Tata Cara Penyelenggaraan Rapat

RAPAT?

Pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok

untuk membicarakan suatu hal atau masalah yang
menyangkut kepentingan bersama
 FUNGSI RAPAT

1. Memecahkan masalah
2. Menyampaikan Informasi
3. Forum demokrasi
4. Sarana bernegosiasi
5. Sarana pembentukan peraturan
 ISTILAH RAPAT

1. Rapat 2. Rapat
Anggota Kerja

3. Rapat 4. Rapat
Kecil Lengkap

5. Rapat
Paripurna
 Jenis-Jenis Rapat
Jangka
Tujuannya Sifatnya Waktunya
Frekuensinya

Rapat
Rapat Resmi Mingguan Rutin
Penjelasan

Rapat
Rapat Tidak
Pemecahan Bulanan Insidental
Resmi
Masalah

Rapat Rapat
Perundingan Terbuka Semesteran

Rapat
Tertutup Tahunan
 Syarat-Syarat Rapat

1. Suasana 2. Tidak ada 3. Partisipasi Aktif

Terbuka Monopoli dari Peserta Rapat

5. Perdebatan
4. Bimbingan dan
Berdasarkan 6. Pertanyaan
Pengawasan dari
Argumentasi Singakat dan Jelas
Pimpinan
bukan Emosi

7. Disiplin Waktu
 2. Tipe
Laissez
Fair
1. Tipe 3. Tipe
Otoriter Demokrasi

Tipe
Pimpinan
Rapat
 4. Tipe
Perantara 5. Tipe
3. Tipe
Pemberi
Pemersatu
Semangat

2. Tipe 6. Tipe
Demokratis Penyerang

Tipe 7. Tipe
1. Tipe
Pendengar Peserta Pemberi
Informasi
Rapat
 Fungsi Peserta Rapat
1. Sebagai penyumbang data/informasi
2. Sebagai pembantu penyimpulan dan perumus
kesimpulan
3. Sebagai penerima hasil keputusan
4. Sebagai pemenuhan ketentuan
 Pengendalian Rapat

Pengendalian
Pengendalian Pengendalian
gabungan bebas
Bebas Terbatas Secara Ketat
terbatas dan ketat
Teknik Bertanya dalam Rapat

1. 2.
Pertanyaan Pertanyaan
Langsung Umum

3. Pertanyaan
Dioperkan
 Urutan Pelaksanaan Rapat
a. Pembukaan
b. Pembagian Tugas
c. Diskusi/Rapat Sindikat
d. Rapat Pleno
e. Perumusan
f. Penyelesaian
g. Reproduksi
h. Pendistribusian
 Penyelenggaraan Rapat
Faktor yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat

1. Undangan
2. Ruang Rapat 3. Akomodasi
Rapat

5. Minuman
4. Kesehatan dan Makanan 6. Alat Tulis
Kecil
 Pengaturan Tempat Duduk
1. Gaya Klasik/kelas
 Pengaturan Tempat Duduk
2. Gaya Konferensi
 Pengaturan Tempat Duduk
3. Gaya huruf U
 Pengaturan Tempat Duduk
4. Gaya round table
1. Pertemuan yang berlangsung
secara mendadak/pertemuan yang
berlangsung dalam waktu singkat
disebut dengan istilah rapat...
2. Rapat yang sudah ditentukan

a. Terbuka
waktunya...
3. Tipe pimpinan ini bersifat terbuka
dan mau menerima kritik dan
saran..
4. Rapat lengkap anggota dan
b. Demokratis
merupakan forum tertinggi dalam
melaksanakan wewenang dan c. Rutin
tugas..
5. Rapat yang dapat dihadiri oleh d. Tutup Buku
e. Penyerang
semua anggota organisasi dan
materi yang dibahas tidak
merupakan masalah yang bersifat
rahasia...
6. Tipe peserta rapat ini biasanya
f. Kecil
menentang pendapat/tidak setuju
dengan pendapat peserta lain
g. Paripurna
7. Kata lain rapat tahunan...