Pengertian Sistem Subjek

Pengertian sistem penyimpanan arsip, menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa,
sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan
dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat. Sistem subjek adalah salah satu sistem penyimpanan arsip.

Pengertian sistem subjek (Subjectical Filing System) adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada
isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di
rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang
ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

Menurut Badri (2007:89), sistem subjek didasarkan pada isi dari dokumen yang
bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. Sistem
ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaannya.
Karena setiap orang akan menginterpresentasikan perihal yang dimaksud pada surat secara
berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang cukup lengkap dan jelas
untuk menghindarinya.

Pengertian, Tingkatan Daftar Klasifikasi, dan Langkah Pembuatan

Pada arsip yang banyak dengan berbagai macam pokok masalah atau subjek maka pada
sistem ini harus dibuatkan suatu daftar tingkat kelasnya. Daftar istilah subjek seringkali disebut
nama daftar klasifikasi subjek atau pola klasifikasi subjek. Untuk memudahkan penggunaan
daftar istilah, maka sistem ini seringkali sesuai dengan daftar bantu yang sering disebut indeks.
Pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah atau sistem subjek, diperlukan adanya daftar
klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat
dibuat tetap dan seragam

Daftar klasifikasi subjek ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek
adalah sebagai berikut:
 Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
 Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip
yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
 Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan
dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa
tingkatan, yaitu sebagai berikut.

 Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)

 Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
 Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Berikut contohnya.

Masalah Utama Masalah Sub Masalah

Kp : Kepegawaian Cuti a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan

Langkah langkah pembuatan klasifikasi masalah :

 Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
 Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
 Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
 Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub
pokok masalah utama.
Pembagian Daftar Klasifikasi Subjek

1. Daftar Klasifikasi Subjek Standar

Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di
tingkat Internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-
buku di perpustakaan dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki
masalah (subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci agar lokasi
penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, di nasional arsip suatu negara. Alasan pemakaian
daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang
mempergunakan sistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat karena setiap
instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan terbatas.
Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak digunakan secara
internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification); UDC (Universal Decimal
Clasification); LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi subjeknya ke dalam
10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam 20 kelas
utama. Ketiga jenis klasifikasi itu membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu
pengetahuan. Oleh karena itu ketiganya cocok dipergunakan untuk mengelompokkan
koleksi buku di perpustakaan. Sebagai contoh, diambilkan pembagian kelas dari DDC yang
sebenarnya sama dengan pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan oleh pendiri DDC,
yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan menjadi sepuluh kelas utama seperti berikut:
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Terapan
700 Kesenian
800 Kesusastraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi.
Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan
klasifikasi subjek buatan sendiri. Jika untuk pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang
 mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan
LC bisa digunakan.

2. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri

Daftar klasifikasi buatan sendiri merupakan cara yang terbaik dalam penyimpanan
arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek
buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah
sama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-
masing. Ada beberapa cara membuat daftar subjek.
a. Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan cara mencatat setiap
isi (perihal) surat yang diterima secara satu per satu di dalam satu buku tulis. Daftar itu
kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk
dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah
memenuhi persyaratan (1) kata benda atau yang dibendakan, (2) sedapat mungkin terdiri
atas satu kata, (3) pengertiannya jelas satu masalah atau subjek.
b. Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi. Fungsi dan
tugas masing-masing unit kerja sudah jelas maka istilah subjek dapat diambil dari fungsi
dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya,
Personalia sebagai subjek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek kedua, dan
Cuti sebagai subjek ketiga, dan seterusnya.

Penulisan daftar klasifikasi dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain sebagai berikut.

a. Daftar klasifikasi subjek murni, yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa
disertai kode (notasi) dan disusun menurut abjad. Urutan abjad dapat dilakukan
dengan dua cara, antara lain sebagai berikut.
1) Urutan abjad kamus, yaitu urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara
terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubungan-hubungan istilah
dan tingkat- tingkatnya.
2) Urutan abjad ensiklopedia, yaitu urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok
yang panjangnya setingkat, yaitu setingkat dengan tingkatan masing-masing
kelompok seperti yang bisa digunakan pada susunan ensiklopedia.
b. Daftar klasifikasi subjek berkode, yaitu yang berisikan istilah-istilah subjek yang
dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau bisa juga disebut
notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek. Kegunaan kode ini
sesungguhnya adalah untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek
dan untuk memudahkan penentuan lokasi beserta urutan-urutan penyimpanan bahan-
bahan dari subjek bersangkutan. Ada tiga macam kode yang dapat dipilih, yakni
angka, haruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka.