A.

Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas
pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Seseorang yang
melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam
menentukan tempat yang dituju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga
pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan
semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta
perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya
transportasi, hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya.
Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan
tugas kedinasan yang dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan atau
memperbarui/menyebarluaskan informasi yang diperoleh.
B. Macam - Macam Perjalanan Dinas
Macam – macam perjalanan Dinas terdiri dari 3 macam, yaitu :
I. Ditinjau dari Wiayah :
a) Dalam negeri (luar kota, daerah, pulau)
b) Luar negeri
II. Ditinjau dari transportasi
a) Darat (mobil, travel, kereta api)
b) Laut (Kapal)
c) Udara (pesawat)
III. Ditinjau dari Tujuan
a) Perjalanan dinas untuk rakernas.
b) Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
c) Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
d) Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
e) Perjalanan dinas untuk pelantikan.
f) Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
g) Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h) Perjalanan dinas untuk tender.
i) Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
j) Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

I. TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus
menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari
persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta
mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi
perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris
tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang
 diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal
perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah
dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan
untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara
kegiatan pimpinan.

2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian
perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti
paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai
dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam
perjalanan dinas.

3. Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus
segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor,
visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan
perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi
kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan
perjalanan dinas.

II. PERSIAPAN DALAM PERJALANAN DINAS

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan,
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika
mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila
administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi
kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan
dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

1) Persiapan Rencana Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap
mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu
dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
 b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :
i. Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek.
Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang
diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga
(SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta
Company Profile.
ii. Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis
Dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan
lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan
kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga
(profit sharing).
iii. Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
Hal yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara
cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan
seminar
iv. Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan
mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang
saham.
v. Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan
pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan
dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.
vi. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
vii. Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah
maupun ke negara lain.
Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi
tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang
meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d. Cara pemesanan (booking) tentang tiket pesawat dan hotel.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang
tiket, yaitu
Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian
tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi
jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga
seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui
website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang
tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan)
tersebut.
Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat
langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti
penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.
Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan
pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu
beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui
telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines
yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada
airlines yang lain.
Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang
peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang
apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.
Baggage (bagasi)
Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi
tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai
penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak
dikenai biaya, antara lain :
   Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
 Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
 First class (kelas satu) : 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai
dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang
satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk
perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga
tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik
dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah
ditetapkan perusahaan.
1. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur
jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman
pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan
dipakai dalam perjalanan dinas ini.
2. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal
perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan
pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang
digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
c. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
 Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten
tujuan.
 Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
 Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau
sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan
demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana,
apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan
dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable (datar waktu
perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk
jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
Keuntungan dari daftar perjalanan dinas :
o Pekerjaan penting tidak terlewatkan
o Menghemat pikiran
o Bekerja lebih tenang dan terstruktur
o Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya
 o Memiliki data atau bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama
pimpinan
Persiapan Dokumen
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas,
dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a.    Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen
internal meliputi :
·         Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada
seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian,
yaitu sebagai berikut :
o   Bagian kepala surat
o   Pembuka surat
o   Bagian isi surat
o   Bagian penutup surat
Contoh surat tugas :
 Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya
yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan
sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi
menjadi dua, yaitu :
 SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin
diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin.
SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
 SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD
proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.
Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah,
namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) :
b.    Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis
dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada
daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang
digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
      Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat
berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat
dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit.
Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor
adalah lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar
Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh kantor imigrasi setempat.
Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :
ü    
Kartu Tanda Penduduk (KTP)
ü    
Kartu Keluarga (KK)
ü    
Ijazah pendidikan terakhir
ü    
Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
ü    
Akta kelahiran
ü    
Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :

·          
Nomor paspor
·          
Nama pemegang
·          
Jenis kelamin
·          
Kewarganegaraan
·          
Tempat dan tanggal lahir
·          
Tanggal dikeluarkannya paspor
·          
Tanggal masa berlaku paspor
·          
Kantor yang mengeluarkan paspor
·          
Foto diri pemegang paspor
·          
Alamat
·          
Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor :

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah
disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat.
                    

Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor
harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Macam-macam paspor
Ada macam-macam paspor, antara lain :

      
Paspor Biasa (normal passport)
Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan
masa berlakunya adalah lima tahun.
      Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor
dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku
paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
      Paspor Diplomatik

Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik,
seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh
Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
      Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku
paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan
untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.
      Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat
tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Dokumen yang setara dengan paspor.

Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan
paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

Ø    
Sea Man Book
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari
perusahaan pelayaran
Ø    
Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)
      Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan
besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu
halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama
ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya
mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk
satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam
jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara
maka disebut overstay.
Macam-macam visa
Jenis visa bermacam-macam, antara lain :
  
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit)
di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
 Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
  
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
 Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
 Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.
 Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang
yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara
tersebut.
Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :
o Menunjukkan paspor yang masih berlaku
o Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang
ditempel atau dicap di paspor (exit permit)
o Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di
kunjungi.
o Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar
negeri.
o Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan
alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar
negeri.
o  Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
o Menyerahkan pas foto berwarna.
      Surat Keterangan Fiskal
Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang
akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran
pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak
yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah
      Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan
negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di
stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.
Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card
Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat
berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card
dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.
      Tiket Transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :
o     
Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan
kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan
kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.
o     
Apabila  perjalanan  darat  lebih  dari  empat  jam,  sebaiknya  menggunakan  pesawat
terbang.
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai
berikut:
ü    
Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
ü    
Kelas penerbangan
ü   
Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu
(waiting list)
ü    
Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
v   
Window seat (tempat duduk dekat jendela)
v   
Middle seat (tempat duduk di tengah)
v   
Front row (tempat duduk di baris depan)
ü    
Status tiket
v   
Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan
dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.
v   
Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan
tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan)
lain.

      Voucher Penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi

kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro
perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar,
tanggal masuk dan tanggal keluar.

4)    Persiapan Keuangan
Retribusi
a.       Penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan pengeluaran yang dibuktikan dengan
voucher.
Lump Sum
b.      Penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan standar (tarif) tanpa memperhatikan
voucher (bon, kwitansi, bukti pembayaran lainnya).

Tanda bayar yang dapat dipakai saat perjalanan dinas adalah :

o   Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal
tertentu, yaitu $10.00,$20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan
oleh bank harus ditanda tangani olehpembeli.
o   Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang
memerlukan dana yangjumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama
seseorang yang memintanya, dandengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang
ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akanmenunjukkan neraca dalam L/C.
o   Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan
penerbangan yangmemberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa
dalam batas nilai tertentu, menurutpersyaratan yang ditetapkan.
o   Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai
selama dalamperjalanan. Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani
selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui
mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamananpimpinan dalam hal penyimpanan
uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

5)    Persiapan Transportasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan
persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :

·         Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

o     
Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :
ü    
Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
ü    
Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
ü    
Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
ü    
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
ü    
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü    
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
·            
Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :
ü    
Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
ü    
Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan
di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
ü  Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

·           Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :
ü  Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
ü  Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
ü  Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
ü  Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
ü  Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
ü  Menyiapkan rencana perjalanan.

·         Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara
lain :
ü  Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
ü  Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
ü  Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
ü  Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
ü  Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
ü  Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan

dinas, sebagai berikut :
§    
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
§    
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di
lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
§    
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau
pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa
maskapai penerbangan.
§    
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan.
§    
Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang
nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal
perjalanan kereta api.

6)    Persiapan Akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :

Ø    
Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau
pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.
Ø    
Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).
Ø    
Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian
yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang
belum dibayar.
Ø    
Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat
dibayarkan pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut :

v   
Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
v   
Lamanya perjalanan dinas.
v   
Jenis acara perjalanan dinas

Jenis-jenis akomodasi
·          
Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh
bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa
lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.

Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :

Ø    
Resort hotel     : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
Ø    
City hotel        : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian
besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
Ø    
Airport hotel    : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu
melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.
Ø    
Urban hotel     : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana
di pedesaan.
Ø    
Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para  tamu
melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :

Ø    
Transit hotel                   : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
Ø    
Resident hotel                : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
Ø    
Semi resident hotel        : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :

Ø               
American plan                  : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga
kali makan.
Ø               
European plan                  : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya
makan.
Ø               
Modified American plan  : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua
kali makan.
Ø               
Continental plan               : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan
pagi secara continental.

        Bermuda plan                   : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan
pagi secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

Ø        
Single bedroom         : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
Ø        
Double bedroom       : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar  untuk dua orang.
Ø        
Twin bedroom           : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
Ø        
Family bedroom        : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.
Ø        
Triple bedroom          : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds
atau bahkan dengan tiga single beds.
Ø        
Solo used                  : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu
orang.
Ø        
Extra used                 : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di
suatu kamar hotel.
Ø        
Baby cot                    : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.
                                          
Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :
Ø          
Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat
dalam satu ruangan.
Ø          
Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
Ø          
Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang
tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

Ø        
Small Hotel       : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan
jumlah kamar maksimal 25 kamar.
Ø        
Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan
jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.
Ø        
Large Hotel       : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan
jumlah kamar minimun 300 kamar.

·                Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang

terletak di dekat kamar dan biasanya tertutup
·                Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya
dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
·                Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu
tidak mendapat fasilitas makan.
·                Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
·                Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu
dengan biaya sewa yang relatif murah.
·                Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan
untuk beristirahat di daerah wisata. 

3.    PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

a.      KEBERANGKATAN KE TEMPAT TUJUAN

Dalam tahap keberangkatan, administrasi kantor / sekretaris memperhatikan transportasi apa
yang digunakan.
Ø  Jika menggunakan mobil, pastikan mobil siap agar bisa berangkat tepat waktu sesuai
dengan jadwal yang telah ditentukan dan tidak lupa membawa dokumen-dokumen yang
diperlukan.
Ø  Jika menggunakan kereta api, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh
antara kantor dan stasiun untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula
perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam keberangkatan tersebut. Administrasi
kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari stasiun ke penginapan tiba
tepat waktu.
Ø  Jika menggunakan kapal laut, pastikan mobil pengantar siap serta dokumen-dokumen
yang diperlukan. Berangkat dengan memperkirakan waktu tempuh antara kantor dan
pelabuhan dengan perkiraan kondisi jalan pada saat jam keberangkatan tersebut. Administrasi
kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari pelabuhan ke penginapan tiba
tepat waktu.
Ø  Jika menggunakan pesawat, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh
antara kantor dan bandara untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula
perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam keberangkatan tersebut. Yang harus dilakukan
setibanya di bandara adalah check in dengan membawa dokumen-dokumen yang diperlukan.
Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari bandara ke
penginapan tiba tepat waktu.

b.      PELAKSANAAN KEGIATAN DI TEMPAT TUJUAN

Di tempat tujuan, pimpinan melakukan kegiatan yang telah disusun oleh administrasi
kantor/sekretaris dalam daftar perjalanan dinas. Kegiatan tersebut seperti bertemu dengan
relasi, mengunjungi suatu tempat, rapat pimpinan, menghadiri seminar, melakukan
pendidikan dan pelatihan, menghadiri undangan, dan masih banyak lainnya.

c.       KEPULANGAN DARI TEMPAT TUJUAN

Jika semua kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal, pimpinan melakukan
perjalanan pulang sesuai dengan jadwal pula. Jika keberangkatan menggunakan mobil, maka
kepulangan juga menggunakan mobil, begitupun juga dengan keberangkatan dengan
menggunakan kereta api, kapal laut, dan pesawat. Pastikan dokumen sudah terbawa semua.
Jika sesampainya di tempat/kota asal masih dalam jam kerja, maka dianjurkan pimpinan
untuk kembali ke kantor terlebih dahulu meskipun hari itu tidak ada kegiatan di kantor. Jika
sesampainya di tempat/kota asal sudah di luar jam kerja, maka mobil pengantar harus
mengantarkan pimpinan pulang sampai rumah/tempat tinggal pimpinan.

4.    LAPORAN PERJALANAN DINAS

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus
diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah
membuat laporan perjalanan dinas.

Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang
hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

a.      Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris
atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan
selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya
perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat,
dan kapan pulang kembali.
b.      Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang
administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan
untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Tujuan pembuatan dari laporan perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

·      Sebagai pertanggung jawaban melaksanakan perjalanan dinas
·      Sebagai alat pengawasan terlaksananya rencana kegiatan perjalanan dinas
·      Sebagai bukti tertulis telah terlaksanya kegiatan perjalanan dinas
·      Sebagai bahan evaluasi
·      Sebagai dokumen untuk membantu dalam pengambilan keputusan

Cara penyusunan laporan yang baik dan benar hendaknya laporan tersebut lengkap, dapat
menjawab semua pertanyaan mengenai :
apa (what),  mengapa (why), siapa (who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how).

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun

laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
Ø         
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan
kecil bukti pengeluaran uang.
Ø         
Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya
penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk
menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Ø         
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah
nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.
Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1.         Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
v   Latar belakang kegiatan.
v   Dasar hukum kegiatan.
v   Apa maksud dan tujuan kegiatan.
v   Ruang lingkup isi laporan.

2.         Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
v   Jenis kegiatan.
v   Tempat dan waktu kegiatan.
v   Petugas kegiatan.
v   Persiapan dan rencana kegiatan.
v   Peserta kegiatan.
v   Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta /
datanya).
v   Kesulitan dan hambatan.
v   Hasil kegiatan.
v   Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3.         Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan
kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa
laporan itu dibuat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan :

v    Singkat dan padat.
v    Runtut atau sistimatis.
v    Mudah dipahami isinya.
v    Isinya lengkap.
v    Menarik penyajiannya.
v    Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
v    Tepat pada waktunya.
Lain – lain.
·      Dalam laporan dapat dilampirkan : foto-foto kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan
dan sebagainya (copy) untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu
pada proposal yang pernah diajukan.
·      Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/lembaga yang terkait.
(Mabi, Kwartir, Sponsor dll)