TEORI UKK

1. Menjelaskan prosedur pencatatan surat/ dokumen masuk

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan
membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa,
penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat,
kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena
dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah
dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat
sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan
penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

2. Menjelaskan tata cara mendistribusikan surat/ dokumen masuk

a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan
kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat
yang dituju.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses
surat berkaitan dengan permasalahan surat.
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut
berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang
telah ditulis di lembar disposisi.
f. Penyimpanan Surat
 Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata
usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti
sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

3. Menjelaskan peralatan penggandaan surat/ dokumen

a. Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan
stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir,
stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan
untuk setiap warna
b. Mesin scanner
Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dpat menyalin ulang kembali
berbagai proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan
cara merekam. Mesin scanner ini seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin, tetapi
hasil kopinya bukan dibawah melainkan disamping dokumen aslinya.
c. Mesin fotokopi
Mesin fotocopy merupakan suatu alat pengganda yang sangat praktis, karena siap
setiap saat bisa diperlukan. Fotocopy ialah kegiatan penyalinan warkat dengan sistem
pemotretan, melalui proses kimiawi atau dengan mempergunakan tenaga manusia.
Suatu dokumen atau warkat dapat dengan mudah digandakan menjadi sejumlah yang
diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan tanpa merusak
bahan aslinya.

4. Menyebutkan jenis-jenis peralatan dokumen

a. Filling cabinet
b. Rotary
c. Lemari arsip
d. Rak arsip
e. Map arsip atau map folder
f. Ordner
 g. Stapler
h. Perforator
i. Alat sortir
j. Perforator

5. Menjelaskan pengertian tanda-tanda umum di industry

1. Triangle atau diamond shape: digunakan untuk menunjukkan bahaya. Rambu dengan
bentuk triangle ini dirancang dengan piktogram berwarna hitam, warna dasar kuning
atau oranye, dan garis tepi berwarna hitam.
2. Round shape: digunakan untuk mandatory sign atau berisi instruksi keselamatan yang
wajib dipatuhi pekerja, seperti penggunaan APD. Rambu dengan bentuk lingkaran ini
dirancang dengan piktogram berwarna putih dan warna dasar biru.
3. Rectangular  atau  square shape: digunakan untuk menunjukkan jalan keluar saat
kondisi darurat, lokasi penyimpanan peralatan keselamatan, dan peralatan P3K.
Rambu dengan bentuk persegi panjang atau persegi ini dirancang dengan piktogram
berwarna putih dan warna dasar hijau.

6. Menjelaskan teks yang sifatnya instruksional sederhana

instruksional berarti memberi pengetahuan / informasi khusus dengan maksud melatih
berbagai bidang khusus memberikan keahlian / pengetahuan dalam berbagai bidang seni /
spesialis tertentu.

7. Menjelaskan langkah-langkah memproduksi dokumen

5 langkah langkah untuk membuat Dokumen baru pada MS-Word:
a. Langkah pertama adalah klik menu  FILE  yang terdapat pada menu bar seperti gambar
dibawah ini
b. Lalu klik New
c. Setelah itu akan tampak beberapa pilihan beberapa template dokumen dan blank
document.
 d. Jika anda ingin membuka dokumen baru dengan tampilan yang kosong anda dapat
memilih Blank Document, atau jika ingin menggunakan template yang sudah ada anda
tinggal memilih template yang sesuai dengan keinginan anda
e. Lalu akan muncul dokumen baru sesuai dengan template yang anda pilih.

8. Menyebutkan jenis-jenis mesin untuk memproduksi dokumen

a. Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan
stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir,
stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan
untuk setiap warna
b. Mesin scanner
Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dpat menyalin ulang kembali
berbagai proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan
cara merekam. Mesin scanner ini seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin, tetapi
hasil kopinya bukan dibawah melainkan disamping dokumen aslinya.
c. Mesin fotokopi
Mesin fotocopy merupakan suatu alat pengganda yang sangat praktis, karena siap
setiap saat bisa diperlukan. Fotocopy ialah kegiatan penyalinan warkat dengan sistem
pemotretan, melalui proses kimiawi atau dengan mempergunakan tenaga manusia.
Suatu dokumen atau warkat dapat dengan mudah digandakan menjadi sejumlah yang
diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan tanpa merusak
bahan aslinya.

9. Menjelaskan jenis-jenis aplikasi perangkat lunak

a. Perangkat Lunak Sistem Operasi
Perangkat lunak sistem operasi atau operating system (OS) merupakan piranti dasar
yang ada didalam suatu komputer sebelum adanya perangkat lunak yang lain
b. Perangkat Lunak Pengolah Kata
 Perangkat lunak pengolah kata atau disebut word processing merupakan perangkat
lunak yang berhubungan dengan pembuatan dokumen, penyuntingan ataupun
penyusunan dokumen. Hasil
c. Perangkat Lunak Pengolah Angka
Sesuai dengan namanya, perangkat lunak pengolah angka berkaitan dengan pemrosesan
data dalam bentuk angka
d. Perangkat Lunak Pengolah Data
Perangkat lunak pengolah data merupakan jenis perangkat lunak yang berhubungan
dengan pengelolaan data dalam jumlah yang cukup besar (database).
e. Perangkat Lunak Presentasi
Perangkat lunak presentasi merupakan perangkat lunak yang digunakan dalam
pembuatan file yang biasa digunakan ketika melakukan presentasi.

10. Menjelaskan cara mengoperasikan perangkat lunak

1) start,all program,ms.office,ms.exce
2) klik 1 kali pada ms office excel, enter
3) klik 2 kali pada ms office Excel
4) klik kanan pada ms.office Excel , open

11. Menjelaskan cara mengoperasikan peralatan

Telepon. Cara menangani telepon masuk:
1.  Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3
2.  Angkat gagang telepon dengna tangan kiri
3.  Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan
4.  Berusaha mendengarkan dengna baik
5.  Catat semua hal penting
6.  Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.
7.  Letakkan handset pada tempatnya

12. Menjelaskan cara memelihara peralatan

a. Pelajari Bahan atau Material dari Perlengkapan  Kantor  Anda.
 b. Membersihkan Secara Lembut Menggunakan Kain Lap Atau Cairan Pembersih.
c. Penyimpanan Secara Rapi dan Teratur.

13. Menjelaskan system penyimpanan dokumen/ surat

a. Penyimpanan arsip system abjad
b. Penyimpann arsip system wilayah
c. Penyimpanan arsip sistem tanggal
d. Penyimpanan arsip system nomor
e. Penyimpanan arsip system masalah

14. Menjelaskan prosedur pengendalian dokumen

a. pengesahan dokumen sebelum dokumen diterbitkan,
b. review dan  up-date dokumen serta pengesahan ulang dokumen,
c. untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dokumen yang terakhir telah
diidentifikasi,
d. untuk menjamin bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
yang memerlukan dokumen tersebut,
e. untuk menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
f. untuk menjamin, dokumen eksternal (yaitu dokumen eksternal yang ditentukan
organisasi bagi perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen mutu) telah
diidentifikasi dan pendistribusian dokumen tersebut terkendali
g. pencegahan penggunaan dokumen kedaluwarsa dan memberi identidikasi yang sesuai
pada dokumen kedaluarsa bila disimpan untuk tujuan tertentu.

15. Menjelaskan cara menjaga keamanan peralatan di tempat kerja

Menjaga keamanan peralatan di tempat kerja salah satunya dengan mengembalikan
peralatan kerja yang telah digunakan di tempat semula. Sehingga, ketika kita membutuhkan
kembali kita dapat menemukan peralatan tersebut dengan cepat. Dan gunakan tempat
khusus untuk perlatan yang diharuskan kedap udara.

16. Mengidentifikasi cara menjaga kebersihan peralatan di tempat kerja

a. Sebelum pekerjaan dimulai, siapkan peralatan kerja yang diperlukan selengkapnya,
yaitu: kain majun, sampo karpet, furniture polish, freshphone, multipurpose cleoner,
metol polish, baby oil, dan otosol
b. Furnitur (meja, kursi, lemari, dan sebagainya) harus dibersihkan setiap hari untuk
menjaga supaya kotoran tidak merusak furnitur.
c. Bersihkan semua kotoran atau sampah yang berada di meja sebelum pekerjaan
pengelapan dilakukan. Periksa laci meja dan bersihkan agar bebas dari debu. Apabila
furnitur ada yang rusak, segera perbaiki. Kalau lepas, paku kembali. Kalau
kerusakannya parah, segera ganti.
d. Apabila cat pelitur furnitur sudah mengelupas, segera cat atau pelitur kembali untuk
mencegah rayap dan sebagainya yang akan merusak furnitur.
e. Singkirkan semua asbak, bersihkan sampah atau puntung rokok, lalu masukan ke
dalam kantong plastik sampah. Letakkan kembali asbak pada posisi semula dalam
keadaan bersih.
f. Bersihkan perangkat komputer dengan lap bersih. Campurkan air dengan
multipurpose cleaner secukupnya, lalu gunakan spon untuk mengoleskannya ke
permukaan yang kotor, terutama yang terkena noda. Kemudian, keringkan lagi. Harus
hati-hati dalam menggunakan air berlebihan. Bersihkan sofa atau jok kain secara
periodik bulanan dengan mempergunakan shompoo mochine. Gunakan sampo khusus
sofa atau deterjen.
g. Bersihkan semua permukaan kayu furnitur dengan saksama sampai pada cela-cela
kayu agar bebas debu dan mengilap. Gunakan furniture polish atau yang setara untuk
kayu, logam, atau stainless steel dengan metol polish atau yang setara.
h. Bersihkan kaki kursi dengan teliti. Apabila kursi dari logam stoinless steel, gunakan
lap kering ditambah metdl polish atau yang setara.
i. Apabila logam bercat, gunakan lap basah dan lap kering kembali. Kemudian apabila
kursi dari kayu, bersihkan dengan furniture polish.
j. Bersihkan filling cabinet. Bersihkan bagian atasnya sesering mungkin karena
umumnya banyakterdapat debu. Gunakan lap setengah basah.
k. Bersihkan debu pada kabinet dengan menggunakan lap setengah basah, mulai bagian
atas lalu dindingnya.
 l. Semprotkan pengharum ruangan.

17. Menjelaskan system keamanan penyimpanan secara rutin

a. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan
terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya
adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat,
contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
b. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat
penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
c. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip
yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat
khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan
menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
d. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya
memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban
udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih
tinggi untuk menghindari dari banjir.
e. Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip
dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan
menyemprotkan obat pembasmi hama.
f. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang
sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi
kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.

18. Mengidentifikasi cara meminimalisir pencurian

a. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan
terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya
adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat,
contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
b. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat
penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
 c. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip
yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat
khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan
menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.

19. Mendeskripsikan dokumen/ lembar kerja sederhana

Dokumen/ lembar kerja sederhana adalah dokumen baik surat, file, data, ataupun dokumen
yang lain yang pekerjaannya sering kita lakukan dan tidak memerlukan waktu yang lama
serta aplikasi yang susah.

20. Menyebutkan jenis-jenis dokumen/ lembar kerja sederhana

Misalkan pada Microsoft Word versi 2016:
1. dokumen jenis CV (Curiculum Vitae/ daftar riwayat hidup)
2. dokumen kalender (Snapshot calendar)
3. dokumen sertifikat
4. dokumen brosur

21. Menjelaskan langkah-langkah membuka file

a. buka microsoft excel
b. klik office button
c. klik open
d. cari file di mana drive dan folder kamu
e. klik file
f. klik open

22. Menjelaskan cara mengunduh data

a. Di komputer, buka Chrome.
b. Buka halaman tempat Anda ingin mendownload file.
c. Simpan file:
d. Jika diminta, pilih tempat Anda ingin menyimpan file, lalu klik Simpan.
 e. Saat proses download selesai, Anda akan melihatnya di bagian bawah jendela
Chrome. Klik nama file untuk membukanya.

23. Menjelaskan langkah-langkah mengirim email

a. Di komputer, buka Gmail.
b. Di kiri atas, klik Tulis .
c. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan
penerima: Di kolom "Cc" dan "Bcc". ...
d. Tambahkan subjek.
e. Tulis pesan Anda.
f. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

24. Menjelaskan cara menyimpan surat/ dokumen elektronik

a. Klik ganda untuk membuka pesan yang Anda inginkan untuk menyimpan, dan
pada  File menu, klik  Simpan sebagai.
b. Di kotak dialog Simpan sebagai , di panel  Folder  , pilih folder, lalu lokasi di folder
yang dipilih di mana Anda ingin menyimpan file.
c. Dalam kotak Nama file, ketik nama untuk file.
d. Di daftar Simpan sebagai tipe , terima tipe default, atau pilih tipe file lain di daftar.

25. Menjelaskan cara membuka homepage

1. Turn on komputer/laptop
2. Buka salah satu web browser, misalnya  Mozilla Firefox
3. Ketik URL dari  web  site yang ingin kamu kunjungi pada Address bar,
misalnya: http://www.google.com
4. Tunggu hingga halaman  web site ditampilkan

26. Menjelaskan cara mengakses data/ informasi

a. SASD (Sequential Access Storage Device
Amethyst88 (2010) menyatakan SASD adalah cara mengakses data secara tidak
langsung (berurutan).
 b. DASD (Direct Access Storage Device) menurut Amethyst88 (2010)  DASD adalah cara
mengakses data secara langsung.

27. Menjelaskan proses komunikasi

Proses komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi antara
dua orang atau lebih. Proses ini dilakukan dengan sebaik mungkin sehingga pesan yang
disampaikan dapat dipahami oleh penerima. Dapat disimpulkan bahwa Atep Aditya Barata
menekankan metode penyampaian pesan yang efektif sangat diperlukan sehingga tujuan
dari komunikasi itu sendiri dapat tercapai.

28. Mengidentifikasi jenis-jenis media komunikasi

a. Surat
b. Kartu pos
c. Telepon
d. Poster
e. Papan pengumuman
f. Majalah
g. Surat kabar
h. Radio
i. Internet

29. Menjelaskan cara membuat konsep komunikasi tertulis

a. Tentukan topik informasi yang ingin disampaikan
b. Tentukan kerangkan informasi yang akan disampaikan
c. Kembangkan kerangka
d. Tuangkan dalam catatan atau media tertulis lainnya

30. Menjelaskan langkah-langkah menerima telepon

Telepon. Cara menangani telepon masuk:
1.  Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3
2.  Angkat gagang telepon dengna tangan kiri
 3.  Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan
4.  Berusaha mendengarkan dengna baik
5.  Catat semua hal penting
6.  Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.
7.  Letakkan handset pada tempatnya

31. Menjelaskan etika bertelepon

a.   Jangan biarkan telpon berdering hingga 2-3 kal
b. Mengangkat gagang telpon dengan tangan kiri dan tangan kanan bersiap untuk menulis
catatan penelpon
c. Saat berbica jangan melamun. (Konsentrasi)
d. Berkatalah dengan sopan, hangat ,dan bersahabat
e. Berikan respon dengan tepat dan lugas
f. Berbicara seperlunya dengan volume suara yang cukup jelas, tegas, lancar.
g. hindari kata kata yang bisa menyinggung perasaan penelpon.
h. Jangan ngerumpi dengan penelpon atau dengan telpon kantor
i. Bila penelepon menanyakan orang lain ,tanyakan nama dan identitas orang yang di
cari.
j. sebaiknya microphone jangan terlalu dekat dengan mulut.
k. Usahakan nafas kita saat bicara telepon tidak terdengar seperti mendengung.
l. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
m. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam,
dan jangan meletakan gagang telpon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang
telepon diletakan atau ditutup selama dua atau tiga detik penelepon.

32. Menjelaskan pengertian jadwal kegiatan pimpinan

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

33. Mengidentifikasi cara mengatur jadwal kegiatan pimpinan

1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.