalam bekerja ini
bertujuan untuk menciptakan profesionalisme dan kedisiplinan kerja supaya mampu terlihat
dengan baik dihadapan pimpinan maupun rekan kerja. Etika sekretaris dapat dikatakan sebagai
peraturan-peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris yang kemudian mengendap
menjadi nilai-nilai normative.

Tujuan utama dari etika adalah agar orang mengetahui norma-norma, tata nilai dan tata
susila yang berlaku didalam masyarakat. Etika sekretaris dapat diartikan sebagai suatu
peraturan tentang baik dan buruk yang tidak mengikat karena bukan hukum, namun menjadi
pedoman dalam berperilaku terkait dengan profesi yang diembannya sebagai seorang
sekretaris. Terkait dengan etika, maka ada yang disebut dengan kode etik.

Adapun etika-etika yang harus diketahui dan diterapkan oleh sekretaris antara lain etika
dalam berbicara, etika dalam berpenampilan dan berpakaian, etika dalam duduk, etika dalam
berjalan, etika dalam makan dan minum, etika bertelepon, dan etika menerima tamu. Etika-
etika tersebut harus dimiliki seorang sekretaris agar lebih terlihat profesional dalam bekerja
dan dapat menciptakan image perusahaan yang baik kepada masyarakat umum.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Drs. Darmanto, M.Ed. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris.

Ferdinand, G., Madallo, E., Palamba, R., & Josua, R. (2019). ETIKA DALAM KEHIDUPAN
BERMASYARAKAT. ACADEMIA.

Hutagalung, Krisdayanti, & Wenty. (2017). PERANAN SEKRETARIS DALAM

MENCIPTAKAN EFISIENSI KERJA PADA PT BANK TABUNGAN PENSIUN
NASIONAL (BTPN) KC MEDAN. REPOSITORY UNIVERSITAS HKBP
NOMMENSEN, 17-21.

16