XII AP 2

MATERI PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan.
Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Seseorang yang melaksanakan
perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang dituju maupun
dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya
perusahaan yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi
serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi,
hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya.

Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan tugas
kedinasan yang dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan atau memperbarui/menyebarluaskan informasi
yang diperoleh.

2. Macam - Macam Perjalanan Dinas

Macam – macam perjalanan Dinas terdiri dari 3 macam, yaitu :
I. Ditinjau dari Wiayah :
a. Dalam negeri (luar kota, daerah, pulau)
b. Luar negeri
II. Ditinjau dari transportasi
a. Darat (mobil, travel, kereta api)
b. Laut (Kapal)
c. Udara (pesawat)
III. Ditinjau dari Tujuan
a. Perjalanan dinas untuk rakernas.
b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
e. Perjalanan dinas untuk pelantikan.
f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h. Perjalanan dinas untuk tender.
i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi
3. Persamaan dan Perbedaan Perjalanan Dinas dan Perjalanan Bisnis
Persamaan :
◉ Keduanya melakukan suatu kegiatan perjalanan ke luar kota / provinsi / pulau atau negara untuk mewakili
perusahaan / instansi

◉ Dilakukan perorangan atau kelompok

◉ Dibiayai oleh perusahaan / instansi

◉ Setelah selesai membuat laporan

◉ Keduanya dilakukan untuk mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi

Perbedaan :

Perjalanan Bisnis Perjalanan Dinas

Dilaksanakan oleh kantor swasta / BUMN Dilaksanakan oleh kantor – kantor pemerintah

Berorientasi pada perolehan keuntungan Berorientasi pada pelayanan masyarakat

1. TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAs

 In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani
perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus
tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan
dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi
kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang
diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan
(itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau,
administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan informasi
mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.

 Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan
dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus
 memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam
membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti
paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat
yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

 Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan
bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan,
mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan
dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman
dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

2. PERSIAPAN DALAM PERJALANAN DINAS

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi
kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan
dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan,
administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

1) Persiapan Rencana Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan
informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan
tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :
 Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek.
Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan
adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi
serta Company Profile.
 Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis
Dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan
adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian
keuntunga (profit sharing).
 Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
Hal yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah
ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar
 Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang
sudah diterima oleh para pemegang saham.
 Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
 Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan
tersebut.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan akomodasi yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan
menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f. Cara pemesanan (booking) tentang tiket pesawat dan hotel.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :

 Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung
dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa
biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau
tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
 Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan
pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
 Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam,
sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan
uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta –
Batam.

 Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi
kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan
pemesanan.
 Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan
kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan
harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada
waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan
diberikan kepada airlines yang lain.
 Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya
setelah dipotong biaya administrasi.
 Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan
kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa
serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.
 Baggage (bagasi)
Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi
ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan
umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

 Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg

 Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
 First class (kelas satu) : 40 kg

Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan
masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

g. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan

h. Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.

2.) Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang satu dengan
pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke
tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan
 dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan
rencana kegiatan yang telah ditetapkan perusahaan.

1. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis

Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan.
Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman pada timetable (daftar waktu
perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.

2. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas,
yaitu sebagai berikut:
 Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan
dinas tersebut.
 Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku berisi daftar rute
perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis
alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
 Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
 Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten tujuan.
 Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
 Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau sekretaris
sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat
merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara.
Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat
transportasi. Buku timetable (datar waktu perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada
umumnya berlaku untuk jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
Keuntungan dari daftar perjalanan dinas :
 Pekerjaan penting tidak terlewatkan
 Menghemat pikiran
 Bekerja lebih tenang dan terstruktur
 Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya
 Memiliki data atau bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan
 Contoh timetable (daftar waktu perjalanan).

Departure Information

City : Jakarta (CGK)

23 April 2010

Flight Cheduled Time Estimated Time Aircraft

Destination
Number Departure Departure Registration

GA 314 Surabaya 12:00 13:30 PK-GEK

GA 210 Jogjakarta 12:40 13:40 PK-GZI
GA 188 Medan 12:50 14:50 PK-GPH
GA 316 Surabaya 13:00 14:10 PK-GEM
GA 116 Palembang 13:15 14:30 PK-GWU
GA 238 Semarang 13:15 14:00 PK-GZL
GA 292 Malang 13:20 14:30 PK-GGG
GA 516 Balikpapan 13:35 15:00 PK-GEE
GA 408 Denpasar 13:50 14:55 PK-GPK

Arrival Information
City : Jakarta (CGK)
24 April 2010

Flight Cheduled Time Estimated Time Aircraft

Destination
Number Arrival Arrival Registration
GA 313 Surabaya 12:20 13:30 PK-GEM
GA 225 Solo 12:35 13:35 PK-GZL
GA 613 Makassar 12:35 16:35 PK-GWU
GA 117 Palembang 12:40 13:40 PK-GGN
GA 551 Palangkaraya 12:40 15:20 PK-GGG
GA 869 Singapore 12:40 15:20 PK-GMF
GA 405 Denpasar 12:50 16:10 PK-GPK
GA 515 Balikpapan 12:55 14:!0 PK-GEE
GA 185 Medan 13:10 15:10 PK-GEI
GA 821 Kuala Lumpur 13:10 16:15 PK-GGO
 Contoh daftar perjalanan dinas
Hari,
No Pukul Berangkat Pukul Tiba Kegiatan Transportasi Akomodasi Keterangan
Tanggal

07.00 WIB 09.00 WITA Berangkat ke Denpasar Lion 804 - -

Kantor Cabang
Kunjungan ke Kantor Kendaraan dan driver Jalan Untung
09.00 WITA 10.00 WITA -
cabang dari kantor cabang Suropati 107
Denpasar - Bali
Selasa, Check in Hotel Mercure
1 Kuta dilanjutkan dengan
9 Maret 2015 Kendaraan dan driver Hotel Mercure Di Restaurant Hotel
12.00 WITA makan siang bersama Mr
dari kantor cabang Kute Mercure Kute
John Thomas Direktur FGG
Ltd
Janji temu dengan Bapak
13.00 WITA 14.00 WITA Wayan Pratama, Marketing - - -
Manager Denpasar Vigor
Janji temu dengan Bapak
Kendaraan dan driver
08.00 WITA 09.00 WITA Antonius, Direktur PT - -
Selasa, dari kantor cabang
Cahaya Abadi
2 10 Maret
Main golf bersama Bapak Di Nirwana Bali,
2015 Kendaraan dan driver
14.00 WITA 15.00 WITA Antonius dan Mr John - Tanah Lot, Kediri,
dari kantor cabang
Thomas Tabanan-Bali
Janji temu dengan Mr.
Kendaraan dan driver Pukul 08.00-14.00
Rabu, 07.00 WITA 08.00 WITA Thomas Jules ke Dewa -
dari kantor cabang WIB
3 11 Maret Jules Indonesia
2015 Mengunjungi Bali Art Kendaraan dan driver
13.00 WITA 14.00 WITA - -
Center dari kantor cabang
Janji temu dengan Bapak Kendaraan dan driver Jalan Gunung
08.00 WITA 09.00 WITA Krisnaya Direktur PT dari kantor PT Krisna - Agung 223,
Krisnaya Agung Agung Denpasar-Bali
Kendaraan dan driver
11.00 WITA 12.00 WITA Check Out Hotel - -
Kamis, dari kantor cabang
4 12 Maret Kendaraan dan driver
13.00 WITA 14.00 WITA Ke Bandara Ngurah Rai - -
2015 dari kantor cabang
Kembali ke Surabaya
14.20 WITA 14.20 WIB Garuda Indonesia 340 - -
dengan penerbangan
Janji temu dengan Bapak Kendaraan dan driver
17.00 WIB 18.00 WIB - Di Sheraton Hotel
Cahya Gunawan dari kantor cabang

3) Persiapan Dokumen
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas,
dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a. Dokumen Internal

Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen
internal meliputi :
 Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan)
untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :
o Bagian kepala surat
o Pembuka surat
o Bagian isi surat
o Bagian penutup surat

Contoh surat tugas :

 Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan
kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang
digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :
o SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat
yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
o SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh
pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa
lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) :

b. Dokumen Eksternal

Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal
biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju
dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke
mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih
berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti
paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan
paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :


Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Kartu Keluarga (KK)

Ijazah pendidikan terakhir

Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)

Akta kelahiran

Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :


Nomor paspor

Nama pemegang

Jenis kelamin

Kewarganegaraan

Tempat dan tanggal lahir

Tanggal dikeluarkannya paspor

Tanggal masa berlaku paspor

Kantor yang mengeluarkan paspor

Foto diri pemegang paspor

Alamat

Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor :

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor
imigrasi setempat.

Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor
imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Macam-macam paspor
Ada macam-macam paspor, antara lain :

Paspor Biasa (normal passport)

Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa
diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima
tahun.

Paspor Dinas

Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan
hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor Diplomatik

Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar
atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor Haji

Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah
haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya
melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun
2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.

Paspor Khusus

Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua
amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda
untuk staf PBB.

Dokumen yang setara dengan paspor.

Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor atau diakui
sebagai paspor, antara lain :


Sea Man Book
 Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran


Certificate Of Identity

Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

Visa

Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor
perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).

Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor.
Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit,
multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa
yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan
dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut
overstay.

 Macam-macam visa
Jenis visa bermacam-macam, antara lain :

Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara
tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.

Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu
negara.

Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang
patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional sebagai
tanda persahabatan kedua negara.

Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke
suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.

Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :


Menunjukkan paspor yang masih berlaku

Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit
permit)

Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.

Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.

Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang
akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau
perwakilan negara yang bersangkutan.

Menyerahkan pas foto berwarna.

Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke
luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat
Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di
biayai oleh pemerintah.
 Exit Permit

Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang
bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi
kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung
epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang
mempunyai lisensi WHO.

Tiket Transportasi

Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :

o
Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya
tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.
o
Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut:

Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

Kelas penerbangan

Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)

Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :

Window seat (tempat duduk dekat jendela)

Middle seat (tempat duduk di tengah)

Front row (tempat duduk di baris depan)

Status tiket

Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti
pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.

Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat
mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.

Voucher Penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus
sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama
pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

4) Persiapan Keuangan
Retribusi
a. Penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.
Lump Sum
b. Penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher (bon, kwitansi,
bukti pembayaran lainnya).

Tanda bayar yang dapat dipakai saat perjalanan dinas adalah :

o Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,$20.00,
$50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani olehpembeli.
 o Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana
yangjumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya,
dandengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank
akanmenunjukkan neraca dalam L/C.
o Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan
yangmemberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu,
menurutpersyaratan yang ditetapkan.
o Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalamperjalanan.
Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan
dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga
keamananpimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

5) Persiapan Transportasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan
transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :

 Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

o
Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :

Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.

Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.

Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.


Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :

Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.

Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta
konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
 Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
 Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
 Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

 Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :
 Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
 Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
 Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
 Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
 Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
 Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
 Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
 Menyiapkan rencana perjalanan.
 Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain :
 Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
 Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
 Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
 Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
 Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
 Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
 Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
 Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai
berikut :

Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis
(bila diperlukan).

Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api
atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.

Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.

Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-biro
perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api.

6) Persiapan Akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :


Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan langsung
dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office (resepsionis).

Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap.
Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.

Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada saat
check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut :


Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.

Lamanya perjalanan dinas.

Jenis acara perjalanan dinas

Jenis-jenis akomodasi

Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan untuk
menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara
komersil.
 Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :
Ø
Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
Ø
City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan
kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
Ø
Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan perjalanan
dengan pesawat terbang.
Ø
Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana di pedesaan.
Ø
Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamu melakukan kegiatan
rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :

Ø
Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
Ø
Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
Ø
Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :

Ø
American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan.
Ø
European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
Ø
Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.
Ø
Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.

Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

Ø
Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
Ø
Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
Ø
Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
Ø
Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.
Ø
Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga
single beds.
Ø
Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
Ø
Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar hotel.
Ø
Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :

Ø
Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan.
Ø
Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
Ø
Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi
dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

Ø
Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah kamar
maksimal 25 kamar.
Ø
Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar
29-299 kamar.
Ø
Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun
300 kamar.

 Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di dekat kamar dan
biasanya tertutup
 Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan makan
atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
 Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas
makan.
 Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
 Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa yang relatif
murah.
 Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah
wisata.

3. PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

a. KEBERANGKATAN KE TEMPAT TUJUAN

Dalam tahap keberangkatan, administrasi kantor / sekretaris memperhatikan transportasi apa yang digunakan.
 Jika menggunakan mobil, pastikan mobil siap agar bisa berangkat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan dan tidak lupa membawa dokumen-dokumen yang diperlukan.
 Jika menggunakan kereta api, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh antara kantor dan stasiun
untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam
keberangkatan tersebut. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari stasiun ke
penginapan tiba tepat waktu.
 Jika menggunakan kapal laut, pastikan mobil pengantar siap serta dokumen-dokumen yang diperlukan. Berangkat
dengan memperkirakan waktu tempuh antara kantor dan pelabuhan dengan perkiraan kondisi jalan pada saat
jam keberangkatan tersebut. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari
pelabuhan ke penginapan tiba tepat waktu.
 Jika menggunakan pesawat, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh antara kantor dan bandara
untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam
keberangkatan tersebut. Yang harus dilakukan setibanya di bandara adalah check in dengan membawa
dokumen-dokumen yang diperlukan. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput
dari bandara ke penginapan tiba tepat waktu.

b. PELAKSANAAN KEGIATAN DI TEMPAT TUJUAN

Di tempat tujuan, pimpinan melakukan kegiatan yang telah disusun oleh administrasi kantor/sekretaris dalam
daftar perjalanan dinas. Kegiatan tersebut seperti bertemu dengan relasi, mengunjungi suatu tempat, rapat
pimpinan, menghadiri seminar, melakukan pendidikan dan pelatihan, menghadiri undangan, dan masih banyak
lainnya.

c. KEPULANGAN DARI TEMPAT TUJUAN

Jika semua kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal, pimpinan melakukan perjalanan pulang sesuai
dengan jadwal pula. Jika keberangkatan menggunakan mobil, maka kepulangan juga menggunakan mobil,
begitupun juga dengan keberangkatan dengan menggunakan kereta api, kapal laut, dan pesawat. Pastikan
dokumen sudah terbawa semua. Jika sesampainya di tempat/kota asal masih dalam jam kerja, maka dianjurkan
pimpinan untuk kembali ke kantor terlebih dahulu meskipun hari itu tidak ada kegiatan di kantor. Jika
sesampainya di tempat/kota asal sudah di luar jam kerja, maka mobil pengantar harus mengantarkan pimpinan
pulang sampai rumah/tempat tinggal pimpinan.

4. LAPORAN PERJALANAN DINAS

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan
seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan
dinas.
 Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan
dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

a. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang
bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari
laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut
dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

b. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi
kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas
pimpinan tersebut.

Tujuan pembuatan dari laporan perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

 Sebagai pertanggung jawaban melaksanakan perjalanan dinas

 Sebagai alat pengawasan terlaksananya rencana kegiatan perjalanan dinas

 Sebagai bukti tertulis telah terlaksanya kegiatan perjalanan dinas

 Sebagai bahan evaluasi

 Sebagai dokumen untuk membantu dalam pengambilan keputusan

Cara penyusunan laporan yang baik dan benar hendaknya laporan tersebut lengkap, dapat menjawab semua
pertanyaan mengenai :
apa (what), mengapa (why), siapa (who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how).

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya
perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
Ø
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran
uang.
Ø
Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya
transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya
makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Ø
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang
sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan
antara lain sebagai berikut :

1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
 Latar belakang kegiatan.
 Dasar hukum kegiatan.
 Apa maksud dan tujuan kegiatan.
 Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan
 Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
 Jenis kegiatan.
 Tempat dan waktu kegiatan.
 Petugas kegiatan.
 Persiapan dan rencana kegiatan.
 Peserta kegiatan.
 Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
 Kesulitan dan hambatan.
 Hasil kegiatan.
 Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan
permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan :

 Singkat dan padat.
 Runtut atau sistimatis.
 Mudah dipahami isinya.
 Isinya lengkap.
 Menarik penyajiannya.
 Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
 Tepat pada waktunya.

Lain – lain.
 Dalam laporan dapat dilampirkan : foto-foto kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya
(copy) untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
 Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/lembaga yang terkait. (Mabi, Kwartir, Sponsor
dll)