VI.

PENYELENGGARAAN RAPAT

Bila pimpinan mengundang rapat baik dengan orang luar maupun dengan
sesama rekan sekerja mungkin andalah yang bertanggung jawab mengatur
pertemuan tersebut. Rapat dapat saja diselenggarakan di kantor maupun di
luar kantor. Sebagai sekretaris harus dapat mempersiapkan mulai dari
membuat dan pengiriman undangan rapat, menyusun agenda rapat,
menyusun sambutan, dan membuat laporan rapat.
Menurut jenis rapat dapat dibagi menjadi dua, yaitu : rapat tidak resmi dan
rapat resmi.

A. Rapat Tidak Resmi

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan

dengan stafnya serta diadakan di ruangan kantor pimpinan atau di ruang
rapat yang telah tersedia. Rapat tersebut adalah rapat kecil dan tidak
memerlukan persiapan istimewa. Walaupun demikian anda harus
mempersiapkan rapat tersebut dengan sebaik-baiknya seperti :

- Mempersiapkan undangan rapat

- Mengecheck bahwa ruangan rapat yang akan dipergunakan telah siap
dengan kursi dan semua peralatan yang dipergunakan dalam rapat
- Menghubungi kembali pimpinan unit lain untuk memperoleh kepastian bisa
tidaknya pimpinan yang dimaksud hadir dalam rapat sesuai undangan
yang diberikan.

Pada rapat tidak resmi prosedurnya tidak terlalu terikat oleh aturan-aturan
seperti pada rapat resmi. Biasanya hanya diskusi saling tukar informasi, dan
sekretarispun biasanya hanya membuat catatan-catatan sederhana sebagai
kesimpulan. Rapat kecil seperti ini biasanya diselenggarakan secara
periodik untuk mengadakan evaluasi kegiatan yang dirasa perlu untuk
dikonsultasikan bersama.

B. Rapat Resmi

Rapat resmi biasanya diselenggarakan untuk membahas masalah-

masalah yang sangat penting. Dalam rapat resmi biasanya berlaku
peraturan protokol yang membantu kelancaran jalannya rapat. Apabila
terdapat perbedaan diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi
dengan membatasi pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah
agar semua peserta dijamin untuk diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Selanjutnya langkah-langkah yang perlu mendapatkan perhatian sekretaris
adalah:

1. Persiapan Ruangan

Ruang diselenggarakannya rapat resmi sangat menentukan kelancaran

jalannya rapat. Adalah tugas sekretaris untuk mempersiapkan ruangan
dimana rapat akan diselenggarakan.

Rapat resmi yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation

Room atau Conference Room yang memang sudah tersedia di lingkungan
kantor, oleh sebab itu kondisi ruangan seperti : air conditioning dan tempat
duduk harus nyaman, sediakan asbak bila diperbolehkan merokok dan
setiap peserta harus disediakan gelas air putih, bila perlu dalam ruangan
tersedia pula dispenser.
Apabila rapat diselenggarakan di Hotel, sekretaris harus memesan pada
Manajer Hotel dengan informasi yang diberikan tanggal, tempat, peserta
rapat, makanan kecil dan minuman untuk rehat selain itu makan siangnya
lengkap dengan pengaturan dan pemesanan menunya.
Minta pada pihak hotel papan pengumuman ditaruh ditempat yang mudah
diketahui biasanya pihak hotel juga menyediakan spanduk “ Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. “
Sehari sebelum rapat sekretaris harus datang ke tempat diselenggarakan
rapat dan mengadakan “general check” agar segala sesuatunya
dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.

2. Persiapan Administrasi

Persiapan administrasi yang perlu diperhatikan adalah :

a. membuat surat undangan
b. menyusun acara dan daftar hadir peserta
c. mempersiapkan bahan rapat
d. mempersiapkan peralatan rapat termasuk alat tuli menulis
e. membuat catatan rapat
f. mengirimkan hasil rapat
g. mengadakan tindak lanjut

Keterangan

a. Membuat Surat Undangan Rapat

Surat undangan rapat perlu di persiapkan sebaik-baiknya dan

disampaikan paling lambat tiga hari sebelum acara rapat. Dalam
undangan dicantumkan hari, tanggal, jam waktu dan acara/agenda
rapat. Membuat surat undangan secara rutin dapat dibuat format
yang telah dicetak/difotokopi.
 Hal ini akan memperlancar pekerjaan, karena tinggal mengisi
tanggal, hari, waktu acara dan nama-nama yang harus hadir. Untuk
hal-hal yang luar biasa surat undangan dapat dicetak dengan baik,
maksudnya agar mereka yang diundang merasa dihormati, tetapi kalau
hendak mencetak undangan rapat perlu diketahui berapa lama proses
penyelesaiannya, dan meminta uji cetak/ contoh terlebih dahulu untuk
meneliti apakah ada kesalahan susunan kalimat, redaksinya, setelah
diteliti atau dibetulkan bila ada kesalahan baru diberi paraf tanda setuju
untuk dicetak.

b. Menyusun Acara dan Daftar Hadir

1) Menyusun Acara Rapat

Sebagai seorang sekretaris harus pandai menyusun acara rapat
secara tepat. Bila ada perubahan-perubahan tidak akan
mempengaruhi penyelenggaraan rapat. Acara rapat harus disusun
secara kronologis, sistematis dengan cara membuat pokok-
pokoknya saja.

2) Daftar Hadir
Daftar hadir ada dua macam yaitu dengan Buku Tamu dan daftar
hadir biasa yang dibuat dengan lembaran kertas. Daftar hadir ini
diperlukan guna mengetahui jumlah yang harus dipersiapkan
mengenai segala sesuatunya, selain itu untuk pertanggung
jawaban terhadap biaya yang dikeluarkan.

c. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bahan-bahan yang perlu dipersiapkan dalam rapat adalah a.l. :
- hasil rapat yang lalu
- hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- peraturan atau bahan-bahan lain yang ada kaitannya dengan materi
yang akan dibahas
- alat-alat tulis , blok-note, pensil, spidol dan sebagainya.
Bahan-bahan tersebut diatas sudah tersedia sehari sebelum acara
rapat.

d. Persiapan Peralatan Rapat

Sekretaris perlu membuat daftar keperluan alat-alat untuk penyeleng-
garaan rapat a.l. :
- papan dan alat tulis
- flip cart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan spidol
- OHP (Over Head Projector), slide lengkap dengan layarnya.
- pengeras suara
- tape recorder bila akan merekam jalannya rapat
- map atau tas yang dapat dipergunakan untuk bahan rapat seperti :
 block note, ballpoint
- tustel, film/video untuk mengabadikan rapat sebagai dokumen
Semua peralatan tersebut diatas harus sudah tersedia sehari sebelum
acara rapat.
 e. Membuat Catatan
Selama rapat sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan.
Bentuk catatan sesuai dengan keinginan ketua, mungkin menghendaki
catatan lengkap yang disebut verbatim, atau dapat juga hanya pokok-
pokoknya saja, catatan ini disebut notulen.

Isi catatan rapat terdiri atas :

- judul rapat yang diselenggarakan
- bila terdiri atas kelompok, perlu menyebutkan nama kelompok atau
tim beserta nama-nama anggota.
- tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
- nama-nama peserta atau nama instansi (bila ada)

f. Pengiriman Hasil Rapat

Tugas sekretaris setelah selesai rapat adalah mengirimkan hasil-hasil
keputusan rapat dalam bentuk tulisan. Hasil rapat ini sangat penting
untuk semua anggota dan dikirim sekaligus merupakan laporan hasil
rapat. Dalam pengirimannya nanti dilampiri dengan Surat Pengantar.

g. Tindak Lanjut Rapat

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan seperti berikut :
1. Apabila rapat yang diselenggarakan adalah rapat rutin, sekretaris
dapat memberikan selembar slip yang isinya minta keterangan
kepada anggota rapat konfirmasi kehadirannya di rapat
mendatang.
2. Apabila hasil rapat merupakan keputusan-keputusan maka
sekretaris atas persetujuan Pimpinan/ Ketua rapat membuat surat
keputusan yang harus dikirimkan kepada yang berkepentingan.
3. Pada slip yang dilampirkan dalam map para peserta perlu juga
dimintakan keterangan alamat, apabila mungkin saja terjadi
perubahan alamat untuk memperlancar dikemudian hari.

C. Tugas Sekretaris Dalam Rapat

1. Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan apakah segala

sesuatunya sudah siap;
2. Menghitung jumlah tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta
yang diundang;
3. Letak tempat duduk disesuaikan dengan fungsi dari setiap peserta;
4. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan
rapat;
5. Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-
mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk
memberi pelayanan kepada para peserta rapat;
6. Apabila jumlah peserta yang hadir sudah mencapat antara 80% - 90%
sekretaris harus memberitahukan kepada pimpinan bahwa rapat akan
segera dimulai, sebaiknya rapat dimulai tepat pada waktunya.
7. Hasil rekaman dan catatan perlu di edit kembali dan dipertimbangkan
mana sebaiknya yang perlu dibuang atau diperlukan.
8. Hasil catatan rapat yang telah disusun perlu dibacakan kembali
dihadapan para peserta atau diberikan terlebih dahulu kepada
pimpinan/ ketua rapat untuk mendapat tambahan / koreksi agar lebih
sempurna.
9. Apabila dalam rapat perlu terjadi pengambilan suara sekretaris perlu
mencatat nama-nama siapa yang setuju dan siapa yang tidak setuju,
disertai dengan hasil keputusan yang diambil.
10. Membuat ucapan terima kasih dalam bentuk tulisan yang disampaikan
kepada pejabat misalnya Gubernur, Tuan Rumah, Panitia Rapat dan
peserta serta semua pihak yang telah membantu sehingga rapat dapat
diselenggarakan dengan baik dan sukses.
11. Apabila ada berita yang perlu disampaikan kepada peserta rapat,
catat lah pesan tersebut dalam secarik kertas lalu diberikan kepada
yang berkepentingan.
12. Apabila rapat sudah selesai dan ketua rapat maupun peserta
meninggalkan ruangan, check lah sekali lagi agar tidak ada sesuatu
yang tertinggal, apabila ada segera dikirimkan kepada pemiliknya.
Apabila ada dokumen yang berisi catatan-catatan atau sisa dokumen
yang tertinggal sebaiknya apabila benar-benar tidak perlu sebaiknya
dihancurkan saja.