Jadwal Kerja

“ Pimpinan
Presented :
Novia Ulfa
Putri Dwi Mahardika
Rapining Arum Kinasih

Offering AA – S1 Office Administration

1
 TUJUAN PEMBELAJARAN

▪ Menguraikan cara membuat agenda kegiatan pimpinan

▪ Menerapkan cara membuat agenda kegiatan pimpinan
▪ Menganalisis agenda kegiatan pimpinan
▪ Mengolah cara membuat agenda kegiatan pimpinan
▪ Menunjukkan cara membuat agenda kegiatan pimpinan
▪ Menyajikan cara membuat agenda kegiatan pimpinan

2
 Definisi
▪ Jadwal kerja pimpinan adalah
agenda yang mencantumkan
segenap kegiatan pimpinan di
dalamnya semua janji, rapat,

▪ pertemuan dengan relasi dan

▪ sebagainya

3
Fungsi Jadwal Kerja
Pimpinan
1. Menjadi pengingat yang mencangkup informasi
tempat, dengan siapa, serta beberapa informasi
yang diperlukan.
2. Dapat mempermudah mencari informasi yang
relevan dan melengkapinya dengan data yang
penting untuk diketahui dalam menulis agenda
kerja pimpinan.
3. Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat
pimpinan dapat melaksanakan kegiatan –
kegiatan rutin
Hal – hal yang harus diperhatikan dalam
menyusun agenda kerja pimpinan

1. Mencatat semua janji – janji yang dibuat untuk

pimpinan
2. Memeriksa appointments secara teliti yang akan
dimasukkan pada agenda kerja pimpinan
3. Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan atau pun
atasan terkait dengan appointment yang masuk agenda
kerja pimpinan, sehingga mengetahui kegiatan yang
terbaru dan tercipta efektifitas agenda kerja pimpinan
6
 MENGATUR JADWAL

“
1.
KEGIATAN PIMPINAN
• Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan
Waktu

• Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

2.
• Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal
3. Pimpinan

7
 Teknik Pemanfaatan dan
Penggunaan Waktu
Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu
seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan
pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan
diluar kantor yang melibatkan instansi lain.

Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat
secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat
diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan.

8
 Prosedur Pengajuan Surat
Permohonan
Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran
pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan
surat permohonan yang isinya berupa :

- Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.

- Waktu dan tempat kegiatan.

- Kedudukan pimpinan dalam acara tersebut.

9
 Identifikasi Serta Pembuatan
Jadwal Pimpinan
▪ Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan
pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas :

▪ Pembuatan konsep surat dinas, Pembuatan surat, Pengiriman surat,

Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan, Pemeriksaan surat
masuk, Pengarsipan surat keluar dan masuk, serta Pengaturan jadwal kegiatan
pimpinan.

▪ Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat

pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin
menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan.
10
 Tugas Sekretaris Dalam Menangani
Agenda Kerja Pimpinan

▪ Perencanaan Pengaturan Jadwal Kegiatan Pimpinan

▪ Pengorganisasian Pengaturan Jadwal Pimpinan
▪ Pengawasan Pengaturan Jadwal Pimpinan

11
 Perencanaan Pengaturan
Jadwal Pimpinan dalam bulan
Januari 2016 adalah 10 hari
dalam 11 Kegiatan.

12
 Pengorganisasian Pengaturan
Jadwal Pimpinan
Tugas yang dilakukan sekretaris berikutnya adalah melakukan
pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan dengan cara
mengidentifikasi, mengelompokkan, dan menganalisis kegiatan
pimpinan dan mengelola waktu yang dibutuhkan menyelesaikan
pekerjaan tersebut. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
mengorganisasikan waktu yang dimiliki pimpinan, yaitu:
▪ Membuat daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan.
▪ Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan
tersebut.
▪ Menetapkan skala prioritas pada kegiatan penting dan mendesak.

13
 Perjalanan Dinas Pimpinan,
walaupun bukan termasuk
agenda rutin bulanan, tetap
harus diagendakan secara
khusus dan rinci. Hal ini
dilakukan untuk menghindari
terjadinya kesamaan jadwal
dengan kegiatan lain. Setelah
itu, dengan dibuatkan
pengagendaan, pelaksanaan
reservasi untuk akomodasi
bisa dilakukan dengan mudah.

14
 Pengawasan Pengaturan Jadwal Pimpinan

Pengawasan terhadap jadwal pimpinan berarti harus

melihat kesesuaian jadwal kegiatan dengan yang telah
direncanakan.
Tujuannya untuk mengoreksi jadwal yang tidak sesuai
rencana, ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang
dihasilkan pada masing-masing kegiatan pimpinan.
Kegiatan pengawasan yang biasanya sekretaris lakukan
adalah mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai
rencana.

15
 ▪ Hal yang diprioritaskan untuk
dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan
pada dua hal yaitu :

Berdasarkan tingkat
Berdasarkan urutan kepentingan kegiatan
surat masuk yang harus dihadiri
(tingkat urgensi)

16
 Pengaturan jadwal kegiatan
berdasarkan urutan surat masuk
▪ Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan
surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan
yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama
mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis
kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu
telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru
datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang
17 dapat mewakili pimpinan.
 Contoh berdasakan urutan surat masuk
JADWAL KEGIATAN KEPALA KANWIL DIKNAS JAWA BARAT

N Tanggal Jenis Kegiatan Tempat

o
1 1 November 2000 Peresmian Gedung SLTP Garut
2 3 November 2000 Pembukaan Penataran Bandung
3 6 November 2000 Seminar sehari Puncak
4 Dan seterusnya
Jika pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan seperti diatas, kemudian masuk surat
lain pada tanggal 3 November 2000 yang isinya tentang satu kegiatan rapat dinas dengan
Pemda, maka upaya yang dilakukan dapat beberapa alternative yaitu :

Pertama : dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain
sebagai wakilnya.

Kedua : Kepala Kanwil tetap menghadiri pembukaan penataran, sementara rapat dinas dengan
Pemda diwakilkan kepada pejabat lain yang dinilai mampu untuk menggantikan Kepala Kanwil.
18
 Berdasarkan tingkat
kepentingannya
Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan,
jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan
(contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan
melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi
permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan
ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

19
 THANKS!
Any questions?

20