Prosedur Pertemuan/Rapat

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan
secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan erat dengan
beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai
dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan
antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang
akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk
memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan

perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis);
overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika
perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan
menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter,
peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan
dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat
diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Ruangan
sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat
tersebut karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus
disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja
dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara itu dapat
dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Rancanglah acara rapat
tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan
acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan
sebagainya.
e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan itu
dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut,
mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali
daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka
dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya
seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari
sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan
pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten
terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum

rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan
dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan
sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus mampu
mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama
berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula
rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan
dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada
waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan
melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.

i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah ditetapkan
sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan tersebut merupakan rapat
yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta
keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan
datang, terutama untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan
peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan
mendatang.
E. Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan
baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui
susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang
lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan
atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga
masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat
yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup

F. Etika Rapat
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita
berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting
tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting
yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan
mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti
meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan
banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih
akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah
tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan
mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada
peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal
yang lain selain mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau smartphone,
usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan
awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari
menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan
menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini
tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting.
Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak
fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses
penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua
alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita
dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting tentu saja
kita akan memiliki pertanyaan pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat
terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga
tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain,
terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk
menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan
terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam
meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau
pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa
yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita
dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting
yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak jarang
terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika
argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan
nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara
 dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang
keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam
meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari
peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan
datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan
mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda
dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan
hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan
keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak
yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti
meeting hingga selesai.

Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :

1. Buat agenda pembahasan

2. Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan
3. Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi
rapat.
4. Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui agenda
rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan bahan yang
akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya
siapkan konsep atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan
sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.
5. Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya diharapkan datang tepat
pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat
hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai
waktu.
6. Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD, Laptop, white
board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam dinding) dan penerangan ruang
rapat

Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah
2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai
3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib telah
terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya
 merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta
rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat
ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat,
namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan
ketika rapat berlangsung
4. Tentukan pimpinan rapat
5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan, pertanyaan,
dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat
6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat,
dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.
7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil
8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who)
dan 1H (how)
9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain
yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan
saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi,
10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang
11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya kecuali
diminta
12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal yang
dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat
13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk
pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan
bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)
14. Peserta wajib mengisi form kehadiran
15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus
diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat,
memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada
rapat dapat diminimalkan.
16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta
lain untuk bicara dan berpendapat
17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan
mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target
realisasi
19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima
dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut.
20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual) informasi
atau kesepakatan rapat.
Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :
1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama
2. Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan hasil rapat
3. Sampaikan agenda lanjutan
4. Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan pelaksanaan hasil
rapat tersebut.

Pasca Rapat :
1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat
2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control

Hal hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan menjadi kebiasaan
buruk
2. Tidak tegas waktu
3. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4. Tidak ada sarana audio visual
5. Mengundang orang yang bukan bidangnya
6. Tidak ada notulensi hasil rapat
7. Peserta tidak memahami tujuan rapat
8. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat
9. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
10. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
11. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
12. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta reward
and punishment-nya
13. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena atau
handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada
bukunya
14. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
15. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja tanpa ada
aktifitas menulis
 16. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
17. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi
MerencanakandanMelakukanPertemuan

PENGERTIANRAPAT
Rapat(conferenceataumeeting)merupakanalat/mediakomunikasikelompokyangbersifattatapmukadansangat
penting,diselenggarakanolehbanyakorganisasi,baikswastamaupunpemerintahuntuk mendapatkanmufakat
melaluimusyawarah untukpengambilankeputusan.Jadirapatmerupakanbentukkomunikasiyangdihadirioleh
beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahandapatdipecahkandanberbagaikebijaksanaanorganisasidapatdirumuskan.
Walaupunrapatmerupakanaktivitasyangsangatpenting,namunseringkitatemukanbeberapapermasalahandalam
rapat,dimanakitaseringmendengaradanyakeluhandaripengawai,Apasih,gunanyarapat?.Artinyaadanya
keterpaksaananggotaorganisasiuntukmengikutirapatkarenarapatdianggaptidakperlu,membuangbuangwaktu.
Haliniterjadikarenapengelolaanrapatyangkurangtepatantaralain:

1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang
sebenarnyadanseharusnyaterlibatdalamrapat.

2. Rapathanyadijadikanalatpembenaranideataukehendakpimpinan.

3. Hasilrapattidakpernahditindaklanjutiatauhanyaberhentipadatataranidesaja,tanpapernahdiusahakan
untukdirealisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun
eksternal.Salahsatukomunikasiyangefektifantarkelompokatauindividudidalamperusahaanadalahdengan
rapat.
Berikutdisajikanbeberapapengertianmengenairapatmenurutbeberapaahli:
1.MenurutNunungdanratuEvi(2001:129)rapatmerupakansuatualatkomunikasiantarapimpinankantordengan
stafnya.
2.KemudianWursanto(1987:136)memberikanbeberapapendanganpengertianyangkemudianbisadisimpulkan
olehpenulis:
a.Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering
diselenggarakanolehbanyakorganisasi,baikswastamaupunpemerintah.
b.Rapat,merupakanalatuntukmendapatkanmufakat,melaluimusyawarahkelompok.
c.Rapatjugamerupakanmediapengambilankeputusansecaramusyawarahnuntukmufakat.
d.Jugadapatdikatakan,bahwarapat,adalahkomunikasikelompoksecararesmi.
e.Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan,
merundingkansuatumasalahyangmenyangkutkepentinganbersama.
f.Secarasingkatdapatdikatakanpula,bahwarapat,adalahpertemuanparaanggotaorganisasi/parapegawaiuntuk
membahashalhalyangberhubungandengankepentinganorganisasi.
Beberapamacammacamrapatdilihatdarisegipeninjauannya:
1.Menuruttujuannya,yaitu:
 a)Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang
kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk
mendapatkankeseragamankerja.
b)Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu
masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah
masalahlain,salingmengait.
c)Rapatperundingan,yaiturapatyangbertujuanmenghindaritimbulnyasuatuperselisihan,mencarijalantengah
agartidaksalingmerugikankeduabelahpihak.
2.Menurutsifatnya,rapatdibedakanmenjadi:
a.Rapatformal;rapatangdiadakandengansuatuperencanaanterlebihdahulu,menurutketentuanyangberlaku,dan
pesertanyasecararesmimendapatundangan.
b.Rapatinformal;rapatyangdiadakantidakdidasarkansuatuperencanaanformal.Dapatterjadisetiapsaat,kapan
saja,dimanasajadengansiapasaja.
3.Menurutjangkawaktunya,dapatdibedakanmenjadi:
a.Rapatmingguan;yaiturapatyangdiadakansekaliseminggu,yangmembahasmaslahmasalahyangbersifatrutin
yangdihadapiolehmasingmasingmanajer.
b.Rapatbulanan,rapatyangdiadakansebulansekali,setiapterjadipadabulanlalu.Misalnya,membahasrugibulan
yanglalu.
c.Rapattahunan,yaiturapatyangdiadakansekalisetahun.Misalnya,rapatDewanKomisaris.
4.Menurutfrekuensinya,rapatterdiriatas:
a.Rapatrutin,rapatyangsudahditentukanwaktunya,mingguan,bulanan,tahunan.
b.Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan
masalahyangsangaturgenyangperludipecahkanbersama.
TujuanRapat
Beberapatujuandiadakannyarapat,yaitu:
1.Untukmemecahkanataumencarijalankeluarsuatumasalah.
2.Untukmenyampaikaninformasi,perintah,pernyataan.
3.Sebagaialatkoordinasiantarinternatauantarekstern.
4.Agarpesertarapatdapatikutberpartisipasikepadamasalahmasalahyangsedangterjadi.
5.Mempersiapkansuatuacaraataukegiatan.
6.Menampungsemuapermasalahandariarusbawah(parapesertarapat).
7.Danlainlain.
Agartujuanrapatdapatdicapai,analisis(pelajari)terlebihdahulubagaimanatingkatketercapaiandaritujuan
tersebut.
JenisJenisRapatDanSyaratSyaratnya
Orangorangseringmenggunakankatarapatdalamkeseharian.Baikketikasituasiformalmaupuntidakformal.
Dalamsetiapkegiatanrapattentumempunyaitujuanrapatdanjenisrapatyangberbeda.

Rapatterdiriatasbeberapajenis,tergantungcarapandangnyaatausegipeninjauannya.
a)Berdasarkantujuan.
1.RapatPenjelasan.
2.RapatPemecahanMasalah.
3.RapatPerundingan.
b)Berdasarkansifat.
1.Rapatformal.
2.Rapatinformal.
3.Rapatterbuka.
4.Rapattertutup.
c)Berdasarkanjangkawaktu.
1.Rapatmingguan.
2.Rapatbulanan.
3.Rapatsemester.
4.Rapattahunan.
d)Berdasarkanfrekuensi.
1.Rapatrutin.
2.Rapatinsidental.
e)Berdasarkannama.
1.Rapatkerja.
2.Rapatdinas.
3.Musyawarahkerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat
sebelumnyamendapatpemberitahuanterlebihdulumelaluisuratundangan.Dalamrapatresmiberlakuperaturan
protokolyangmembantukelancaranrapat.Apabilaterdapatperbedaanpendapatdiantaraanggota,peraturannya
adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hakhak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasanpadapokokpokok,danlebihpentingadalahmemberikanjaminanbahwasemuapesertadiperlakukan
dengansebaikbaiknya.
Rapattidakresmiyaiturapatyangdiselenggarakanolehpimpinandenganstafnyasertadiadakandiruangkantor
pimpinanatauruangrapatuntukmembahasmasalahyangmendesakatauterjaditibatiba.Padarapatinibiasanya
terjadidiskusidantukarpendapatatauinformasiuntukmengakrabkanpimpinandenganstafnya.Dalamhalini
sekretarishanyamembuatringkasanringkasansederhanahasilrapatyangmenjadikesimpulan.
SyaratSyaratRapat
Rapatdapatdikatakanberlangsungdenganbaikdanberhasil,apabilatujuanrapatyangtelahditentukantercapai.
Untukdapatmencapaitujuanrapat,adabeberapasyaratyangharusdiperhatikanpihakpanitiapenyelenggararapat.
Bagaimanakahsyaratsyaratrapatyangbaik?
Suatupertemuandapatdisebutsebagaisebuahrapatapabilamemenuhikriteriaberikut,yaitu:
a.Membicarakansuatumasalahyangberkaitandengantujuanorganisasi,perusahaan,instansi,pemerintah,danlain
lain,yangharusdirundingkan/didiskusikansecarabermusyawarah.

b.Padasaatrapatseluruhpesertaharusberperanaktif.
c.Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta
prasangka).
d.Adanyaunsurunsurrapatsepertipimpinan,notulen,moderator,pesertarapat,masalahyangdibahas.
Untukmencapaitujuanrapatagarrapatberhasil,setiappesertarapatharusmengetahuisyaratsyaratrapatyang
baik.Syaratsyaratrapatyangbaik,antaralain:
a)Persiapanrapat.
Persiapanrapatharusdirancangdandilaksanakanolehpanitiapenyelenggararapat.Secaragarisbesarpersiapan
yangharusdilaksanakan,yaitu:
1.Penentuantujuanrapatdanacararapat.
2.Penentuanwaktu,tanggal,hari,tahun.
3.Penentuantempat.
4.Akomodasi.
5.Konsumsi.
6.Media/peralatan.
b)Pelaksanaanrapat.
1.Suasanarapatberlangsungterbuka.
2.Parapesertarapatberpartisipasiaktif.
3.Adanyakendalidariketuarapat
4.Hindarkandebatkusir.
5.Bahasaharuskomunikatif.
6.Hindarkanmonopoliketikaberbicara.
7.Terdapatkeputusandankesimpulanrapat.
8.Adanyanotulen.
9.Acararapat.
10.Mediarapat.
11.Waktu.
UnsurUnsurRapat
Rapatyangtermasuksalahsatujenisdiskusiterdiriatasbeberapaunsur,diantaranya:
1.Tujuanrapat.
2.Masalahyangdirapatkan.
3.Pemimpinrapat.
4.Pesertarapat.
5.Mediarapat.
6.Notulisatausekretaris.
TataTertibRapat
Agarrapatbisamencapaimaksuddantujuannya,hendaknyarapatharusdikeloladenganbaikdanharusmengetahui
tatatertibrapatyangmemenuhikriteriasbb:
1.Tepatwaktudalammemulairapat.
2.Agendarapatdirumuskanataudisusundenganbaiksehinggapesertarapatdapatmengetahuisusunanacararapat.
3.Setiappesertasalingmenghargaipendapatyangdikemukakanpesertalain.
4.Adanyapartisipasidaripesertarapat.
5.Bersifatterbuka,artinyabersediamenerimakritikdansarandaripesertalaintanpaemosi.Dengantidakmelihatsiapa
yangberbicara,tapisetiappesertamaumendengarpendapatoranglain.
6.Tidakadapesertayangterlaludominanselamapertemuan.
7.Perdebatanbisaterjaditanpaharusmenjatuhkanpesertalainatauemosi,namunsalingmelemparkanargumenyang
kuattanpamenindasyanglainnya.
8.Setiapargumenataupertanyaanyangdiajukandisampaikansecarasingkat,jelasdanlugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau prokontra
pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk
mengambilkesimpulan.
10.Selaluadakesimpulanyangdiambilberdasarkanargumenargumenyangdisetujuibersama.
 Agarrapatdapatberhasildenganbaik,terlebihdahuluharusdibuatsusunanacararapat yangmerupakanurut
urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutupyaitu:

1. Pembukaan

2. Pembacaansusunanacararapat

3. Pembahasanmaterirapat

4. Lainlain

5. Penutup
Susunanacararapatdibacakandansebelumrapatdimulaidibagikankepadaseluruhpesertarapat,sehinggapeserta
rapatdapatmengetahuiagendarapatdansusunanacararapatsehinggarapatdapatberjalandengantertib.Jaditata
tertibrapatmerupakansuatuaturanrapatyangbiasanyadibacakanataudibagikankepadapesertarapatsebelum
rapatdimulaidengantujuanagarrapatdapatberlangsungdengantertibdantidakmembuangbuangwaktusecara
percuma,sehinggatidakakanmendengarlagikeluhanpegawai,Apasih,gunanyarapat?.
BerdasarkanBukuKamusBahasaIndonesia,EdisiKeduaterbitanBalaiPustaka,diuraikanbahwayangdimaksud
denganrapat adalahpertemuan(kumpulan)untukmembicarakansesuatu,sidang,majelis.Sedangkandiskusi
adalahpertemuanilmiahuntukbertukarpikiranmengenaisesuatumasalah.
DalambukuEtikaKomunikasikaranganSamsirRambe,yangdimaksuddenganrapatialahkumpulanbeberapa
otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
penjelasan,memecahkansuatupersoalandansekaligusmengadakanperundingandemi memperolehsuatuhasil
yangdisepakati/disetujuibersama.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud
denganrapatialahpertemuanataukumpulandalamsuatuorganisasi,perusahaan,instansipemerintahbaikdalam
situasiformalmaupunnonformaluntukmembicarakan,merundingkan,danmemutuskansuatumasalahberdasarkan
hasilkesepakatanbersama.
Jadi,dalamsetiaporganisasi,perusahaan,instansipemerintahpadasaattertentuseringmengadakanrapat.Rapat
yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktuwaktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal
maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat
diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya
penyelenggaraanrapatdilaksanakanditempattempatyangsantai(sambilhiburan)sepertiditempatrekreasi,
rumahmakan,danlainlain.Halyangdibahasdalamrapattentunyasegalasesuatuyangberkaitandengansuatu
kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan
komunikatif,sehinggatercapaisuatukeputusanhasilkesepakatanbersama.Rapatdapatdikatakanberhasilapabila
tujuanrapat(yangtelahditentukan)tercapai.

ProsedurRapat
Istilahprosedurrapardankaitannyadenganpertemuanataurapatmaksudnyaialahpadasaatmenyelenggarakan
rapat,makapihakpenyelenggaraharusmelakukankegiatandenganmengikuticaraatautahapkegiatanyangtepat
danbaiksesuaiketentuanumumyangberlakudalamrapat.
Adapunprosedurpertemuanataurapatsecaraumum,yaitusebagaiberikut:
 a.Panitiapenyelenggaramelakukanprapersiapansepertimenentukanmasalah,tujuan,danmaksudrapat,pemimpin
danpesertarapat,mengirimkannotularapatsebelumnya.
b.Panitiapenyelenggaramelakukanpersiapansepertimenentukanacararapatdanmenyusunnya,menataruangrapat,
menyiapkanperalatanperangkatlunakdankeras,peralatanmenulis,menyusulkanbahanrapatyangbelumsempat
dikirim,menyusunkonvokasiatauundanganrapat,menempatkanpesertasesuaidenganfungsidankedudukannya.
c.Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat
mempunyaihakdankewajibanyangsama.Maksudnyaseluruhpesertarapatmempunyaihakuntukberbicaradan
mempunyaikewajibanuntukmenyumbangkanhasilpemikiran.
d.Seorangnotulisbilarapattelahselesaiharusmampumencatatjalannyaacararapat.Halyangdicatatialahintiinti
pembicaraanselamaberlangsungnyaacararapat.
e.Bilarapattelahberakhirmakapihakpenyelenggaraharusmempunyainotularapatyangditulisolehnotulisatau
sekretaris.Notularapatatauhasilnaskahrapatbiasanyaharusdiperbanyakataudigandakandandikirimkanatau
didistribusikankepadapeserta rapat, baikyanghadir maupunyang tidak hadirpadawakturapat,ataudikirim
kepadapihakluar/ekstern.
Jadi,secarasederhanadapatdisimpulkanbahwaprosedurrapatataupertemuanterdiriatasempatunsur,yaitu:
1.Prapersiapan,
2.Persiapan,
3.Pelaksanaan,
4.Penggandaandanpendistribusian.
Selainkeempatunsurtersebutdiatasterdapathallainyangmempengaruhiprosedurrapat,yaitujenisrapatdan
tujuanrapat.Jikatujuandarikomunikasiialahtercapainyasuatukeputusanatauadanyapemecahanmasalah,maka
saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan
penyajian/presentasiformaldenganjumlahpesertarapatyangbesarsepertikonvensipenjualan,rapatpemegang
saham,presentasiuntukanaliskeamanan,danfungsifungsiupacara,padaumumnyadiadakandiauditorium.Untuk
memperbesarobjekdalampresentasiiniseringkalidigunakanalatbantuaudiovisualsepertifilm,audiorekaman,
danslideshow.
EtikaRapatDanGayaKomunikasi.
Salahsatuetikayangharusdipahami danditerapkanadalahetikarapat.Ketikaakanmelaksanakanpertemuan
(bisnisataurapat)makaperhatikanlahprosedurdanetikarapat.Yangdimaksuddenganetikarapatadalahnorma,
nilai,kaidah,atauukurantingkahlakuyangbaikketikamelakukanrapat.
Gayakomunikasisebenarnyamerupakanbagiandarietikarapat.Padasaatpertemuansetiaporangyangberbicara
mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.Komunikasi yang
efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai
berikut:
1.Persepsi.
2.Ketepatan.
3.Kredibilitas.
4.Pengerndalian.
5.Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya
komunikasi.Gayakomunikasiseseorangsangatmenentukankeberhasilansuatukomunikasi.Beberapahalyang
harusdiperhatikandalamgayakomunikasi,antaralain:
1.Pesyaratankomunikasiyangefektif.
2.Bahasaisyaratialahgerakanbadan/tubuhatauekspresiwajah.
3.Bahasayangdigunakanjelas,singkat,tepatdansantun,sertadapatdipahamidenganmudaholehoranglain.
4.Budipekerti,watak,danetikaturutmempengaruhigayakomunikasiseseorang.
5.Gayabahasayangdigunakanmenentukangayakomunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat halhal lain yang dapat menarik dalam
mempengaruhipembicaraan.Halhalmenarikyangdapatmempengaruhipembicaraanantaralain:
1.Pakaian.
2.Pandanganmata.
3.Mimikwajah.
4.Sikapbadan.
5.Suara.
6.Tulisan.
TeknikMembukaDanMenutupRapat
Teknikmembukarapat,yaitusebagaiberikut:
1.Kalimatpembukaharusmenarikataumemikat.
2.Kalimatpembukaberisikalimatyangmembangkitkanmotivasiparapendengarsecaracermat.
3.Kalimatpembukaberisiuraiansecaraumumtentangmateri/topikyangakandibahas.
4.Berikanpenegasanataupenekananpadatujuandaripembicaran.
5.Gunakankalimatyangsingkat,jelas,tetapilangsungmenarikperhatianparapendengar.
6.Padaawalpembicaraandapatdipakaibeberapateknik,seperti:
a)Penggunaandata.
b)Anekdot.
c)Membuatpertanyaan.
d)Mengungkapkansesuatuyangunikdanistimewa.
e)Pribahasa,katabijak,dankutipandarikitabsuci.
Teknikmenutuprapat,yaitusebagaiberikut:
1.Menyusunringkasanataukesimpulan.
2.Kalimatpenutup.
PENGENDALIANRAPAT
1.Pengendalianrapatsecarabebasterbatas(OverHead)
Adalahpengendalianrapatdengancaramembiarkanparapesertaberbicarasecarabergantian,mengaduargumentasi
danberlangsungtanpapimpinanrapat.Pimpinanrapathanyamemperhatikanuntukmengambilintipembicaraan
dansetelahdipandangcukuppimpinansegeramengambilkesimpulanuntukdijadikankeputusan.
2.Pengendalianrapatsecaraketat(ClosedControlled)
Pesertahanyabolehberbicara,bertanyaataumenjawabdenganseizinpimpinanrapatdanbilaperluwaktudibatasi.
3.Pengendalianrapatsecarakombinasi(1dan2)
Carapengendalianrapatsecarabebasterbatasdansecaraketat,digunakansecarabergantiandisesuaikandengan
situasijalannyarapat
TEKNIKPENYELENGGARAANRAPAT
Setelahpesertarapatberkumpul,makarapatdibukaolehpembawaacararapat(MC)denganucapanterimakasih
ataskehadiranpesertarapatdansekaligusmembacakansusunanacararapatdantatatertibselamarapatberlangsung.
Setelahitupembawaacaramenyerahkanrapatpadapimpinanrapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan
menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh
mendominasipembicaraandalamrapatdemitercapainyatujuanrapat.Pemimpinrapatharusbisamenciptakanrasa
 aman,suasanapersaudaraan,salingmembukadiridantidakadakesansikapotoriter,mempunyaiketerampilan
berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan
bersama.
PimpinanrapatyangbaikadalahpimpinanyangdapatmemberikankeleluasaanpesertauntukBerbicaraspontan,
dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan
gagasanyangcemerlang.Menyampaikanopiniyangtidaksejalandenganpimpinankarenamerakamerasapimpinan
tidakmengekangpendapatnyabahkanmemberikebebasandalamberagumen.Mencapaikeputusanbersamatanpa
selalumemintapemimpinsebagaipenentuakhir.
Rapatakanmenjadiefektifbila:

Ketergantunganpesertarapatpadapimpinantidakbesar.

Tidakadaperbedaanmenyolokantarapimpinandanpesertarapat.

Kesadaranpimpinanakanpentingnyapartisipasipesertarapat.
Langkahlangkahdalammenegefektifkanrapat
PerencanaandanPersiapanRapat
ApakahRapatdiperukan?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidakdiperlukan.
Temukanapayangterjadi
Andamemerlukankeputusanyangcepat
Rapatkuartalan/Bulanan/Mingguan
Andainginmelibatkansetiaporang
Menyampaikaninformasiyangtidakkontroversi
Siapayangharusdiundang?
Orangorangyangperludiundangdalamrapatialahyang:
Perlumemberikanpersetujuan
Punyakeahlianatauinformasiyangdiperlukan
Punyakeahliandanintelegensiauntukmembantukelompokmenghasilkangagasanyangdibuat
Akanmelaksanakankeputusan
Akanmendoronggagasanandauntukrapatitu
Akanmemberikankontribusiolhhasilnya
Secaralangsungakanterpengaruh.
InformasiLatarBelakang
Menciptakansebuahagenda
Agendasangatbesarefektivitasnyadalammengorganisirdanmeluruskanrapat,
tetapijarangdigunakansecaraefektif.
Mengantisipasidanmencegahmasalah.
Kitaharusmengantisipasibeberapahalsebagaiberikut:
Orangorangyangbermasalah
Topiktopikpanas
AgendaRapat
Agendayangbagusdapatmenyelesaikansetengahdaripekerjaananda,bahkansebelum
 rapatdimulai.
Menilaibutirbutiragenda
menilaiPermasalahan
menilaiTujuan,apakahuntukmemberikaninformasi?,diskusi?Ataumemutuskan?
menilaiKpentinganrapat
Butirbutirstandar
Notulenrapatterakhir
Memintamafkarenatidakhadir
Permasalahanpermasalahan
Lainlain
Tangaldanwaktuberikutnya
Urutan
Halpalingpentingpertama
Halkurangpentingpertama
masalahmasalahrutin.
Penentuanwaktu

Menjagaagarrapattetappadajalur

memberitahusetiaporangbahwawaktuituterbatas

Rapatdapatlebihmudahdikendalikan

Memotivasiorang

Adatujuanyangdapatdiselesaikan.
MenulisAgenda
Contohagendarapat
NoButirTujuanTanggungjawabWaktu
Pertanyaan2Diskusi/infornmasi/keputusanSemua/perorangan5menit
MemimpinRapat
1.MerencanakandanPersiapan
2.MembukaRapat
3.Penyampaianagenda
4.Penyampaianbutirrapat
5.Penyampaiantujuan
DiskusidanPartisipasi
1.Memotivasi
2.Mendengarkan
3.Mengendalikan
MendapatKesepakatandanPersetujuan
MenilaiKeberhasilan(menutuprapat)
MenilaiUlangRapat
BiayaRapat
 MengambilTanggungjawab
Memikirkanulangrapat
Penyebabkegagalanrapat
Beberapaperangkatdibawahinidapatmembantusupayarapatlebihefektif
Agenda
TEKNIKMENGAJUKANPENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaanpertanyaan
kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknikbertanyaakanberhasilbilapertanyaandaripesertarapatmempunyainilaitambahdanberisiideideyang
berguna.
Padadasarnyaada4teknikbertanya:
a.Pertanyaanlangsung(directquestion)
Yaitupertanyaanyangditujukanlangsungpadaseorangpesertarapat.Pertanyaaninidapatdiajukanbilapimpinan
mengetahuibahwaorangyangditunjukdapatmenjawabpertanyaantersebut.
b.Pertanyaantidaklangsung(overheadquestion)
Yaitupertanyaanyangditujukankepadasemuapeserta,dimanapimpinanmenebarpandangannyakesegalapenjuru.
c.Pertanyaanmengembalikan(reversequestion)
Pertanyaanyangdiajukankepadaseorangpesertayangmengajukanpertanyaantersebut.
d.Pertanyaandilemparkan(Relayquestion)
Pertanyaanyangdiajukankepadaseseorangatausekelompokorangdimanapimpinanmengharapkanjawabandari
pertanyaanyangtelahdiajukansebelumnya.
Tujuandaripelemparankembalipertanyaanadalah:

1. Untukmerangsangdiskusidalamrapat.

2. Membahasmasalahsecaralebihterperincidanterbuka.

3. Menujukearahkesepakatanbersama.
Menurutkacamatahasilnyarapatdibagiduamacam:
1.Bersifatmengikat:

KongresSuaturapatyangdiadakanolehorangorangtertentu.
MusyawarahuntukmemutuskansesuatuyanghasilnyamengikatpesertarapatMuktamar.Konferensi

RapatSuaturapatyangdiadakanolehsuatuorganisasi
Musyawarahkerjamembicarakanmasalahmasalahprogramkerja.Konferensikerjayangsudahdilaksanakandan
menentukanlangkahlanjutan

Perundingan:suaturapatyangmembicarakansecaramendalam
2.Bersifattidakmengikat:

DEBAT:Diskusiyangdilakukansecaramendetailtentangsuatumasalah.Contoh:perbedaanpendapat
tentangkasusAmbon
 POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis.
Contoh:PolemiktentangpealarangnsiswaberJilbabdiSMKNegeri3Denpasar.

DISKUSIPANEL:Suatudiskusiyangdilakukanolehbeberapaorangdandiikutiolehsejumlahmasa.
Yangdibahastentangsesuatutopik,pembahasannyadariberbagaiaspek.Contoh:Diskusipaneltentang
pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian
masyarakat.

SIMPOSIUM:Samadengandiskusipaneltapijangkauannyalebihluas.

Tidakmengambilkeputusantapimengumpulkanpandanganpandangan,

Bersifatlebihformal.Contoh:SimposiumprospekekonomiIndonesiatahun2003.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang halhal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya
pengembanganternaksapi.

SEMINAR:Suatudiskusimembicarakansuatumasalahsecaraalamiahdidampingiahli.Contoh:Seminar
GurudengantemaMeningkatkanPerananGuruUntukMenyongsongOtonomiDaerah.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu
(bergerakdibidangtertentu)denganmaksuddantujuanuntukmenyempurnakankonsep/sistemyangada.
Contoh:LokakaryasistempendidikandiSMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unekunek. Contoh Sarasehan

SenimanSamarindatentangpemasungankreatifitas.

TEMUWICARA:Forumtempatmenyalurkanideide,unekunek,usulbiasanyadenganpejabat.Contoh:
TemuWicarapetanidenganIbuMegawati.

PENATARAN:Kegiatanpendidikandalam rangkamenyempurnakan/ meningkatkanpengetahuandan

keterampilan.Contoh:penataranpengurusOSISSeSamarinda.

PENLOK(PenataranLokakarya):KegiatanPendidikandalamrangkameningkatkanpengetahuansambil
menyempurnakankonseppengetahuanyangbersifatteknis.
C.PerencanaanRapat
Bantuanseorangsekretarisdalammerencanakanrapatmemegangperananyangsangatpentingdalammenentukan
produktivitasrapat.UntukitulangkahlangkahyangperlumendapatperhatianSekretarisdalammerencanakanrapat
yangsifatnyaresmiadalah:

1. PersiapanRuangandanTataRuangrapat
Ruanganuntukmenyelenggarakanrapatresmisangatmenentukankelancaranjalannyarapat.Adalahmenjaditugas
Sekretarisdalamuntukmempersiapkanruanganrapat.Untukrapatyangbersifatrutinbiasanyadiselenggarakan
diOperationRoomatauConferenceRoomyangtelahadadilingkungankantor.JikarapatdiselenggarakandiHotel
SekretarisharuspesankepadaManajerHotelagartempat,waktu,tanggaltelahdipasangdipapanpengumuman.
Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah
memperispakan spanduk misalnya : Selamat DatangPara Peserta Rapat .. Sehari sebelum rapat dimulai
sekretarisperlumengadakangeneralcheckterlebihdahuluagarsegalanyabisadipersiapkansebaikbaiknya.
PersiapkanpulaTataRuang(Layout)rapatberdasarkanpertimbangan:

Jumlahpartisipan

Hubunganmasingmasingpartisipan

Levelkeintiman

Jenisrapat(diskusi,presentasi,kuliahdll)

ApakahAndainginmeningkatkanataumemperkecilinteraksi
2.PersiapanAministrasi
a.membuatSuratUndanganrapat.
PersiapansuratUndangansebaikbaiknyadandisampaikanpalinglambattigaharisebelumpenyelenggaraanrapat.
Dalamsuratundanganmemuathari,tanggal,jam,waktudanacararapat.
b.menyusunacara/agendarapat.
Susunlahacararapatsecaratepat,secaraberurutandenganmembuatpokokpokoknyasaja,danperhitungkanwaktu
yangdirincijamataumenitnya.
c.menyusundaftarHadir
Buatlahdaftarhadiruntukpesertarapat.Daftarhadirbisaberupabukutamubisajugaberupalembaranbiasa.Guna
daftarhadiruntukmengetahuijumlahpesertarapatdansebagaidokumentasi.
d.Mempersiapkanbahanrapat
Bahanrapatyangperludipersiapkanjauhsebelumrapatdiadakanbisaberupa:

Hasilrapatyanglalu

Hasilkertaskerjaparapesertayangakandibahas

Peraturanperaturanyangdiperlukan

Bahanbahanpenerbitanyangberkaitandenganmaterirapat

Alatalattulis,flipchart,marker,penngaris,bloknote,pensildansebagainya
e.Persiapanperalatanrapat
Sekretarisperlumenginventarisasialatalatyangdigunaknuntukkeperluanrapatseperti:

Papandanalattulis

Flipchartyaitukertaskertasyangdigantunglengkapdenganmarkernya
 OHP,slidelengkapdenganlayarnyadenganprogramMicrosoftPowerPoint.

Soundsystem,taperecorder

Mapatautasuntuktempatbahanbahanrapat

Blocknote,ballpoint

Tustelhandycamuntukmengabadikanrapat
f.Membuatcatatanhasilrapat(notulis)
NOTULA
Notulaadalahcatatanlaporansingkattentangpembicaraanataukeputusandalamrapat.Notulaberfungsisebagai
buktitelahdiadakanrapat,sumberinformasibagipesertarapat,landasanbagirapatberikutnya,alatpengingat
pesertarapat.
Maksudpembuatannotulaadalahagarapayangtelahdibahasdalamrapatbaikrapatuntukpemecahanmasalah
ataurapatuntukpengambilankeputusandapatmenjadiacuanbagirapatselanjutnya.Danbagipesertarapatyang
tidakhadir,notuladapatmenjadiinformasiatasmateriyangdibahasdankesimpulanyangdiperoleh.Notuladapat
jugauntukmelihatperkembanganperusahaandariwaktukewaktu.Notuladapatdibagikankepadapesertarapatbila
telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakantugasitu,danposisiduduknyadekatpimpinanagarsekretarisdapatmenebarpandangankeseluruh
peserta.
Halhalyangharusdiperhatikandalampembuatannotula:

1. Ringkastapijelasdanlengkapsehinggamudahdipahamidantidakmenimbulkanpenafsiranyangberbeda
beda.

2. Dibuatbukanberdasarkanpemikirannotulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak
membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang
menyangkutpertimbangankhusus,sertamateriyangberupakeputusan

5. Menggunakanbahasayanglugasdanlangsungpadapokokpembicaraan
Notulayangdibuatsaatrapatberlansungmerupakannotulaawal.Notulainiperludisempurnakandengantidak
mengubahisimaterisemula,kemudiandiketikrapidandimintakanpersetujuanpadapimpinanuntukmenjadinotula
akhir.
Halhalyangharusdiperhatikandalampenyusunannotula:

1. Bilarapattersebutrapatrutin,sebaiknyadiberinomorurutrapat,bulan,dantahunrapat.Misalnya:Rapat
PengurusYayasanAmalMaret2007
 2. Perludiinformasikanpadajudulnotularapat;apakahrapattersebutmerupakanrapatpemberianinformasi,
rapatpemecahanmasalahataurapatpengambilankeputusan.

3. Susunannotulalengkap:darijudulsampaipenutupdiakhiridengantandatanganpimpinandannotulis
rapat

4. Walaupunnotuladibuatringkas,namunsetiappesertayangberbicaraperludisebutkannamanya,misalnya
IbuMeynarmemberikanusulantentang.........

5. Keputusanyangdiambildalamrapathendaknyadicatatsecaralengkap

6. Waktudimulaidanberakhirnyarapatdituliskandalamnotula
Persiapandalampembuatannotula:

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakanPersonal ComputerataupunNote
BookatauLaptopuntukpenyusunannotula.

2. Sediakankasetrekamanbilaadapembicaraanyangtidakdapatditulis.

3. Memahamiprosedurrapatsebelumrapatdimulai

4. Sediakanbukubukureferensiyangmenunjangmaterirapat
IsiNotulaRapat
1.Judulnotulabesertanamaorganisasiatauunitorganisasiyangmenyelenggarakanrapat.
2.Hari,tanggal,tempatsertawaktudimulaidanberakhirnyarapat.
3.Pemimpinrapat
4.Sifatrapat.
5.Namapesertabaikpesertayanghadirmaupunyangtidakhadir.
6.Penyempurnaannotularapatsebelumnyadanpengesahannya.
7.SusunanAcararapat/agendarapat(tulissecaraberurutan)
8.Jalannyarapat(pembukaansampaidenganpenutup)
9.Ringkasanjalannyarapat.
10.Hasilrapat.
11.Halhalyangdibicarakandalamrapat.
12.Tempat,tanggal,bulandantahunpemnuatan
13.Catatankhusus.
14.Namadantandatanganpimpinandannotulisrapatdibagianakhir.
15.Pembuatnotula(sekretaris)
16.Pengesahannotulaolehketuarapat
Praktik
PTSandikaCitraCendikiabermaksudhendakmengadakanpertemuan/rapat berupaprogramtrainingpenjualan
denganmetodebaru,pertemuaninidilaksanakansehariyangdiikutioleh6karyawan.Agendarapatsebagaimana
tercantumdiatas.Tugasandasebagaisekretarisadalah:
1.Buatgambarlayout(TataRuang)rapatdenganketentuan:
 Peserta6orang

UkuranMeja50x80cm

Ukurankursi50x50cm

BentuktataruangletterO

Dilengkapidengankomputer,OHPuntukmediarapat
2.Buatsuratundanganrapat,tanggalhariini
3.Siapkanlayoutnotularapatyangakandigunakan
4.Ungkapkanucapanyangtepatdalammembawakanacarapembukaanrapat

MENYELENGGARAKANPERTEMUANATAURAPAT
Bab. II Menyelenggarakan Pertemuan / Rapat
Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil apabila semua fakror
pendukungnya tersedia.Pertemuan yang di maksud yang di maksud di dini ialah
pertemuan formal berupa rapat. Termasuk ke dalam factor pendukung
penyelenggaraan sebuah rapat, antara lain melakukan prosedur pertemuan,
memperhatikan etika pertemuan dan gaya komunikasi, mengetahui tata tertib rapat,
mempunyai keterampilan ketika rapat seperti membuka dan menutup rapat,
memimpin rapat, mengajukan pendapat, serta menyusun notula rapat dan resume
rapat.
A. Prosedur Pertemuan
Dalam buku kamus besar bahasa Indonesia, terbitan balai pustaka diuraikan
bahwa prosedur adalah :
1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem .
Istilah prosedur pertemuan dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya
ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus
mengikuti cara atau tahap kegiatan.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, sebagai berikut :
1. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan, sperti menentukan masalah,
tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
2. Panitia penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya.menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dank
eras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat, yang belum sempat di kirim,
menyusun konvokasi atau undangan rpat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
3. Seorang notilis, bila rapat telah selesai, harus mampu mencatatjalannya acara
rapat. Hal yang di catat ialah inti inti pembicaraan selama berlangsungnya acara
rapat.
Jadi secara sederhana dapat di simpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat
terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut diatas, terdapat hal lain yang mempengaruhi
prosedur pertemuan, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat.
B. Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

1. Etika pertemuan
Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik, yang
sesuai dengan agama, tradisi, dan hokum setempat.
Salah satu etika yang harus di pahami dan di terapkan adallah etika pertemuan.
Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik
ketika melakukan pertemuan seperti rapat. Ketika melakukan
pertemuan/rapat,setiap,orang harus mempunyai etika seperti :
Kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik;
Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan/rapat.
2. Gaya komunikasi
Pada saat pertemuan, setiap orang yang berbicaramempunyai kebiasan dan gaya
tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang
efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan
a. Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, atau pandangan
dengan tepat sehingga dapat di terima orang lain..
b. Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka
berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscommunication (komunikasi
yang salah).
c. Kredibilitas
 Pada saat berkomunikasi dalam rapat, setiap peserta harus memiliki rasa saling
percaya.
d. Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun akan
berupaya agar pandai mengendalikan lawan bicaranya
e. Kecocokan/keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan
semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan berhasil
memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

Gaya komunikassi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi.

Hal yang harus di perhatikan dalam gaya komunikasai, antara lain:
a. Persyaratan komunikasi yang efektif, seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan.
b. Bahasa yang di gunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat di pahami
dengan mudah dengan orang lain.
c. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi, seseorang.
Gaya bahasa yang sering di gunakan antara lain :
1. Gaya bahasa hiperbola
2. Gaya bahasa klimaks
3. Gaya bahasa antiklimaks
4. Gaya bahasa simbolik
Hal hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
a. Pakaian
Cara seseorang berpakain mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian yang
rapi, bersih, dan tepat (sesuai situasi) akan menumbuhksn rasa percaya diri dan
harga diri. Pakaian harus serasi, sederhana, lengkap (tidak ada kancing yang opot
atau sobek). Begitu pula dengan sepatu yang di pakai dan tatanan rambut
b. Pandangan mata
Pada saat berbicara, pandangan mata perlu terarah dengan baik.Karena, pandangan
mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma, dan kewibawaan.
c. Mimik wajah
Pada saat berbicara, mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan.
d. Sikap badan
Pada saat berbicara dalam rapat, kadang sambil duduk kadang sambil berdiri.Sikap
badan ketika berbicara, baik duduk maupun berdiri, harus tegak jangan sampai
bungkuk.Kuasailah diri sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta
rapat, sehingga pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.Sikap badan pada saat
berbicara selain tegap, tangan dan kaki harus terkendali. Gerakan tubuh atau
 anggota tubuh bila tidak terkendali maka akan memberri kesan gugup atau
nervous.
e. Suara
Suara merupan pembawaan seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara
dapat berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal hal beriikut :
1. Jelas
2. Intonasi
3. Semangat
4. Ekspresi
f. Tulisan
Pada saat rapatseorang pembicara kadang harus menjelaskan sessuatu di sertai
tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain. Media komunikasi
seperti computer dapat berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan materi.
C. Teknik membuka dan menutup rapat
Bagaimanakah teknik membuka dan menutup rapat yang baik?Agar dapat
membuka dan menutup rapat dengan baik, di perlukan suatu keahlian khusus
berupa keterampilan berbicara.
Terampil berbicara maksudnya ialah berbicara secara menarik, jelas, dan
dapat di mengerti sehingga mencapai tujuan di dalam berkomunikasi.Agar terampil
berbicara, perlu memperhatikan hal hal berikut ini.
1. Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Berbicara dengan jelas, singkat, tepat dan santun
3. Menghargai dan menghormati lawan bicara
4. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah/tema pembicaraan
5. Menggunakan kalimat kalimat yang pendek .
Keterampilan berbicara seperti telah di uaraikan diatas, berguna pula untuk di
terapakan dalam rapat, misalnya pada saat membuka dan menutup rapat.
1. Teknik membuka rapat
a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat
b. Kaliamat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar
secara cermat.
c. Kalimat pembuka berisi uaraian secara umum tentang materi/topic yang akan di
bahas.
d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan.
e. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.
f. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik.
2. Teknik menutup rapat
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
 Maksud membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis
besar isi pembicaraan, sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui
secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. Kalimat penutup
Pendengar diingatkan agar dapat ikut merasakan dan menyerap apa yang telah di
bicarakan kadang pendengar tidak mengikuti pembicaraan secara keseluruhan.
Ikhtisar merupakan inti pembicaraan yang diambil dari ringkasan.
D. Teknik memimpin rapat
Salah satu factor keberhasilan dalam penyelenggaraan rapat ialah adanya
pemimpin rapat yang abik dan terampil.

1. Sikap dan sifat pemimpin rapat

Sikap dan sifat yang harus di miliki seorang pemimpin rapat :
a. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas, terutama yang
berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas, dan menambah wawasan
dengan membaca berbagai buku, membuka internet, dll
b. Seorang pemimpin rapat arus dapat mengendalikan rapat.
c. Seorang pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas
d. Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
e. Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat.
f. Pemimpin rapat berusaha agar selurruh peserta rapat memiliki kesempattan untuk
memberikan gagasan.
g. Pemimpin rapat memimpin rapa menurut proseedur perusahaan dan tata cara
pertemuan.
2. Fungsi seorang pemimpin rapat
Seorang pemimpin rapat, pada saat pemimpin rapat, harus sudah mengetahui
fungsi atau kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Fungsi pemimpin rapat :
a. Sebagai pengarah
b. Sebagai fasilisator
c. Sebagai layar pemantul
d. Sebagai penengah atau katalisator
e. Sebagai motivator
f. Sebagai pemantul dan penentu keputusan
3. Beberapa hal yang perlu diperhatikan seorang pemimpin rapat
Untuk menjaga segala kemungkinan serta memberikan jawaban yang memuaskan
terhadap setiap pertanyaan peserta, maka pemimpin rapat harus memperhatikan hal
hal berikut.
a. Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian
b. Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya
c. Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran
d. Menjawab pertanyaan dengan jujur dan obyektif
e. Menjawab pertanyaan di sertai dengan buku dan contoh agar jawaban pembicara
dapat di pertanggung jawabkan
f. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat
menguji kepandaiannya
g. Ketika menjawab pertanyaan, hendaknya pandangan mata ditujukan kepada
pendengar/penanya.
4. Teknik bertanya dalam rapat, yaitu :
a. Pertanyaan langsung
b. Pertanyaan umum
c. Pertanyaan terbuka
d. Pertanyaan mengembalikan
e. Pertanyaan dipindahkan
f. Pertanyaan factual
g. Pertanyaan retoris
h. Pertanyaan penghargaan

i. Pertanyaan leading

KEGIATAN BELAJAR 2
Standar Kompetensi : Melaksanakan Dan Melakukan Pertemuan
Kompetensi Dasar : Menyelenggarakan Pertemuan
Indikator Permbelajaran : Setelah mempelajari materi berikut ini, diharapkan peserta
diklat mampu:
1. Menjelaskan teknik membuka rapat
2. Menjelaskan teknik menutup rapat
3. Menjelaskan teknik memimpin rapat
4. Menjelaskan teknik mengajukan pendapat dalam rapat
5. Menjelaskan jenis-jenis rapat
6. Menjelaskan tata tertib rapat
7. Menjelaskan pengertian, macam-macam dan fungsi notula

MATERI PEMBAHASAN
A. TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT
1. Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat
b. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar
secara cermat. Pembicaraan harus mengetahui kondisi para pendengar seperti sifat
pendengar, pendidikan, suasana yang terjadi.
c. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi yang akan dibahas.
Topik-topik yang akan menjadi alat pendorong atau memotivasi pendengar untuk
mengetahui lebih lanjut akhir pembicaraan.
d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu, hal-hal
yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para
pendengar.
e. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.

2. Teknik menutup rapat

Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang
telah dibahas. Maksud membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat
kembali garis besar isi pembicaraan, sehingga melalui ringkasan ini para pendengar
mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. Kalimat penutup
Berguna untuk menggugah kembali minat dan perhatian para pendengar terhadap isi
pembicaraan yang telah di bahas. Berikut ini, beberapa ketentuan tentang cara
seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
a) Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang
akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
b) Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat
mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
c) Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.
d) Beberapa cara untuk membuat kalimat penutupan pembicaraan, yaitu:
Mengulangi inti pembicaraan dengan menjelaskan yang singkat.
Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.
Berisi pujian atau sanjungan kepada pendengar
Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa
Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair.
e) Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.
B. TEKNIK MEMIMPIN RAPAT
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama yang berkaitan
dengan pokok permasalahan yang sedang dibahas menambah wawasan dengan membaca
berbagai buku, membuka internet.
2. Dapat mengendalikan rapat
Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapat 3 macam cara, yaitu sebagai berikut:
a. Pengendalian secara bebas terbatas (over head)
Dalam teknik ini pemimpin rapat membiarkan peserta berbicara langsung tanpa harus
melalui pemimpin rapat.
b. Pengendalian secara ketat (close controlled)
Pengendalian rapat dengan cara ini, peserta rapat ketika berbicara dibatasi.
c. Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat
Dengan melakukan gabungan kedua cara ini, maka peserta rapat dapat berbicara
secara tertib karena dikendalikan secara bebas terbatas.
3. Harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas
4. Harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat
5. Dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat
6. Berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan.
7. Harus memimpin rapat menurut prosedur pertemuan

C. TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT DAN BERTANYA DALAM RAPAT

Teknik bertanya dalam rapat, taitu:
1. Pertanyaan Langsung
Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung
berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat.
Contoh : Saudara Rono menurut pendapat Saudara bagaimana cara promosi yang efektif.
2. Pertanyaan umum
Diajukan untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat. Semua diajak serta untuk berfikir
mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contoh : Menurut pendapat Saudara-saudara bagaimana cara promosi yang
efektif?
3. Pertanyaan terbuka
Pertanyaan umum dalam pertanyaan terbuka, pertanyaan diajukan secara terbuka, yang
diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum.
Contoh : Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?
4. Pertanyaan mengembalikan
 Pertanyaan mengembalikan ialah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau
pertanyaan dijawap dengan pertanyaan lagi.
Contoh : Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, Saudara ketua, mengapa promosi
tidak kita lakukan pada bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut Saudara A
sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?
D. TATA TERTIB RAPAT
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut:
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan
d. Bila tidak hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan padaa saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata terbib mengerjakan tugas perorangan atau kelompok
e. Tata tertib istirahat / makan/ minum
3. Peraturan pada saat selesai rapat
a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. Mengikut pelaksanaan rapat selanjutnya

E. NOTULA RAPAT
1. Pengertian Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Istilah notula ini sama dengan notulen,
keduanya termasuk kata baku. Hanya dari segi pemakaian dalam rapat kata notula lebih
sering digunakan.

2. Macam-macam notula
a. Notula Harfiah
Adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam
rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. Notula harfiat biasanya
berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan
gabungan dari keduanya.
 b. Notula Rangkuman
Adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis
harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat
memilah dan memilah setiap pembicaraan.
3. Fungsi notula
Beberapa Fungsi atau kegunaan notula, yaitu sebagai berikut:
a. Sebagai dokumen dan alat bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Contoh pendaftaran suatu organisasi bila ada perubahan bentuk atau
penutupan suatu organisasi.
b. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
Meskipun peserta rapat berhalangan hadir, sebaiknya dia tetap mengetahui materi
yang dibahas dan hasil dari rapat.
c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direalisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Biasanya setelah pembukaaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingat para peserta rapat.
e. Sebagai dokumen
Notula berfungsi sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut
kreonologis dan dijilid rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sistem
pengarsipan.
f. Sebagai alat untuk rapat semu
Rapat semu maksudnya adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.
Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.

KEGIATAN BELAJAR 3
Standar Kompetensi : Melaksanakan dan Melakukan Pertemuan
Kompetensi Dasar : Menggandakan dan Mendistribusikan Hasil Pertemuan
Indikator Permbelajaran : Setelah mempelajari materi berikut ini, diharapkan peserta
diklat mampu:
1. Menjelaskan mesin pengganda
2. Menjelaskan cara penggandaan
 3. Mengoperasikan faksimile

MATERI PEMBAHASAN

A. ALAT ATAU MESIN PENGGANDA DAN CARA PENGGANDAAN

Untuk memudahkan pengiriman hasil rapat, tentu diperlukan alat-alat untuk memperbanyak
hasil rapat. Alat-alat untuk memperbanyak hasil rapat atau penggandaan naskah dapat
digunakan mesin-mesin pengganda.
Setiap mesin pengganda mempunyai cara kerja atau proses penggandaaan yang berbeda-beda
. Berikut ini proses penggandaan masing-masing pengganda:
1. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin yang harus dimiliki oleh kantor-kantor yang berguna untuk
memperlancar pekerjaan kantor. Pada saat ini ada tiga macam mesin tik, yaitu:
a. Mesin ketik manual
b. Mesin ketik listrik
c. Mesin ketik elektronik

Cara Pengoperasian.
Dengan menggunakan kertas karbon beberapa helai mesin tik dapat dipakai untuk
menggandakan dokumen hasil rapat.

2. Mesin Stensil
Penggandaan dengan menggunakan mesin stensil dilakkan jika membutuhkan kopi dalam
jumlah yang banyak.
Macam-macam mesin stensil:
a. Mesin stensil manual
b. Mesin stensil listrik
c. Mesin stensil manual dan listrik

Cara mengoperasikan mesin stensil, yaitu sebagai berikut:

a. Pasanglah lembaran stensil pada silinder mesin stensil. Bagian depan dari lembaran
induk atau bagian yang diketik menempel pada silinder. Jika lembaran induk telah
benar-benar menempel, lembaran penguat disobek dengan jalan memutar silinder
beberapa kali. Periksalah apakan bagian dari lembaran induk yang menempelnya
sudah merata.
b. Mesin diberi tinta stensil dan putar silinder beberapa kali untuk meratakan tinta.
c. Siapkan kertas stensil dan taruhlah pada tempat yang telah tersedia pada mesin stensil
d. Setelah beberapa alat yang diperlukan diatur, buatlah cetakan percobaan, kemudian
atur kembali bila belum sesuai.
 e. Jika cetakan percobaan telah bagus, cetaklah naskah sesuai dengan kebutuhan dengan
jalan mengatur terlebih dahulu jumlah yang akan di cetak (perhitungannya) Jika
selesai dicetak ambil lembaran induk dari silinder dan tutuplah mesin stensil.

3. Fotokopi
Mesin fotokopi termasuk mesin pengganda yang banyak digunakan. Suatu dokumen
dapat dengan mudah digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang
relatif singkat, sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan asli. Mesin ini lebih
efektif apabila penggandaannya kurang dari 100 lembar.

Cara mengoperasikan mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut:

a. Letakkan naskah yang akan digandakan di atas mesin fotokopi berupa kaca.
Sebelumnya siapkan kertas HVS untuk hasil fotokopi, lalu letakkan pada tempat yang
telah tersedia.
b. Tekan jumlah penggandaan yang diinginkan (angka-angka terletak di sebelah kaca).
c. Tutup naskah yang akan difotokopi dengan menggunakan mesin penutup fotokopi
(penutup fotokopi bersatu dengan meja fotokopi)
d. Tekan tanda operasi atau star.
e. Hasil ganddan akan keluar secara otomatis.

4. Multigraph
Multigraph ialah mesin pengganda yang menggunakan proses cetakan (imprinting
process).
Cara mengopersikan multigraph, yaitu sebagai berikut.
a. Huruf cetakan yang tertera pada lempeng dari karet, kayu atau seng tempat tulisan
dari naskah yang akan digandakan disusun dalam huruf-huruf seperti cetakan.
b. Dalam multigraph terdapat alat yang berguna untuk mengatur dan memberikan
jumlah tinta yang diperlukan. Pada kertas yang melalui lempeng yang telah dibasahi
dengan tinta akan terjadi salinan yang dikehendaki. Dalam sistem pita, duplikasi
diperoleh melalui pita dengan cara seperti pengetikan biasa.
c. Pada saat mengetik hasil ketikan dapat langsung pindah kepada suatu blanket. Sekitar
70 baris ketikan dapat dimuat oleh suatu blanket dan kertas sehingga bila kertas
ditindih pada ketikan akan terjadi pencetakan. Hasil penggandaan yang diperoleh
dengan cara ini akan persis sama dengan aslinya.

B. MENGOPERASIKAN FAKSIMILE
1. Pengertian
Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu fac artinya bikin, dan simile artinya serupa.
Istilah faksimele disebut juga dengan telecopier (Fotokopi jarak jauh). Dan disebut juga
 copying machine (mesin salinan). Mesin ini dapat memindahkan data dari komputer dan
dapat memindahkan data dari komputer dan langsung mencetaknya diberbagai tembap
atau diberbagai negara. Selain itu, disebut copying machine karena mampu mengirim
informasi atau dokumen ke berbagai tempat dalam waktu yang relatif singkat.
2. Fungsi
Sebagai salah satu peralatan yang banyak digunakan dikantor-kantor, mesin faksimile
difungsikan :
a. Untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita
inginkan.
b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat.
c. Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka faksimile dapat
difungsikan untuk:
a) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
b) Mencetak sampai beberapa lembar kopi
c) Menyimpan berbagai alamat.
3. Cara mengoperasikan mesin faksimile
Untuk mengoperasikan faksimile dapat ditempuh langkah-langkah sebagai berikut:
a. Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah.
b. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
c. Tekan tombol jumlah halaman yang akan diinginkan
d. Tekan tombol yes
e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
f. Lakukan pengkopian data / informasi.