Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Seseorang yang melaksanakan perjalanan biasa,
mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang dituju maupun dalam
menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan
yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta
perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel,
makan, minum, dan tunjangan lainnya.
Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan tugas kedinasan yang
dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan atau memperbarui/menyebarluaskan informasi yang diperoleh.
Persamaan :
◉ Keduanya melakukan suatu kegiatan perjalanan ke luar kota / provinsi / pulau atau negara untuk mewakili
perusahaan / instansi
◉ Dilakukan perorangan atau kelompok
◉ Dibiayai oleh perusahaan / instansi
◉ Setelah selesai membuat laporan
◉ Keduanya dilakukan untuk mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi
Perbedaan :
Perjalanan Bisnis
Perjalanan Dinas
Dilaksanakan oleh kantor swasta / BUMN
Dilaksanakan oleh kantor – kantor pemerintah
Berorientasi pada perolehan keuntungan
Berorientasi pada pelayanan masyarakat
BAB III
PEMBAHASAN
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada
suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi
perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan
dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan
membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau, administrasi
kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal
perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan
karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan
yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan
(travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket,
pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan
dalam perjalanan dinas.
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung
jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.
Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor/sekretaris
harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan
dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris
tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas
pimpinan meliputi :
1) Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi
perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut.
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
· Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.
c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan
persinggahan.
Prosedur tentang transportasi dan akomodasi yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan
kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
ü Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung
dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro
perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat
dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
ü Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan
akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
ü Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam,
sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan
uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.
ü Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi
kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan
pemesanan.
ü Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan
kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus
melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu
keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada
airlines yang lain.
ü Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah
dipotong biaya administrasi.
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan
kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa
serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.
ü Baggage (bagasi)
Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi
ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan
umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
Economy class (kelas ekonomi)
: 20 kg
Bussiness class (kelas bisnis)
: 30 kg
First class (kelas satu)
: 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan
masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya
harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat merencanakan akan
memakai perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan
pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable
(datar waktu perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka waktu
tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
Keuntungan dari daftar perjalanan dinas :
· Pekerjaan penting tidak terlewatkan
· Menghemat pikiran
· Bekerja lebih tenang dan terstruktur
· Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya
· Memiliki data atau bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan
Departure Information
23 April 2010
Flight
Destination
Cheduled
Time
Estimated
Time
Aircraft
Number
Departure
Departure
Registration
GA 314
Surabaya
12:00
13:30
PK-GEK
GA 210
Jogjakarta
12:40
13:40
PK-GZI
GA 188
Medan
12:50
14:50
PK-GPH
GA 316
Surabaya
13:00
14:10
PK-GEM
GA 116
Palembang
13:15
14:30
PK-GWU
GA 238
Semarang
13:15
14:00
PK-GZL
GA 292
Malang
13:20
14:30
PK-GGG
GA 516
Balikpapan
13:35
15:00
PK-GEE
GA 408
Denpasar
13:50
14:55
PK-GPK
Arrival Information
Flight
Destination
Cheduled
Time
Estimated
Time
Aircraft
Number
Arrival
Arrival
Registration
GA 313
Surabaya
12:20
13:30
PK-GEM
GA 225
Solo
12:35
13:35
PK-GZL
GA 613
Makassar
12:35
16:35
PK-GWU
GA 117
Palembang
12:40
13:40
PK-GGN
GA 551
Palangkaraya
12:40
15:20
PK-GGG
GA 869
Singapore
12:40
15:20
PK-GMF
GA 405
Denpasar
12:50
16:10
PK-GPK
GA 515
Balikpapan
12:55
14:!0
PK-GEE
GA 185
Medan
13:10
15:10
PK-GEI
GA 821
Kuala Lumpur
13:10
16:15
PK-GGO
No
Hari, Tanggal
Pukul Berangkat
Pukul Tiba
Kegiatan
Transportasi
Akomodasi
Keterangan
1
Selasa,
9 Maret 2015
07.00 WIB
09.00 WITA
Berangkat ke Denpasar
Lion 804
-
-
09.00 WITA
10.00 WITA
Kunjungan ke Kantor cabang
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
Kantor Cabang Jalan Untung Suropati 107 Denpasar - Bali
12.00 WITA
Check in Hotel Mercure Kuta dilanjutkan dengan makan siang bersama Mr John Thomas Direktur FGG Ltd
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
Hotel Mercure Kute
Di Restaurant Hotel Mercure Kute
13.00 WITA
14.00 WITA
Janji temu dengan Bapak Wayan Pratama, Marketing Manager Denpasar Vigor
-
-
-
2
Selasa,
10 Maret 2015
08.00 WITA
09.00 WITA
Janji temu dengan Bapak Antonius, Direktur PT Cahaya Abadi
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
-
14.00 WITA
15.00 WITA
Main golf bersama Bapak Antonius dan Mr John Thomas
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
Di Nirwana Bali, Tanah Lot, Kediri, Tabanan-Bali
3
Rabu,
11 Maret 2015
07.00 WITA
08.00 WITA
Janji temu dengan Mr. Thomas Jules ke Dewa Jules Indonesia
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
Pukul 08.00-14.00 WIB
13.00 WITA
14.00 WITA
Mengunjungi Bali Art Center
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
-
4
Kamis,
12 Maret 2015
08.00 WITA
09.00 WITA
Janji temu dengan Bapak Krisnaya Direktur PT Krisnaya Agung
Kendaraan dan driver dari kantor PT Krisna Agung
-
Jalan Gunung Agung 223, Denpasar-Bali
11.00 WITA
12.00 WITA
Check Out Hotel
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
-
13.00 WITA
14.00 WITA
Ke Bandara Ngurah Rai
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
-
14.20 WITA
14.20 WIB
Kembali ke Surabaya dengan penerbangan
Garuda Indonesia 340
-
-
17.00 WIB
18.00 WIB
Janji temu dengan Bapak Cahya Gunawan
Kendaraan dan driver dari kantor cabang
-
Di Sheraton Hotel
3) Persiapan Dokumen
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi
pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua
macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
· Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan)
untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :
o Bagian kepala surat
o Pembuka surat
o Bagian isi surat
o Bagian penutup surat
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada
seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan,
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :
o SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat
yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
o SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh
pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.
Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa
lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.
b. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal
biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam
perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
* Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke
mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih
berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti
paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor
untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor
imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.
Macam-macam paspor
Ada macam-macam paspor, antara lain :
Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa diperoleh
dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
* Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya
untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan
Bahasa Inggris.
* Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau
pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
* Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji.
Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan
ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji
telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.
* Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua
amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda
untuk staf PBB.
Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor atau diakui
sebagai paspor, antara lain :
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran
Ø Certificate Of Identity
* Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor
perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor.
Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit,
multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang
hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka
waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.
v Macam-macam visa
Jenis visa bermacam-macam, antara lain :
§ Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu
negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
§ Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
§ Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu
negara.
§ Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara
yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
§ Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional
sebagai tanda persahabatan kedua negara.
§ Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan
ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.
Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :
v Menunjukkan paspor yang masih berlaku
v Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor
(exit permit)
v Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.
v Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.
v Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang
akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
v Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau
perwakilan negara yang bersangkutan.
v Menyerahkan pas foto berwarna.
Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke
luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat
Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di
biayai oleh pemerintah.
* Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang
bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi
kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.
Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung
epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang
mempunyai lisensi WHO.
* Tiket Transportasi
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut:
ü Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
ü Kelas penerbangan
ü Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)
ü Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
v Window seat (tempat duduk dekat jendela)
v Middle seat (tempat duduk di tengah)
v Front row (tempat duduk di baris depan)
ü Status tiket
v Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti
pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.
v Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat
mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.
* Voucher Penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus
sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama
pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
4) Persiapan Keuangan
Retribusi
a. Penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.
Lump Sum
b. Penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher (bon, kwitansi,
bukti pembayaran lainnya).
5) Persiapan Transportasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan
transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :
ü Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
ü Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan
serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
ü Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain :
ü Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
ü Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
ü Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
ü Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
ü Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
ü Menyiapkan rencana perjalanan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut :
§ Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
§ Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan
bisnis (bila diperlukan).
§ Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta
api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.
§ Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis
kendaraan.
§ Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-
biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api.
6) Persiapan Akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :
Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut :
Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan
seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan
dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas
dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
a. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang
bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari
laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut
dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.
Cara penyusunan laporan yang baik dan benar hendaknya laporan tersebut lengkap, dapat menjawab semua
pertanyaan mengenai : apa (what), mengapa (why), siapa (who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how).
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya
perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
Ø Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.
Ø Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos
biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos
biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Ø Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang
sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara
lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
v Latar belakang kegiatan.
v Dasar hukum kegiatan.
v Apa maksud dan tujuan kegiatan.
v Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
v Jenis kegiatan.
v Tempat dan waktu kegiatan.
v Petugas kegiatan.
v Persiapan dan rencana kegiatan.
v Peserta kegiatan.
v Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
v Kesulitan dan hambatan.
v Hasil kegiatan.
v Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan
permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Lain – lain.
· Dalam laporan dapat dilampirkan : foto-foto kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya
(copy) untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
· Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/lembaga yang terkait. (Mabi, Kwartir, Sponsor
dll)