i

K
ehidupan suatu organisasi secara mendasar sangat ditentukan oleh adanya

manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu dimensi yang

sangat penting dan merupakan salah satu faktor pendukung sekaligus

penentu keberhasilan suatu organisasi. Tugas seorang sekretaris sangat kompleks

dan beragam sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan

menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut,

diperlukan pedoman praktis yang mudah dipahami dan dikerjakan. Dalam dunia

bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam

mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh

perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya merupakan salah satu

peranan sekretaris yang sangat penting.

Tulisan ini bukan hasil kerja individu, merupakan wujud kinerja tim yang

solid dan kompak. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sedalam-

dalamnya kepada berbagai pihak yang telah memotivasi dan menyemangati terus-

menerus untuk terwujudnya tulisan ini.

Kami menyadari bahwa modul ini belum sempurna. Oleh karena itu, kritik

dan saran membangun untuk penyempurnaan modeul ini di kemudian hari, akan

kami terima dengan senang hati. Akhir kata, semoga modul ini bermanfaat bagi

para pembaca.

Jakarta, Mei 2019

Penulis

ii
 Halaman

KATA PENGANTAR .............................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................. iii

PENDAHULUAN ..................................................................................... iv

BAB 3 MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

A. Pengertian Notula ............................................................. 7

B. Fungsi Notula .................................................................... 8

C. Jenis-jenis Notula ............................................................. 10

D. Pengertian Notulis ............................................................ 11

E. Teknik Menyusun Notula ................................................. 13

BAB 4 MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

A. Pengertian Mesin Pengganda Notula Rapat ...................... 20

B. Jenis-jenis Alat dan Mesin Pengganda ............................. 21

C. Teknik Menggandakan Dokumen Notula ......................... 28

D. Proses Distribusi Hasil Notula Pertemuan/Rapat .............. 33

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 37

iii
B
erbagai kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dapat

dikelompokan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan-kegiatan

yang secara langsung berkenaan denga tujuan pokok dan kegiatan-

kegiatan yang bersifat penunjang kegiatan utama tersebut. Tanpa kegiatan

penunjang, kegiatan pokok dan kegiatan-kegiatan pimpinan tidak akan dapat

berjalan dengan baik. Salah satu kegiatan penunjang dalam kegiatan organisasi

adalah kegiatan perkantoran.

Kegiatan perkantoran termasuk kegiatan penunjang yang sangat penting,

bahkan disebut sebagai ‘urat nadi’ kehidupan organisasi. Hal ini karena kegiatannya

menyangkut penanganan data atau informasi. Setiap orang, pejabat, atau unit yang

tergabung dalam suatu organisai pasti memerlukan data atau informasi. Sulit untuk

dipahami, bahwa suatu kegiatan dapat berlangsung dengan baik tanpa ada data atau

informasi.

Setiap orang akan tergabung dalam organisasi harus mengetahui manajemen

perkantoran termasuk sekretaris, mengingat posisi sentral sekretaris sebagai

penanggung jawab kegiatan penanganan data atau informasi, termasuk pemberian

layanan terhadap para pimpinan tingat atasnya yang memerlukan bantuan

penyediaan data atau informasi dalam melaksanakan fungsi dan perannya sebagai

seorang pemimpin.

iv
 Dalam meniti karier sampai jenjang yang paling atas, di samping harus

cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan sekretaris

yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di lapangan bisnis

modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang mantap disertai rasa

percaya diri yang tinggi. Selain itu, sekretaris dituntut juga memiliki kemampuan

berkomunikasi yang efektif.

v
3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan/Rapat.

3. 1 Menjelaskan pengertian, fungsi dan jenis-jenis notula pertemuan atau

rapat.
3. 2 Menjelaskan tentang notulis dan teknik menyusun notula pertemuan atau
rapat.

Melalui diskusi dan menggali informasi:

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian notula dengan percaya diri.
2. Peserta didik dapat menguraikan fungsi notula dengan cermat dan benar.
3. Peserta didik dapat mengklasifikasikan jenis-jenis notula dengan tepat.
4. Peserta didik dapat menjelaskan tentang notulis dengan percaya diri dan
benar.
5. Peserta didik dapat mempraktikan teknik penyusunan notula secara cermat
dan percaya diri.

6
 Notula rapat sudah menjadi bagian penting di tengah-tengah

perkembangaan informasi baik dalam dunia pekerjaan maupun lingkup

organisasi. Dalam kegiatan-kegiatan rapat atau musyawarah, notula rapat

menjadi sebuah sumber informasi yang penting dalam merekam apa saja

pendapat yang berkembang di dalamnya. Selain itu, notula rapat juga

merupakan sebuah bukti otentik pada masa sekarang ataupun masa yang akan

datang karena secara administratif setiap kegiatan rapat yang berlangsung,

notula rapat menjadi acuan pelaporan tertulis mengenai agenda tersebut.

Pengertian notula menurut ahli Solchan (2004), menyatakan bahwa

notula atau risalah ialah catatan singkat tentang suatu pembicaraan, yang

dicatat hanyalah yang dirasa penting saja, tidak perlu terurai panjang lebar atas

paragraf-paragraf. Sedangkan menurut Yatimah (2009), mengemukakan

bahwa notula merupakan risalah atau report atau laporan jalannya rapat.

Menurut KBBI (2006), notula bermakna catatan singkat atau laporan

singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat, serta hal yang dibicarakan

dan diputuskan. Hal tersebut menyatakan bahwa pada dasarnya kedudukan

notula rapat itu sangat penting. Dalam sebuah rapat, sudah tentu hal-hal yang

dibicarakan adalah suatu hal penting yang perlu menjadi perhatian setiap

anggota rapat.

Mengacu pada pendapat di atas, maka pengertian notula rapat secara

umum adalah catatan ringkas hasil pembicaraan dalam rapat atau jalannya

7
sebuah rapat yang dilaksanakan oleh seorang notulis dengan memperhatikan

unsur penulisan notula rapat yang baik dan benar.

Notula rapat tentunya memiliki fungsi yang sangat penting dalam

kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat dari awal hingga

berakhirnya rapat dapat dibuktikan secara tertulis. Bukti tertulis dalam notula

rapat tersebut merupakan sebuah bukti otentik yang kuat dan dapat

dipertanggung jawabkan di masa yang akan datang.

Adapun fungsi notula rapat juga sangat penting bagi sebuah perusahaan

atau organisasi, yaitu sebagai berikut:

1. Sebagai alat bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan

pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi,

bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan

adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2. sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut

tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam

rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

8
 Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat

sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5. Sebagai dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi

menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai

dengan sistem pengarsipan.

Menurut Dwiantara (2006) Maksud pembuatan notula adalah agar apa

yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau

pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sebuah notula rapat

sangat penting kegunannya. Notula rapat adalah sebuah laporan yang sangat

penting untuk yang mengikuti jalannya rapat atau bagi yang tidak menghadiri

rapat namun harus tetap mengetahui keputusan rapat tersebut. Notula rapat

dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas, bagaimana jalannya rapat

serta keputusan apa yang telah disepakati. Notula juga dapat difungsikan untuk

melihat perkembangan perusahaan, organisasi, dan informasi dari waktu ke

waktu.

Adanya beberapa jenis notula rapat ini yang menjadikan munculnya

beragam perbedaan penulisan notula rapat di beberapa lembaga yang berbeda.

Beberapa perbedaan jenis notula ini biasanya terjadi pada penulisan pencatatan

9
isi rapat. Beberapa ada yang dengan lengkap mencantumkan segala sesuatu

yang terjadi ketika rapat dan beberapa lagi mencatatnya dengan ringkas.

Menurut Solchan (2004) walaupun pada beberapa lembaga penulisan

notula rapat berbeda, maksud dan tujuannya masih tetap sama. Pada dasarnya,

notula tetap bertujuan untuk mencatat atau menjadi bukti otentik

berlangsungnya suatu acara rapat.

Berdasarkan pemaparan di atas, walaupun notula rapat terbagi menjadi

beberapa jenis, namun fungsi dan tujuannya tetap sama yakni untuk menjadi

barang bukti otentik jalannya sebuah rapat.

Adapun penjelasan notula rapat dibagi dua macam, yaitu:

1. Notula harfiah

Laporan atau pencatatan secara harfiah seluruh pembicaraan dalam rapat,

tanpa menghilangkan atau menambahkan suatu kata apapun. Biasanya

berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman

maupun kombinasi dari keduanya.

2. Notula rangkuman

Laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Untuk itu, notulis atau

sekretaris harus mahir menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Ia

harus dapat menilai pembicaraan yang relevan dan pembicaraan yang tidak

relevan. Ia juga harus menyederhanakan kalimat, meringkas, mencatat

sambil mendengar uraian berikutnya yang tentu saja membutuhkan daya

ingat dan konsentrasi yang tinggi. Pembicaraan yang tidak berkaitan

langsung dengan tema rapat jangan dimuat dalam laporan.

10
 Berdasarkan uraian di atas, jenis-jenis notula ini tujuannya masih tetap

sejalan yakni merangkum jalannya rapat dari awal hingga akhir serta

menemukan keputusan akhir pada suatu masalah. Perbedaan penulisan notula

ini kembali lagi kepada keputusan atau kemampuan notulis dalam menuliskan

segala hal yang terjadi ketika rapat berlangsung.

Notula dibuat oleh sekertaris atau notulis rapat yang ditunjuk. Notulis

adalah seseorang yang mencatat hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal

hingga selesai. Notula disusun hanya menyangkut pokok-pokok keputusan

rapat atau tidak seluruh pembicaraan direkam.

Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa

keahlian yang harus dimiliki seorang notulis, yaitu:

1. Mendengarkan dan menulis.

2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting.

3. Konsentrasi yang tinggi.

4. Menulis cepat/stenografi/shorthand.

5. Bersikap objektif dan jujur.

6. Menguasai bahasa teknis atau baku dan menguasai materi pembahasan

7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula.

8. Mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas dan tepat.

9. Menguasai metode pencatatan secara sistematis.

11
10. Menguasai metode pengolahan data.

11. Menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat.

12. Menyimpulkan hasil rapat.

Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang

notulis. yaitu:

1. Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok

masalah rapat dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus

mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau materi yang akan

dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun

notula.

2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat

yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau

menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat

rapat berlangsung.

5. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman

dan kesimpulan rapat.

6. Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada

setiap sesi.

7. Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan

memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat

menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.

12
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa

orang untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung

dua jam. Notulis digantikan dengan yang lain karena pekerjaan notulis

membutuh-kan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam

rapat yang besar notulis diganti setiap setengah jam.

9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain

karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan rumit,

maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk menyusun

notula akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya

rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka

setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil

rapat ialah selama 3 jam.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam

rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan

keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Notula dibuat oleh

sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas

itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar

pandangan ke seluruh peserta.

Sifat notula rapat yang baik dapat diketahui dengan ciri-cirinya sebagai

berikut.

13
1. Bersifat ringkas padat

Setiap pencatatan dilakukan secara ringkas tidak bertele-tele, di mana

didalamnya merangkum setiap isi atau subtansi dari perkataan, pendapat

maupun gagasan yang dianggap penting yang dibahas dalam rapat,

sehingga pembaca mampu memahami dan tidak menimbulkan penafsiran

yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang lengkap.

2. Sistematis

Setiap pencatatan dilakukan dengan cara teratur atau terperinci dari awal

sampai akhir dan satu sama lain saling terkait.

3. Secara menyeluruh

Notula dibuat bukan sekedar hasil pemikiran notulis, namun sesuai

berdasarkan hasil pembicaraan dalam rapat secara keseluruhan.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa notula rapat

merupakan suatu kegiatan menulis jalannya acara rapat dari awal hingga akhir

secara teratur, ringkas tidak berbelit-belit dan menyeluruh.

Isi notula suatu rapat bisa berbeda-beda antara notula yang satu dengan

notula yang lain. Hal-hal yang membedakan struktur notula rapat tersebut

biasanya terjadi karena perbedaan lembaga atau perbedaan urutan struktur.

Namun, pada dasarnya perincian bagian-bagian notula rapat secara umum tidak

jauh berbeda, hal-hal terpenting yang harus ada pada notula rapat adalah inti

atau pokok pembahasan yang dibahas ketika rapat berlangsung.

14
 Notula rapat yang baik adalah notula rapat yang memenuhi beberapa

unsur sebagai berikut.

1. Kepala notula

Kepala notula merupakan bagian yang pertama kali harus diingat

dalam penulisan tanpa tertinggal. Bagian ini merupakan bagian yang

paling penting dalam membuat notula rapat. Adapun kepala notula terdiri

atas:

a. Nama atau tema yang akan dibahas

b. Hari dan tanggal rapat dilaksanakan

c. Waktu (jam) pelaksanaan rapat

d. Tempat diadakan acara berlangsung

e. Peserta

2. Isi notula

Isi Notula merupakan suatu bagian dari susunan notula yang isinya

berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada

yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notula adalah agar dapat

membedakan dari susunan matematis dalam notula tersebut. Adapun

susunan sistimatika dalam penulisan notula adalah :

a) Kata pembuka

b) Pembahasan

c) Pembacaan keputusan dari hasil rapat

15
3. Bagian akhir notula

Bagian Akhir dari notula merupakan penulisan atau penjelasan

tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notula. Namun,

walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting

dalam penulisan notula. Susunan sistematika dari bagian akhir notula

adalah:

a) Nama dan jabatan notulis.

b) Tanda tangan notulis.

c) Nama dan jabatan pimpinan rapat .

d) Penandatanganan/pengesahan pimpinan rapat.

16
Contoh notula harfiah

17
Contoh notula rangkuman

Contoh Daftar Hadir Rapat

18
4. Mendistribusikan Hasil Pertemuan/Rapat

4. 1 Menjelaskan jenis alat/mesin pengganda dan teknik menggandakan

notula pertemuan atau rapat.
4. 2 Memproses pendistribusian hasil notula pertemuan atau rapat.

Melalui diskusi dan menggali informasi:

1. Peserta didik dapat menjelaskan contoh alat/mesin pengganda notula
pertemuan atau rapat dengan percaya diri dan tepat.
2. Peserta didik dapat menguraikan teknik menggandakan notula pertemuan
atau rapat dengan benar dan tepat
3. Peserta didik dapat memproses pendistribusian hasil notula pertemuan
atau rapat secara cermat dan tepat.

19
 Menurut The Liang Gie (2007) mesin perkantoran (office machine)

adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda,

dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris,

magnetic, atau secara kimiawi.

Pengertian mesin kantor secara umum adalah segenap alat penunjang

yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efisien serta

memperoleh hasil yang seoptimal mungkin sehingga tujuan perusahaan dapat

tercapai dengan baik.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, di tulis arti kata penggandaan,

yakni proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat

diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.

Dapat diartikan pula, penggandaan dokumen berarti suatu perbuatan

menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan

menggunakan alat pengganda.

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat

jalannya rapat secara manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses hasil

pertemuan tersebut dengan mengetiknya menggunakan mesin tik atau

komputer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya akan diperbanyak dengan

menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada pihak-pihak

yang memerlukannya.

20
 Dalam memilih peralatan penggandaan dokumen, ada beberapa hal yang

harus diperhatikan diantaranya:

1. Jumlah dokumen salinan yang diperlukan.

2. Perlu tidaknya penduplikasian warna.

3. Jenis dan kualitas kertas yang diperlukan.

4. Mesin yang digunakan untuk pemakaian intensif atau biasa. Jika frekuensi

penggandaan tinggi, sehingga mesin yang digunakan sepanjang hari maka

kita memilih mesin yang kokoh, stabil, dan hemat listrik atau energi.

Berikut ini jenis-jenis mesin pengganda dokumen yang banyak

digunakan:

1. Fotocopy

Gambar IV.1 Mesin Fotocopy

Fotocopy merupakan mesin pengganda yang paling banyak

digunakan saat ini. Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu

dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas,

bahan kimia (tinta), dan muatan listrik statis yang menghasilkan salinan

21
 baru. Mesin fotocopy mampu menyalin 5-25 lembar per menitnya

tergantung ukurannya.

Kelebihan mesin fotocopy yang paling menguntungkan adalah

kecepatan menyalin dokumennya yang mencapai 65 lembar per menit. Hal

ini hampir mustahil dikerjakan jika hanya menggunakan mesin pencetak

standar. Selain itu, mesin fotocopy hanya membutuhkan waktu pemanasan

selama 30 detik. Pekerjaan pun dapat segera dimulai dan lebih cepat selesai

dengan bantuan mesin fotocopy ini.

Mesin fotocopy juga memiliki kekurangan yaitu memiliki dimensi

yang lebih tinggi dan lebih lebar sehingga membutuhkan cukup banyak

ruang. Meskipun konsumsi listriknya cukup efisien, mesin ini sangat

sensitif terhadap tegangan listrik. Dalam bekerja, mesin fotocopy

membutuhkan kestabilan listrik. Jika dipaksakan terus bekerja dalam

kondisi listrik yang tidak stabil akan berdampak serius pada kerusakan

mesin fotocopy.

2. Mesin Stensil

Gambar IV.2 Mesin Stensil

Mesin stensil merupakan mesin pengganda yang umum digunakan

di kantor-kantor karena penggunaanya yang murah. Mesin stensil ini

22
merupakan mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran-lembaran

dalam jumlah yang banyak dimana penggunaanya menggunakan kertas

pembantu yaitu 'kertas master' yang disebut stensil sheet.

Mesin pengganda stensil ini terdiri dari tiga macam yaitu :

a) Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual merupakan mesin yang terdiri dari

komponen-komponen yang bersifat mekanis, dan dioperasikan

dengan tenaga manusia.

b) Mesin Stensil Listrik

Mesin stensil listrik merupakan mesin yang terdiri dari

komponen atau mesin yang bersifat statis namun dioperasikan dengan

listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yang lebih baik dari

mesin yang manual.

c) Mesin Stensil Elektronik

Mesin stensil elektronik merupakan mesin yang terdiri dari

komponen mekanis dan digerakkan oleh listrik serta dilengkapi panel

board otomatis sehingga penggunaanya jauh lebih baik dan mudah.

Mesin stensil manual memiliki kelebihan dan kekurangan

diantaranya yaitu kelebihan bila listrik mati bisa digunakan, tidak

menggunakan tenaga listrik tidak menggunakan warna lain selain

warna hitam. Selain itu kekurangan untuk mesin stensil ialah

memerlukan waktu yang lama menggunakan tenaga manusia, hasil

23
 tidak memuaskan, bila kertas tegulung harus mengulang kembali

menggunakan kertas khusus.

3. Scanner

Gambar IV.3 Mesin Scanner

Scanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto

yang menghasilkan salinan yang baik dan hampir sama seperti aslinya.

Penggunaan scanner ini umumnya bersamaan dengan penggunaan

komputer.

Mesin scanner memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Diantara kelebihannya itu ialah memiliki harga yang relatif terjangkau

dibandingkan dengan scanner lainnya, kompatibel dengan berbagai sistem

operasi pada komputer, mampu menyecan banyak jenis kertas yang

memiliki ukuran pasti, hemat daya dan juga listrik serta memiliki hasil

resolusi scan yang cukup baik.

Sedangkan kekurangannya yaitu proses pemindaian hanya dapat di

lakukan pada sebuah objek saja dan sangat tidak efektif apabila melakukan

pemindaian dari banyak objek.

24
4. Printer

Gambar IV.4 Mesin Printer

Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto

yang banyak digunakan saat ini karena hasilnya yang baik dan

penggunaanya yang mudah. Printer umumnya saat ini digunakan

bersamaan dengan komputer atau laptop sebagai pemberi perintah dan

sumber file atau dokumen yang akan di hasilkan.

Mesin printer memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Diantara kelebihannya yaitu kualitas gambar cetakan cukup bagus,

memakai model semprot sehingga pada saat printer inkjet bekerja tidak

menimbulkan bunyi yang cukup keras, memiliki cetakan dengan resolusi

cukup tinggi, sehingga hasil cetakan akan lebih bagus jika dibandingkan

dengan printer generasi sebelumnya, terutama pada cetakan grafik dan

juga gambar, kemudahan dalam mencekan gambar yang memiliki warna

dan mampu mencetak pada kertas yang memiliki ukuran cukup lebar dan

tetap bisa menjaga kualitas

Sedangkan kekurangannya yaitu tidak dapat dipakai untuk mencetak

kertas rangkap dalam waktu yang bersamaan danbiaya operasional lebih

mahal.

25
5. Mesin Risograph

Gambar IV.5 Mesin Risograph

Mesin risograph atau yang dikenal dengan nama mesin Riso,

merupakan mesin perangkat untuk mencetak dan menyalin suatu dokumen

dengan kecepatan tinggi karena mesin dapat mencetak hingga 120 lembar

per menitnya, jauh lebih mesin dari mesin fotocopy dan scanner. Mesin ini

bekerja dengan menyalin salinan asli dokumen yang kemudian di scan dan

setting di mesin Riso dan menghasilkan salinan baru.

Mesin risograph memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Diantara kelebihannya yaitu dapat mencetak dengan kecepatan yang

tinggi, dapat mencetak dokumen yang banyak dalam waktu singkat sampai

120 lembar permenit, biaya cetak perlembarnya sangat murah, dapat

mencetak langsung dari komputer, bis meng-copy menggunakan kertas

tipis (46gram) sampai kertas tebal (210 gram), dapat memperbesar dan

memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna,

serta sangat efesien dan efektif.

26
 Sedangkan kekurangannya yaitu harganya mahal, hanya efektif

untuk mencetak dalam jumlah yang banyak serta ukuran mesinnya besar

dan berat.

6. Faximile

Gambar IV.6 Mesin Faximile

Faximile merupakan salah satu alat-alat kantor yang banyak

digunakan saat ini. Faximile biasanya digunakan sebagai alat komunikasi

dan juga dapat digunakan untuk meng-copy dan menggandakan dokumen,

berkas yang diperlukan. Penggunaan berkirim dokumen dan menerima

dokumen dengan faximile dapat dilakukan dengan dua cara yaitu manual

dan otomatis.

Mesin faximile ini umumnya terdiri dari mesin fax dan jaringan

telepon, dimana cara cara menggunakannya ialah dengan memasukkan

terlebih dahulu dokumen ke mesin fax kemudian menekan nomor telepon

tujuan daan beberapa saat kemudian dokumen akan sampai di tujuan.

Mesin faximile memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Diantara kelebihannya yaitu mesin ini mendukung pengiriman jarak jauh,

antar benua sekalipun, kualitas dokumen atau faks yang dikirim sangat

27
 baik, aktifitas faks yang diterima atau dikirim bisa dikontrol, proses

pengiriman lebih cepat dan tidak memakan biaya banyak jika

dibandingkan dengan metode pengiriman dokumen dengan pos.

Sedangkan kekurangannya yaitu dikalahkan oleh pengiriman

dokumen via email atau surat elektronik dan biaya penggunaan mesin

faksmile lebih mahal.

1. Fotocopy

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin Fotocopy pada

umumnya:

a) Menekan tombol ON untuk menghidupkan mesin.

b) Meletakkan kertas yang akan di fotocopy pada kaca yang menjadi

tempat fotocopy biasanya berada di bawah alat scanner.

c) Tekan tombol paper select, lalu atur ukuran kertasnya.

d) Tekan tombol jumlah kertas yang akan di copy.

e) Tekan tombol start, tunggu hingga mesin selesai mengeluarkan kertas

hasil penggandaan.

f) Selesah selesai, matikan mesin dengan menekan tombol OFF.

2. Mesin Stensil

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin stensil pada umumnya,

yaitu:

28
a) Sebelum mengetik pada sit stensil, sebaiknya bersihkan dulu huruf pada

tuts. Gunakan sikat kawat halus untuk membersihkannya. Huruf pada

tuts ini sering kotor karena endapan bekas karbon atau tip-eks, sehingga

perlu dibersihkan agar hasilnya lebih baik.

b) Pastikan sit stensil telah benar -benar rata pada roll mesin tik, sehingga

bisa menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

c) Lakukan pengetikan pada sit stensil dengan perlahan dan hati-hati.

Jangan tergesa-gesa karena bila terjadi kesalahan pengetikan, maka

dapat menghasilkan cetakan yang kurang baik, meskipun kesalahan

pengetikan tersebut telah dikoreksi.

d) Tekan tuts dengan hentakan normal saja. Tidak perlu menghentak tuts

dengan ekstra kuat karena hentakan normal akan menghasilkan cetakan

yang lebih baik.

e) Sebelum melaspaskannya dari mesin, baca dulu hasil ketikan dengan

seksama dan pastikan tidak ada kesalahan.

f) Selain menyiapkan master secara manual, master juga bisa disiapkan

dengan proses pengopian pemindahan panas atau dengan menggunakan

pemotong stensil elektronik. Ini karena stensil terdiri dari suatu lapisan

bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Jadi, stensil bisa digores dengan

mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan, atau digambari

dengan menggunakan pena khusus pun juga bisa.

g) Langkah berikutnya, tekan tinta menembus goresan pada stensil ke

kertas yang telah melekat rapat. Mesin diputar, lalu dioperasikan.

29
 Pengoperasiannya bisa menggunakan tangan atau pun listrik sesuai

dengan jenis mesin stensil yang digunakan.

3. Scanner

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin Scanner pada

umumnya, yaitu:

a) Pastikan mesin scanner menyala dan kabelnya terpasang ke dalam

komputer.

b) Lalu masukan sebuah kertas berisi dokumen atau gambar ke dalam

scanner dengan posisi terbalik.

c) Lalu klik windows start di bagian ujung kiri bawah halaman utama

komputer, lalu klik all programs dan klik Windows Fax and Scan.

d) Lalu pilih menu New Scan di kiri atas halaman utama Windows Fax and

Scan.

e) Klik Scan.

f) Kalau sudah puas klik Save As di atas halaman utama windows fax and

scan, lalu pilih tempat menyimpannya

4. Printer

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin Printer pada

umumnya, yaitu:

a) Colokkan kabel daya listrik dari printer ke stopkontak kemudian

hidupkan printer.

b) Sambungkan kabel (biasanya kabel USB) untuk menghubungkan

printer ke komputer.

30
 Catatan: Proses pemasangan printer nirkabel akan berbeda dan kami

akan membahasnya nanti.

c) Selanjutnya bukalah pengaturan printer pada komputer. Jika

menggunakan komputer Windows, maka dapat menemukannya di

Control Panel. Jika menggunakan komputer Mac, maka dapat

menemukannya di System Preferences.

d) Carilah pilihan untuk menambahkan printer baru, lalu ikuti petunjuk

yang muncul.

e) Sekarang saatnya mencoba mencetak sesuatu dari printer.

Misalnya, Setelah klik dokumen yang dipilih tersebut, maka cukup

tekan Ctrl+P dari keyboard Anda (atau Command + P jika Anda

menggunakan komputer Mac).

f) Selanjutnya sebuah kotak dialog akan muncul. Carilah dan pilih printer

baru dari daftar pilihan printer yang disediakan, lalu Print.

g) Selanjutnya dokumen akan dicetak.

5. Mesin Risograph

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin Risograph pada

umumnya, yaitu:

a) Sambungkan kabel stacker pada stopcontact.

b) Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin risograph, selagi

menunggu mesin siap untuk digunakan maka siapkan kertas pada baki

kertas.

c) Letakkan dokumen yang akan di gandakan pada ADF.

31
 d) Mengatur apakah hasil dokumen yang akan di gandakan ingin di reduce

atau enlarge

e) Mengatur ketebalan tinta pada scanning level.

f) Mengatur posisi kertas pada print position.

g) Mengatur kecepatan proses penggandaan pada tombol SPEED.

h) Tentukan jumlah hasil gandaan degnan menekan tombol angka pada

number indicator.

i) Tekan tombol START untuk memulai penggandaan maka master akan

terbuat secara otomatis.

j) Hasil gandaan akan muncul pada baki penadah.

k) setelah mesin sudah digunakan maka tekan tombol OFF untuk

mematikan mesin risograph.

l) Melepaskan kabel stacker dari stopcontact.

m) Membersikan bagian-bagian dari mesin risograph agar mesin tetap

awet.

6. Faximile

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin Risograph pada

umumnya, yaitu:

a) Langkah pertama dalam mengirim Fax adalah menyiapkan dokumen

atau surat yang akan dikirim. Jika dokumen yang akan dikirim dalam

jumlah banyak, maka pastikan jika staples yang menempel pada

dokumen sudah dilepaskan terlebih dahulu.

32
 b) Setelah dokumen siap, maka letakkan dokumen pada kepala mesin Fax

atau pada bagian feeder mesin. Pastikan jika dokumen dalam keadaan

rapi dan tidak tertekuk apalagi miring. Dokumen yang akan dikirim

menghadap ke dalam atau face down.

c) Selanjutnya cara menggunakan faksimile untuk mengirim adalah

menekan nomor Fax yang dituju. Pastikan jika nomor Fax yang Anda

masukkan sudah benar, kesalahan memasukkan nomor sangat sulit

untuk dideteksi sehingga harus berhati-hati dalam memasukkannya.

d) Kemudian setelah terkirim maka mesin Fax akan mengcopi semua data

lalu dikirimkan ke nomor tujuan. Jika proses copy sudah selesai, maka

dokumen akan keluar dari bagian bawah mesin. Untuk memastikan

apakah dokumen diterima atau tidak, maka pengirim bisa menelepon

penerima.

Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat

kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun

kepada pihak intern/ekstern. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini

dikelompokkan sebagai berikut.

1. Intern

33
 Cara pendistribusiannya dengan dibagikan secara langsung kepada

pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi

intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil

pertemuan. Pihak intern merupakan pihak yang berada di ruang lingkup

perusahaan seperti manajer dan para pegawai.

2. Ekstern

Pihak ekstern merupakan pihak yang berada di luar ruang lingkup

perusahaan seperti, mitra kerja perusahaan yang tercantum sebagai peserta

rapat. Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa

mesin faksimile, e-mail, atau pos.

a. Faksimile

Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk

mengirim dan menerima berita dan gambar melalui telefoto ke

berbagai tempat dalam waktu yang relatif singkat. Ada pun

langkah-langkah dalam mengirimkan hasil pertemuan/rapat melalui

faksimile adalah sebagai berikut.

1) Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim.

Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik

atau komputer) pada kertas biasa.

2) Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat

pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah

dan bagian atas dokumen berada di bawah.

34
 3) Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine,

atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang

diinginkan.

4) Tekan tombol monitor.

5) Tekan nomor faksimile yang dituju.

6) Tekan tombol start/copy.

7) Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan

terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau

tidak.

8) Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan

atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan

tombol eject/reset.

b. E-mail

Pengiriman hasil pertemuan/rapat juga dapat melalui e-mail,

dikarenakan pihak penerima berada dalam jangkauan yang jauh atau

pimpinan yang menginstruksikan mengirim softcopy hasil rapat,

notula ini sebelumnya sudah selesai dalam proses scanner. Ada pun

langkah-langkah pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail

adalah sebagai berikut:

1) Buka situs website. Misal Yahoo atau Gmail

2) Klik menu mail.

3) Klik sign in, masukan username dan password pengguna

4) Klik menu new, kemudian pilih e-mail message.

35
 5) Selanjutnya akan muncul lembar kerja.

(a) Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To.

(b) Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject.

(c) Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.

(d) Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat.

(e) Carl file dokumen hasil rapat.

(f) Setelah proses Attachment selesai, klik menu send.

c. Pos

Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos disebabkan

pihak penerima berada di luar perusahaan tetapi menginginkan file

fisik dari hasil rapat. Tahapan yang dapat dilakukan dengan cara

berikut ini.

1) Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop

dengan dilampiri surat pengantar.

2) Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/Iambatnya hasil rapat

tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang

memerlukan.

3) Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos

dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap

pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim

melalui pos.

36
Alwi, Hasan. 2006. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Departemen

Pendidikan Nasional, Pusat Bahasa.

Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.

. Modul Merencanakan dan Mengelola Pertemuan/Rapat.

Jakarta: Erlangga.

Farida, Dra Ida, dkk. 2008. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan. Bandung:

Armico.

Soeditjo dan Solchan. 2004. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung:

PT. Remaja Rosdakarya.

Sumarto, R & Dwiantara, L. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern Administrasi Perkantoran.

Bandung: CV. Pustaka Setia.

37