Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan
berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan
dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang
berkaitan dengan kepentingan lembaga perusahaan yang bersangkutan.
Setelah pimpinan memberitahu keberangkatan, maka sekretaris harus memperhatikan
beberapa hal :
1. Tujuan perjalanan
2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya
3. Tanggal, waktu, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok perjalanan
dinas
4. Penginapan yang dikehendaki
5. Angkutan apa yang deperlukan setiap kunjungan, di kota tujuan (akomodasi)

2.1.2. Macam-macam perjalanan dinas

1. Ditinjau dari wilayah tujuan :
a) Perjalanan dinas dalam negeri
Contohnya : antar kota, antar daerah, dan antar provinsi
b) Perjalanan dinas luar negeri
Contohnya : antar Negara

2. Ditinjau dari transportasi :

a) Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel,
bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila
jarak perusahaan dan tempat tujuan yang dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro
perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan
mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

b) Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila tersedia waktu
yang panjang dan tidak mendesak.

c) Perjalanan dinas lewat udara

Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat hendaknya benar-benar
dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan
yang diperlukan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila pimpinan
memiliki waktu yang longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan
memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya
menggunakan jasa angkutan darat saja karena lebih ekonomis.

2.1.3. Tata cara pelaksanaan perjalanan dinas

 Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang
berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling
Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor /
sekretaris. Berikut penjelasannya :
1) In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani
perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan
selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas
pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah
atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal
perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau,
administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan
informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.

2) Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi
kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi
kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist)
untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket,
pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk
suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

3) Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua
dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar
persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan
dinas.

2.1.4. Persiapan perjalanan dinas

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi
kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal
yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang
berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan
untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :
1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
 Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan
perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
1) Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas
2) Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai
berikut :
a) Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan
mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran
Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile.
b) Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja sama
peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang
berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).
c) Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu disiapkan
adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan
terlampir dalam undangan seminar.
d) Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan harus
memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah
diterima oleh para pemegang saham.
e) Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang perlu
disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang
perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.
f) Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
g) Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas
kunjungan tersebut.
3) Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.
4) Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan
menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
5) Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6) Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang
haris diketahui oleh administrasi kantor / sekretaris tentang tiket, yaitu :
a) Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris, pembelian tiket
dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika
pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya,
termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan
pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
b) Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang
kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

c) Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat
langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti
penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.

d) Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan
adanya perubahan pemesanan.

e) Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti
kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam
perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan
tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak
mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

f) Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali
uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

7) Customs regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor / sekretaris harus mencari tahu tentang
peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa
saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

8) Baggage (bagasi),
yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak
boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan
yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara
lain :
Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
First class (kelas satu) : 40 kg
 Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan
kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
9) Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
10) Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.

Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris
harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel
checklist.

2.1.5. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat
dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal
meliputi :
1. Surat tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang
(bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai
berikut :
A. Bagian kepala surat
B. Pembuka surat
C. Bagian isi surat
D. Bagian penutup surat
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang
ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber
pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu
:
1) SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh
pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan
dengan tugas-tugas rutin.
2) SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek
diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah,
namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.
b. Dokumen eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis
dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada
daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan.
Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1) Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat
berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan
berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar
exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar
Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh
kantor imigrasi setempat.
Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor.
Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :
Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Kartu Keluarga (KK)
Ijazah pendidikan terakhir
Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
Akta kelahiran
Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :

Nomor paspor
Nama pemegang
Jenis kelamin
Kewarganegaraan
Tempat dan tanggal lahir
Tanggal dikeluarkannya paspor
Tanggal masa berlaku paspor
Kantor yang mengeluarkan paspor
Foto diri pemegang paspor
Alamat
Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di
atas ke kantor imigrasi setempat. Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua
 minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan
berkas.

Macam-macam paspor
Paspor Biasa (normal passport)
Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor
biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa
berlakunya adalah lima tahun.

Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di
Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung
dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti
duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen
Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor
sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan
Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan
ibadah haji menggunakan paspor biasa.
Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi
PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Dokumen yang setara dengan paspor.
Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor
atau diakui sebagai paspor, antara lain :
Sea Man Book
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari
perusahaan pelayaran.
Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

2) Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar
atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
 Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu
halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin
tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan
nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan.
Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila
pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.
a. Macam-macam visa
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota
di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali
ke negara tujuan.
Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan
dagang ke suatu negara.
Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu
negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik
internasional.
Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan
internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang
mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.

b. Syarat-syarat untuk mendapatkan visa

Menunjukkan paspor yang masih berlaku
Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap
di paspor (exit permit)
Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.
Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.
Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat
menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh
kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
Menyerahkan pas foto berwarna.

3) Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia (WNI) yang
akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak
yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan
berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah.

4) Exit Permit
 Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan
negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel
oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

5) Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat
berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di
ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.

6) Tiket Transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :
Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan
darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti
bus, atau kereta api.
Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut :
Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
Kelas penerbangan
Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting
list)
Pengaturan tempat duduk (seating arrangement) apakah :
Window seat (tempat duduk dekat jendela)
Middle seat (tempat duduk di tengah)
Front row (tempat duduk di baris depan)
Status tiket
Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat
mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.
Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi
tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.

7) Voucher Penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi
kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di
dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan
tanggal keluar.

3. Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan
persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :
a. Persiapan transportasi
Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :
Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat
nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :
Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di
stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat
nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :
Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
Menyiapkan rencana perjalanan.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain
:
Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
 Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai
berikut :
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi
pertemuan bisnis (bila diperlukan).
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi,
memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai
penerbangan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan
jenis kendaraan.
Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan
alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api.

b. Persiapan akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :
Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan
langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).
Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang
ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum
dibayar.
Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan
pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu:
Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
Lamanya perjalanan dinas.
Jenis acara perjalanan dinas

Jenis-jenis akomodasi
Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan
untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum,
yang dikelola secara komersil.

Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :

Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar
melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan
perjalanan dengan pesawat terbang.
Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana di
pedesaan.
Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamu
melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap:

Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan.
European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.
Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara
continental.
Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.
Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan
dengan tiga single beds.
 Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar hotel.
Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :

Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu
ruangan.
Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan
dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah
kamar maksimal 25 kamar.
Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah
kamar sekitar 29-299 kamar.
Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar
minimun 300 kamar.

Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di
dekat kamar dan biasanya tertutup
Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal
dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat
fasilitas makan.
Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa
yang relatif murah.
Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata.

4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)

Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama
perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.
Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4,
lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar
ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris
yang disimpan dalam arsip perusahaan.
a. Membuat daftar perjalanan dinas.
 Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :
Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai :
Transportasi darat, laut, atau udara
Kendaraan dinas/kantor
Kendaraan pribadi
Kendaraan sewa/rental
Kereta api
Tujuan perjalanan dinas :
Rapat kerja
Mengikuti tender proyek
Kerja sama usaha dengan mitra bisnis
Pembukaan cabang perusahaan yang baru
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Seminar
Lokakarya
Kapan selesai/tiba kembali :
Pukul berapa
Hari apa
Tanggal berapa
Bulan berapa
Tahun berapa
Jenis transportasi yang dipakai apa
Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana

b. Kegunaan daftar perjalanan dinas :

Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak
ada di tempat.

5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
 Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya
exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam
perjalanan dinas.
Biaya akomodasi.
Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya pelatihan.
Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Biaya konsumsi
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)

Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama
melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan biasanya memiliki
wujud sebagai berikut :
Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah
nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat
pembelian.
Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam
jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah
besar.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank penerbit kartu
kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran
kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

2.2. Laporan perjalanan dinas

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang
harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas
adalah membuat laporan perjalanan dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang
hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

2.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris
atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama
 perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas,
seperti beraa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang
kembali.

Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang
administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk
membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun
laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil
bukti pengeluaran uang.
Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan,
pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau
relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal
uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.